وهي عبارة عن سجّلات تَرصُد الوقت المُنفَق في إنجاز مهامك، وهي وسيلة جيدة لمعرفة كيفية إنفاقك لوقتك، فهي بمثابة تشخيص للطريقة التي تُنفق بها وقتك، وبناءً على هذا التشخيص تستطيع اتخاذ التدابير اللازمة من أجل استثمار الوقت بشكل أفضل، فأنت تستطيع تسجيل المعلومات لفترة زمنية ما (ليوم أو لأسبوع أو لأسبوعين تقريباً) لتحصل على صورة تمثيلية للوقت المُنفَق. ولكي يتم هذا لابد من هذه الخطوات:

1.     جمع المعلومات.

2.     تحليل المعلومات.

3.     خطَّط للتحسين.

4.     المُتابعة.

 

1.     جمع المعلومات: استخدم أحد السجّلات الواردة لاحقاً (أو قم ببناء السجّل الذي يُناسبك ويُناسب المهام التي تود جمع معلومات الوقت الخاصة بها)، لجدولة المهام التي تقوم بها (اتصالات، مقابلات، وقت قراءة، اجتماعات، أية مهام تقوم بها...) والوقت المُنفَق لإتمامها، حيث سيُوَفّر لك المعلومات الدقيقة حول الوقت المُنفَق، كُن شفافاً واهتم بالتفاصيل واتبع الإرشادات التالية:

·        اختر مدة زمنية معينة (يوم واحد، أو أسبوع واحد) ومن الأفضل الابتعاد عن اختيار أسبوع ممتلئ بالإجازات أو بالاستثناءات.

·        في هذه الفترة ضَع السجّل في متناول يدك دائماً، وكُن دقيقاً في رصد الوقت، ولتحسب كل دقيقة وتذكَّر أن تُدَوِّن كل شيء،... كل شي.

·        اكتب التعليقات المُناسبة على كل نشاط، هل كان مُهمَّاً؟ هل استغرق وقتاً أطول مما يجب؟ أين تدخّلت لإيقافه؟ وأية ملاحظات مُهمة أخرى.

2.     تحليل المعلومات: بعد جمع المعلومات قم بتحليلها، حيث أن تحليل سجّل الوقت سيُقدّم لك معلومات مُفيدة لتحديد:

         دقة احترام الوقت في تنفيذ المهام.

         المهام التي تسرق الوقت.

         مستوى المُقاطعات والتوقفات.

         مستوى الإنجاز خلال اليوم، أو الأسبوع.

         أوقات (أو نقاط) الضغط.

3.     خطّط للتحسين: بعد التحليل تستطيع وضع خطَّط عمل للتحسينات التي تَوَدُّ القيام بها

4.     المتابعة: من الضروري إجراء عملية تقييم كل فترة (بعد شهر أو شهرين مثلاً) وذلك باستخدام سجّل الوقت نفسه، لتقييم مدى تطوُّرك ومعرفة النقاط التي ما تزال في حاجة إلى التحسين.