12 طريقة للعمل بذكاء وتحقيق إنتاجية أكبر دون بذل جهد كبير
يقرر الكثير من الناس عندما يضطرون لإنجاز مهام عديدة دفعة واحدة العملَ لساعات أطول ودفع أنفسهم إلى درجة الإرهاق، ولكنَّ هذه ليست أفضل طريقة للقيام بذلك، فبدلاً من ذلك، حان الوقت للنظر في كيفية العمل بذكاء دون بذل جهد كبير وتعلُّم طرائق أكثر فاعلية للعمل.
ينطوي العمل بذكاء دون بذل جهد كبير على إدارة وقتك إدارةً أفضل، ومعرفة ما يجب القيام به والتوقيت المناسب للقيام به، واستخدام الأدوات التي تُبقيك على المسار الصحيح، وفيما يلي بعض أفضل النصائح لمساعدتك على البدء:
1. عزِّز مهارات إدارة الوقت:
عندما يتعلّق الأمر بإدارة الوقت، هناك بعض القواعد البسيطة التي قد تساعدك على إدارة الوقت إدارةً أفضل.
على سبيل المثال، عند إعداد مَهمة ذات أولوية قصوى، تحتاج إلى إغلاق هاتفك وتجاهل بريدك الإلكتروني حتى تتمكن من التركيز على المهام واحدةً تلو الأخرى، وبعد ذلك، تخلَّ عن أي أفكار تتعلق بتعدد المهام؛ وذلك لأنَّها تؤخِّرك وتُشتِّت تركيزك؛ وأخيراً، حدِّد موعداً نهائياً معقولاً، وافعل كل ما في وسعك لإنجاز المَهمة في الوقت الذي حددته.
لا يجب أن تكون إدارة الوقت عملية معقدة، ولكن يجب أن تكون مستمرة؛ لذا نفِّذ استراتيجيَّةً مُحددة.
2. اكتب بسرعة واستخدم الاختصارات:
في هذه الأيام، نحن جميعاً عبيد للوحة المفاتيح، فلماذا لا تكتب بسرعة وتتخلص من متلازمة الكتابة باستخدام إصبعين فقط؟ في الواقع، يمكنك توفير 21 يوماً في السنة فقط عن طريق الكتابة بسرعة.
يُعدُّ استخدام الاختصارات على لوحة المفاتيح وسيلة أخرى لتوفير الوقت وتسريع عملك، على سبيل المثال، اضغط (F2) لإعادة تسمية الملف المحدد، "وكنترول+ آي" (CTRL + I) لاختيار نمط الكتابة بخط مائل.
هناك الكثير من هذه التطبيقات والاختصارات، فإن بذلت جهداً لتعلمها، ستفيدك كثيراً وتوفِّر الوقت على الأمد الطويل.
3. تعلَّم كيفية استخدام أدوات الإنتاجية:
إذا كنت تتطلع إلى العمل بذكاء دون بذل جهد كبير، فمن المجدي جداً تنزيل جميع الأدوات والتطبيقات المفيدة التي من شأنها تعزيز إنتاجيتك. قد تساعدك هذه الأدوات في الحفاظ على تركيزك وتنظيم مهامك والقضاء على عوامل التشتيت في عملك، فتعلُّم الإنتاجية لم يكن قَطُّ سهلاً مثلما هو اليوم.
4. استخدم هاتفك بحكمة:
بدلاً من كتابة رسائل البريد الإلكتروني، من الأفضل أحياناً أن تلتقط الهاتف وتتحدث إلى الشخص المسؤول، مما يوفر لك الوقت، خاصةً من أجل المناقشات الهامة أو العاجلة.
إذا كان هذا الزميل يعمل في نفس المكتب، فمن الأفضل أن تذهب إليه وتتحدث معه، وبذلك، تحصل على استراحة، وتُمارِس تمرين المشي، وتحافظ على التواصل الجسدي مع الآخرين، مما يساعدك على التخلص من التوتر خلال اليوم.
5. نظِّم علامات التبويب:
إن كان لديك الكثير من علامات التبويب المفتوحة في الجزء العلوي من المتصفح، فسوف تهدر وقتك في البحث عن التطبيق الذي تريده كونه أصبح خارج مساحة الشاشة، كما يؤدي فتح كل علامات التبويب هذه إلى إبطاء المتصفح أيضاً.
أحد الحلول هو استخدام تطبيق "ون تاب" (OneTab) الذي يوفِّر لك قائمة علامات تبويب مرتبة على الشاشة، ويمنحك الوصول السريع إلى إحداها، ويُذكِّرك بالتطبيقات التي فتحتها مؤخراً.
6. ضع قائمة الأعمال التي يجب عليك ألَّا تؤديها:
نعرف جميعاً قوائم المهام، وهي مذهلة عموماً كونها تمنحنا إحساساً رائعاً بالإنجاز عندما نشطب المهام بعد إنجازها.
ومع ذلك، غالباً ما نجد أنفسنا نقوم بمهام غير أساسية أو مهام يمكن تأجيلها بسهولة، وهذا هو السبب في أنَّ الكثير من الناس يوصون بإعداد قائمة بالأعمال التي لا يجب القيام بها والتي عادةً ما تكون مليئة بالمهام التي تحتاج إلى تجنُّبها من أجل خلق توازن جيد بين العمل والحياة على الأمد الطويل.
على سبيل المثال، يمكنك إضافة "تصفُّح وسائل التواصل الاجتماعي بلا وعي" أو "إرضاء الناس" إلى قائمة المهام التي يجب تجنبها لمساعدتك في التركيز على ما يهم حقاً.
