الكتابة الوظيفية: أنواعها وخصائصها

ما هي الكتابة الوظيفية؟ وما هي أهميتها وسماتها؟ وهل هناك فارق بينها وبين الكتابة الإبداعية؟ خصَّصنا لكم في هذا المقال بحثاً عن الكتابة الوظيفية وكل ما يتعلق بها، مع ذكر الأمثلة والنماذج.

تعريف الكتابة الوظيفية:

تُعرَّف الكتابة الوظيفية على أنَّها النمط الكتابي المتخصص بأداء مهمة محددة، وهي مناقشة موضوع اجتماعي بعينه، وتُعَدُّ طريقة مثالية للتواصل بين الأفراد والمؤسسات، بما يخص موضوعات العمل والدراسة وغيرها من الأمور المهنية البعيدة عن كل ما هو شخصي وعاطفي.

وانطلاقاً من هذه الاستعمالات، تتصف الكتابة الوظيفية بالأسلوب الجدِّي المختصر بما لا يتعارض مع كمال المعلومة؛ فالكتابة الوظيفية بعيدة عن الحشو أو الخيال والمفردات التي تؤدي أغراضاً شعورية.

كما تتصف بالبعد عن الألفاظ الأدبية والصياغات والتعبيرات الإبداعية؛ فهي نمط كتابي متخصص بتقديم المعلومات تقديماً مباشراً وواضحاً وسهل الفهم بالنسبة إلى القارئ؛ لذا فإنَّ من خصائصها الابتعاد عن الإبداع اللغوي، الذي يشتت ذهن القارئ بالصور والتعابير، ويجعل تركيزه فعالاً ومحدداً بالمعلومات المقدَّمة فقط.

ما هو الهدف من الكتابة الوظيفية؟

إنَّ الهدف من الكتابة الوظيفية هو إيصال غرض معين ورسالة محددة، أو توضيح مسألة ما تُقدَّم في إطار موضوعي بعيد عن التنميق والتعقيد اللفظي.

إنَّ المجالات التي تُستعمَل بها الكتابة الوظيفية تملي عليها جدية القول ورصانة الصياغة، فهي تُستعمَل في الرسائل الرسمية التي تُبعَث إلى البريد الخاص بالمؤسسات الحكومية مثلاً أو جهات التوظيف.

وفي مثل هذه الحالات لا نحتاج إلى البلاغة والفصاحة، فنحن لا نكتب رسالة إخوانية نهدف بها إلى تحريك مشاعر القارئ؛ بل نحن نطلب من خلال الكلام المكتوب فيها أمراً بعينه طلباً واضحاً موجزاً.

ولا يعني هذا أنَّ الكتابة الوظيفية اعتباطية لا تخضع للضوابط والمعايير؛ بل على العكس تماماً، لها برتوكولات محددة تجعل من تحقيقها الهدف المرجو في إيصال المعنى المرجو بوضوح وإيجاز أمراً أسهل.

إذاً؛ فالكتابة الوظيفية هي مهارة يجب أن تُدرَّس للطلبة؛ وذلك لأنَّها تعلِّمهم أصول كتابة التقارير، والاستمارات، والمقالات، والسير الذاتية، والتلاخيص، والرسائل الإدارية الرسمية.

ما هي أهمية الكتابة الوظيفية؟

تتجلى أهمية الكتابة الوظيفية في إيصالها للمعنى بعيداً عن أي مشتتات أخرى كالتفنن اللفظي والمعنوي؛ فهي نمطٌ كتابيٌّ مباشر، غرضه إيصال المعلومة إيصالاً سلساً ومفهوماً، دون أي شك أو لبس يمكن أن يولِّده التلاعب اللفظي؛ لذا تُعَدُّ الاختيار الأنسب في كتابة الرسائل الموجهة للجهات العامة الحكومية أو الشركات الخاصة.

وهي النمط الكتابي الأنسب لتدوين السير الذاتية التي تقدَّم إلى الجهات الموظِّفة، التي نعمد فيها إلى إبراز المهارات الأكاديمية، والخبرات العملية للمتقدم، ونراعي استعمال الأسلوب المباشر دون تشتيت ذهن مسؤول التوظيف بأساليب البلاغة التي لا تهمه في تلك اللحظة.

وكذلك تفيد الكتابة الوظيفية في إعداد المقالات، والتقارير، والتلاخيص، وغيرها من المواد المقروءة التي لها غاية واحدة هي إيصال المعلومة بوضوح وسهولة فقط دون أي هدف بإمتاع القارئ.

