كيف تتواصل مع مديرك بفاعلية عندما لا توافقه الرأي؟
لا يتقبل جميعنا الأفكار التي يطرحها المدير أو الفريق الإداري، وبمقدورك بالتأكيد الاحتفاظ برأيك والموافقة على اقتراحاتهم؛ ولكن ماذا لو كانت هذه الاقتراحات سيئة بالفعل؟
يمكنك من خلال معرفة طريقة التواصل الفعال حماية شركتك من تبعات هذا الأمر، ومتابعة العمل بهذه الاقتراحات؛ لكن ومع ذلك، يمتنع الكثير من الناس عن التعبير عن أفكارهم خشية فهمها بصورة خاطئة؛ لذلك نعرض لك في هذا المقال طرائق التصرف بشكل مناسب، وكيفية التحكم بردودك كي تعبر عن أفكارك بفاعلية.
إليك ست نصائح كي تعبِّر عن رأيك بطريقة تحترمها إدارتك:
1. افهم السبب:
قبل أن تخبر مديرك بأنَّك لا تتفق مع اقتراحاته، احرص على معرفة الأسباب التي دفعته إلى طرحها أولاً؛ فربَّما اتخذها استناداً لمعلومات تجهلها، حيث يتعامل القادة العظماء مع التغييرات القادمة بفاعلية؛ ولكن في بعض الأحيان، تحتاج إلى محاكمة الأمور والحصول على الإجابات اللازمة بنفسك.
تخيل أنَّك علمت أنَّ شركتك تعمل على تخفيض أجور موظفيها. ربَّما تعتقد أنَّه اقتراح سيئ، خاصة إذا تصورت أنَّه سيشملك أنت؛ ولكن ماذا لو اكتشفت أنَّ خيارهم البديل هو تسريح جزءٍ من الموظفين؟ نظراً إلى هذه المعلومات الجديدة، قد تجد نفسك توافق فجأة على اقتراحات الإدارة.
لذا، قبل أن تخبر مديرك بأنَّ اقتراحاته خاطئة، أجرِ أبحاثك كي تؤكد أنَّه مخطئ، ولا تخف من السؤال عن أسباب طرح مثل هذه الاقتراحات.
نقدم إليك فيما يأتي بعض الاستفسارات الرئيسة التي يجب طرحها على مديرك لفهم الأسباب:
- ما النتائج التي تسعى إلى تحقيقها؟
- ما الخيارات الأخرى التي فكرت فيها؟
- كيف توصلت إلى اتخاذ قرار بتنفيذ الخطة؟
تواصل بفاعلية مع مديرك من خلال إجراء محادثة مريحة وواضحة، كيلا يبدو الأمر بمثابة استجواب له؛ واستخدم بعض الكلمات مثل " كيف، وماذا" عند طرح الأسئلة، ولا تستخدم كلمة "لماذا" لأنَّها تضع الطرف الآخر في موقف الدفاع عن اقتراحاته.
أنت لا تحاول في هذه المرحلة تغيير آراء الآخرين، أو إظهار عدم توافقك مع اقتراحاتهم؛ وإنَّما تسعى إلى معرفة مزيد من الأسباب لطرحهم مثل هذه الاقتراحات أساساً.
2. ضع "التوقيت والمكان والطريقة" في اعتبارك:
بعد إجراء البحث اللازم، إذا كنت لا تزال مقتنعاً بأنَّ مديرك مخطئ، فقد حان الوقت لتخطط كيف ستخبره بذلك.
يمكنك أن تذكر أسبابك الصحيحة؛ ولكن إذا فعلت ذلك بطريقة خاطئة، فلن يصغي أحد إلى آرائك؛ فعندما يعلن مديرك عن اقتراح لا توافق عليه، فلا يمكنك التصريح بأنَّه على خطأ، لا سيما إذا كنتم في وسط اجتماع على مستوى الشركة مثلاً؛ وفي الوقت نفسه، إذا تأخرت في التعبير عن رأيك، فقد يكون الآوان قد فات لتغيِّر ذلك.
لا يوجد ما يؤكد الوقت والمكان المناسبين لتواجه مديرك بآرائك؛ ومع هذا، نقدم إليك بعض المؤشرات لمساعدتك في ذلك:
- تأكَّد من لفت انتباه رئيسك في العمل: تعدُّ جدولة اجتماع شخصي أو عبر الفيديو أكثر فاعلية من معالجة الموضوع على عجل أو باستخدام البريد الإلكتروني؛ إذ يمكنك بهذه الطريقة أن تخفف من الإلهاءات وتضمن التركيز على المحادثة التي تجري بينكما.