7. توقَّع الفشل وحارب الخوف:
عندما يكون الفشل وشيكاً، يُصاب بعض الناس بالذعر ويخشون أن يسيطر ذلك على حياتهم.
ستفشل المشاريع في بعض الأحيان؛ لذا يجب توقُّع الفشل بدلاً من الخوف؛ حيث إنَّ تعلُّم الدروس من الفشل وتحليل الخطأ الذي حدث هو أفضل طريقة للمضي قدماً.
يقول السير ريتشارد برانسون (Richard Branson): "لا تشعر بالحرج من إخفاقاتك، بل تعلَّم منها وابدأ من جديد".
شاهد بالفيديو: 6 نصائح للتخلص من مشاعر الخوف من الفشل
8. تَحَدَّث بإيجاز:
الإسهاب في الكلام في الاجتماعات، وفي رسائل البريد الإلكتروني، وحتى عند تقديم نفسك لعملاء جدد يمكن أن يُضيِّع الكثير من وقت الناس، وهو ليس أفضل طريقة للبدء إن كنت تريد العمل بذكاء دون بذل جهد كبير.
أحد الحلول هو ممارسة وصقل "الرسالة التعريفية" (Elevator Speech) التي تخبر الناس في 30 ثانية أو أقل لماذا يحتاجون إلى مهاراتك وكيف يمكنهم الاستفادة من التعامل معك.
فكر فقط في المواقف العديدة التي قد يكون فيها ذلك مفيداً:
- التعرف إلى أشخاص جدد.
- التحدث عن نفسك في مقابلة توظيف.
- لقاء الناس في المؤتمرات أو الحفلات.
- إجراء مكالمات هاتفية مع عملاء جدد.
9. اطرح الأسئلة المناسبة:
يقول الكاتب نجيب محفوظ (Naguib Mahfouz): "يمكنك معرفة ما إذا كان المرء ذكياً من خلال إجاباته، ويمكنك معرفة ما إذا كان حكيماً من خلال أسئلته".
يكمن سر الحصول على تغذية راجعة في طرح الأسئلة المناسبة في الوقت المناسب، وعندما تفعل ذلك، فأنت تجمع المعلومات التي تحتاجها للمساعدة في صنع القرار، مما يساعدك في التركيز على المهام المناسبة لهذا اليوم، سيوفر هذا الوقت، وستكون قادراً على تقليل الاجتماعات إلى الحد الأدنى من خلال التركيز على العمل الهام.
تُظهِر الأبحاث أنَّ طرح الأسئلة المناسبة يؤدي إلى زيادة التأثيرات الإيجابية بنسبة 400٪، كما أنَّها تفيد في تحفيز الموظفين، وتؤثر تأثيراً إيجابياً في صافي أرباح الشركة.
10. تعلَّم بقدر ما تستطيع:
واظب على التعلُّم، وانظر إلى قائمة مهاراتك، وحدِّد المواضع التي فيها ثغراتٌ تحتاج إلى سد، وتحدث إلى المعارف البارزين في مجال تخصصك.
واكب التوجهات السائدة والتطورات، فعندما تسنح الفرصة، ستكون أكثر استعداداً لاغتنامها؛ وذلك لأنَّك لم تتوقف عن التعلم أبداً، فهذه طريقة رائعة للعمل بذكاء دون بذل جهد كبير.
11. اعتنِ بأعظم مورد لديك:
أنت نفسك هو أعظم مورد؛ لذا فإنَّ الاهتمام بجسمك وعقلك هو المفتاح عندما تريد العمل بذكاء دون بذل جهد كبير.
إذا لم تحصل على قسط كافٍ من النوم والتمارين والاسترخاء، فسوف تصبح أقل إنتاجية، وسوف تبدأ في العمل لساعات أطول، وهو عكس ما تريده تماماً، فبدلاً من ذلك، ابدأ يومك بوجبة فطور صحية، وبممارسة التمرينات الرياضية البسيطة لتحفِّز نفسك بشدة.
عموماً، تأكَّد من أنَّ لياقتك في أفضل حالة ممكنة، وتذكَّر أنَّك بحاجة إلى أخذ فترات استراحة طوال اليوم؛ فقد أظهرت الأبحاث أنَّه حتى فترات الاستراحة القصيرة جداً تساهم في تحسين إنتاجيتك إلى حدٍ كبير.
يُعدُّ تخصيص 15 دقيقة للراحة، واستنشاق الهواء النقي، وممارسة الرياضة من أفضل الطرائق للعمل بذكاء دون بذل جهد كبير، كما أنَّها تساهم في تحسين صحتك العقلية في أثناء تقدُّمك.
12. لا تقع في فخ استخدام فائض الوقت في القيام بمزيدٍ من العمل:
كمجتمع، نحن مهووسون بتعلُّم كيفية العمل بذكاء لكي نوفِّر الوقت ونعمل بكفاءة أكبر، ومع ذلك، فإنَّ أهم شيء يجب تذكُّره هو أنَّه يجب عليك القبول عندما تكون مستعداً لإيقاف تشغيل الكمبيوتر بألا تملأ وقتك بمزيد من العمل.
بمجرد أن تكون على المسار الصحيح من خلال العمل بذكاء، استخدم الوقت الإضافي الذي وفَّرته لنفسك في القيام بأمور لا تتعلق بالعمل وتجلب لك السعادة.
في الختام:
إنَّ مفتاح زيادة الإنتاجية هو العمل بذكاء وليس بجد أكبر؛ حيث يوفر العمل بذكاء وقتاً ثميناً وطاقة للأمور الهامة حقاً مثل: أهداف حياتك، ونموُّك الشخصي، وصحتك، وعلاقاتك؛ لذا استخدم النصائح آنفة الذكر للبدء بإنجاز المزيد في وقت أقل