كيف تكون مدير مكتب جيداً؟

لا يوجد في هذه الحياة شخص ليس لديه حلم يصبو إليه، فالإنسان الذي لا يملك حلماً هو أشبه بالميت، وتتفاوت هذه الأحلام بين ماديَّة ومعنويَّة حسب أهداف كل شخص وطموحه، ولكنَّ تحقيق الحلم يحتاج إلى تخطيط جيد وإدارة وتصميم.

فعلى سبيل المثال نجد بعض الناس يحلم بأن يستلم بعض المناصب، ولكنَّ مجرد الحلم لا يكفي أبداً؛ إذ نجد بعضهم على الرغم من تحقيق أحلامهم إلا أنَّهم يفشلون في المتابعة؛ وذلك بسبب سوء التعامل مع الأمور، فإذا كنت من الحالمين باستلامك منصب مدير مكتب وتريد أن تصبح ناجحاً في هذا المجال فتابع معنا في هذا المقال الذي سنستعرض فيه أهم النصائح لتكون مدير مكتب جيداً:

1. أدِّ المهام اليومية على أكمل وجه:

ذلك من خلال:

المحافظة على مكتب نظيف بشكل دائم:

بصفتك مدير المكتب فإنَّ نظافة وسلامة المكتب وموظفيك هي مسؤوليتك، لذلك لا بد من الحصول على شركة صيانة خارجية لتنظيف المكتب بانتظام أو العمل مع طاقم تنظيف داخلي للحفاظ على نظافة أثاث المكتب.

الرد على المكالمات الهاتفية وعلى رسائل البريد الإلكتروني والبريد الصوتي:

ستكون إحدى مسؤولياتك الرئيسة بصفتك مدير مكتب هي الإشراف على مكالمات العملاء والرد عليها، وهذا يعني نقل الرسائل وتسليمها إلى الأشخاص المناسبين في مكتبك، ويشمل ذلك أيضاً الإجابة عن الأسئلة وحل المشكلات لبقية موظفي المكتب الداخلي.

تعيين موظفين جدد وإعدادهم:

بصفتك مدير مكتب قد تكون مسؤوليتك مقابلة وتعيين موظفين جدد، فإذا كان عليك القيام بذلك بوصفه جزءاً من مسؤولياتك فمن الهام أن تقوم ببناء عملية دقيقة للحصول على جميع الأوراق اللازمة موقَّعة ومملوءة من قِبل الموظفين الجدد، وقد يكون من واجبك أيضاً بصفتك مدير مكتب تدريب الموظفين الجدد وجعلهم يتأقلمون مع المكتب بشكل مناسب.

الحفاظ على ميزانية المكتب:

قد يتم تكليفك بإنشاء وصيانة ميزانية المكتب؛ إذ يمكن أن يتطلب ذلك منك إحضار بعض اللوازم المكتبية البسيطة مثل الحبر والورق والأقلام، ولتكون جيداً في إعداد الميزانية عليك أن تفكر في جميع نفقاتك المحتملة على مدار العام وتتوصل إلى تقدير واقعي لتكلفة كل شيء، كما يمكنك أن تطلب رؤية ميزانيات الأعوام السابقة لفهم ما يجب أن تتكون منه ميزانيتك.

التعامل مع شكاوى العملاء وتعليقاتهم:

إذا كانت هناك شكوى جدية من العملاء فقد تضطر إلى حلها بنفسك، وعندما تحصل على تعليقات من العملاء من الهام أيضاً أن ترسلها إلى الأقسام الأخرى في مكتبك حتى يتمكنوا من تعديل عملياتهم وفقاً لذلك، وإذا رأيت شكوى متكررة فقد تكون بحاجة إلى إجراءات أكبر مثل تغيير طريقة قيامك بالأعمال.

وضع إجراءات الطوارئ واتباع اللوائح:

توجد طريقة أخرى لضمان سلامة المكتب وهي التأكد من أنَّ كل شيء على ما يرام ولا توجد مخاطر صحية تتعلق بالسلامة العامة في مكتبك، فإذا لم تكن هناك إجراءات طوارئ مطبقة في حالة الطوارئ مثل الحريق أو الفيضانات، فيجب عليك العمل مع الإدارة لإحداثها، وقد يتم تكليفك أيضاً بتدريب الموظفين على كيفية إخلاء المبنى والحفاظ على سلامتك في حالة حدوث مثل هذه الطوارئ.

