كيف تفوض المهام بفاعلية؟
ينبغي على جميع المديرين والقادة إتقان فن التفويض، إذ إنَّ فهم كيف ومتى يمكن تفويض المسؤولية للآخرين أمر ضروري للحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية، سواءً على المستوى الشخصي أم التنظيمي؛ كما تعدُّ معرفة كيفية التفويض خطوة ضرورية أيضاً للقيادة الفعالة.
يعني تعلم كيفية التفويض بناء فريق متماسك فعال وقادر على الالتزام بالمواعيد النهائية؛ بالإضافة إلى أنَّ معرفة موعد وكيفية تفويض العمل سيقلل من عبء عملك، ويحسِّن رفاهيتك في العمل، ويعزز رضاك الوظيفي؛ ولكن من المؤسف أنَّ العديد من القادة لا يعرفون كيفية التفويض بشكلٍ صحيح أو يترددون في القيام بذلك.
ستكتشف في هذا الدليل ما الذي يتطلبه التفويض، وكيف يستفيد فريقك من المهام التي تُفوَّض، وكيف يمكنك تفويض العمل بفاعلية.
أهمية التفويض:
يعرف القائد الناجح كيفية التفويض؛ فعندما تفوض بعضاً من عملك، فإنَّك تحرر وقتك وتحقق المزيد يومياً؛ كما يعزز التفويض الفعال الإنتاجية داخل الفريق من خلال الاعتماد على مجموعة المهارات الحالية لأعضائه، والسماح لهم بتطوير معارف وكفاءات جديدة على طول الطريق؛ لتكون النتيجة فريقاً أكثر مرونة ويمكنه مشاركة الأدوار والقيام بالمهام المختلفة عند الحاجة.
عندما تكون على استعداد للتفويض، فأنت تعزز جواً من الثقة والاطمئنان؛ إذ ترسل أفعالك إشارةً واضحةً بأنَّك قائد تثق بمرؤوسيك لتحقيق النتائج المرجوة؛ ونتيجةً لذلك، سيفكرون فيك كقائدٍ محبوبٍ ومؤثرٍ ويحترم مهاراتهم واحتياجاتهم.
لا يتعلق التفويض بإصدار الأوامر على أمل أن يتبعها موظفوك، فوظيفة المدير هي تحصيل الأفضل من أولئك الذين هم تحت إشرافه، ممَّا يزيد الإنتاجية والربح.
يساعد التفويض الدقيق في تحديد نقاط القوة والضعف الفريدة لأعضاء الفريق والاستفادة منها، ويعزز مشاركة الموظفين؛ ذلك لأنَّه يثبت أنَّ المديرين مهتمون بالاعتماد على مواهبهم.
شاهد بالفيديو: أفضل 10 مهارات عليك اتقانها لتنجح كقائد
لمَ يخشَ الناس تفويض المهام؟
في حين يعزّز التفويض الإنتاجية، لكن ليس كل المديرين مستعدين أو قادرين على القيام به. إليك بعض الأسباب الشائعة لذلك:
- يكرهون فكرة أنَّ شخصاً آخر قد يحصل على الفضل في مشروعٍ ما.
- يكونون مستعدين للتفويض من حيث المبدأ، ولكنَّهم يخشون ألَّا يتمكن فريقهم من تحمل درجة إضافية من المسؤولية.
- يعتقدون أنَّ موظفيهم مضغوطون بالفعل، ولا يريدون زيادة أعبائهم.
- يظنون أنَّ القيام بمَهمَّة ما بأنفسهم أسهل وأسرع.
- يكرهون فكرة التخلي عن المهام التي يستمتعون بها.
- يخشون أنَّه إذا فوضوا المسؤولية، سيستنتج مديرهم أنَّه لا يمكنهم تحمل أعباء عملهم.
