هل ترغب في معرفة حجم قدرتك على الإنتاج؟ إليك هذه الطرائق الثمانية
ثمَّة فرقٌ بين أن يكون الشخص مشغولاً وبين أن يكون مُنتِجاً، فرغم أنَّ كلَّاً من الشخص المشغول والشخص المُنتِج قادران على وضع إشارة (×) إلى جانب المهمة التي ينتهون منها في قائمة المهام، إلَّا أنَّ الأشخاص المنتجين يضعون هذه الإشارة إلى جانب المهام الصحيحة. فبدلاً من القيام بالأشياء لمجرد القيام بها يركِّز الأشخاص المنتجون اهتمامهم على الطرائق التي ذات التأثير الأكبر على كلٍّ من حياتهم الشخصية والمهنية.
فهل أنت من المشغولين أم من المنتِجين؟ إليك هذه الطرائق الثماني التي تستطيع من خلالها معرفة ذلك:
1- هل لديك غاية؟
يضع جميع الأشخاص المنتِجين أهدافاً يعرفون من خلالها لماذا يقومون بما يقومون به خلال اليوم، فتنقسم هذه الأهداف لديهم إلى أهدافٍ بعيدة المدى وأهدافٍ قصيرة المدى وتكون مهمة هذه الأخيرة دعم الأهداف بعيدة المدى.
حيث يحتاج وجود الغاية إلى الانضباط من أجل تحقيق الأهداف التي وضعْتَها في سبيل تحقيق تلك الغاية، فإذا شعرْتَ بأنَّه ليس لديك غاية فابدأ بالعمل على تعزيز الانضباط من خلال تحديد الأولويات، وتعلُّم كيفية رفض الإغراءات، والاعتناء بالصحة، والخروج من منطقة الراحة، والتعوُّد على تجاوز الإخفاق.
2- هل لديك نظام قائم لدعم أهدافك؟
عندما تكون صاحب عملٍ ما فإنَّ هدفك بعيد المدى هو بناء عمل ناجح والحفاظ عليه، إلَّا أنَّ ذلك يتطلَّب نظاماً لدعم هذا الهدف والوصول إليها، وفي هذه الحالة يجب أن يشمل نظامك التسويق، والمبيعات، ووجود عملية، والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية.
فرغم أنَّ الأهداف تُعَدّ مفيدةً بالتأكيد عندما يتعلق الأمر بتحقيق المعايير وبلوغ المراحل الرئيسة إلَّا أنَّها لا تقدِّم لك في الواقع كل ما تحتاج إليه للاستمرار على المدى الطويل. فقد تتفاجأ حينما تكتشف أنَّ وضع النظام المناسب قد يساعد عملك أكثر من وضع الأهداف.
ولكي تنشئ النظام المناسب أقترح عليك تركيز اهتمامك على مقاييس الأداء وعلى التقدم تقدماً مستمراً بحيث تستطيع الاستمرار في المضي قُدُماً.
اقرأ أيضاً: خطة تحسين الأداء: محتوياتها ونموذجٌ عنها
3- متى تصل إلى أعلى درجات الإنتاج خلال اليوم؟
إنَّ مجرَّد وجودك في مكان العمل من الساعة التاسعة صباحاً وحتى الخامسة مساءاً لا يعني أنَّك شخصٌ منتِج لأنَّنا جميعاً نعاني خلال اليوم من فتراتٍ تصاب الإنتاجية فيها لدينا بالركود. فأول خطوةٍ يجب عليك القيام بها عند تحديد الوقت الذي تصل فيه إلى أعلى درجات الإنتاج خلال اليوم هي الإجابة عن هذا السؤال: "هل أنت ممَّن يستيقظون صباحاً أم يسهرون ليلاً؟".
إذا كان هناك إجابة واضحة فرتِّب ساعات عملك بناءً على ذلك، وبغض النظر عن الوقت الذي تبدأ به عملك، تأكَّد دائماً من ترتيب مهامك حسب أولويتها بالنظر إلى أهميتها وموعدها النهائي. فإذا كان لديك مهمة ضخمة وحساسة من حيث التوقيت تعامل معها حينما يكون لديك أقصى قدر من الطاقة.
بعد أن تجيب عن هذا السؤال يجب عليك أن تُحدّد ما يعيقك عن إنجاز عملك، فهل هو عدم ترتيب الأولويات، أم التخطيط السيء، أم مصادر التشتّت الذهني، أم الانتظار حتى اللحظة الأخير لإتمام المهمة. إذ ستتيح لك معرفة هذه المعلومات تعديل عاداتك بحيث تستطيع أن تصبح أكثر إنتاجيةً.
وأخيراً راقب ساعات الذروة الإنتاجية لديك، فدوِّن ما أنجزته خلال اليوم بحيث تستطيع تحديد الأنماط التي سار بها عملك والعمل خلال الفترة التي حققت فيها أعلى قدرٍ من الإنتاج. شخصياً كان لتقنية الطماطم أو تقنية بومودورو تأثيرٌ عجيب على مستوى الإنتاج لدي وهي التقنية التي يُقسَّم اليوم فيها إلى فتراتٍ مدة كلِّ واحدةٍ منها نصف ساعة.
اقرأ أيضاً: تقنية "البومودورو"... لتبقى مركّزاً طوال اليوم
4- هل أنت متردد؟
هل تعاني حينما يتعلَّق الأمر باتّخاذ القرارات؟ إذا كان الأمر كذلك فأنت تعاني على الأرجح من التردد المثير للخوف.
