زيادة إنتاجية الموارد البشرية عن طريق التعاقد مع جهات خارجية

قد يكون عملك موجَّهاً إلى الزبائن لكنَّ فريقك هو الذي يحدد نوعية الخدمة التي تقدِّمها والمنتج الذي تقدِّمه. يُنظر إلى قسم الموارد البشرية عموماً على أنَّه أساسيٌّ في أيَّة مؤسسة، لكن هناك أسباب عديدة تدعوك إلى التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بجزء من مهام الموارد البشرية أو بها كلِّها، وإذا لم تقتنع بعدُ بالاستعانة بمصادر خارجية، ألقِ نظرة على فوائد ذلك وتأثيراته في منتجك وربحيتك.

فلنتعرَّف على سبب ارتفاع الإنتاجية عند توكيل مهام الموارد البشرية إلى مصدر خارجي:

1. تعزيز الامتثال القانوني:

تَفتقد العديد من الشركات الصغيرة لموظف موارد بشرية خاصٍ بها، على الرغم من وجود شخص مسؤول عن تنظيم جداول الأجور، سواء كان الذين يؤدون مهام الموارد البشرية أشخاصاً من خارج الشركة أم من داخلها، يضمن الاستعانة بمصدر خارجي للقيام بمهام الموارد البشرية امتثالك لمجموعةٍ واسعةٍ من القواعد والقوانين التي تخضع لها الشركة.

على سبيل المثال، عند إسناد مهام التحقق من السيرة الذاتية للموظفين وتقييمهم إلى مصدر خارجي، فأنت تستفيد من خبراء متمرِّسين، ويمكنك أيضاً أن تطلب منهم كتابة دليلَي الموظفين والسياسات أو تحديثهما ليتوافقا مع آخر الأنظمة الحكومية مما يساعدك على تفادي الغرامات الطائلة في حال مخالفتها.

جرِّب التعاقد مع جهةٍ خارجية تقدِّم خدمة إدارة شؤون المتعاقدين إن كان لديك موظفون يعملون خارج البلاد؛ حيث تساعدك الشركات المستقلة التي تدير شؤون المتعاقدين مثل "نيو هورايزنز جلوبال بارتنر" (New Horizons Global Partners) في تأدية مهام مثل تنظيم التكاليف بين الشركاء وتحديد المهارات التي يحتاج إليها مشروعٌ مُعيَّن، كما أنَّ التعاقد مع هذا النوع من الشركات يضمن عدم وقوعك في أخطاءٍ شائعة كنت ستقترفها بسبب جهلك بالقوانين المحلية المتعلقة بالضرائب والعقود القانونية.

2. تَفرُّغ موظف الموارد البشرية للعمل مع الموظفين:

حين تستعين بمصدر خارجي للقيام بمهام الموارد البشرية مثل تنظيم جداول الرواتب وحساب مُستحقات الموظفين، ستمنح قسم الموارد البشرية الخاص بك الفرصة للتركيز على فريقك الفعلي، كأن يصبح في إمكان فريق الموارد البشرية العمل على حلِّ الجدالات في مكان عمل وتجنُّب المخاطر القانونية أو سيتوفر لديهم المزيد من الوقت للعمل على برامج التدريب والمتابعة.

سواء كنت تبني معملاً جديداً أم ترغب في مضاعفة عدد موظفيك قبل زحمة موسم العطل في المحلات التجارية، ستجد أنَّ التعاقد مع قسم موارد بشرية خارجي لا غنى عنه لتوفير الوقت في أثناء توظيف أعداد كبيرة، وخلال ذلك الوقت يستطيع فريق الموارد البشرية خاصتك التركيز على تدريب الموظفين الجدد ومتابعة تقدُّمهم.

يمكنك الاستعانة بمصدر خارجي للقيام بمهمةٍ معيَّنة من مهام الموارد البشرية مثل التوظيف والتدريب وأن تترك لفريق الموارد البشرية خاصتك العمل على تخطيط الموارد بعيد الأمد، فعلى سبيل المثال، إسناد مهمة تنظيم الرواتب إلى مصدر خارجي يسمح لإدارة المبيعات بتحويل انتباهها نحو تصميم المنتج أو إعداد خطة تعويضات أفضل، كما يمكنك تخفيف العبء عن فريق الموارد البشرية في شركتك عن طريق السماح لشركة تعهداتٍ إدارية بالإشراف على العاملين في موقعٍ مؤقت.

وفي حالة الشركات الصغيرة، يُفسِح ذلك المجال لرب العمل ليسعى إلى تنمية عمله عوضاً عن هدر وقته بقراءة السيَر الذاتية وإجراء المقابلات مما سيكون له تأثير كبير في الشركة؛ حيث وجدت إحدى الدراسات أنَّ أرباب العمل يقضون ثلث وقتهم فقط على تطوير عملهم على الرغم من أنَّهم يعملون 50 ساعة أو أكثر أسبوعياً، فالاستعانة بمصادر خارجية تسمح لك بالتركيز على هدفك الأساسي.

شاهد بالفديو: أهم مهارات مدير الموارد البشريّة

3. التخفيف من نفقات شركتك:

السبب الأكبر الذي يدفع بالشركات بكافة أحجامها إلى التعاقد مع قسم موارد بشرية خارجي هو أنَّه يخفِّض من نفقاتها، فمن الأوفر لك صرف أجر واحد لمصدرٍ خارجي عوضاً عن صرف أجور لعدة موظفين لا تستثمر قدراتهم استثماراً كاملاً، فكما للاستعانة بالمصادر الخارجية فائدة إضافية، فهُم أشخاصٌ احترافيون متخصصون ومُعدَّل إنتاجيتهم يفوق مُعدَّل إنتاج الموظف العادي.

