حلول عملية للتعامل مع قائمة المهام الطويلة

يعاني الناس معظمهم في الآونة الأخيرة من وجود قوائم مهام طويلة جداً، وهذا يسبب إجهاداً كبيراً؛ لذا فأولى خطوات تخفيف المعاناة هي التنظيم؛ إذ ستتيح كتابة المهام كتابة منظمة الإمكانية لإضافة مهام جديدة برتابة وتناسق.

وهذا هو الطريق الأسلم لتلافي الشعور بالإجهاد، بدلاً من انتشار المهام عبر الأنظمة والقوائم المختلفة، وفي صناديق البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة، وفي علامات تبويب المتصفح وقصاصات الورق، أو في الذاكرة.

وفي كلتا الحالتين، يُعَدُّ تراكم المهام أمراً منهكاً للكثير من الناس، وهذا يدفعهم للتخلي عن أي نظام يتبعونه والبدء من جديد، بزعمهم أنَّ النظام القديم لم يعمل؛ لكنَّ الحقيقة تنبئ عن عدم وجود خطأ في طريقة التنظيم، إنَّما يكمن الخطأ في طريقة تعاملهم مع قوائم المهام والإرهاق الناجم عنها.

يمكننا أن نتعامل مع الأمر بطرائق مختلفة، منها:

توضيح الأولويات:

لنسمِّها الخطوة رقم صفر. إذا كنت تَعِي ما تريده فعلاً بوضوح فأنت بهذا على المسار الصحيح. ولكن إذا لم تحدِّد أولوياتك في قائمة مهامك فكيف ستركز على الأداء؟ سيبدو كل شيءٍ ملحاً وهاماً، وستتناثر المهام في جميع الاتجاهات.

حدد أهم المهام وركِّز على أدائها بإتقان. بعد ترتيب المهام حسب الأهمية، يمكنك تأجيل المهام غير المستعجلة. كما لو كنت طبيباً في المستشفى وتقف أمام حالتين، إحداهما مريض يحتاج عملية جراحة للقلب لإنقاذ حياته، وآخر يحتاج إلى معالجة التواءٍ في القدم، فبالتأكيد ستركز على إجراء عملية القلب، وتترك مصاب الالتواء ينتظر.

أعِد توضيح أهم المهام ضمن قائمة المهام واكتب أسباب الأهمية. يمكنك تخصيص 30 دقيقة لإعادة توضيح وترتيب المهام حسب الأهمية. ثم افهم بوضوحٍ الأعمال الهامة لهذا الأسبوع وما الذي تحتاج إلى التركيز عليه اليوم.

يُعَدُّ فهم المهام بوضوح والتركيز على أدائها بإتقان أكثر فاعليةً من التنقُّل بين المهام كما لو كنت تحاول إخماد حرائق صغيرة عدة في وقتٍ واحد.

تغيير طريقة فهم المهام:

فكر في قائمة المهام التي تقوم بها الآن - هل تشعر بالإرهاق بسببها؟ إذا كان هذا شعورك الحالي فتلك علامة أنَّ مهامك أعباء عليك، أو شيئاً مجهداً، أو أنَّ عدم أداء هذه المهام يُحتمل أن يؤدي إلى خذلان الناس أو الظهور بمظهر الغبي أمامهم أو ربما جميع ما سبق.

من الأمثلة على فهم المهام هي تفكير عقلك الباطن أنَّ عدم قيامك بالمهام يجعلك مقصِّراً وستخذل الناس الذين يعتمدون عليك. وتأكد أنَّك ستشعر بالإجهاد إذا دفعك الإخفاق المحتمل في أداء المهام للشعور بهذه المشاعر السلبية.

كيف تفهم مهامك؟ هل هناك علاقة أكثر قوة يمكنك إنشاؤها مع المهام؟

إليك بعض الأمثلة لترددها في عقلك الباطن في أثناء أداء المهام:

• سألتزم تماماً بأداء المهمة لأهميتها القصوى؛ لهذا أعمل على تخصيص نصف ساعة مقدسة تماماً لإنجاز العمل.
• هذه المهمة هي فرصتي لخدمة الشخص الذي أهتم به جداً.
• تمثل هذه المهام أرضاً خصبة للتدريب وإثبات وجودي وتفانيَّ في العمل، والحصول على راحةٍ مؤقتة.
• هذه المهام هي مغامرة. لأستعمل فضولي في اكتشاف آفاقٍ جديدة لمهاراتي، ومساحةٍ أكبر للتعلم، وطريقة جديدة للنمو والاستكشاف والتجديد.
• قائمة المهام هذه هي ملعبي الضخم الذي يمتلئ بطرائق مختلفة للعب اليوم.

هذه بعض الأمثلة الواقعية. ويمكنك تحديد علاقتك الخاصة بالمهام ضمن سياقاتٍ مختلفة، فابحث عنها وتدرَّب عليها كل يوم.

إعداد قائمة مصغرة:

من المفيد وجود قائمة طويلة من المهام، مجدولة حسب القسم المخصص مثل: مهام عمل، ومهام شخصية، ومهام مالية، وما إلى ذلك، وحسب المشروع الأهم، إذا كان ذلك ممكناً؛ ولكنَّ هذه القائمة الطويلة لن تنجز في يوم، فيجب وضع أهداف طويلة الأمد.

لذا يُحبَّذ إنشاء قائمة قصيرة، من الأشياء التي ستُنجَز خلال اليوم. وسمِّها "قائمة المتعة اليومية" تحتوي على خمسة أو ستة أشياء، يمكن إضافة نشاطات ممتعة بشرط توفير الوقت لأدائها. يجب عليك أيضاً الموازنة بين الاجتماعات وأداء المهام.

ما هي الأشياء التي عليك القيام بها اليوم؟ وما هي الأمور التي تحتاج إلى فعلها بشدة اليوم؟ ركز على أداء المهام المستعجلة في القائمة واترك الباقي لوقتٍ لاحق.

التركيز الكامل:

والآن بعد إنشاء قائمة مصغرة ومختصرة لمهام اليوم، التي رتبتها حسب الأولوية وأنشأت معها علاقة ودية محفزة، الكرة الآن في ملعبك. والخطوة الأخيرة هي التركيز على أداء المهام واحدةً تلو الأخرى. إن استطعت المواظبة على ذلك فستشعر بتحسنٍ وسرعة في الإنجاز.

يقابل هذا التبديل المستمر بين المهام، مثل كتابة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة، والتحقق من إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي بعد 30 ثانية من بدء المهمة. التركيز الكامل هو اختيار العمل على مهمة واحدة وإبعاد جميع المشتتات والمهام الأخرى. ضع مهمتك الحالية نصب عينيك، وعندما تلاحظ ظهور رغبة في فعل شيء آخر، فتنفس ثم ركِّز مرة أخرى في المهمة.

فليكن أداء المهمة جل اهتمامك. كن ممتناً لأداء هذه المهمة، والفرصة المتاحة لك لخدمة الناس الذين يهمك أمرهم، ولوجود هذه الفرصة للعب وإرضاء الفضول، بالإضافة إلى التعلم والعثور على الفرح والبهجة. تُتاح أمامك الآن جميع أفكار التعامل مع قائمة المهام المتعِبة، ولك حرية الاختيار.

المصدر