15 طريقة لزيادة الإنتاجية في العمل
لأنَّ عدد ساعات النهار محدود من المهمّ جدَّاً أن تستثمر وقتك أفضل استثمار، ثمَّة طريقتان يمكن اتّباعهما لزيادة الإنتاجية: أولاهما أن تزيد عدد ساعات العمل وثانيهما أن تمارس عملك بذكاءٍ أكبر. لا يُعَدّ التحلّي بمزيدٍ من الإنتاجية مهمةً معقَّدة لكنَّه يحتاج إلى التعامل بوعي أكبر مع مسألة إدارة الوقت. سنتعرّف في هذه المقالة على 15 استراتيجية بسيطة لكنَّها فعالة لزيادة الإنتاجية في العمل:
1- مراقبة الوقت الذي تقضيه في إنجاز المهام ومحاولة إنجازها في وقت أقل:
ربما تعتقد بأنَّك بارعٌ جدَّاً في تقدير الوقت الذي تقضيه في إنجاز مهامك المتنوعة، إلّا أنَّ بعض الباحثين يذكرون أنَّ 17% من الناس فقط قادرون على تقدير الوقت الذي يقضونه في عملهم بدقة. في إمكان أداةٍ مثل (Rescue Time) أن تقدّم لك المساعدة من خلال حساب الوقت الذي تقضيه في إنجاز المهام اليومية بشكلٍ دقيق، بما في ذلك المهام التي تستخدم فيها وسائل التواصل الاجتماعي، والبريد الإلكتروني، ومعالجة النصوص، والتطبيقات.
2- التوقف للاستراحة بشكلٍ منتظم:
قد تبدو هذه الفكرة غير منطقية، لكنَّ التوقف للاستراحة بشكلٍ منظم يساعد فعلاً في زيادة التركيز، إذ أظهرت بعض الدراسات أنَّ التوقف للاستراحة وقتاً قصيراً في أثناء تنفيذ المهام الطويلة يساعد في الحفاظ على ثبات الأداء، في حين أنَّ أداء المهام دون الخروج للاستراحة يؤدي إلى انخفاضٍ مستمرٍّ في الأداء.
3- تحديد مواعيد نهائية:
على الرغم من أنَّنا نرى الضغط عادةً أمراً سيئاً إلَّا أنَّ التعرُّض لمستوى مقبول من الضغط يمكن أن يساعدنا فعلاً في الحفاظ على التركيز وتحقيق الأهداف. حينما تنفِّذ مهام أو مشاريع مفتوحة من حيث المدة الزمنية حاول أن تضع لنفسك موعداً نهائيَّاً ثمَّ التزم بهذا الموعد. قد تتفاجأ حينما تكتشف حجم التركيز الذي تتحلّى به والإنتاجية التي تتمتّع بها وأنت تراقب الساعة.
4- اتباع قاعدة الدقيقتين:
يوصي رواد الأعمال باتباع قاعدة الدقيقتين لتحقيق أقصى استفادة من الفُسَح الزمنية القصيرة التي تُتَاح في أثناء العمل. تقول قاعدة الدقيقتين: إذا رأيت مهمةً أو عملاً تعلم أنَّ في الإمكان إنجازهما بدقيقتين أو أقل أنجزهما حالاً. وفقاً لروَّاد الأعمال في حال إنجاز مَهمّة ما مباشرةً فإنَّ ذلك يستغرق حقيقةً وقتاً أقلّ من الذي كانت ستحتاج إليه المَهَمّة لو أنَّ إنجازها أُجِّل حتى وقتٍ لاحق.
5- الامتناع عن حضور الاجتماعات:
تُعَدّ الاجتماعات من أكثر الأمور التي تُضيع الأوقات لكنَّنا على الرغم من ذلك نستمرّ في إدراجها ضمن جداول أعمالنا، ثمّ نتذمَّر منها في النهاية. وفقاً للأبحاث تبلغ المدة التي يقضيها الموظف في حضور اجتماعات غير مثمرة 31 ساعةً كلّ شهرٍ وسطيَّاً. قبل أن تُثبِّت موعد حضورك في الاجتماع التالي اسأل نفسك إن كان من الممكن إنجاز المهام أو الأهداف نفسها عن طريق البريد الإلكتروني، أو الهاتف، أو عن طريق عقد اجتماع عبر الإنترنت (الذي يكون مثمراً بدرجة أكبر قليلاً).
6- عقد الاجتماعات وقوفاً:
إذا اضطررت فعلاً إلى عقد اجتماع ثمَّة بعض الأدلة التي تشير إلى أنَّ عقد الاجتماعات وقوفاً يمكن أن يؤدي إلى إحساس المجتمعين باليقظة، وانخفاض تعلقهم بالأماكن التي يعملون فيها، وتحسُّن إنتاجيتهم.
7- التخلص من تعدد المهام:
على الرغم من أنَّنا نميل إلى الاعتقاد بأنَّ القدرة على تأدية أكثر من مَهمّةٍ في الوقت نفسه يُعَدُّ مهارةً مهمةً تعزز الكفاءة إلَّا أنَّ العكس هو الذي قد يكون صحيحاً. إذ وجد علماء النفس أنَّ محاولة أداء عدة مهماتٍ في وقتٍ واحد يمكن أن يؤدي إلى ضياع الوقت والإنتاجية. عوضاً عن ذلك عوِّد نفسك على الالتزام بأداء مهمة واحدة قبل الانتقال إلى تنفيذ المهمة التالية.