شاهد بالفيديو: كيف تصبح مديراً ناجحاً؟

2. ابنِ مهارات جيدة:

ذلك من خلال:

تعلُّم طريقة جيدة للتواصل:

لكي تكون مديراً جيداً للمكتب عليك أن تمتلك مهارات جيدة في التواصل، فعليك أن تتأكد من أنَّ جميع أوامرك واضحة، وحاول أن تكون مفصلاً قدر الإمكان عند إعطاء تعليمات للأشخاص، وقد يعني التواصل الجيد أيضاً أن تكون واضحاً ومختصراً قدر الإمكان في رسائل البريد الإلكتروني، لكن لا تجعل الاختصار يؤثر في وضوح نص الرسالة، كما يمكن أن يؤدي سوء التواصل بين الموظفين إلى حدوث حالة من الفوضى والإضرار بإنتاجية مكاتبك، لذلك تدخَّل عندما تحدث خلافات بين الموظفين وقم بحل المشكلة بنفسك.

التكيف وتعدد المهام:

في كثير من الأحيان ستشترك مع أقسام متعددة ويمكن أن تساهم في أكثر من مشروع واحد في وقت واحد، لذلك عليك أن تعتاد على التعامل مع المهام المتعددة في نفس الوقت وكن مستعداً لحل أيَّة مشكلة قد يواجهها فريقك، فبصفتك مدير مكتب ستحتاج إلى قيادة فريقك إلى الهدف الأساسي، وهذا يعني التعامل مع أي من المشكلات غير المتوقعة التي قد تنشأ، ولا تجعل الإحباط يسيطر عليك؛ وذلك لأنَّ هذا يعني أنَّ الإحباط سيعم كل الموظفين في المكتب، وهذا سيؤثر أيضاً بدوره في الإنتاجية الإجمالية.

تنظيم المشاريع التي تنجزها بشكل مرتب:

من الهام أن تظل جميع المشاريع التي تشارك فيها منفصلة ومنظمة لأنَّك على الأرجح ستشارك في مشاريع متعددة في وقت واحد، فبصفتك المدير سيعتمد الأشخاص عليك لأرشفة المعلومات بشكل صحيح وإدارتها بطريقة شفافة للأشخاص الآخرين الذين يعملون في المشروع، لذلك احتفظ بسجلات مرتبة وسجِّل كل ما يفيدك في السجلات وقم بصناعة فهرس في بداية كل سجل وتأكد من أنَّ موظفيك يمكنهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة وسلاسة، فيجب أن يحتوي كل مشروع على مجلد رئيس مخصص وأن يحتوي هذا المجلد على مجلدات فرعية بحيث يمكنك الوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة.

المحافظة على الهدوء والسلوك الإيجابي بشكل دائم:

يكون مدير المكتب الجيد هادئاً حتى تحت الضغط ويكون دائماً مصدر تحفيز لموظفيه في المكتب، فكلما كان أسلوب إدارتك أقل هدوءاً كان المكتب أكثر فوضوية، لذلك حافظ على سلوك احترافي بالهدوء عندما يتعلق الأمر بموظفيك وعملائك، وكن موجوداً مع الموظفين الذين يحتاجون إلى المساعدة أو التحفيز.

العدل في تعاملك مع موظفيك:

بصفتك مدير مكتب في إحدى الشركات سواء العامة أم الخاصة فهذا يعني أنَّك رئيس وأنَّ لديك مرؤوسين لك، وقد يكون من مهامك تقسيم المهام على مرؤوسيك، لذلك احرص على أن تكون عادلاً في تقسيم المهام قدر الإمكان ولا تُدخِل الحسابات الشخصية في العمل أبداً، فهذا سيجعلك مدير مكتب سيئاً ومكروهاً من قِبل الموظفين، وهذا يعني إنتاجاً أقل وتواصلاً فاشلاً بينك وبين الموظفين.

