دليل الإنتاجية: الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت
تُعَدّ الإنتاجية عاملاً مهماً في أي نوعٍ من أنواع العمل لكنَّ بلوغ مستوياتٍ عالية من الإنتاجية كل يوم يمكن أن يكون مهمةً عسيرة إذ قد تكون في بعض الأيام بأفضل حالاتك فتعمل بكفاءةٍ وسلاسة وينتابك إحساسٌ بالفخر في نهاية اليوم وقد تشعر في أوقاتٍ أخرى أنَّك غير قادرٍ على البدء بالعمل حيث تكون مصادر تشتيت الانتباه في بعض الأحيان سبباً في ذلك وفي أحيانٍ أخرى لا يكون لانعدام القدرة تلك أيّ تفسير. لذا سنتطرق في هذه المقالة إلى تعريف الإنتاجية أولاً، ثمّ سنتعرّف على أهم استراتيجيات الإنتاجية، وختاماً سنقدّم لك أفكاراً لتصبح أكثر إنتاجية كلّ يوم.
ما هي الإنتاجيَّة؟
الإنتاجيّة: مقياسٌ لكفاءة شخصٍ ما يُنجِزُ مهمَّةً ما.
غالباً ما نفترض أنَّ الإنتاجيَّة تعني إنجازَ مزيدٍ من الأشياء كلَّ يومٍ، وهذا مفهومٌ خاطئ، إذ أنَّ الإنتاجيَّة تعني إنجاز المهام الهامَّة باستمرارٍ. وبغضِّ النظر عمَّا تعمل عليه، هناك بعض الأشياء الهامَّةِ حقاً.
يتعلَّق كونُك منتِجاً بالحفاظِ على سرعةٍ ثابتةٍ ومتوسطةٍ في بعضِ الأشياءِ، وليسَ السرعة القصوى في كلِّ شيء.
أهم استراتيجيات الإنتاجيّة:
- القضاء على أنشطة إهدار الوقت باستخدام "مصفوفة أيزنهاور": ستُساعدكَ مصفوفةُ القرارِ البسيطةُ هذه على اتخاذ الإجراءاتِ، وتنظيمِ المهامِ، وإنجازِ المزيد. إنَّ الشيء العظيمَ في هذه المصفوفة هو أنَّه يُمكِن استخدامها لخططٍ إنتاجيةٍ واسعة ("كيف أقضي وقتي كلَّ أسبوع؟")، ولخططٍ يوميَّةٍ أصغر ("ماذا عليَّ أن أفعل اليوم؟").
- استراتيجية "القائمة 2" من وارِن بافت: تأتي هذه الطريقة من المستثمر الشهير وارِن بافت "Warren Buffett"، حيثُ تَستخدمُ استراتيجيَّةً إنتاجيَّةً بسيطةً من 3 خطواتٍ لمساعدتك على تحديد أولويَّاتك وأفعالك. قد تجد هذه الطريقة مفيدةً لاتخاذ القرارات وإلزامك بالقيام بشيءٍ واحدٍ على الفور.
- طريقة إيفي لي (Ivy Lee): استراتيجية الإنتاجية هذه واضحةٌ ومباشرة: افعل أهمَّ شيءٍ أولاً كلَّ يوم. طريقة (إيفي لي) هي طريقةٌ بسيطةٌ تماماً لتنفيذ هذه الاستراتيجية. إنّ طريقة (Ivy Lee) هي استراتيجيةٌ عمرها 100 عام لمساعدة الناس على أن يصبحوا أكثر إنتاجية في العمل. وفقًا لطريقة Ivy Lee، تقوم في نهاية كلّ ليلة بتدوين أهم ست مهام لإنجازها في اليوم التالي بحسب ترتيب أهميتها. ثمّ تبدأ في اليوم التالي بالعمل على المهام واحداً تلو الآخر.
- روتين أنتوني ترولوب لمدة 15 دقيقة، (استُخدِم لكتابة أكثر من 40 كتاباً): هناك مشكلةٌ واحدةٌ شائعةٌ في طريقة ترتيب أولويَّاتك والقيام بأهمِّ شيءٍ أولاً. فبعد ترتيب أولويَّاتك لهذا اليوم، إذا كانت المهمَّة رقم واحد هي مشروعٌ كبيرٌ حقاً، فقد يجعلك ذلك تشعر بالإحباط؛ لأنَّه يستغرق وقتاً طويلاً حتَّى ينتهي. لكنَّ الكاتب أنتوني ترولوب طوَّر حلَّاً لهذه المشكلة الشائعة.
أفكار أكثر إنتاجية:
تُركِّز معظم استراتيجيات الإنتاجية على الكفاءة على المدى القصير، مثل: كيفية إدارة قائمة المهام بفعالية، وكيفية إنجاز المزيد كلَّ صباح، وكيفية تقصير اجتماعاتك الأسبوعية، وما إلى ذلك. وهذه كلُّها أفكارٌ معقولة.
