كيف تجعلك طريقة التخطيط السريع أكثر إنتاجية؟

هل سمعتَ من قبل عن طريقة التخطيط السريع؟ طوَّر المتحدث التحفيزي والكوتش في مجال الأعمال توني روبينز (Tony Robbins) نهج إدارة الوقت هذا؛ ويرى "روبنز" نظام (RPM) نظاماً للتفكير وليس أسلوباً لإدارة الوقت، كما يرى أنَّه سيساعدك على زيادة إنتاجيتك.

يلخِّص هذا المقال بعض مبادئ هذا النظام ليعطيك فكرةً أفضل حول هذه الطريقة الجديدة وقدرتها في مساعدتك على تحقيق المزيد، ولكن لنوضح الجوانب التي تركز عليها:

شرح طريقة التخطيط السريع (RPM):

بينما تشير الأحرف الثلاثة (RPM) إلى الكلمات الإنجليزية (Rapid Planning Method) - التي تترجم إلى طريقة التخطيط السريع - يتمركز هذا المصطلح حول محاور عدَّة:

1. التركيز على النتائج:

ابدأ بالتفكير فيما تريد تحقيقه، فيجب أن تتمحور خططك اليومية حول النتائج التي تأمل أن تراها الآن وفي المستقبل، وقد يكون هذا شيئاً بسيطاً مثل الرغبة في تنظيف المنزل في نهاية اليوم أو هدف طويل الأمد كزيادة وقت التمرينات الرياضية التي تجريها بحلول نهاية الشهر.

يتضمن هذا القسم من طريقة التخطيط السريع الحرفين الأولين من النموذج الذي يساعد على تحديد الأهداف ويُعرَف بالأهداف الذكية ويُرمَز لها (SMART) باللغة الإنجليزية؛ حيث يدل كل حرف منها على الكلمات التالية:

• محدَّد: Specific.
• قابل للقياس: Measurable.
• قابل للتحقيق: Attainable.
• ذو صلة: Relevant.
• مقيَّد زمنياً: Time-bound.

 ستكون الخطط التي تضعها أكثر فاعليةً عندما يمكنك تصوُّر النتيجة النهائية وقياس تقدُّمك على طول الطريق.

2. التفكير في الهدف:

بعد ذلك، فكِّر في سبب قيامك بما تفعله، على سبيل المثال: هل هدفك هو رفع الأثقال لأنَّك تريد إعطاء الأولوية لصحتك، أو لأنَّك تطمح للمشاركة في الأولمبياد؟ يجلب الهدف الدافع إلى التخطيط الخاص بك بحيث تكون متحمساً لإنجاز الأشياء بعد تدوينها.

يقترح "روبنز" (Robbins) هنا استخدام الكلمات المحمسة كأداة تحفيزية؛ حيث تمتلك الكلمات الكثير من القوة ويمكن حتى تحويلها إلى عبارات تشجيعية تكررها لنفسك لتحقيق تحفيز إضافي في الأيام الصعبة، على سبيل المثال: قد تعبِّر كلماتك عن رغبتك في أن تصبح أقوى وأكثر تحمُّلاً واستمرارية، فهذه هي الكلمات التي تريد أن تغرسها في نفسك من خلال طريقة التخطيط السريع.

3. وضع خطة عمل مُحكمة:

هذا هو المكان الذي توظِّف فيه هدفك في توليد النتائج التي تريدها، فلا تكتب فقط هدفاً أو هدفين؛ بل سجِّل كل هدف، وبعد ذلك، أجرِ عصفاً ذهنياً لتأتي بالعديد من الأفكار والمهام والخطط التي يمكنك التفكير فيها والتي ستحوِّل أحلامك إلى حقيقة.

بعد أن تضع خطة العمل المُحكَمة الخاصة بك، ابدأ بتنظيمها، واجمع العناصر المتشابهة معاً حتى تصبح قائمتك الشاملة مختصرةً وأكثر قابليةً للتنفيذ، وحدِّد أولويات المهام بناءً على مدى أهميتها أو مدى السرعة التي يجب أن تكتمل بها حتى يتم تنفيذ بقية الخطة.