فبدلاً من اتّخاذ القرارات والمُضي قُدُماً تقضي وقتاً طويلاً في القلق والتفكير فيما إذا اتخذت القرار المناسب أم لا.
يمكنك طرد هذه الأفكار من رأسك واتخاذ القرارات بأسلوب آلي من خلال الإجابة عن سؤالٍ بسيط: "هل سيساعدني هذا على بلوغ هدفي؟". فإذا كان سيساعدك فامضِ قُدُماً.
فالتردد هو القرار السيء الوحيد في نهاية الأمر لأنَّه يؤدي إلى التراخي، ومن دون العمل لا يمكنك الحصول على بيانات، أو اكتساب خبرة في الحياة، أو جمع معلومات لاستخدامها في تحقيق التطور، وفي التواصل، والشعور بالفرح، والتطور.
اقرأ أيضاً: نصائح للتخلّص من التردد في اتخاذ القرارات
5- هل تقوم بعدّة مهام في الوقت نفسه؟
لقد أثبتت الدراسات مراراً وتكراراً أن تعدّد المهام لا يمكن أن ينجح. وقد تخسر في الواقع 40% من إنتاجيتك حينما تتنقَّل بين مجموعة متنوعة من المهام في الوقت نفسه.
وبدلاً من تأدية مجموعة متنوعة من المهام في وقتٍ واحد ركِّز اهتمامك على القيام بأمرٍ واحد في كل مرة بحيث تؤدي هذا الشي أداءً جيداً وبحيث يحوز على كل اهتمامك. وحينما تنتهي تستطيع الانتقال إلى المهمة الآتية.
اقرأ أيضاً: هل يُساعدنا تعدّد المهام في إنجاز المزيد من الأعمال؟
6- ما مدى سرعة طلبك للمساعدة؟
يطلب الأشخاص المنتجون المساعدة طلباً فورياً بدلاً من الانتظار حتى فوات الأوان والوقوع في المأزق، فإذا كنتَ في حاجةٍ إلى نشر عشر مقالات على موقعك الإلكتروني مع نهاية الأسبوع على سبيل المثال فأطلب من الفريق كتابتها بأسرع وقت ممكن دون أن تضغط على نفسك وتربكها بكتابة تلك المقالات ونشرها. فهذا لا يحافظ على إنتاجيتك وحسب بل ويُظهر كذلك بأنَّك تثق بفريقك وتحترمه فهو في إمكانه تقديم مقالات ذات نوعية جيدة عندما يكون ثمَّة حاجة إلى ذلك.
7- هل تستخدم مقاييس الإنتاجية؟
إنَّ مقاييس الإنتاجية هي سلسلة من المدخلات التي يتم احتسابها بناء على سلسلة من النتائج، إذ يمكن أن يساعدك استخدام مقاييس الإنتاجية على تحديد كيفية الاستفادة من استخدام موارد شركتك.
المبيعات الكلية والإنتاجية: قسِّم صافي المبيعات لديك على عدد الموظفين الذين تمتلكهم. فإذا بلغ صافي المبيعات لديك 10000 دولار وكان لديك عشر موظفين فإنَّ 10000/10 = 1000 دولار، وهذا يعني أنَّ مبيعاتك يجب أن تزداد 1000 دولار لكي يكون ثمَّة إمكانية لتوظيف عضوٍ جديد.
إنتاجية الموظف على مستوى المبيعات: وهنا يمكنك أخذ صافي المبيعات الخاص بفردٍ ما وتقسيمه على عدد الساعات التي عملها.
انتاجية الموظفين على مستوى العمل: إذا كنت تصنع منتجاً لتبيعه يمكنك قياس إنتاجية المعمل بأكمله من خلال تقسيم عدد المنتجات المُصنَّعة خلال فترة مُحددة على عدد الساعات التي تمَّ العمل فيها خلال هذه الفترة.
انتاجية الفرد على مستوى العمل: وهنا يمكنك تقسيم ساعات عمل الموظف على عدد المنتجات التي أنتجها ذاك الموظف خلال فترة مُحددة من الزمن.
8- هل تراقب وقتك؟
يمكن لمراقبة الوقت أن تُعزّز إنتاجيتك بما أنَّه يمكنها أن تساعدك على تحديد جميع الأنشطة التي تُبدّد وقتك، فيمكن البدء من خلال مراقبة جميع أنشطتك لأسبوعين، وحين تراجع المعلومات التي تحصل عليها عبر هذه المراقبة يمكن أن تدرك بأنَّك تقضي وقتاً طويلاً جدَّاً في مشاهدة التلفزيون، أو الرد على الرسائل الإلكترونية، أو تحديث حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي. وإذا كان الأمر كذلك يمكنك البدء في استعمال طرائق للتخلص من الأمور التي تتسبب في ضياع وقتك.
كما أقترح عليك استخدام برامج مراقبة الوقت لكي تفهم بعض الأمور التي من الممكن أن تكون قد نسيتها. ولحسن الحظ ليس ثمَّة شُحٌّ في برامج مراقبة الوقت الفعالة والمُبتكرة والتي يمكن أن تُستخدَم للمساعدة في تعزيز الإنتاجية.
اقرأ أيضاً: 6 مضيعات للوقت عليك تجنّبها