كيف يغنيك برنامج إدارة المشاريع عن البريد الإلكتروني
يمكن أن يؤدّي التقليل من إرسال البريد الإلكتروني إلى تحسين التواصل ضمن فريق العمل وذلك إذا قمت باستبداله بالأداة المناسبة. كما أنّ استخدام واحداً من أفضل خدمات إدارة المشاريع هو الخيار الأفضل بالنسبة للعديد من الفرق.
يزيد كثرة البريد الإلكتروني من التوتر، وفي بعض الأحيان يخلق أعمالاً إضافيّة غير ضروريّة، وقد يجعل الناس يشعرون بالارتباك. لا بدّ أنّك تتفق معنا أنّه لا يمكن لأحدٍ أن يكون في أفضل حالاته في العمل في ظل هذه الظروف. في السنوات القليلة الماضية، بدأت المنظّمات بالابتعاد عن البريد الإلكتروني لصالح "تطبيقات المراسلة الخاصة بإدارة الفرق"، مثل Slack وأدوات التواصل الأخرى الخاصة بأماكن العمل. يؤثر العثور على الأداة المناسبة، أو مجموعة الأدوات المناسبة، على ما إذا كان فريقك سيكون قادراً على التخلّي عن صناديق البريد الالكتروني التقليدية. تفضّل العديد من فرق العمل استخدام "برنامج إدارة المشاريع" كجزءٍ من الحلول المتّبعة للاستغناء عن البريد الالكتروني التقليدي.
ما هو برنامج إدارة المشاريع؟
برامج إدارة المشاريع، والتي تسمى أيضاً تطبيقات إدارة المشاريع، هي أدوات تعمل عبر الإنترنت تستخدمها الفرق لتتبّع سير العمل. بالمعنى الأوسع، يمكن أن يكون تطبيق إدارة المشروع أيّ شيءٍ بدءاً من برامج إدارة العمل المعقّدة، مثل Microsoft Project، وصولاً إلى تطبيق عادي لإدارة المهام To-do List. تتضمن تطبيقات إدارة المشاريع القويّة أدوات عمل أخرى لإدارة الموارد، أو لتتبع الوقت الذي تستغرقه المهمة، أو حتى لإعداد الفواتير.
يجب علينا التفريق بين الأنواع المختلفة من أدوات التعاون (Collaboration Tools) وبين تطبيقات إدارة المشاريع (Project Management Apps) وذلك بهدف تسهيل عملية اختيار تطبيق إدارة المشاريع المناسب. ومع ذلك، تتداخل هاتان الفئتان مع بعض الفئات الأخرى بشكلٍ كبيرٍ (مثل تطبيقات kanban board للمشاريع التي يسير عملها وفقاً لنظام كانابان، وتطبيقات إدارة العمل work-management). لذلك، بينما نقوم أحياناً بتوضيح أنّ تطبيقات مثل Asana وTrello وAirtable وBasecamp ليست بشكلٍ كاملٍ تطبيقات إدارة مشاريع، إلاّ أنّه يمكننا تضمينها هنا.
ماذا يمكنك أن تعمل في برامج إدارة المشاريع؟
يختلف كل تطبيقٍ لإدارة المشاريع اختلافاً بسيطاً عن الآخر، لكنّ معظمها يتيح لك رؤية جوانب مختلفة من الأعمال التي ينجزها فريقك دون أن تطلب ذلك من أعضاء الفريق.
عند تسجيل الدخول إلى هذه البرامج، سترى كلّ المهام التي يجب على فريقك إكمالها والمواعيد النهائية لكلّ مهمّة. سترى أيضاً مَنْ الذي تمّ تكليفه بمهمّة معيّنة، وما إذا كان قد أكملها أم لا، وما إذا كان لديهم أيّ تعليقات حولها. إذا كان أحد زملائك خارج العمل بشكلٍ غير متوقع، فيمكنك تسجيل الدخول إلى تطبيق إدارة المشروع والتحقّق مما إذا كان قد تمّ تعيين أيّ شيء عاجل من مهامه، والذي يجب على عضو آخر في الفريق إنجازه. إذا كنت مازلت تستخدم البريد الإلكتروني حالياً لإخبار شخصٍ ما بأنّ المهمّة قد تمّ القيام بها، أو طرح أسئلة حول مهمّةٍ ما، أو إرسال شيءٍ ما للموافقة عليه، فمن المحتمل أن تستفيد من تطبيق إدارة المشاريع.
هناك ما هو أكثر من ذلك. أثناء استخدامك أنت وزملائك لتطبيق إدارة المشروع، يحتفظ التطبيق بكمية العمل الذي يتم إنجازه:
- كم عدد المهام التي أنجزت في الوقت المحدد لها؟
- هل ما زال المشروع مستمرّاً على الطريق الصحيح ليكتمل بحلول الموعد النهائي؟
تأتي تطبيقات إدارة المشاريع القوية مع جميع أنواع المخططات والرسوم البيانية لمساعدتك في متابعة هذا النوع من الأعمال. بهذه الطريقة، إذا بدأ المشروع في الانحدار والخروج خارج الإطار الزمني المخصص له، يمكنك اكتشاف ذلك مبكّراً والعمل على منعه. ولكن دعونا لا نخرج عن صلب الموضوع، ونعود إلى كيفية مساعدة تطبيقات إدارة المشاريع في التواصل بين فريق العمل.