استخدام طريقة التخطيط السريع لزيادة الإنتاجية:

لديك الآن فكرة أفضل عما تهدف طريقة التخطيط السريع إلى القيام به، وها قد حان الوقت لتنفيذها؛ إذ ستكون تجربتها مؤشراً أفضل بكثير لمدى فاعليتها من القراءة عنها فقط، وإليك كيفية تطبيقها لمساعدتك:

1. جعل الجد في العمل أمراً مثمراً:

هل سبق لك أن نفَّذتَ كل الأمور على قائمة مهامك وما زلتَ تشعر وكأنَّك لم تفعل شيئاً ذا مغزى؟ من المحتمل أن تعرف ربات المنازل هذا الشعور، ومع وجود الكثير من الفوضى التي يجب تنظيفها، والكثير من الملابس لغسلها، والأطباق التي يجب وضعها بعيداً، يشعرن أنَّ العمل لا ينتهي أبداً، فقد يكون من الصعب إيجاد قيمة لهذه الأعمال المتراكمة.

باستخدام طريقة التخطيط السريع، يمكنك جعل عملك أكثر فائدةً، وسبب إنجازك المهام المنزلية، فالتفكير في جعل منزلك مكاناً أفضل لتربية أطفالك هو حافز أفضل من القيام بذلك لمجرد أنَّه واجب عليك.

يحقق الهدف الأكبر الإنتاجية بسهولة، فبدلاً من التراخي في ذهابك إلى المطبخ مثلاً، ستجد الحماسة في كل مهمة تنجزها، عالماً أنَّ ما تفعله يعني أكثر من مجرد قائمة عليك إنجازها.

2. توضيح رؤيتك:

يمكن أن تصبح الحياة العملية التقليدية مملةً بسرعة؛ حيث ينسى الكثير من الناس أهدافهم وأحلامهم؛ ذلك لأنَّهم يركزون على تغطية نفقاتهم أو على تأمين لقمة عيشهم حتى موعد استلام راتبهم، وتساعد طريقة التخطيط السريع على توضيح رؤيتك بحيث تعني الأشياء التي تفعلها يومياً أكثر مما تعنيه في الحالة العادية بكثير.

لا تُعَدُّ هذه الطريقة رائعةً للتخطيط اليومي فحسب؛ بل يمكنها أيضاً إضافة الكثير إلى جدولك المعتاد، على سبيل المثال: قد تطمح إلى افتتاح مخبز خاص بك ولكنَّك تكافح من أجل تخصيص الوقت الكافي لإنجازه، وباستخدام طريقة التخطيط السريع، ستتمكن من صياغة الخطة المختصة المدعومة بهدف قوي والرؤية المطلوبة لتحقيق ذلك.

قد يكون لديك أسلوب مثالي لإدارة الوقت قيد التطبيق بالفعل باستخدام التقويم الخاص بك، وإذا كان الأمر كذلك، فجرِّب هذه الطريقة على مشروع جانبي كنتَ تؤجله لفترة طويلة، واختر قراراً قديماً قررتَ تطبيقه في السنة الجديدة أو حلماً رافقك مدى الحياة، وشاهِد كيف يمكن لها أن تجعلك أقرب من أي وقت مضى لتحقيق أهدافك.

3. العمل بجد وذكاء:

ربما سمعتَ عبارة: "اعمل بذكاء وليس بجهد أكبر"، فلِمَ لا نفعل الأمرين معاً؟ كان جزء من سبب تطوير "توني روبنز" لهذه الطريقة هو أن تكون بديلاً لقوائم المهام التقليدية، فقوائم المهام هي مثال على العمل الجاد وإنجاز الأشياء إنجازاً منظَّماً، لكنَّ "روبنز" (Robbins) كان يعلم أنَّه يمكنك القيام بأكثر مما قد تقيدك به قائمة المهام.

غالباً ما تجعلك قوائم المهام تتوقف عند التفاصيل، وبالطبع، الاهتمام بالتفاصيل ليس بالأمر السيئ، لكنَّ تقدُّمك قد يكون أبطأ، ومع هذه الطريقة، سيوجهك السؤال "ماذا عليَّ أن أفعل؟" نحو الإجراءات الموجَّهة نحو النتائج مدفوعةً بالهدف بدلاً من قائمة العناصر التي ستبطئ العملية.

يتمثل أحد الجوانب الهامة في هذه الطريقة في تجميع عناصر قائمة المهام معاً، والتخلص من أكبر عدد ممكن من العناصر حتى تتمكن من إنجاز المزيد في يوم واحد، وهكذا وصل العديد من رواد الأعمال والنجوم العظيمين إلى ما هم عليه اليوم.

يمكنك أن تكون نجماً مثل أي شخص آخر؛ لذا احصل على التقويم الخاص بك وجرِّب هذه الطريقة ولاحِظ مقدار ما يمكنك إنجازه، وستساعدك تحليلات وقتك في قياس تقدُّمك.

المصدر