العمل عن بعد: كيف نستفيد من التكنولوجيا لتحسينه؟

سنستكشف في هذا المقال بعض الطرائق الفعَّالة لاستخدام التكنولوجيا، والاستفادة منها في تحسين تجربة العمل عن بعد، وسنناقش مختلف الأدوات والتطبيقات التي قد تساعدنا على إدارة المهام، والاتصال والتعاون، وزيادة الإنتاجية، كما سنتطرَّق إلى بعض الممارسات الأمنية الضرورية؛ للحفاظ على خصوصية وسلامة بياناتنا؛ لذا دعونا نستكشف معاً هذه الفرص الرقمية التي ستساعدنا على تحقيق أفضل النتائج.

ما هو العمل عن بعد؟

العمل عن بُعد (Remote Work) هو نمط من أنماط العمل يُنجز فيه الموظَّف مهامه من خارج مقر العمل التقليدي، مثل المنزل أو أي مكان آخر خارج المكتب، وينطوي هذا النمط من العمل على استخدام التكنولوجيا والأدوات الرقمية؛ للتواصل والتعاون مع الزملاء والإدارة.

تشمل بعض الخصائص الرئيسة للعمل عن بُعد:

1. العمل خارج المكتب التقليدي

فالموظف ليس مطالباً بالوجود في مكان العمل دائماً.

2. الاعتماد على التكنولوجيا

من خلال استخدام أدوات رقمية مثل الاجتماعات عبر الفيديو، والبريد الإلكتروني، والمشاريع المشتركة عبر الإنترنت، وغيرها.

3. المرونة والاستقلالية

يسمح للموظَّفين بتحديد جدول أعمالهم ومكان عملهم بحرية.

4. التركيز على النتائج

يقيس الأداء بناءً على الإنجازات والأهداف المحقَّقة، بدلاً من عدد ساعات العمل.

5. التواصل والتنسيق عن بعد

يحافظ على التواصل والتعاون مع الفريق والإدارة عبر وسائل الاتصال الرقمية.

6. يوفِّر العمل عن بعد مزايا

مثل زيادة المرونة والإنتاجية وتقليل تكاليف التنقُّل والمساحة المكتبية، ولكن ينطوي أيضاً على تحديات، كالحفاظ على الاتصال والتنسيق الفعَّال.

ما هي الأسباب التي دفعت العالم للاتجاه نحو العمل عن بعد؟

يتجه العالم نحو التركيز على العمل عن بعد، واستخدام التكنولوجيا لتحقيق ذلك، وهذا ليس خفيَّاً على أحد، ويرجع هذا لعدد من الأسباب منها:

1. تغيُّر نمط العمل وقابلية التكيف

أثبتت "جائحة كوفيد-19" إمكانيَّة نجاح العمل عن بعد في العديد من القطاعات، وأصبح الموظَّفون والشركات أكثر مرونة وقدرة على العمل عن بُعد.

2. تطوُّر التكنولوجيا والبنية التحتية

تحسَّنت جودة وسرعة الاتصالات عن بعد مثل الفيديو والتعاون عبر الإنترنت، كما زاد استخدام السحاب والتطبيقات المتنقِّلة.

3. فوائد العمل عن بعد

يوفِّر وقت وتكاليف النقل للموظَّفين، ويمكِّن الشركات من الوصول إلى مواهب من مناطق جغرافية أوسع، ويوازن بين العمل والحياة الشخصية.

4. الاتجاهات الاجتماعية والبيئية

يزيد الرغبة في تقليل الانبعاثات الكربونية من خلال تقليل السفر، كما يفضِّل الموظَّفون أنماط العمل المرنة والمتنقِّلة.

يُتوقَّع أن يستمر التركيز على العمل عن بعد، والاستثمار في التكنولوجيا المناسبة؛ لتسهيله في المستقبل القريب.

شاهد بالفيديو: كيف تعمل عن بعد في منزلك؟

ما هي الاحتياجات الرئيسة للتكنولوجيا في بيئة العمل عن بعد؟

توجد عدَّة احتياجات رئيسة للتكنولوجيا في بيئة العمل عن بعد تشمل:

1. الاتصال والتواصل

يجب توفير وسائل اتصال فعَّالة عبر الفيديو والرسائل النصية والصوتية؛ لإجراء الاجتماعات، وتنسيق العمل.

2. إنتاجيَّة العمل

تسهِّل التكنولوجيا من إنجاز المهام وإدارة الوقت والموارد، مثل أدوات إدارة المشاريع والتعاون عن بعد.

3. الأمن والخصوصية

تحمي بعض الأدوات البيانات والاتصالات من التسرُّب أو الاختراق عبر تشفير البيانات وإجراءات أمنية متطوِّرة.

4. التعاون والتفاعل الاجتماعي

ينبغي توفير منصات تواصل اجتماعي، وأدوات تعاونية؛ للحفاظ على التواصل والترابط بين الموظفين.

5. المرونة والوصول

لإتاحة إمكانية الوصول إلى الموارد والأنظمة من أي مكان باستخدام أجهزة مختلفة.