- راعِ أوقات رئيسك: كيف ومتى يمكنك مناقشة رئيسك بشكل جيد؟ هل يمكن مناقشته في الصباح، أم عندما يكون مرهقاً في نهاية اليوم؟ احرص على مقابلته في وقت مناسب له للحصول على أفضل النتائج الممكنة.
- هيِّئ نفسك: رغم ضرورة معالجة المشكلة على الفور، إلَّا أنَّك تحتاج إلى الاستعداد للمحادثة التي ستجريها مع مديرك؛ لذا احرص على أن تمنح نفسك الوقت الكافي للتخطيط لما ستقوله جيداً.
اختر يوماً ووقتاً وطريقة للتواصل تتوافق مع جدول أعمال مديرك وأولوياته، ثمَّ أخبره أنَّك تريد أخذ القليل من وقته لتناقشه بالمعلومات التي شاركها معكم، وجهِّز لهذا اللقاء.
3. كن واضحاً ومختصراً، ولا تُجمِّل حديثك بالإيجابيات:
هناك نظرية كلاسيكية حول مشاركة النقد تنص على أنَّه يجب تقديمه وفق عدة مراحل، حيث نبدأ بذكر شيء إيجابي، ثمَّ مشاركة الناحية السلبية منه، ثمَّ ننتهي بإيجابية أخرى.
ومع ذلك، أظهرت الأبحاث الحديثة أنَّ هذه الطريقة غير فعالة، ويمكن أن تنعكس سلباً على الطرف الآخر؛ لذا بدلاً من محاولة تخفيف نقدك الموجه باستخدام المجاملات المنمقة، كن واضحاً ومختصراً، وسيُقدِّر مديرك احترامك لوقته، وقد يأخذ شكواك على محمل الجد.
من الأمور الهامة التي يجب ملاحظتها أنَّه إذا كانت غالبية تفاعلاتك مع مديرك سلبية في الماضي، ستنخفض قدرتك على التواصل بفاعلية مع مرور الوقت، وذلك بغض النظر عن طريقة تعبيرك عن نقدك.
إنَّه لمن الأسهل بكثير طرح نقدك بطريقة واضحة وفعالة عندما يكون لديك بالفعل تاريخ قوي وحافل بالأفكار الإيجابية؛ لذلك، ابذل جهداً لتخبر إدارتك عند قيامهم بعمل رائع، وحدد أيَّاً من قراراتهم تدعمها تماماً، ولا تقم بذلك في الوقت نفسه، وإنَّما دع أفكارك تظهر على أنَّها حقيقية وليست محاولة للتخفيف من أمر سلبي.
شاهد بالفيديو: كيف تتقبل النقد وتتعامل مع الانتقادات السلبية في العمل؟
4. ركِّز على الحقائق:
إذا كنت لا تستطيع أن تشرح لرئيسك سبب اختلافك معه بشكل واضح ومنطقي، فلن تكون قادراً على تغيير رأيه؛ لذا تواصل بفاعلية من خلال دعم وجهات نظرك بالحقائق والبيانات المثبتة، بدلاً من الآراء والمخاوف والفرضيات.
على سبيل المثال: لنفترض أنَّك لا تدعم خطة مديرك خشية أن تفشل. لن يكون رفضك كافياً لتؤثر في آرائه، وإنَّما تحتاج إلى تفاصيل وحقائق ملموسة تُظهِر سبب خوفك من الفشل؛ لذا أثبت مخاوفك بالبيانات، واستخدم الأرقام التي توضح عدد مرات فشل المشاريع المماثلة، وابنِ حديثك كاملاً على بيانات مثبتة.
يولي الكثير من المديرين والمسؤولين التنفيذيين اهتماماً أكبر للاقتراحات التي تتضمن أرقاماً أكثر من غيرها، ويؤدي عرض مثل هذه البيانات إلى الدخول مباشرة في صلب الموضوع، وسيقدر المدير هذا الأمر من خلال فهمه السريع للاقتراح المطروح أمامه؛ لذا قدم الحقائق باستخدام تقارير إلكترونية تتضمن المعلومات والرسومات البيانية التي يسهل فهمها، بدلاً من استخدام التقارير الورقية.
5. جهِّز البدائل:
هناك اقتباس مشهور للمتحدث التحفيزي "جيم رون" (Jim Rohn) يقول فيه: "ركِّز على الحل وليس على المشكلة"؛ فإذا كنت تريد تغيير رأي الإدارة، فلا تبين لهم أسباب فشل خطتهم؛ إذ إنَّك بهذه الحالة تركز على المشكلة، ويعني قيامك بذلك رفضك لأفكارهم وتركهم يبحثون عن خطط جديدة.