8- استثمار الوقت الذي تقضيه في التنقُّل بين المنزل والعمل:
ينطبق هذا على أيّ وقتٍ إضافيٍّ غير متوقع قد تجده متاحاً لك. عوضاً عن ممارسة الألعاب عبر الهاتف أو تصفح فيسبوك استثمر ذلك الوقت في كتابة بعض الرسائل الإلكترونية، أو وضع قائمة المهام اليومية، أو إجراء جلسة عصف ذهني للتوصل إلى بعض الأفكار.
9- التخلي عن وهم الكمال:
من الشائع بين رواد الأعمال الانشغال بمحاولة إنجاز المهام بطريقةٍ مثالية - بينما لا يوجد حقيقةً أيّ شيءٍ مثالي. عوضاً عن تضييع الوقت في مطاردة هذا الوهم سارع إلى إنجاز مهمتك بأفضل طريقةٍ ممكنةٍ وانتقل إلى المَهَمّة التالية. يُفضَّل أن تُنهي مهمتك وتزيحها من طريقة، وفي إمكانك دائماً الرجوع إليها وتعديلها أو تحسينها لاحقاً.
10- التوقف للاستراحة وممارسة التمارين الرياضية:
قد تساعد ممارسة التمارين الرياضية في أثناء العمل في تعزيز الإنتاجية وفقاً لدراسةٍ نُشرَت في مجلة (Occupational and Environmental Medicine). خصّص بعض الوقت خلال الأسبوع للتنزُّه مشياً على الأقدام أو الذهاب إلى النادي الرياضي إذا كان ذلك ممكناً. قد يكون إعادة ضخ الدماء في الجسم هو كلّ ما تحتاج إليه لاستعادة الصفاء الذهني والتركيز.
11- التحلي بروح المبادرة:
السماح للمكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية التي تتلقاها أن تحدّد الطريقة التي تقضي بها نهارك يعني أنَّك تبلي بلاءً حسناً في التجاوب مع الآخرين، لكن قد يكون هذا كلّ ما تنجزه خلال النهار. يوصي الخبراء بتخصيص جزء من الوقت للرّد على الرسائل الإلكترونية، لكن لا تدع ذلك يحدّد شكل يومك. ضع خطة عملٍ في بداية كلّ يومٍ ثم ابذل أقصى ما في وسعك للالتزام بها.
12- إغلاق الإشعارات:
لا يُتوقَّع من أحدٍ أن يُقاوم الإغراءات التي مصدرها الرسائل الإلكترونية، أو الرسائل الصوتية، أو إشعارات الرسائل النصية. خلال ساعات العمل أغلق الإشعارات وخصص وقتاً محدداً عوضاً عن ذلك للتحقق من البريد الإلكتروني والرسائل. يُعَدُّ هذا كلُّه جزءاً من التحلّي بروح المبادرة الذي تحدثنا عنه في الأعلى.
13- عدم العمل بشكل متواصل أكثر من 90 دقيقة:
وجد الباحثون في جامعة ولاية فلوريدا أنَّ الأشخاص الذين يقدمون أداءً مبهراً (من رياضيين، ولاعبي شطرنج، وموسيقيين، إلخ) ولا يعملون بشكلٍ متواصلٍ أكثر من 90 دقيقة يُعَدُّون منتجين أكثر من أولئك الذين يعملون بشكلٍ متواصلٍ أكثر من 90 دقيقة. ووجد الباحثون في بحثهم أيضاً أنَّ أصحاب الأداء المميز لا يعملون أكثر من 4 ساعات ونصف يوميَّاً.
14- تزيين المكتب:
قد لا يخطر هذا في بالك، لكن بعض الأبحاث تُظهِر أنَّ تزيين مكان العمل -بالنباتات على سبيل المثال- يمكن أن يعزز الإنتاجية بمقدار 15%. زَيِّن المكتب بالصور، أو الشموع، أو الأزهار، أو أيّ شيءٍ يرسم الابتسامة على وجهك.
15- التخلص قدر الإمكان من مصادر تشتيت الانتباه:
قد يبدو وقوف الزملاء بباب مكتبك من أجل تبادل الحديث معك تصرفاً بريئاً، لكن يبدو أنَّ أبسط حالات المقاطعة التي يتعرّض لها الموظّف تؤثِّر في سير العمل ويرافق ذلك انخفاضٌ في الإنتاجية. قد يعني الابتعاد عن مصادر تشتيت الانتباه تحديد الساعات التي يمكنك استقبال الآخرين فيها داخل مكتبك، أو إغلاق أبواب المكتب، أو العمل من المنزل عند إنجاز المشاريع الحساسة من الناحية الزمنية.
إذا أحسست أنَّك في حاجةٍ إلى تعزيز إنتاجيتك في أثناء العمل قاوم الرغبة في قضاء مزيدٍ من الساعات في العمل أو إضافة مزيدٍ من المهام إلى جدول أعمالك، عُد خطوةً إلى الوراء عوضاً عن ذلك وفكر في الطرق التي تستطيع اتباعها للعمل بذكاءٍ أكبر، لا بجدٍّ أكبر.