لماذا يحتاج المديرون التنفيذيون إلى خطط لتطوير الأداء؟
إنَّ السؤال الأكثر شيوعاً عند تبنِّي منظمةٍ ما استراتيجية معيَّنة لتحقيق هدف محدد هو: هل ينبغي أن يشارك المديرون التنفيذيون في تطبيق هذه الاستراتيجية؟ إلا أنَّ خطة تحسين الأداء تستوجب أن يشارك المديرون التنفيذيون في تطبيقها حتماً.
ويُظهِر المديرون التنفيذيون كيفية بناء خطة تطوير الأداء لمرؤوسيهم؛ ويشكِّلون إطار العمل الذي ترتكز عليه أولويات أعضاء الإدارة وأهدافهم، كما يشرحون كيفية إشراك الأعضاء وتمكينهم، ويجعلونهم مسؤولين عن التزاماتهم ومساهماتهم وإنجازاتهم خلال اجتماع التخطيط لتطوير الأداء.
كما يمنح المديرون أولئك الموظفين الذين يحتاجون لتطوير أدائهم، فترات زمنية دورية يوجهون من خلالها اهتمامهم نحو تنمية أفراد طاقم العمل وأهدافهم وأحلامهم واحتياجاتهم فضلاً عن إنجازاتهم.
وتشجع خطة تطوير الأداء المديرين التنفيذيين على وضع مسؤولياتهم وتطوُّرهم الشخصي والمهني على رأس أولوياتهم، لأنَّ إلقاء اللوم على الموظفين عند التقصير في تنفيذ خطة الإدارة أو عدم تحقيق أهداف الفريق ليس بالأمر اللائق، ويندرج ضمن مسؤولياتهم؛ ولهذا توثِّق خطة تطوير الأداء سير العمل والأهداف المنشودة.
كما ينبغي على أعضاء قسم الموارد البشرية دعم مشاركة المديرين التنفيذيين في خطة تطوير الأداء، والتأكيد على حضورهم ومشاركتهم لما في ذلك من أهمية كبيرة.
وبعد هذا كله يأتي السؤال الأهم: ما الداعي لوجود خطة تحسين الأداء من الأساس؟ والجواب هو: أنَّها ضرورية كي يتمكن الموظفون من:
- تلقِّي التوجيهات بصورة مفهومة وملموسة وقابلة للقياس، إلى جانب توثيق مساءلتهم.
- معرفة واجباتهم بالتحديد.
- تحمُّل مسؤولية تحقيق هذه الواجبات.
- مواصلة تطوير مهاراتهم الشخصية والمهنية.
- تلقِّي الاهتمام والتغذية الراجعة الدورية عن أدائهم من شخص هام بالنسبة إليهم، كمديرهم مثلاً.
- تقديم تقارير مكتوبة وهامة عن مساهمة الموظفين وأدائهم إلى الشركة.
وضَع في حسبانك أنَّ السبب الأساسي لعدم قيام الموظفين بما تريد منهم فعله هو أنَّهم لا يعرفون تماماً ما الذي تريده بالضبط؛ حيث يأتي هنا دور خطة تطوير الأداء، والتي ينبغي أن تتبناها في عملك.
شاهد بالفيديو: 8 نصائح ترفع الحالة المعنوية لموظفيك وتزيد من إنتاجيتهم
مثال عن مشاركة مدير تنفيذي في تحديد توقعات العمل من الموظفين:
سأل مدير المكتب التنفيذي التابع لشركة تصنيع في مدينة ديترويت الأمريكية (Detroit) السؤال الشائع الآتي: "لماذا عليَّ أن أقوم بما كلَّفتُ به موظفيَّ؟ بل لمَ لا يفعلون ما أطلبه منهم؟".
يطرح المديرون التنفيذيون هذا السؤال بكثرة، دون أن يأخذوا في الحسبان أنَّ المشكلة الأساسية تكمن في استخدام ضمير الملكية عند التحدث عن الموظفين، وعدم التعامل معهم كأفراد فاعلين في تحقيق أهداف الشركة.
وقد طرح هذا السؤال شخص فهم وقدَّر أهمية مشاركة الموظفين وتمكينهم قبل مدة طويلة من ظهور هذا التعبير وشيوعه، لكنَّه واجه صعوبةً في إدارة شركته بأسلوب تشاركي وملهم؛ بل وأشعر موظفيه بالحيرة حينما لم يطبِّق أنَّ القواعد لا تنطبق عليه، فلقد باع شركته لاحقاً بمبلغ باهظ إلى مجموعة كانت تَستخدم كلمة "شركاء" لوصف موظفيها، وقبل سنوات من استخدام مصطلحي "الثقافة" أو "عمليات الاندماج والاستحواذ"، عيَّنَت الشركة المشترية خبيراً استشارياً معروفاً للمساعدة في دمج ثقافات الأعمال التجارية التي اشترتها.
