تحليل الاحتياجات التدريبية: تعريفه، ودواعي تطبيقه، وفوائده، ومراحل إجرائه

يبحث المقال في دواعي إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية وخطوات تطبيقه ضمن نطاق المؤسسة.

ما هو تحليل الاحتياجات التدريبية؟

تحليل الاحتياجات التدريبية هو عبارة عن عملية ممنهجة تستخدمها الشركات لتحديد أهداف التدريب، وهو يشمل تقييم مهارات الموظفين، ومعلوماتهم، وقدراتهم، ومقارنة هذه البيانات مع المعايير المطلوبة لتحقيق أهداف المؤسسة. يساعد هذا التحليل في تصميم البرامج المطلوبة لتنمية المهارات، وتحسين الأداء، والإنتاجية، ويضمن إعداد تدريبات تسهم في تحقيق أهداف المؤسسة، وتزود الموظفين بالمؤهلات التي يحتاجون إليها لتلبية معايير الأداء الحالية والمستقبلية.

دواعي إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية

تحليل الاحتياجات التدريبية هو عبارة عن عملية ممنهجة تضمن توافق نتائج التدريب مع أهداف المؤسسة وتسهم في تحسين أداء العاملين. يُستخدَم تحليل الاحتياجات التدريبية لتحديد مقدار النقص في مهارات الموظفين، واكتشاف ثغرات الأداء، والاستفادة من هذه المعلومات في إعداد برامج تدريب تحقق النتائج المطلوبة. تساعد هذه العملية من ناحية أخرى في تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الموارد، والوقت، والجهد، والميزانية المخصصة لإعداد وتطبيق برامج التدريب.

كما يساهم تحليل الاحتياجات التدريبية أيضاً في تطوير الموظفين، مما يؤدي إلى زيادة مستوى رضاهم وولائهم للشركة ويرفع معدل استبقاء العمالة فيها، فضلاً عن دوره في تزويد القوى العاملة بالمهارات والمؤهلات اللازمة لمواكبة التطورات والتغيرات المتسارعة في قطاع العمل والتفوق على المنافسين في السوق.

أنواع تحليل الاحتياجات التدريبية

فيما يلي 5 أنواع أساسية لتحليل الاحتياجات التدريبية:

1. التحليل التنظيمي

يُستخدَم هذا النوع من التحليل لتحديد النتائج والأهداف الإستراتيجية للمؤسسة، وإعداد مبادرات تدريب مصممة خصيصاً لتحقيقها.

2. تحليل المهام

يركز هذا التحليل على مجموعة محددة من المهام، وهو يهدف لتحديد المهارات والخبرات المطلوبة لتأديتها بفعالية.

3. تحليل الشخصية

يقتضي تحليل الشخصية تصنيف الموظفين بحسب أنماط الشخصية، وهو يساعد في تحديد أساليب التعلم والاحتياجات التدريبية المشتركة بين مختلف شرائح العاملين.

4. تحليل احتياجات المتدربين

يختص هذا النوع من التحليل بدراسة أنماط التعلم الفردية والتقنيات التي يفضلها الموظفون في برامج التدريب، وهو يهدف إلى إعداد منهجيات عمل تراعي مختلف الاحتياجات التدريبية للقوى العاملة.

5. تحليل بيئة العمل

يركز هذا التحليل على تقييم ظروف بيئة العمل والمعدات التقنية التي يستخدمها الموظف، وتقدير تأثير هذه العوامل على متطلبات التدريب واختيار الطريقة المناسبة لإجرائه.

شاهد بالفيديو: 9 عناصر تجعل برامج تدريب الموظفين ناجحة للغاية

فوائد تحليل الاحتياجات التدريبية

فيما يلي 6 فوائد لإجراء تحليل الاحتياجات التدريبية:

1. تحسين الأداء التنظيمي

يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في تحسين الأداء والإنتاجية على مستوى المؤسسة.

2. توفير التكاليف

يتيح هذا التحليل إمكانية تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الموارد المخصصة للتدريب، وهو يضمن الحصول على أكبر عائد ممكن من الاستثمار في التدريب.

3. زيادة مستوى رضا الموظفين ومعدل استبقاء العمالة

تثبت هذه التحليلات اهتمام المؤسسة بتطوير موظفيها، مما يسهم في زيادة مستوى رضا الموظفين وولائهم ويرفع معدل استبقاء العمالة.

4. تهيئة الموظفين للتغيرات المستقبلية

يساعد هذا التحليل في تحديث مهارات الموظفين ومعلوماتهم باستمرار، كي يتمكنوا من مواجهة التحديات المستقبلية، والمساهمة في نجاح الشركة على الأمد الطويل.