الصبر في التعامل مع موظفيك:

عليك الانتباه إلى فكرة أنَّ الموظفين هم أشخاص عاديون وقد يكونون مبتدئين في مجال العمل، لذلك قد يكون من مسؤولياتك تعليمهم وتمكينهم وأن تكون صبوراً معهم إذا أخطؤوا، وقد تضطر لأن تعمل بنفسك بعضاً من مهامهم أمامهم ليعتادوا على كيفية العمل بشكل جيد.

شاهد بالفيديو: طرق تعامل المدير الناجح مع الموظفين

3. اسعَ إلى الحصول على وظيفة:

ذلك من خلال:

التحدث إلى قسم الموارد البشرية لديك للترقية إلى مدير مكتب:

إذا كنت تعمل في مكتب ويوجد شاغر لوظيفة مدير مكتب فيجب عليك تحديد موعد اجتماع مع الموارد البشرية ومعرفة ما إذا كان يمكنك التقدم للوظيفة؛ إذ تفضل بعض الشركات تعيين مديري مكاتب داخلياً وقد تكون هذه هي الفرصة التي تحتاجها للحصول على الترقية.

البحث على الإنترنت عن فرص عمل:

انظر إلى لوحات الوظائف الشائعة وابحث عن وظائف مدير مكتب، وحاول العثور على وظائف في المجالات التي لديك خبرة فيها لزيادة فرص الحصول على الوظيفة.

إرسال طلبك مع سيرتك الذاتية:

يجب أن تسلط سيرتك الذاتية الضوء على أيَّة مهارات مهنية لديك أو أيَّة مهارات تقنية أو تنظيمية أو إدارية تمتلكها، على سبيل المثال المهارات التحليلية والمالية والتنظيمية والإدارية مفيدة لك لتعرضها في سيرتك الذاتية بوصفك مدير المكتب.

الذهاب إلى إجراء المقابلات:

عند إجراء المقابلة من المحتمل أن تُسأل عن مهاراتك في حل النزاعات ومهاراتك التنظيمية والمالية، لذلك كن مستعداً للإجابة عن أيَّة أسئلة يمكن طرحها عليك، وتأكد من أن تركز على معرفتك ومهاراتك الإدارية، وإذا كنت تُجري مقابلة مع مدير مكتب في مجال تقني للغاية مثل الطب أو الهندسة فاستعد للإجابة عن أيَّة أسئلة فنية قد يتم طرحها عليك.

4. اسعَ إلى الحصول على الخبرة المناسبة:

ذلك من خلال:

الحصول على شهادة الدراسة الثانوية أو الحصول على (GED):

عادةً تتطلب وظائف مدير المكتب ما لا يقل عن شهادة الثانوية العامة أو (GED)، فإذا كنت تريد أن تكون مدير مكتب فاحرص على تخرجك من المدرسة الثانوية أولاً أو أخذ دورة للحصول على (GED) الخاص بك.

الحصول على درجة أعلى:

إذا كنت ترغب في تحسين خبرتك وفرصك في العمل فإنَّ درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال ستجعلك أكثر تميزاً، فإذا كنت تريد أن تكون مدير مكتب في صناعة عالية التخصص أو التقنية فإنَّ درجة البكالوريوس أو الماجستير في هذه الصناعة ستحسن تحسيناً كبيراً من فرصك في الحصول على الوظيفة والترقية بشكل أسرع.

الحصول على خبرة العمل في مكتب:

يبدأ العديد من مديري المكاتب بوصفهم مساعدين إداريين في بعض المكاتب، فلتحسين فرصك في الحصول على وظيفة مدير مكتب حاول الحصول على خبرة في بعض الشركات أو مساعدة مدير مكتب آخر أو القيام بخدمة العملاء أو إجراء صيانة للمرافق أو حتى مجرد إدارة فريق؛ إذ ستجعلك هذه الأمور أكثر استعداداً لتكون مدير مكتب جيداً.

في الختام:

نجد أنَّ النجاح في القيادة واستلام المناصب لا يتطلب الكثير، فكل ما عليك هو امتلاك الخبرة اللازمة وبعض المرونة في التعاطي مع الناس فقط، ولا تصدِّق كل ما يُقال في أنَّ استلام المناصب يجعل الإنسان في توتر دائم وعدم راحة؛ إذ يمكنك بصفتك مدير مكتب أن تبقى مسترخياً عندما تعمل بشكل منظم وهادئ.