كيف يتم التواصل في جمعيات المسنين خلال الأزمات؟

نستعرض في هذا المقال أفضل ممارسات التواصل خلال الأزمات في جمعيات المسنين:

1. التواصل الفوري:

إبلاغ الرسائل بسرعة خلال الأزمات أمر ضروري للغاية؛ إذ يمكن أن تطرأ تغيرات كل ساعة أو يومياً، مثلما يحدث خلال إعصار أو جائحة، وتتطلب كل أزمة تقديم آخر المستجدات بتواتر مختلف، ومن المفيد دائماً أن يعرف السكان متى سيُكشَف عن المستجدات التالية؛ لذلك اذكر ذلك دائماً خلال اتصالاتك.

2. الشفافية في التواصل:

لا شيء أسوأ من عدم معرفة القاطنين ما الذي يجري من حولهم، فقد يؤدي ذلك إلى خلق المزيد من المشكلات؛ حيث يطرح السكان أسئلة ربما لم تتطرق لها، ويؤدي أيضاً إلى زعزعة ثقتهم فيك عموماً، وفي حين يختلف مقدار المعلومات التي يجب أن تقدمها وفقاً للمشكلة، إلَّا أنَّ هناك أشياء يجب أن يعرفها السكان دائماً، مثل:

• هل هناك قيود على الزيارات؟
• هل ستكون هناك حاجة إلى الإخلاء؟
• هل ستؤدي الأزمة إلى تغيير في الجداول الزمنية اليومية للمقيمين؟

عند تقديم الحقيقة وأكبر قدر ممكن من التفاصيل، ستقلل من احتمال وقوع المشكلات التي يسببها شعور السكان وأفراد عائلاتهم بأنَّك تخفي عنهم ما يحصل، وعندما تبذل قصارى جهدك لتوفير كل المعلومات الممكنة لمجتمعك، سيُقدِّر الجميع شفافيتك في وقت الأزمات.

أفضل طريقة للكشف عن آخر المستجدات خلال الأزمات:

لكي تُكوِّن عملية الحديث عن آخر المستجدات خلال الأزمات الفعالة، يجب أن تبلغ جميع الأشخاص الذين تريد التواصل معهم، وبالطبع، تختلف الطريقة الأكثر فاعلية حسب المجتمع، ولكن عموماً يجب أن يكون ترك الرسائل الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني للمقيمين وعائلاتهم كافياً؛ إذ يمكن أن تغطي المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والتحديثات على وسائل التواصل الاجتماعي نطاقاً أكبر وتحدث بشكل أسرع.

وعند إنشاء هذه الرسائل احرص على تضمين معلومات الاتصال بالشخص الذي يجب على المستلم التواصل معه؛ وذلك إذا كان لديه أسئلة إضافية؛ إذ إنَّ وجود موظفين متخصصين يمكنهم الإجابة عن أيِّ أسئلة قد تطرأ للمقيمين أمر ضروري، ويمكنك أيضاً الاستفادة من أيِّ أسئلة يطرحونها بشكل متكرر.

من المستحيل معرفة متى ستقع أزمة في جمعيات المسنين، ولكن يمكنك التحكُّم بكيفية وموعد تقديم آخر المستجدات، فالتواصل خلال الأزمات ضروري جداً، ويريح بال السكان وعائلاتهم ويقوي ثقتهم بعلامتك التجارية.

المصدر