قد يشعر مديرك بأنَّه مقيد بتنفيذ الخطة الحالية إذا لم تقدم بدائل قابلة للتطبيق، حتى ولو أظهرت أسباب فشل خطته؛ ذلك لأنَّه ببساطة غير قادر على التفكير في بديل أفضل؛ كما لا يعني التركيز على الحل بالضرورة حصولك على الإجابة الكاملة.
في الواقع، لا يتوجب عليك إخبار مديرك بأنَّه على خطأ، وبأنَّك تمتلك الاقتراح المناسب؛ ذلك لأنَّه يبدو وكأنَّك تتعالى عليه وتواجهه؛ لذا بدلاً من ذلك، عليك أن توضح لمديرك أنَّ خطته قد لا تنجح في الوقت الحالي، وبأنَّك تملك بعض الأفكار التي قد تبدو ناجحة.
تركِّز هذه الطريقة على الحل وتقديم الأفكار؛ ومع ذلك لا يزال رأي مديرك هو الأنسب لاختيار الاقتراح اللازم والسيطرة على الوضع.
ماذا لو لم تتمكن من إيجاد اقتراحٍ بديل؟ إذا كان لديك سبب وجيه يؤكد فشل خطة مديرك، ولكنَّك لا تملك اقتراحاً بديلاً؛ فتحتاج في هذه الحالة إلى التفكير بشكل مختلف وإبداعي.
تخيل بأنَّ فريق إدارتك يقترح خطة لزيادة المبيعات وأنت مقتنع بأنَّها ستفشل فشلاً ذريعاً؛ ولكن مع ذلك، لا يمكنك التفكير في طريقة أخرى لتحقيق المستوى نفسه من النمو. يمكنك بدلاً من وضع خطط نمو بديلة اقتراح أفكار أخرى لاكتشاف خيارات أفضل.
على سبيل المثال: قد تقترح عليهم إجراء دراسة موسعة للأسواق المستهدفة لمعرفة ما تحتاجه بالفعل، وقد يساعد ذلك في تعزيز نجاح خطتهم المقترحة، أو قد يُظهِر أنَّهم يسيرون في الاتجاه الخاطئ، ويُولِّد لهم ذلك خيارات أفضل للتفكير.
6. استعد للفشل:
سيكون للإدارة في نهاية اليوم الحق في اختيار الاقتراح المناسب للشركة؛ فحتى بعد توضيح المخاوف والأسباب المتعلقة بفشل خطتهم، وشرح البيانات واقتراح البدائل القابلة للتطبيق، فربَّما لا يزالون يريدون تطبيق الخطة الأصلية.
إنَّه لمن الضروري أن تستعد لحصول ذلك قبل أن تبدأ بمناقشة مديرك؛ فإذا دخلت واثقاً من قدرتك على تغيير رأيه وفشلت في ذلك، ستتصرف بشكل سيئ وتلحق الضرر بعلاقات العمل؛ لذلك، فكِّر في أسوأ سيناريو متوقع لسير المحادثة وكيف ستتعامل مع النتيجة، وضع في اعتبارك ما يمكنك القيام به إذا لم يقتنع رئيسك في العمل.
هل أنت على استعداد لتتجاوزه وتقدم مخاوفك إلى مديره الأعلى؟ هل تشعر أنَّك قادر على الاقتناع باقتراحاته إذا لم تتمكن من تغيير رأيه؟ أم أنَّك ستحترم قرار مديرك وتساعده في محاولة تنفيذ خطته؟
قد يساعدك التفكير في أسوأ السيناريوهات على أن تكون أكثر هدوءاً وثقة بالنفس خلال المناقشة، ممَّا قد يساعد أيضاً في تعزيز موقفك.
الخلاصة:
يجب أن تكون مستعداً إذا كنت تريد التواصل بفاعلية مع مديرك؛ لذا خذ الوقت الكافي قبل الاجتماع لتفهم سبب اختيار رئيسك للخطة المطروحة، وفكر في أفضل وقت وطريقة لمناقشته، وجهز مسبقاً ما ستقوله، واجمع الحقائق التي تدعم أفكارك، وجهز البدائل المحتملة؛ وأخيراً، كن مستعداً لأسوأ التوقعات، ولما يجب عليك فعله إذا رفض مديرك الإصغاء إليك.