ما هي مهام مدير المشروع؟
المشروع عبارة عن سلسلة من المهام. ومدير المشروع هو الشخص الذي يعرف كل هذه المهام - أو على الأقل يشرف عليها. في بعض الأحيان، يستبعد مدير المشروع بعض المهام أو يضعها في مجموعةٍ لكي يُطَالِب بإنجازها أشخاصاً معيّنين. بعد ذلك، يراقب مدير المشروع كلاً من المهام والأشخاص الذين يقومون بهذه المهام حتى يتم إنجازها جميعاً.
لا تملك جميع الفرق مديرَ مشروعٍ مختصّ في الإدارة، ولكنّ معظم الفرق لديها شخصٌ مسؤولٌ. قد يكون صاحب العمل أو مدير العمل أو قائد فريق. في الواقع يعتبر الشخص المسؤول عنك أو صانع القرار اليومي هو مدير مشروعك.
لماذا يعتبر البريد الإلكتروني سيئ للمشاريع:
يعتبر البريد الالكتروني وسيلة سيّئة لإسناد مهام العمل. تخيّل لو جاءت مهامك إليك عن طريق البريد الورقي العادي. لا بدّ أنّ هذا يعتبر أمراً تافهاً. ومع ذلك، فإنّ البريد الإلكتروني لا يختلف عن البريد العادي سوى أنّه أسرع. فكر في الأمور التي يعتبر البريد الإلكتروني فيها مفيداً:
- اتصال غير متزامن مع السجلات الورقيّة.
- تسليم المستندات.
الآن فكر في ما يحتاج مدير المشروع إلى معرفته عند قيامه بإدارة سلسلة من المهام:
- أيّ من أعضاء الفريق هو المتوفر الآن.
- ما هي كمية العمل التي أُسندت لكلّ عامل، ومتى يكون إنتهاء هذه الأعمال مستحقاً.
- تَقَدُّم مهام العمل التي تمّ إسنادها (على سبيل المثال، "لدى أحمد مهمّتان تمّ إسنادهما له، وتمّ إنجاز 90 في المائة من كلّ منهما").
- تقويم بالمواعيد النهائية للمهام.
- القدرة على تحديد أولويات المهام وإعادة ترتيبها بناءً على احتياجات المشروع.
يعتبر القيام بهذا النوع من الأعمال عن طريق البريد الإلكتروني أمراً مثيراً للضحك.
والأهم من ذلك، أنّ الطريقة التي يستخدم بها معظم العاملين في المكاتب البريد الإلكتروني تخلق انقطاعاتٍ في العمل. فعند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة مع الإخطارات أو الإشعارات المنبثقة، يتحقق العاملون عادةً للتأكد من أنّ الرسالة الواردة ليست مُلِحَّة. ثمّ يعودون إلى ما كانوا يفعلونه حتى يأتي دور الانقطاع التالي. يفعل الناس ذلك طوال اليوم، ويتحققون من بريدهم الإلكتروني باستمرار. تشير العديد من الدراسات إلى أنّ استخدام البريد الإلكتروني يستغرق حوالي 30 في المائة من اهتمام العامل يومياً، وينتشر هذا الوقت بالتساوي على مدار اليوم، بدلاً من أن يكون في مجموعاتٍ متقطّعة في أوقات محددة من اليوم. بمعنى آخر، البريد الإلكتروني يقاطعنا عن عملنا باستمرار.
عادةً ما يكون للمقاطعات تأثير سلبي على إنتاجية العمل، على الرّغم من أنّه قد لا يكون بالطريقة التي تتخيلها، إلا أنّ الانقطاعات تجعل الناس يشعرون بمزيدٍ من الضغط، وأنّهم يعانون من عبء عملٍ أكبر مما هو عليه في الواقع. يشعر الناس أيضاً بقدرٍ أكبر من الإحباط وضغط الوقت.
تؤدي الطريقة التي يتفاعل بها الأشخاص مع البريد الإلكتروني أيضاً إلى إضاعة الوقت. إذ نفقد الوقت عندما يتعيّن علينا إعادة قراءة نفس البريد الإلكتروني الذي قمنا بقراءته في وقتٍ مبكّرٍ من اليوم لأننا نسينا مضمونه. إذا نسيت التاريخ المحدد لتسليم المفتاح على سبيل المثال، فإنّ البحث عن هذا الموعد في البريد الإلكتروني يستغرق وقتاً. وماذا إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني التي تقوم بالبحث عنها هي رسالة قديمة وتمّ تغيير تاريخ التسليم منذ ذلك الحين لأسبوع للأمام؟
هذا كله يعني أنّ البريد الإلكتروني لم يكن مصمّماً لإدارة المهام. إنّها الأداة الخاطئة لهذا الغرض.