لا تستطيع الشركات الصغيرة تحمُّل تكلفة توظيف قسم موارد بشرية احترافي، لكن عند العمل مع مصدر خارجي ستتمكن من الاستفادة من كامل تلك الخبرات إضافة إلى أنَّه يصبح في إمكانك الاستفادة من برامج لا تستطيع شركتك تحمُّل تكاليفها، فلن تضطر إلى شراء نظام معلومات موارد بشرية مكلِف أو صيانته.

في العديد من الشركات، لا حاجة إلى وجود موظفٍ داخلي تقتصر مهمته على الاهتمام بمسائل الموارد البشرية، فالعمل مع مصدر خارجي يسمح لك بالدفع للحصول على الخدمات التي تحتاجها تحديداً بدلاً من أن تحاول العثور على طرائق للاستفادة من فريق الموارد البشرية الذي يعمل في الشركة، غير أنَّ أصحاب الشركات الصغيرة غالباً ما تنقصهم الخبرة الكافية للتفريق بين الموظف الجيد والموظف الذي يُضيِّع الوقت، مما يقودنا إلى النقطة التالية.

4. جذب موظفين مميزين والحفاظ عليهم:

عند البحث عن موظفين مناسبين لملء الشواغر ستجد أنَّ الاستعانة بشركة خارجية لتنظيم أمور الموارد البشرية خيارٌ ممتاز، ومن الفوائد الإضافية للاستعانة بمصدر خارجي هو امتلاكهم الوقت والخبرة اللازمَين للعثور على الموظفين الذين تحتاجهم تحديداً، كما أنَّه يخفِّض من تكاليف التوظيف والتدريب من دون التضحية بالنوعية، وتحسين التدريب مرتبطٌ مباشرة بتحسُّن نسبة الحفاظ على الموظفين مستقبلاً.

والأهم من ذلك، قد تقدِّم منظمات الموارد البشرية الخارجية مزايا أفضل مما كنت تقدِّمه لموظفيك إضافة إلى تحسين نوعية الخدمات، كما يمكنك تحقيق ذلك عبر التعاقد مع منظمةٍ احترافية، فبوسع هذا النوع من المنظمات التفاوض للوصول إلى نسب تأمين صحي وفوائد أفضل من التي تستطيع تقديمها الشركات الصغيرة بالوضع العادي، أو يمكنك ترك تنسيق الفوائد والاستحقاقات بين يدي مكتبٍ خارجي.

5. تجنُّب ارتكاب الأخطاء المكلِفة:

يقدِّر استطلاع أُجرِي أنَّ حوالي 80% من أرباب العمل يقومون بمهام الموارد البشرية بأنفسهم و30% منهم غير واثقين مما إذا كانوا يؤدونها على نحوٍ جيِّدٍ أم لا.

هذه أرقام خطيرة، ليس لأنَّ الموارد البشرية تُعنى بالعثور على أفضل الموظفين فقط؛ بل لأنَّها تتضمن الحرص على الامتثال للقوانين والأنظمة والتزامات الضرائب، فقد تؤدي أخطاءٌ بسيطة في جداول الأجور إلى تداعياتٍ خطيرة لا يمتلك معظم أرباب العمل الخبرة اللازمة للتعامل معها، وذلك أحد الأمور التي لن تُضطرَّ للقلق بشأنها عند العمل مع قسم موارد بشريةٍ خارجي، فهُم أيضاً يتحمَّلون المسؤولية عند وقوع الأخطاء مما سيمنحك راحة البال.

6. زيادة تماسك المجموعة:

لربما أكبر فوائد توكيل مهام الموارد البشرية لمصدر خارجي هو بناء فريقٍ أفضل؛ حيث يحرص فريق الموارد البشرية البارع على قضاء الوقت معك وفهْم شركتك وثقافتها، وبهذا يتمكَّنون من تقييم الموظفين المحتملين تقييماً سليماً منذ البداية، ويكونون قادرين على توصيف نوع الموظفين الذين عليهم التقدُّم توصيفاً دقيقاً، ومتابعتهم بحيث تقضي أنت أقلَّ وقت ممكن في هذه المَهمة.

الخلاصة:

كل ما سبق سيؤدي إلى انخفاض معدَّل مغادرة الموظفين، وذلك بدوره يعني أنَّ الفريق الذي تبنيه سيكون أكثر خبرة ولن يعتمد على خبرات عددٍ قليل من الموظفين القدامى، وبهذا ترفع إنتاجيته، وعلاوة على ذلك سيكون أفراده أكثر استعداداً لاستقبال موظفين جدد ودمجهم في الفريق، وإطلاعهم على السياسات والإجراءات وتعزيز حماستهم. وسيكون لديك فريق كامل من الخبراء المطَّلعين على كافة الإجراءات مما سيساعد منظمتك على تقديم الأفكار لزيادة فاعليَّة العمليَّة.

موظفوك هم شريان حياة عملك والتعاقد مع مصادر خارجية لتأدية مهام الموارد البشرية طريقة ناجعة لزيادة إنتاجيتهم، كما أنَّ لتلك السياسة فوائد إضافية مثل خفض النفقات وبالوقت نفسه الحفاظ على المرونة التي تحتاجها شركتك؛ لذا إن كنت تواجه صعوبات في القيام بهذه الأعمال بنفسك أو تشعر بأنَّ نفقاتك في تزايد مستمر فربما عليك أخذ هذا الخيار في الحسبان.

المصدر