الفارق بين التفويض وإسناد المهام:
يعتقد معظم الناس أنَّ التفويض وإسناد المهام مترادفان، ولكن هناك فارق هام بين الاثنين؛ فعندما تسند مَهمَّة، فأنت ترشد المرؤوسين للقيام بعملٍ معين، وتخبرهم بما يجب عليهم فعله؛ أمَّا التفويض، فهو يشتمل على نقل بعض أعمالك ومهامك الخاصة إلى شخص آخر، بحيث لا يتلقى مجموعة من التعليمات فحسب، بل يُوضَع في دور يتطلب فيه اتخاذ قرارات يُسأل عن نتائجها.
كيف تفوّض المهام بفاعلية؟
ما أفضل طريقة لمحاربة الخوف من التفويض، وبناء فريق ناجح، والعمل بشكل أسرع؟
إليك دليل ذلك خطوة بخطوة:
1. اعرف متى تفوض:
يمكنك من خلال فهم مقدار التحكم الذي يجب أن تحافظ عليه في موقف ما تحديد أفضل استراتيجية لتمكين العاملين، وهناك 7 مستويات للتفويض تقدم للعاملين درجات مختلفة من المسؤولية.
يحدث التفويض على مستويات مختلفة، ويحدث أدنى مستوى من التفويض عندما تخبر الآخرين بما ينبغي عليهم فعله، حيث يوفر ذلك فرصةً ضئيلةً للموظفين لتجربة طرائق جديدة؛ في حين يحدث أكثر أشكال التفويض تمكيناً عندما تكون قادراً على التخلي عن معظم سيطرتك على المشروع، ونقلها إلى الموظف.
تساعدك معرفة كيفية تفويض العمل على فهم كيفية ربط الأشخاص بالمهام التي تحقق الاستفادة المثلى من مواهبهم، ويضمن لك القيام بذلك بشكل صحيح الحصول على أفضل نتيجة نهائية.
عندما تقرر كيفية تفويض العمل، اطرح الأسئلة الآتية:
- هل يجب أن تكون مسؤولاً عن هذه المَهمَّة، أم يمكن لشخص آخر إنجازها؟
- هل يتطلب الأمر انتباهك لينجح؟
- هل سيساعد هذا العمل الموظف على تطوير مهاراته؟
- هل لديك الوقت لتعليم شخص ما كيفية القيام بهذه المَهمَّة؟
- هل تتوقع تكرار المهام من هذا النوع في المستقبل؟
2. حدّد أفضل شخص للوظيفة:
يجب عليك تمرير الشعلة (تفويض المهمة) إلى عضو الفريق المناسب حتى يتمكن من العمل، فهدفك هو إيجاد موقف تكون لديكم -أنت وشركتك والموظف- فيه تجربة إيجابية.
فكر في مهارات أعضاء الفريق واستعدادهم للتعلم وأنماط عملهم واهتماماتهم، حيث سيكون بوسعهم تنفيذ العمل بشكلٍ أكثر فاعلية إذا كانوا قادرين ومتعاونين ومهتمين؛ لذا امنح الموظف فرصةً لإظهار نقاط قوته إن أمكن.
قد يحتاج الموظفون عديمو الخبرة إلى إرشادات أكثر من الموظفين المخضرمين؛ وإذا لم يكن لديك الوقت الكافي لإعداد الموظف الجديد بحيث يحقق النجاح، فليس من العدل تفويض المهام إليه.
عليك أيضاً التفكير في مدى انشغال موظفيك، إذ لا يجب عليك إرباك شخصٍ ما بإعطائه الكثير من المسؤوليات.
3. قدم الملاحظات والتغذية الراجعة للحصول على تأييد الأعضاء:
بعد العثور على الشخص المثالي للوظيفة، يتعين عليك تمكينه من تحمل أعباء المسؤولية الجديدة.
دعه يعرف لماذا اخترته لهذه الوظيفة؛ فعندما تُظهِر للآخرين أنَّك تدعم تقدمهم وتطورهم، تُبنَى ثقافة الثقة فيما بينكم، ويرون المهام المفوضة فرصاً للتقدم.
عندما تعمل مع موظفين جدد، عبِّر عن رغبتك في تقديم الدعم والتعليقات المستمرة، وخذ أفكار وتجارب الموظفين المخضرمين في الاعتبار.
