كيف تُنشِئ قائمة مهام فعَّالة تُساعدك على إنجاز مزيدٍ من المهام؟
تكمنُ أهميَّة وجود قائمة مهام في حياة الفرد في قدرتها على ضبط وقته، وزيادة إنتاجيَّته، وتحقيق التَّوازن العام، بين العمل والحياة الخاصَّة. ويمكن إنشاء قائمة مهام وفق اتباع النصائح الآتية:
- دَوِّنْ جميع المهام والأولويات والأفكار التي تسعى إلى تحقيقها، واجعلْ هذه الخطوة بمنزلة تفريغ لكلِّ ما يجول في عقلك، وعند الانتهاء ستجدُ أنَّ المهام ذات مستويات متفاوتة، فمنها ما يمكن إنجازه خلال يوم، ومنها ما يحتاج لأسبوع أو أكثر.
- قسِّمْ القائمة - التي وضعتها - إلى قائمة مهامٍ كبيرة يكون إنجازها على أوقات متقطِّعة، وقائمة مهامٍ صغيرة تُنجزُها خلال يومٍ واحدٍ فقط، وهذه الخطوة تُعَدُّ إجابةً بسيطة عن السؤال المطروح؛ كيف تُنشئ قائمة مهام فعَّالة تُساعدك على إنجاز مزيد من المهام؟
- ميِّزْ بين المهام العاجلة والمهام الهامَّة، فالفرق بين المهمَّتين؛ أنَّ العاجلة تتطلَّبُ تنفيذاً فوريَّاً، أمَّا الهامَّة فهي التي تُحقِّق أهدافها ولكن على الأمد البعيد.
- رَتِّبْ المهام حسب الأولويَّة، ويمكن إتمام هذه الخطوة من خلال وضع عدد من المهام المحدَّدة قبل يوم، والعمل على إنجازها في اليوم التالي، ولا تنسَ ترقيم المهام حسب الأولويَّة بدءاً من الرَّقم (1)، ثمَّ أعطِ كلَّ مهمَّة مدَّةً زمنيَّةً محدَّدةً يجب إنجازها خلالها، وقبل البدء بمهام اليومِ التالي ركِّزْ على إنجاز المهمَّة الأولى فيه من حيث الأهميَّة، وفي حال لم تستطعْ إنجازَ المهامِ كلَّها في اليوم نفسه، فانقلها إلى مهام اليوم التالي.
- استخدم "استراتيجية ABCDE" في حال واجهتك مهام بنفس مستوى الأهمية؛ فهي ستساعدك حتماً على ترتيبها حسب الأولوية فاستخدِمْ الحرف A للتعبير عن أنَّ المهمة هي أهمُّ مهمَّةٍ لديك، وبعدها أعطِ كلَّ مهمَّة حرفاً على حدةٍ، واجعلْ لكلِّ المهام أحرفاً تساعدك على التعامل معها دون أن تغفلَ عن واحدةٍ منها.
- أَعطِ لنفسك وقتاً إضافيَّاً، واستخدمه عند الحاجة فقط، فبعض المهام تأخذ وقتاً أكثر ممَّا هو مخطَّط لها.
- كُنْ واقعيَّاً خلال تحديدك لعدد المهامِ القادر على إنجازها، لأنَّك إنْ لم تتمكَّنْ من إنجاز المطلوب منك بشكلٍ يوميٍّ، فحتماً ستصاب بالإحباط، ولن تقدرَ على إنجاز المهام الأخرى.
كيف يمكن أن تنجزَ قائمة المهام بشكل يومي؟
تُعَدُّ قائمة المهام طريقةً فعَّالةً لعلاج التسويف والمماطلة التي يعاني منهما الفرد عند تنفيذ المهامِ المُلقاة على عاتقه؛ لذلك يمكن اتِّباع بعض النصائح لإنجاز المهام بشكلٍ يوميٍّ دون تأجيلها، وهذه النصائح هي:
- لا تُفكِّرْ في الماضي أبداً، ولا في الوقت الذي أضعته اليوم؛ لكي تحسِّنَ من نمط حياتك وتُنجزَ المطلوب منك على أكمل وجهٍ، ولا تفكِّر في المستقبل، بل عِشْ يومَك، وأنجِزْ ما عليك، ودع ما تبقى يحدِّده لك الزمنُ.