وقد شارك نوَّاب المديرين التنفيذيين في العمل واستخدموا بطاقات أعمال تحمل صفة "شريك"، ولكن لم ينسوا لا هم ولا العملاء للحظة واحدة أنَّهم لا يزالون في رتبة النائب. وقد أفلسَت هذه الشركة لاحقاً بسبب طموحها المبالغ فيه وفشلها في تنفيذه، أما المدير التنفيذي الأصلي والذي فهم البيئة العامة التي تدفع الناس إلى المشاركة، فقد تقاعد ويقضي الآن معظم وقته في رفاهية ورخاء.
إنَّه أحد الأمثلة الكثيرة التي تؤكد على مشكلة قديمة وهي: هل يجب أن يقوم المدير التنفيذي أو القيادات التنفيذية بما يصب في مصلحة موظفيهم، أم ينبغي أن يفعل الموظفون ما يُطلب منهم؟ ويبقى هذا السؤال الأكثر أهمية في أيَّة تغييرات تعتمدها المنظمة، فهل يتعين على المديرين أن يترجموا أقوالهم إلى أفعال، أم أنَّ قبولهم للأمر يمنعهم من المشاركة؟
وإليك الأسباب التي تجعل القادة التنفيذيين بحاجة إلى خطة تطوير الأداء:
لماذا ينبغي على المديرين التنفيذيين وضع خطة تطوير الأداء؟
تطرَّقنا سابقاً إلى أسباب مشاركة السلطة التنفيذية في أيَّة عملية تغيير، ولا سيَّما خطة تطوير الأداء، وهنا بعض الأفكار الإضافية حول علاقة المديرين التنفيذيين بخطة تطوير الأداء:
تجعل ترجمة أقوال المديرين إلى أفعال أيَّة عملية أقوى وأكثر قبولاً لدى الموظفين. وتستند خطة تحسين أداء الموظفين إلى خطة تنمية أداء المديرين التنفيذيين، وتؤدي استراتيجية الإدارة الفاعلة التي يملكها المدير التنفيذي دوراً مماثلاً؛ لكنَّها لا تحقق الأهداف الأربعة الأخرى لخطة تطوير الأداء، والتي تتمثل في:
- تقديم أهداف مكتوبة وتوقعات إنجازها خلال فترة زمنية تتراوح بين ثلاثة أشهر وسنة والتي تدعى: خطة القسم.
- تقديم خطط القسم المكتوبة إلى الأعضاء، بما فيها موضوعات تطوير الإدارة التي من شأنها أن تزيد مهارات السلطة التنفيذية في قيادة وإدارة الموظفين (مثل: تحسين شفافية التواصل، وتنمية السلوكات التي تعزز الثقة، بالإضافة إلى الإيمان بنجاح الموظفين وإزالة الحواجز والتوجيه الواضح والتوقعات القابلة للقياس). وتهيئ بيئة عمل تمكِّن السلطة التنفيذية من الحصول على مساهمات أفضل من الموظفين؛ حيث يُجرى تعزيز هذه المهارات إما في فصول وندوات على أرض الواقع للتدريب والتطور في مجال الإدارة، أو عبر الإنترنت من خلال: الندوات، وجلسات النقاش، والتدوينات الصوتية، والمقالات، فضلاً عن التدريب اليومي وتلقِّي التغذية الراجعة من الزملاء والمديرين المشاركين.
- مساعدة المدير التنفيذي في التركيز على تطوير أدائه بشكل مستمر وبصورة عامة، والبحث عن أفضل الممارسات الجديدة المتاحة لتطوير البرمجيات، أو أفضل أساليب التسويق التي تساعد على انتشار المنتج في وسائل التواصل الاجتماعي، أو عن أكثر المنظمات الإدارية فاعلية في التواصل، حيث يمكِن تحقيق هذه الأهداف عن طريق حضور المؤتمرات والعروض التجارية وندوات كبار المديرين التنفيذيين في مجال الأعمال التجارية والاجتماعات والقراءة، فضلاً عن المشاركة في المنظمات المهنية.
- تسمح مراجعة أهداف خطة التطوير للمدير التنفيذي بقضاء وقت مع مديره في مناقشة الموضوعات التي تهمه؛ مما يزيد من تفاعلهم بمعدل أربع مرات سنوياً، ويركز على تنمية مواطن قوة المدير التنفيذي وقدرته على المساهمة، ومن خلال هذه المشاركة يتعلم المديرون التنفيذيون من مديريهم كيف يكونون نموذجاً لموظفيهم في تطبيق العملية.
تُعد مشاركة المديرين التنفيذيين في التخطيط لتطوير الأداء الخطوةَ الأولى لقبول هذه العملية ضمن نطاق الشركة رغم تردُّدهم في المشاركة بها، ولكن إذا كان بحوزة المدير خطة لأداء العمل، واجتمع مع مدير التقارير لتطويرها؛ فسيحظى جميع الموظفين بخطة أداء عمل أيضاً.
ضع في الحسبان رغبة الموظفين في وضع تلك الخطة؛ فهم يودُّون معرفة توقعاتك منهم وأن تكون واضحاً في تحديد الأعمال المطلوبة منهم، كما يريدون وقتك واعترافك بجهودهم عندما يحققون الأهداف المنشودة؛ ويبدو أنَّ إعداد خطة لتطوير الأداء يرضي الجميع بما في ذلك العملاء الذين يُعدُّون أهم مكوِّن لتحقيق النجاح في عملك.