التواصل باستخدام خدمة إدارة المشروع:
تتضمن إدارة المشاريع الاحتكاك مع الأشخاص والموارد، ومراقبة الوقت بشكلٍ دائم، وإعادة توزيع المهام أو إعادة ترتيب أولوياتها مع تغيّر الموقف. تمّ تصميم برنامج إدارة المشروع للتعامل مع هذه الأنواع من القضايا وغيرها التي عادةً ما تظهر خلال سير مشروع.
كيف يبدو التواصل في تطبيق إدارة المشروع مقابل البريد الإلكتروني؟ إنّه مثل الفرق بين رؤية شيءٍ بعينيك وقراءة وصفٍ له. في السيناريو الأول، لديك السيطرة على ما تريد أن ترى ومتى تريد رؤيته. في السيناريو الثاني، يمكنك الاعتماد على الآخرين لكتابة الرسائل التي يبيّنون فيها ما يعتقدون بأنّه الأهم، - أو الأسوأ من ذلك، ما يعتقدون بأنّك ترغب بسماعه.
تطبيقات إدارة المشاريع المختلفة لديها أدوات مختلفة للتواصل. جميعهم تقريباً يدعمون ميزة الإشارة إلى الأشخاص عن طريق الرمز "@" كما هو الحال في تويتر، على سبيل المثال. نظراً لأنّ تطبيق Slack وتطبيقات المراسلة الخاصة بإدارة الفرق الأخرى أصبحت شائعة جداً، فيمكنك غالباً توصيلها بتطبيق إدارة المشروع الخاص بك، وبالتالي استلام وإرسال محادثاتك في مكان واحد. إذا لم يكن لديك بالفعل تطبيق دردشة خاص بفريق العمل، فيمكنك الاستغناء عن ذلك بالبحث عن تطبيق لإدارة المشاريع يتضمن ميزات الدردشة داخل التطبيق. إنّ كلاً من مشاريع زوهو (Zoho projects) وProofHub يقدّم هذه الميزات.
دعنا نقول أن المشروع المعني يحتوي على الكثير من العناصر المرئية، والفريق الذي يعمل عليه يحتاج إلى مناقشتها. ستكون حياتك أسهل إذا كانت لديك أدوات لتحرير وتمييز الصور في تطبيق إدارة المشروع. وبهذه الطريقة، يمكنك كتابة الملاحظات إلكترونياً على الصور وإرفاق التعليقات، مما يسهّل على كل فرد في فريقك تقديم وفهم التغذية الراجعة. يعتبر Volerro أحد أمثلة تطبيقات إدارة المشاريع مع ميزات أدوات تحرير وتمييز الصور.
كما ذكرنا سابقاً، تتعامل تطبيقات إدارة المشروع مع جميع العناصر الأساسية التي تحتاج للتفاعل معها وتتبعها، مثل المهام والمواعيد النهائية للمهام وتقدّم تنفيذ هذه المهام والأشخاص المسند إليهم هذه المهام. كل هذه المعلومات مرئيّة لأولئك الذين يحتاجون إليها. وبالتالي هناك حاجة أقل للتواصل حول هذه الأنواع من الأمور. لن تحتاج أبداً إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخصٍ ما ونسخة منه (cc) لنحو عشرة أشخاص إضافيين لمعرفة ما تمّ إنجازه بشكل تقريبي من مهمّةٍ ما، عندما يمكنك تسجيل الدخول إلى نظام إدارة المشروع ورؤية أنّه تمّ إنجاز المهمّة بنسبة 75٪. الكثير من الأشياء التي تتطلّب منك أن تقرأ بين السطور عند استخدام البريد الإلكتروني لإدارة المهام تصبح فجأةً واضحةً تمام الوضوح عند استخدام برنامج إدارة المشروع.
قضاء وقتٍ أقل على البريد الإلكتروني يعني صرف هذا الوقت في العمل:
يمكن أن تكون الفوائد هائلة عند وجود فريق يعمل بدون البريد الإلكتروني ويستخدم تطبيق إدارة المشروع للتواصل. من المؤكّد أنّ تقليل الوقت في استخدام البريد الإلكتروني سيجعل الجميع سعداء، ولكنّ هذا الاستخدام للبريد الإلكتروني سيتضاءل مقارنةً بالقيمة المضافة المتمثلة في الحصول على رؤيةٍ أكبر حول "مَنْ مِنَ الفريق يقوم بماذا مِنَ المهام"، وماذا يفعلون، وحالة كل مهمّة. استخدام برنامج إدارة المشروع يُسَهِّل عليك الحصول على معلوماتٍ دقيقة أثناء عملك، بحيث يمكن لصانعي القرار اتخاذ قراراتٍ جيدة.