5. اتخاذ القرارات بناءً على نتائج تحليل البيانات

تعتمد إستراتيجيات التدريب على نتائج تحليل احتياجات الموظفين، وهذا يضمن اتخاذ القرارات المتعلقة بإعداد وتطبيق البرامج والمبادرات بناءً على الاحتياجات الفعلية.

6. ضمان الامتثال للوائح التنظيمية

يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في إعداد برامج تلتزم بالمتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يؤدي بدوره إلى تقليل حالات عدم الامتثال.

أهمية إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية

من الضروري إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية وذلك للأسباب الإستراتيجية التالية:

1. تلبية طلبات الزبون

يضمن هذا التحليل الالتزام بمعايير الخدمة وتحقيق النتائج التي يتوقع الزبون أن يحصل عليها في نهاية البرنامج.

2. تحديد الأهداف وتحقيقها

يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في وضع أهداف واضحة ومحددة وضمان تحقيقها وفق المعايير المطلوبة.

3. تأمين مرجع للمقارنة

تساعد نتائج التحليل في وضع مرجع للمقارنة، مما يساعد في متابعة التقدم مع مرور الوقت.

4. التشجيع على التقييم الذاتي وتحسين المهارات

يُستخدَم هذا التحليل لتشجيع الموظفين على تقييم أدائهم وتحسينه باستمرار.

5. تحديد مشكلات الجودة

يساعد تحليل الاحتياجات التدريبية في تحديد مواطن الخلل، وإيجاد الحلول اللازمة لتحسين جودة العمل في القطاعات الحرجة.

إجراءات تحليل الاحتياجات التدريبية

فيما يلي 7 إجراءات لتحليل الاحتياجات التدريبية:

1. طلب مشاركة أصحاب المصلحة

يجب أن يشارك أصحاب المصلحة من العاملين في المناصب الإدارية والموظفين في إجراء التحليل من أجل تكوين تصور شامل عن الاحتياجات التدريبية في الشركة.

2. وضع أهداف واضحة ومحددة

يجب أن تحدد الهدف من إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية.

3. جمع البيانات من مصادر متنوعة

جمع المعلومات باستخدام مجموعة متنوعة من الطرائق مثل الاستبيانات، والمقابلات، ومقاييس الأداء من أجل تكوين تصور شامل ودقيق عن الاحتياجات التدريبية في الشركة.

4. تحليل أهداف المؤسسة

اختيار احتياجات التدريب بناءً على أهداف المؤسسة.

5. ترتيب الاحتياجات بحسب الأولوية

التركيز على الجوانب الحرجة التي تؤثر على نتائج التدريب وأهداف الشركة.

6. إعداد خطة قابلة للتطبيق على أرض الواقع

إعداد خطة تدريب عملية وقابلة للتحقيق بناءً على نتائج التحليل.

7. مراجعة إجراءات التحليل وتحسينها

مراجعة إجراءات التحليل وتحديثها بانتظام لمواكبة التغيرات في الاحتياجات والأهداف.

شاهد بالفيديو: أفضل 10 أساليب تدريبية للموظفين

خطوات تحليل الاحتياجات التدريبية

تتألف عملية تحليل الاحتياجات التدريبية من 4 مراحل وذلك للسببين التاليين:

• ضمان تطبيق حلول تدريبية تحقق الأهداف المطلوبة.
• تحديد الاحتياجات التدريبية وتحليل كافة العوامل المتعلقة بمشكلات الأداء.

فيما يلي 4 مراحل لعملية تحليل الاحتياجات:

1. تحليل ثغرات الأداء

يتم تحديد ثغرات الأداء عن طريق مقارنة مستوى الأداء الفعلي مع المطلوب من الموظفين. يُطلَق اصطلاح ثغرة الأداء على الفرق بين مستوى الأداء الفعلي والمطلوب لتحقيق أهداف الشركة.

2. تحليل السبب الجذري

 يهدف تحليل السبب الجذري إلى تحديد مصدر مشكلات الأداء وليكن تدني مستوى المهارات، أو القدرات، أو الحماس. يجري بعد ذلك العمل على إيجاد الحلول المناسبة لتدارك مشكلة نقص المهارات ورفع سوية الأداء في الشركة.

يمكن تصنيف تحليل السبب الجذري في 5 فئات رئيسية:

1. المهارات/المعلومات: تقييم مهارات الموظفين ومعلوماتهم.
2. الإمكانية/البيئة/الموارد: التحقق من كفاية الموارد وتوفر الظروف المناسبة في بيئة العمل.
3. العواقب والدوافع: فهم تأثير الدوافع على مستوى الأداء.
4. الحماس والتوقعات: تقييم حماس الموظفين وتوقعاتهم.
5. المعلومات والتغذية الراجعة: السماح للموظفين بالوصول للمعلومات الضرورية وبيانات التغذية الراجعة.