- اغتنِْم بداية يومك لإنجاز المهام الصَّعبة؛ لأنَّ الجسم حينها يكون بقمَّة نشاطه، وستجدُ نفسك في منتصف النهار أنَّك قد حقَّقت أكثر من نصف الإنجاز دون أنْ تشعرَ بذلك، وهذا ما يعطيك حافزاً لمتابعة إنجاز المهام والانتهاء منها، وفي حال واجهتك الظُّروف، فقد تكون أنجزتَ ما يصعب إنجازه حينها.
- استيقظْ باكراً فهذه طريقةٌ جيِّدةٌ للتخلُّص من التَّسويف والمماطلة في إنجاز الأعمال، فالاستيقاظَ في وقتٍ باكرٍ يجعلك قادراً على إنهاء ما عليك دون أن تشعر بالتعب أو الضغط على مدار اليوم؛ لأنَّ ساعات الصباح تكون هادئة، وتجعلك تُنجز المهام الصَّعبة بسهولة؛ بسبب التركيز العالي الذي يكون فيه عقلك حينها، والنشاط الكبير الذي يتمتَّع فيه جسدك، فيجب استغلال ساعات الصَّباح الأولى في تعلُّمِ مهاراتٍ جديدة أو ممارسة الرياضة.
- ترقَّبْ الأوقات التي يكون فيها جسدك بكامل نشاطه، وأنجِزْ ما عليك، فالساعات التي تشعر فيها أنَّك في كامل تركيزك أنجِزْ خلالها المهام الصعبة، أمَّا السَّاعات التي تشعر فيها بالنشاط والقوَّة مارسْ خلالها الرياضةَ لتشعرَ بانتعاشٍ في جسدك.
للوصول إلى هذه المرحلة؛ يجبُ أنْ تراقبَ نفسك لمدَّةٍ لا تقل عن أربع أو خمس أيَّامٍ، مع الأخذ بالحسبان أنْ تكون أوقات النوم والاستيقاظ موحَّدة في هذه الأيام، وتُعَدُّ هذه الخطوة إحدى الإجابات عن سؤال: كيف تُنشئ قائمة مهام فعَّالة تُساعدك على إنجاز مزيد من المهام؟
كيف تكتب قائمة المهام؟
تُعَدُّ قائمة المهام من الأساسيَّات التي يجب اتِّباعها في الحياة اليوميَّة؛ لضمان إنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجهٍ، وتنظيمِ الوقت ليتثنَّى للفرد معرفة ما يمكن فعله دون استخدام العشوائية التي قد تُفشِل جميع خططه، لذلك يمكن كتابة قائمة المهام من خلال اتِّباع النصائح الآتية:
- ضَعْ في حسبانك أنَّ الزمنَ والوقتِ الذي يناسبك لإنجاز مهامك حتماً لا يناسب شخصاً آخراً، وهذا يعني أنَّه لا يمكن استخدام أي قائمة جاهزة لا تناسب وقتك؛ لذلك يجب اختيار الوقت الذي يمكن من خلاله إنجاز المهام الخاصة بك - سواء أكانت يوميَّة أم أسبوعيَّة - ويمكن بعد معرفة الوقت المناسب وضع قائمةٍ بالمهام الدَّائمة، والمهام التي لها الأولويَّة في العمل، ومتى يمكن أن تُسلَّمَ في موعدها النهائي.
- مَرِّنْ نفسك على تقسيم المهام والعمل من خلال تجزئة هذه الأعمال والمهام، فالأعمال الكبيرة في حال عملتَ على إنجازها في فترات متقطِّعة سيسهل عليك إنجازها، وهذه الخطوة هامَّة جدَّاً في حال كنت تعتقد أنَّك لا تستطيع الانتهاء من جميع مهامك الملقاة على عاتقك، ولنجاح هذه الخطوة؛ يجب إعطاءُ الأولوية إلى الأجزاء الأكثر أهميَّة والتي يجب الانتهاء منها بسرعة.