4. كن واضحاً ومحدداً بشأن العمل:
إنَّه لمن الهام أن تشرح للموظفين سبب ضرورة المشروع وأهميته، وما تتوقعه منهم، ومتى يحين الموعد النهائي؛ ذلك لأنَّهم إذا عرفوا ما تتوقعه، فمن المرجح أن يحققوه.
يمكنك من خلال وضع توقعات واضحة مساعدتهم في التخطيط لكيفية تنفيذ المَهمَّة؛ لذا أعدَّ معالم المشروع بحيث يمكنك التحقق من مدى التقدم المنجز؛ فإذا كان الموظف يواجه صعوبة في تحقيق شيء متميز، يكون لديه الوقت الكافي لتصحيح المسار قبل حلول الموعد النهائي.
هذا النوع من المساءلة شائع الاستخدام في الجامعات؛ فإذا كان الطلاب يعرفون فقط الموعد المحدد والمتطلبات الأساسية لاستكمال أوراق البحث الرئيسة، فقد يؤجلون العمل؛ لكن تتطلب العديد من البرامج أن يجتمع الطلاب مع المستشارين أسبوعياً للحصول على توجيه وهيكلية للعمل، وتلافي الخلل في أساليبهم قبل المواعيد النهائية؛ إذ تعمل هذه الإجراءات على إعداد الطلاب للنجاح، مع منحهم مساحة لإنتاج عمل رائع.
5. ادعم موظفيك:
لرؤية أفضل النتائج الممكنة للتفويض، يحتاج مرؤوسوك إلى الموارد والدعم منك؛ لذا ساعدهم على التدرب، وامنحهم الموارد اللازمة لتطوير المهارات التي يحتاجون إليها.
قد يستغرق الأمر وقتاً أطول لتوفير الموارد، ولكنَّك ستوفر الوقت من خلال إنجاز العمل بشكل صحيح؛ وبالنسبة إلى المهام المتكررة، يؤتي هذا التدريب ثماره بشكل متكرر.
يحتاج الموظفون في بعض الأحيان إلى المساعدة لمعرفة ما يقومون به بشكلٍ جيدٍ وكيف يمكنهم تحسين ذلك؛ لذا فإنَّ تقديم التغذية الراجعة وتلقيها جزء أساسي من التفويض، وهذه طريقة جيدة أيضاً لمراقبة المهام المفوضة كقائد؛ فرغم أنَّه يمكنك تعقب تقدم المهام، إلَّا أنك لا تدير الموظفين بشكل دقيق.
6. أظهر تقديرك:
تعرَّف في أثناء عمليات تسجيل الدخول الدورية على أي مكاسب لاحظتها على المشروع حتى الآن، وأقر بأنَّ موظفيك يحرزون تقدماً نحو تحقيق الهدف؛ إذ يوضح مبدأ التقدم مدى أهمية الاحتفال بالفوز الصغير للحفاظ على تحفيز الموظفين، وسيكون الموظفون أكثر فعالية وتفانياً إذا عرفوا أنَّك تقدر جهودهم.
يساعد إدراكك بأنَّ الموظفين يقومون بعمل جيد على فهمهم لجودة العمل الذي تتوقعه، ويجعلهم أكثر رغبة في العمل معك مرة أخرى في المشاريع المستقبلية.
الخلاصة:
الآن، وبعد أن عرفت بالضبط ما يعنيه التفويض وتقنيات تفويض العمل بكفاءة، أصبحت في وضع رائع لتبسيط مهامك وزيادة الإنتاجية في فريقك.
التفويض هو منح الاستقلالية والسلطة لشخص آخر، وبالتالي تخفيف عبء العمل عن كاهلك وبناء فريق متوازن يُحسِن التصرف.
قد يبدو التفويض معقداً أو مخيفاً، ولكنَّه يصبح أسهل كثيراً بمرور الوقت؛ لذا ابدأ العمل على نحوٍ صغيرٍ من خلال تفويض بعض القرارات إلى أعضاء فريقك بالمستقبل القريب.