6. الإنتاجية والكفاءة

تساعد التكنولوجيا على تنظيم العمل، وتبسيط العمليات، وزيادة الإنتاجية.

7. الصحة والرفاهية

تدعم بعض الأدوات صحَّة الموظفين، وتحسِّن بيئة العمل عن بعد، مثل منصَّات للرياضة والطب عن بُعد.

يسهم توفير هذه الاحتياجات التكنولوجية في نجاح العمل عن بعد، وتحسين تجربة الموظفين، وزيادة الإنتاجية الكليَّة للمؤسسة.

كيف أسهمت التكنولوجيا بجعل العمل عن بعد أكثر فاعلية؟

أدَّت التكنولوجيا دوراً حاسماً في تسهيل وتعزيز العمل عن بُعد، وساعدت بعض التقنيات والأدوات الرقمية على جعل العمل عن بُعد أكثر فاعلية وإنتاجية.

إليك أبرز التقنيات والأدوات التي أسهمت في فاعليَّة العمل عن بعد:

1. أدوات الاتصال والتواصل

تشمل: تطبيقات الفيديو كونفرانس مثل Zoom, Microsoft Teams, Google Meet، وأدوات الدردشة والتراسل الفوري كـ Slack, Microsoft Teams، والبريد الإلكتروني، والتقويم الرقمي.

2. أدوات تنظيم العمل والتعاون

تشمل: منصات إدارة المشاريع مثل Trello, Asana, Jira، وأدوات مشاركة المستندات وملفات العمل كـ Google Drive, Dropbox, OneDrive، ولوحات العمل الافتراضية كـ Miro, Mural.

3. البنية التحتية التقنية

مثل أجهزة الحواسيب، والأجهزة المحمولة عالية الأداء، وشبكات الإنترنت السريعة والموثوقة، وأنظمة تأمين المعلومات والبيانات عن بعد.

4. أتمتة العمليات والأدوات الذكية

مثل برامج الأتمتة والروبوتات؛ لتنفيذ المهام الروتينية، وتطبيقات الذكاء الاصطناعي؛ للمساعدة على المهام والقرارات، وتوفِّر هذه التقنيات والتطوُّرات المستمرة بيئة عمل عن بُعد أكثر فاعليَّة وإنتاجية، وتمكِّن الموظَّفين من التركيز على المهام الأساسية وتحقيق النتائج المرجوَّة.

5. إدارة الموارد البشرية والتدريب

مثل أنظمة إدارة الموارد البشرية عن بُعد، وبرامج تدريب وتطوير الموظَّفين افتراضياً.

6. البنية التحتية الرقمية المحسَّنة

مثل خدمات السحابة والتخزين عن بُعد مثل Google Drive, Dropbox, OneDrive، وأنظمة VPN وأمن المعلومات؛ لضمان الوصول الآمن، وأجهزة وشبكات الاتصال المتطوِّرة.

مكَّنت هذه التقنيات الموظَّفين من التواصل بفاعليَّة، وإدارة المهام والمشاريع، والوصول للمعلومات، والتعاون بسلاسة، وهذا عزَّز من إنتاجية العمل عن بُعد، وسهَّل التحوُّل إلى هذا النمط من العمل.

ما هي أشهر منصات الاتصال الحديثة التي تدعم العمل عن بعد؟

يوجد العديد من منصات الاتصال الحديثة والمتطوِّرة التي تسهِّل وتعزِّز العمل عن بُعد كما ذكرنا آنفاً.

إليك أبرز الأمثلة عن منصات الاتصال التي تدعم العمل عن بعد:

1. "Zoom"

توفِّر منصَّة مؤتمرات الفيديو والاتصال عبر الفيديو"زوم" ميزات متطوِّرة، مثل التشارك في الشاشة والغرف الجماعية، وهي سهلة الاستخدام، وتدعم انضمام عدد كبير من المشاركين.

2. "Microsoft Teams"

تُعدُّ جزءاً من حزمة "Microsoft 365" الشاملة، وتدمج أدوات الاتصال والتعاون والإنتاجية في منصة واحدة، كما تسمح بالاجتماعات المرئية والتشارك في الملفَّات والمهام.

3. "Google Meet"

تتميَّز منصة مؤتمرات الفيديو من "Google"

 بسهولة الاستخدام والتكامل مع تطبيقات "Google" الأخرى، كما توفِّر ميزات مثل التسجيل والترجمة الفورية.

4. "Slack"

هي منصَّة تركِّز على الدردشة والتواصل الفوري بين الفرَق، وتدعم الملفات المرفقة، والتكامل مع العديد من التطبيقات الأخرى، وتعزِّز التعاون والتنسيق بين أعضاء الفريق.

5. "Discord"

هي منصَّة أصلاً للألعاب، ولكن تطوَّرت لتسهيل الاتصال والتعاون عن بُعد، وتوفِّر قنوات للدردشة الصوتية والنصية، وتدعم مشاركة الشاشة والملفات، وتتكامل مع تطبيقات أخرى.