غالباً ما نفشل في إدراك أنَّ هناك خياراتٌ استراتيجيَّةٌ معيَّنةٌ نحتاج إلى القيام بها إذا أردنا زيادة إنتاجيتنا إلى أقصى حدٍّ على المدى الطويل.
طرق زيادة الانتاجية:
1. قم بإدارة طاقتك، وليس وقتك:
إذا خصَّصت بعضَ الوقت للتفكير في الأمر، فربَّما تدرك أنَّك أفضلُ في القيام بمهام معيَّنةٍ في أوقات معينة. هل تكون أفضل في الصباح؟ بعد الظهر؟ في المساء؟ حدّد المهام الأكثرَ ملاءمةً لكلِّ مستوى طاقةٍ ووقتٍ من اليوم.
2. استعدَّ في الليلة السابقة:
إذا كنت تفعل شيئاً واحداً فقط كلَّ يوم، فيمكنك قضاء بضع دقائق كلَّ ليلةٍ في تنظيم قائمة المهام الخاصَّة بك للغد. وعندما تفعل ذلك بشكلٍ جيِّد، فسيكون باستطاعتك أن تقوم بتلخيص المقال الذي تكتبه في اليوم التالي، وأن تضع قائمةً قصيرةً بالعناصر الأكثر أهميةً بالنسبة إليك لإنجازها. ستستغرق العملية هذه 10 دقائق من هذه الليلة، وتوفِّر 3 ساعاتٍ في اليوم التالي.
3. لا تتصفح بريدك الإلكتروني حتَّى الظهر:
يبدو الأمرُ بسيطاً، لكن لا أحد يفعل ذلك. سيستغرق الأمر منك بعض الوقت للتغلُّب على الرغبة بفتح صندوق الوارد الخاصِّ بك، ولكن في النهاية ستدرك أنَّ كلَّ شيءٍ يمكن أن ينتظر بضع ساعات. لن يرسل إليك أحدٌ بريداً إلكترونياً بشأن حالة طوارئٍ حقيقيةٍ (وفاةٌ في الأسرة، وما إلى ذلك)، لذا أهمل بريدك الإلكتروني في الساعات القليلة الأولى من كلِّ يوم. استخدم الصباح للقيام بما هو هامٌّ بدلاً من الردِّ على ما هو "عاجل".
4. أطفئ هاتفك واتركه في غرفةٍ أخرى:
قم بإطفاء هاتفك أو ضعه على مكتب زميلك، أو -على الأقل- ضعه في مكانٍ بعيدٍ عن ناظريك. هذا يلغي الرغبة بالتحقُّق من الرسائل النصية، وتويتر، وفيسبوك، وما إلى ذلك. تقضي هذه الاستراتيجية البسيطة على احتمال تحويل عملك إلى نصف عملٍ، حيث تضيِّع الوقت في تقسيم انتباهك بين المهام التي لا معنى لها.
5. اعمل في مكانٍ معتدل الحرارة:
هل سبق لك أن لاحظت كيف أنَّك تشعر بالدوار والخمول في غرفةٍ حارة؟ يُعدُّ خفض درجة الحرارة أو الانتقال إلى مكانٍ أكثر برودةً، طريقةً سهلةً لتمنح التركيز لعقلك وجسمك (تُرفَع القبعة لصاحب هذه النصيحة، مايكل هايت).
6. اجلس أو قف:
عندما تجلس منحنياً، يكون صدرك في وضعٍ منهار، حيثُ يضغط الحجاب الحاجز على الجزء السفليِّ من رئتيك، ممَّا يعيق قدرتك على التنفس بسهولةٍ وبعمق. اجلس بشكلٍ مستقيمٍ أو قف، وستجد أنَّه يمكنك التنفس بشكلٍ أسهلَ وأكثر اكتمالاً. ونتيجةً لذلك، سيحصل دماغك على مزيٍد من الأوكسجين وستتمكَّن من التركيز بشكلٍ أفضل.
7. طوِّر "روتين ما قبل العمل" لبدء يومك:
بينما يبدأ بعض الناس يومهم بعشر دقائق من التأمل، فيجب أن يكون لديك تسلسلٌ تبدأ به طقوسك الصباحية. يشير هذا الروتين الصغير إلى دماغك أنَّ الوقت قد حان للدخول في وضع العمل، أو وضع التمرين، أو أيِّ وضعٍ تحتاج إليه لإنجاز مهمَّتك. بالإضافة إلى ذلك، يساعدك روتين ما "قبل العمل" في التغلُّب على نقص الحافز وإنجاز الأمور، حتَّى عندما لا تشعر بالرغبة بذلك.