3. تحليل الاحتياجات

يُستخدَم تحليل الاحتياجات في تصميم الحلول اللازمة لمشكلات الأداء، ويمكن أن تساعد الدراسات التحليلية التفصيلية في إعداد وتطبيق برامج تدريب تسهم في رفع مستوى الأداء في الشركة.

يتألف تحليل الاحتياجات من العناصر التالية:

• تحليل الجمهور: تحديد الفئة المستهدفة من التدريب.
• تحليل الوظيفة: تحديد المؤهلات المطلوبة في كل منصب.
• تحليل المهام: تحديد المهام التي تتطلب إعداد برامج لتدريب الموظفين على تأديتها.
• تحليل البيئة: تقييم تأثير بيئة العمل على أداء الموظفين.
• تحليل التكلفة والفائدة: مقارنة تكاليف برامج التدريب مع فوائدها.

4. الاقتراحات

تشمل الاقتراحات الحلول التي يتوصل إليها الخبراء بناءً على نتائج تحليل الاحتياجات التدريبية. يُستخدَم تحليل الاحتياجات التدريبية من ناحية أخرى في التحقق من كفاية برامج التدريب في التغلب على مشكلات الأداء. تحتاج بعض الحالات لاستخدام حلول إضافية تزيد من فعالية برامج التدريب.

الخيار الأول: التدريب هو الحل الأمثل

يُعتبَر التدريب الخيار الأمثل عندما تفشل بقية الحلول في رفع سوية الأداء. التدريب هو الخيار الأمثل في الحالات التالية:

• نقص المعلومات وتدني مستوى المهارات.
• تدني مستوى المهارات الأساسية مثل القراءة، والكتابة، وإجراء العمليات الحسابية، واستخدام الأدوات التكنولوجية.
• الحاجة لإتقان مهارات أو اكتساب معلومات معيَّنة عند تحديث القوانين والأنظمة أو السياسات.
• ضعف القدرة على استخدام التكنولوجيا الحديثة.
• حاجة العملاء لمنتجات أو خدمات جديدة.
• قلة برامج الكوتشينغ التي تُعنى بمعايير الأداء العالية.
• تدني مستوى حماس الموظفين الجدد.

الخيار الثاني: التدريب ليس الحل الأمثل

لا يُعتبَر التدريب الخيار الأمثل عندما تنجم مشكلة الأداء عن العوامل التالية:

• مشكلات التوظيف، والاختيار، والتعويض.
• مشكلات القوانين والأنظمة.
• عدم كفاية برامج الكوتشينغ والتغذية الراجعة.
• النقص في الأدوات، أو المعدات، أو الموارد.
• المشكلات الناجمة عن الظروف في مكان العمل.
• تدني مستوى حماس الموظفين الجدد.

التقنيات المستخدمة في جمع البيانات عند تطبيق تحليل الاحتياجات التدريبية

فيما يلي مجموعة من التقنيات المستخدمة في جمع البيانات عند إجراء تحليل الاحتياجات التدريبية:

1. استطلاعات الرأي

تُستخدَم استطلاعات الرأي لجمع كمية كبيرة من البيانات من الموظفين.

2. الملاحظة

ملاحظة تفاعلات الموظفين وأدائهم ضمن مكان العمل.

3. المقابلات

إجراء نقاشات فردية أو جماعية للحصول على معلومات مفصلة عن الاحتياجات التدريبية.

4. تقييم إجراءات العمل

تقييم العمليات، والإجراءات، والنتائج.

5. التقييمات

استخدام الاختبارات المعيارية لتقييم المهارات والمعلومات.

6. مجموعات التركيز

إجراء نقاشات جماعية للحصول على وجهات نظر متنوعة وشاملة.

7. تحليل المهام الوظيفية

تحديد المهام والكفاءات المطلوبة لتأدية الوظائف.

8. تقييمات الأداء

تحليل بيانات الأداء لاكتشاف إمكانيات الموظفين ومهاراتهم ونقاط ضعفهم.

9. جمع التغذية الراجعة من العملاء

طلب رأي العميل بالخدمات والأداء.

10. التقييمات السابقة للتدريب

تقييم مهارات الموظفين قبل إعداد برامج التدريب.

11. مقاييس الأداء

استخدام نتائج تحليل البيانات في تحديد مستويات الأداء والاحتياجات التدريبية.

12. دراسة وضع الشركات المنافسة

دراسة وضع الشركات المنافسة والمعايير السائدة في قطاع العمل. 

في الختام

تحليل الاحتياجات التدريبية إجراء اساسي يهدف إلى تحديد ثغرات الأداء لدى الموظفون. وقد تم توضيح ماهية تحليل الاحتياجات التدريبية وانواعه وفوائده في تحسين الأداء التنظيمي وتوفير التكاليف وزيادة مستوى رضا الموظفين. بالإضافة الى تحديد خطوات تحليل الاحتياجات التدريبية والتقنيات المستخدمة في ذلك.