كيف تضع برنامجاً فعالاً لإدارة الوقت؟
هل أنت متحمس كون يومك يحتوي 24 ساعة تماماً مثل يوم "جيف بيزوس" (Jeff Bezos)، و"بيل جيتس" (Bill Gates)، و"أوبرا وينفري" (Oprah Winfrey)؟ أم تشعر بالقلق لأنَّه لديك 24 ساعة فقط في اليوم لإنجاز كل شيء؟ هناك من هم قادرون على إنجاز الكثير في يومهم، وآخرون ينفد وقتهم دائماً.
إذا لم تكن قد حققت النجاح الذي تسعى إليه في الحياة، فإنَّ أفضل بداية هي معرفة الطريقة المثلى لقضاء وقتك كل يوم وتحسينها، ومن خلال تعلُّم كيفية إعداد برنامج فعَّال لإدارة الوقت، يمكنك ضمان تركيز وقتك وجهدك على أكثر المهام أهمية بالنسبة لك؛ لذا سنقدم لك 4 عوامل تضمن نجاح برنامجك:
1. الالتزام بالبرنامج:
أول شيء يتعين عليك القيام به هو إعداد البرنامج؛ لذا اعرف المهام التي يتعين عليك القيام بها، وحدِّد الأولويات حتى يكون يومك أكثر تنظيماً، واجعل إعداد برنامج فعَّال أسلوب حياة، وليس مجرد وسيلة للراحة؛ حيث يلجأ العديد من الناس إلى إعداد برنامج عندما تسوء الأمور فقط، أو عندما يكون لديهم وقت "إضافي"؛ ومع ذلك، ستجد أنَّ وضع برنامج يومي هو أفضل طريقة لضمان حصولك على الوقت "الإضافي" الذي تبحث عنه.
لتقليل احتمالية المماطلة، تأكد من أنَّ كل ما تكتبه في برنامجك أو جدولك هو شيء يجب أن تلتزم بإكماله؛ فمن خلال تسجيل المهام التي ستنجزها في برنامجك، سيكون لديك شعور بالإلحاح بشأن الالتزام ببرنامجك. ولكنَّ المشكلة التي يواجهها الكثير من الناس هي أنَّهم يضعون برنامجاً وفقاً ليومهم المثالي مع أنَّ معظم الأيام ليست مثالية؛ فكل يوم يأتي بمشكلات ومواقف فريدة لم يُخطَّط للتعامل معها في ذلك اليوم.
على سبيل المثال، تكون قد حدَّدت موعداً للذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية قبل العمل، ولكنَّك تجد نفسك مضطراً إلى البقاء مستيقظاً حتى وقت متأخر من الليل للوفاء بموعدٍ نهائي؛ أو تتلقلى رسالة عبر البريد الإلكتروني في وقت متأخر من الليل تطلب منك الحضور باكراً في اليوم التالي بسبب وجود مشكلة في تقريرك.
عندما تضع برنامجاً مثالياً، فإنَّك تبحث عن يوم مثالي لتنفيذه، ولهذا السبب يجب عليك بدلاً من ذلك، وضع برنامج واقعي كل يوم حول المهام الضرورية التي ستنجزها، وبالتالي، تنجهزها بغض النظر عن المشكلات غير المتوقعة التي قد تظهر خلال اليوم.
شاهد بالفيديو: 9 التزامات للانضباط الذاتي
2. تحديد فترات زمنية مُحدَّدة:
الخطوة الأولى لتعلُّم كيفية إعداد برنامج فعَّال هي قضاء المزيد من الوقت في تحديد فترات زمنية ووقت أقل في إنشاء قوائم المهام؛ فعندما تنشئ قائمة مهام، فإنَّك تخاطر بعدم إكمال كل شيء في قائمتك؛ فعلى الرغم من جهود التخطيط التي تبذلها، فقد تستغرق بعض المهام التي أدرجتها وقتاً أطول مما كان متوقعاً، ونتيجة لذلك، قد تجد أنَّك لم تُكمِل العديد من مهامك في نهاية اليوم.
أفضل نهج لإعداد برنامج فعَّال هو تحديد فترات زمنية (time blocks) لإكمال المهام الأكثر أهمية كل يوم؛ فبدلاً من تسجيل المهام التي تريد إكمالها كل يوم والعمل على كل منها حتى اكتمالها، حدِّد مقداراً معيناً من الوقت كل يوم لإكمال المهام.
فعلى سبيل المثال، يمكنك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها من الساعة 8:00 صباحاً حتى 8:30 صباحاً كل يوم، وبعد ذلك، يمكنك العمل على مشروع يجب تسليمه في وقت لاحق من الأسبوع من الساعة 8:30 صباحاً حتى 10:30 صباحاً، ومن الساعة 10:30 صباحاً حتى الظهر.