- اتَّبع مبدأ "باريتو العالمي" والذي ينصُّ على أنَّ 20% من مهامك مسؤولة عن 80% من المخرجات، وتكمن أهميَّة هذه القاعدة من خلال المحافظة على استغلال الوقت؛ لتتيح للفرد التَّركيز على مهامه التي تكون أكثر أهميَّة من غيرها. خلال وضع القائمة جاوِبْ نفسك عن السؤال الآتي: هل جميعُ المهام الموجودة في القائمة هامَّةٌ بالنسبة إليك؟ وهل إزالة أي مهمَّة ليس لها أهميَّة من القائمة ستجعلك تنجزُ أكثر؟ إضافة إلى معرفة هل تقضي وقتاً كثيراً في مهام لا تنجز منها إلا القليل؟
- راجِعْ قائمة المهام بشكلٍ دوريٍّ خلال اليوم، واسألْ نفسك هل بقيَت جميع المهام على حالها دون إنجاز، فإذا كان الجواب نعم؛ فيجب تعديل أسلوبك اليومي الذي يمكِّنك من الإنجاز بشكل أكبر، أو إعادة تقييم القائمة من حيث أهميَّة المهام الملقاة على عاتقك.
شاهد بالفيديو: 6 خطوات لإنجاز أيّ شيء تريده
إيجابيَّات قائمة المهام في الحياة اليومية:
أثبتت الدِّراسات أنَّ الأهداف غير المكتملة تتداخلُ مع المهام الأخرى، ويصعبُ إنجازهما معاً، لذلك وُجدَت قائمة المهام التي تُسهِّل إنجاز ما يرغب المرء فيه خلال اليوم بأوقاتٍ زمنيَّةٍ محدَّدةٍ.
المهام غير المكتملة، تُسبِّب للفرد شعوراً بالقلق والتوتُّر، وتُضعِفُ ثقته بنفسه؛ لأنَّه يظنُّ أنَّه غير مؤهَّلٍ لإنجاز ما هو مطلوب منه، وليشعرَ الفرد بالارتياح خلال يومه دون وجود أي ضغط ٍعليه، يجب اتِّباع قائمة المهام وتنفيذها، ومن إيجابيَّات قائمة المهام في الحياة اليومية:
- تنظيمُ المهام وتخطيطُ الأهداف لإدارتها بأفضل الطرائق دون مواجهة المتاعب، إضافةً إلى ذلك يصبح الفرد قادراً على حلِّ المشكلات التي تواجهه بسرعة دون أن تؤثِّرَ هذه المشكلات في عمله، ويصبح قادراً على ربط المهام ببعضها بكفاءةٍ عالية.
- تجعلُ قائمة المهام الالتزامَ بالمواعيد عادةً، وهذا يتيح للفرد توفير مزيد من الوقت، لتنفيذ نشاطاته التي يغفلُ عنها في الأوقات التي يكون فيها مضغوطاً، إضافة إلى أنَّها تساعد على تحقيق نتائج إيجابيَّة تعود بالنفع على شخصيَّة الفرد.
- يصبحُ تنفيذ المهام عادةً روتينيَّة، فالروتين له علاقة بإنشاء مهام وأهداف واضحة، تؤدِّي إلى الحصول على نتائج ناجحة.
- يصبح الفرد مسؤولاً تجاه المهام الملقاة على عاتقه، فمن خلال قائمة المهام يتأقلمُ الفردُ على إنجازِ المهام الصَّعبةِ والهامَّة، والعمل عليها بكلِّ تركيزٍ لضمان جودة العمل.
سلبيات قائمة المهام اليومية:
عَلِمنا أَنَّ قائمة المهام اليوميَّة تجعلُ الفردَ يُنجِزُ بشكل أفضلَ مما هو عليه الحال من دون قائمة، ولكن توجد بعض السلبيَّات التي يمكن للفرد مواجهتها خلال استخدام قائمة المهام، وهي:
- شعوره بالقلق والتوتُّر خلال اليوم بأكمله بسبب عدم إنجاز بعض المهام التي وضعَها وأجَّلَها على مدى أسابيع، فهذا الشعور يجعل الفرد غير متحفِّزٍ لإنجاز المهام، وتتراجع الصِّحة العقليَّة لديه.
- كلَّما وضع الفرد مهاماً أكثر تتداخلُ المهام ببعضها أكثر، وهذا يؤثِّر في تحقيق الأهداف الموضوعة بشكلٍ سلبيٍّ.
في الختام:
لقد أجبنا في هذا المقال عن السُّؤال المطروح: كيف تُنشئ قائمة مهام فعالة تُساعدك على إنجاز مزيد من المهام؟ إضافة إلى تعلُّم كيفيَّة كتابة قائمة مهام يمكن تنفيذها في الوقت المطلوب، وذكرنا ما هي إيجابيَّات وسلبيَّات هذه القائمة.
أضف تعليقاً