تُعدُّ هذه المنصات والعديد من البدائل الأخرى أساسية؛ لتسهيل الاتصال والتعاون بين الموظَّفين العاملين عن بُعد، وتضمن استمرارية العمل بكفاءة عالية.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لإدارة فِرَق العمل عن بعد بنجاح

فوائد التكنولوجيا في العمل عن بعد

قدَّمت التكنولوجيا العديد من الفوائد للعمل عن بُعد، والتي أسهمت في جعله أكثر فاعليَّة وراحة للموظَّفين والشركات.

إليك أبرز هذه الفوائد:

1. المرونة والحرية

سمحت للموظَّفين بالعمل من أي مكان وفي أي وقت، ووفَّرت خيارات أوسع للموازنة بين العمل والحياة الشخصية، إضافة إلى تقليل الوقت والتكاليف المرتبطة بالتنقُّل إلى مكان العمل.

2. زيادة الإنتاجية

وفَّرت أدوات وتقنيات تعزِّز التركيز والإنتاجية للموظفين، وتخلَّصت من مشكلة التنقُّل والانتقال إلى مكان العمل، وحدَّت من المقاطعات والتشتيت في بيئة العمل التقليدية.

3. تحسين في التعاون والتواصل

حسَّنت إمكانية التواصل السريع والفعَّال عبر أدوات الفيديو والدردشة، وسهَّلت مشاركة المعلومات والمستندات والعمل الجماعي، وأتاحت التفاعل والتعاون بين الموظَّفين.

4. خفض التكاليف التشغيلية

خفَّضت تكاليف الإيجار والمرافق لمكاتب العمل التقليدية، وقلَّلت نفقات السفر والانتقالات للموظَّفين، وحدَّت من التكاليف المرتبطة بتجهيزات مكان العمل.

5. تحسين جودة الحياة والرضى الوظيفي

ساعدت على خفض ضغوطات الانتقال والتنقُّل إلى مكان العمل، وأعطت الموظَّفين مزيداً من السيطرة على جداولهم اليومية، وعزَّزت الرفاهية النفسية والبدنية للموظَّفين إجمالاً.

مكَّنت التكنولوجيا العمل عن بُعد تمكيناً فعَّالاً، وهذا أدى إلى تحسينات ملموسة في الإنتاجية، والرضى الوظيفي، والتوازن بين العمل والحياة الشخصية.

ما هي مخاوف الأمن السيبراني المتعلقة بالعمل عن بعد؟

توجد عدة مخاوف رئيسة بشأن الأمن السيبراني في ظل العمل عن بعد، وهي:

1. أمن الاتصالات والبيانات

قد تكون اتصالات الموظَّفين وبياناتهم أكثر عرضة للاختراق والتجسُّس عندما يعملون من منازلهم، ويزيد استخدام شبكات "الواي فاي" غير الآمنة من مخاطر اعتراض البيانات.

2. الوصول غير المصرَّح به إلى الأنظمة والملفات

قد يستخدم الموظَّفون أجهزة شخصية غير محمية حماية كافية، وهذا يزيد مخاوف إمكانية الوصول غير المصرَّح به إلى الملفات والبرامج الحساسة.

3. الهندسة الاجتماعية والهجمات الإلكترونية

ارتفعت مخاطر التصيُّد الاحتيالي والهجمات الخبيثة عبر البريد الإلكتروني، وقد يكون الموظَّفون أقل حذراً في بيئة العمل المنزلية.

4. إدارة الأجهزة والتحديثات

قد يصعب ضمان تحديث برامج الحماية، وتطبيق الإصلاحات الأمنية، ومتابعة أمن الأجهزة المنزلية المستخدمة للعمل.

يجب على المؤسسات تطبيق سياسات أمنية صارمة، وتوفير تدريب مستمر للموظَّفين، إلى جانب استخدام تقنيات أمنية متطوِّرة، مثل المصادقة الثنائية، والشبكات الافتراضية الخاصة؛ للتخفيف من هذه المخاطر.

في الختام

أصبح من الممكن أكثر من أي وقت مضى تنفيذ المهام والعمليات من خلال نماذج العمل عن بعد مع التطوُّر المتسارع في تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وقد أثبتت الجائحة العالميَّة أهميَّة هذا النموذج، وقدرته على الاستمرارية في ظل التحديات، ومع ذلك ما يزال هناك العديد من التحديات التي يجب معالجتها؛ لضمان فاعليَّة استخدام التكنولوجيا في العمل عن بعد، وحماية البيانات والاتصالات، ويتطلَّب ذلك من المؤسسات والموظَّفين على حدٍّ سواء الاستثمار في البنية التحتية التكنولوجية المناسبة، وتطبيق سياسات أمنية صارمة، وتعزيز الوعي والمهارات الرقمية.

يعتمد نجاح العمل عن بعد، وحسن توظيف التكنولوجيا فيه على قدرتنا على تبنِّي التقنيات الحديثة بطريقة فعَّالة وآمنة، وستواصل هذه الممارسات التطوُّر؛ لتلبية احتياجات بيئات العمل المتغيرة في المستقبل.