تُشير الدراسات إلى أنَّ تحديد فترات زمنية هي طريقة أكثر إنتاجية لإدارة برنامجك كونك تعمل في فترات زمنية مُركَّزة، ومن خلال تجميع المهام المتشابهة، فإنَّك تُتيح لنفسك استخدام نفس الجانب من عقلك، وهذا النهج أفضل من التبديل المتكرر بين الجانب التحليلي والجانب الإبداعي.
3. إدراج المرح في برنامجك:
الإنتاجية ليست الشيء الوحيد الهام عند تعلُّم كيفية إعداد برنامج يومي؛ فمن الهام أيضاً أن تترك لنفسك بعض الوقت من أجل المتعة، وهذا لا يتعارض مع فكرة أنَّ جدولك يجب أن يكون واقعياً وغير مثالي.
في الواقع، هذا هو سر نجاح برنامجك؛ حيث يملأ الكثير من الناس برامجهم بالمهام والطموحات المهنية التي تؤدي إلى خلق شعور بعدم التوازن؛ لذا حقق التوازن في برنامجك من خلال تخصيص وقت لأصدقائك وعائلتك.
وسواء كان الأمر بسيطاً مثل الذهاب إلى الحديقة مشياً على الأقدام، أم مشاهدة فيلم، أم ممارسة أي لعبة، احرص على قضاء بعض الوقت مع الأشخاص الذين تستمتع بقضاء الوقت معهم.
فكِّر في إعداد برنامج متوازن بالطريقة نفسها التي تتَّبعها لبدء حمية غذائية لفقدان الوزن، فعليك أن تعرف مدى احتمالية نجاحك إذا اقتصرت حميتك على الفواكه والخضروات؛ حيث تشير العديد من الدراسات إلى أنَّ تغيير نظامك الغذائي تغييراً جذريَّاً يؤدي عادةً إلى الانتكاسة والعودة إلى عاداتك الغذائية السابقة، وقد يتسبب في مشكلات صحية أخرى، وبذلك، تُخاطر بفقدان جميع المكاسب التي حققتها سابقاً.
ينطبق الشيء نفسه على تحديد كيفية إعداد برنامج فعَّال؛ فإذا أجريت تغييرات كبيرة على برنامجك اليومي بين عشية وضحاها، فإنَّك تخاطر بفقدان جميع مكاسبك في فترة زمنية قصيرة.
4. تخصيص بعض الوقت لنفسك:
إنَّ تخصيص بعض الوقت لنفسك هو أمر شديد الأهمية؛ ففي كثير من الأحيان، هناك صورة نمطية سلبية تحيط بفكرة البقاء وحيداً، ومع ذلك، تمنحك الوحدة الفرصة للتأنِّي والتفكير بهدوء؛ فالحياة تسير بوتيرة سريعة لدرجة أنَّك قد تنسى غالباً سبب قيامك بمهمة ما أصلاً؛ لذا امنح نفسك بعض الوقت تقضيه لوحدك للتفكير في دوافعك وأهدافك وتطلعاتك.
يتميز البشر عن سائر المخلوقات الأخرى بالقدرة على إدراك الغاية من الوجود؛ فنحن نعلم أنَّنا نعيش، ونعلم أنَّنا سنموت، ويمكننا السباحة عكس التيار أو باتجاهه بملء إرادتنا، ويمكننا السفر شمالاً أو جنوباً بملء إرادتنا أيضاً؛ المشكلة هي أنَّ معظم الناس لا يستفيدون من هذه القدرة المذهلة، إذ نقع ضحية لأنماط وعادات خاطئة نستمر في ممارستها، ولكن من خلال تكريس بعض الوقت لنفسك، فإنَّك تمنح نفسك الوقت اللازم لتقييم الطريقة التي تقضي بها وقتك كل يوم كيلا تقع في نمط عيش حياتك بناءً على قرارات اتخذتها في سنوات سابقة لم تعد تتماشى مع أهدافك الحالية.
أفكار أخيرة:
إنَّ إعداد برنامج يومي هو أكثر من مجرد تدوين قائمة بالمهام التي يجب إنجازها كل يوم؛ إذ يتعلق الأمر أيضاً بتخصيص وقتك بطريقة تمنحك أفضل فرصة لتعيش حياة خالية من الحسرة والندم، وبطريقة تزيد من إنتاجيتك وتُوفِّر لك الوقت لنفسك ولمن تهتم لأمورهم.
تحكَّم في وقتك بحيث تكون حياتك أكثر انسجاماً مع من تحبهم وتحترمهم، وتذكَّر أنَّنا لدينا جميعاً 24 ساعة في اليوم، فسواء استخدمت هذا الوقت لتعيش حياتك مثل حياة جيف بيزوس (Jeff Bezos) أم استخدمته لتعيش حياتك مثل حياة شخص آخر يضيع وقته، فهذه حياتك؛ لذا تعامل معها على أنَّها كنز ثمين.