ما هي سمات وخصائص الكتابة الوظيفية؟

تتصف الكتابة الوظيفية بمجموعة من الخصائص والسمات التي تحقق غايتها في إيصال المطلوب دون زيادة أو نقصان، ومن هذه الصفات:

1. الإيجاز:

تتسم الكتابة الوظيفية بالإيجاز أو الاختصار؛ أي بالحديث عن موضوع محدد بصرف النظر عن تشعباته، ودون أن يؤثر الإيجاز في المعلومات المراد إيصالها؛ فبعد تقديم تمهيد مختصر لما نريد تقديمه، نقدِّم موضوعنا أو طلبنا تقديماً مختصراً لا يجعل القارئ يمل قبل أن يعرف ما نريد.

2. المباشرة:

تأتي المباشرة في المرتبة الثانية في الأهمية بعد الإيجاز من سمات الكتابة الوظيفة. نستطيع عن طريق هذه السمة الدخول في صلب الموضوع الذي نتحدث عنه دون الحاجة إلى التطرق إلى موضوعات أخرى ترتبط به، أو اللف والدوران؛ لأنَّ ذلك من شأنه أن يسيء فهم المقصود، ويحدث لبساً فيما نريد إيصاله.

3. التنظيم:

ونقصد بالتنظيم اتباع البروتوكولات التي يختص بها كل نوع عن الآخر؛ فبروتوكولات كتابة المقال تختلف عن بروتوكولات البريد الإداري، وعن بروتوكولات السيرة الذاتية؛ لذا يجب اتباع النظام المحدد المعتمد الخاص بكل نوع من أنواع الكتابة الوظيفية.

4. وضوح الألفاظ:

لا بد للكتابة الوظيفية في سياق إكمال رسالتها من استعمال الكلمات الواضحة المتداولة المعروفة بين الأغلبية، وعدم استعمال المرادفات غير الشائعة؛ وذلك لأنَّ الكتابة الوظيفية - كما ذكرنا آنفاً - ذات توجُّه محدد، وليست استعراضاً للمعارف اللغوية والقدرات الإبداعية، وليست بطبيعة الحال سوق عكاظ.

5. السلامة اللغوية:

من خصائص الكتابة الوظيفية السلامة اللغوية من ناحية النحو، والخلو من الأخطاء الإملائية، والالتزام باستعمال علامات الترقيم، وإنَّ إغفال أيَّة جزئية من هذه الجزئيات من شأنه أن يسيء فهم المقصود في ذهن المستلم، وهذا ما لا يريده الكاتب بالتأكيد.

6. الابتعاد عن التكرار:

إنَّ التكرار في الكتابة الوظيفية من شأنه أن يعرقل قبولها لدى القارئ؛ وذلك لأنَّه يخل بشرطها الأهم وهو الإيجاز، ويملؤها بالحشو، فيجعل القارئ يتململ من إعادة قراءة المعلومات نفسها؛ وهذا يترك في نفسه انطباعاً سلبياً عن الكاتب.

ما هي عناصر الكتابة الوظيفية؟

تتألف الكتابة الوظيفية من اجتماع مجموعة من العناصر التي تتكامل في إطار إيصال فكرة محددة، وهذه العناصر هي:

1. التكامل:

وتعني ارتباط كل جزء من أجزاء الكتابة مع الجزء السابق له والجزء التالي، فيكون كل واحد من هذه الأجزاء متمماً للجزء الآخر؛ وهذا يثبت وحدة الموضوع الذي ينص عليه محتوى الكتابة الوظيفية.

2. الإحكام:

ويعني الإحكام الإحاطة بكل جزء من أجزاء الكتابة، والدور الذي يؤديه في السياق المعنوي، وتعزيز كل جزء بما يلزمه من مفردات وشواهد تثبت أهميته، وتبرز دوره، وتحقق الفائدة منه بوصفه جزءاً من الفكرة العامة.

3. الإحساس بالموضوع أو البصمة الشخصية:

يُعَدُّ الإحساس بالموضوع أو البصمة الشخصية جزءاً هاماً كثيراً من عملية الكتابة الوظيفية؛ فالكتابة الوظيفية عمل يحتاج إلى التمرين والمهارة أكثر من حاجته إلى الإبداع، إلا أنَّ على الكاتب أن يضيف من حسه الفردي ولمسته الخاصة إلى ما يكتبه، ليميزه عن غيره ويترك بصمة خاصة به.

ما هي أنواع الكتابة الوظيفية؟

تقسم الكتابة الوظيفية إلى أنواع عدة، نذكر منها:

1. الرسائل الرسمية:

وهي المراسلات التي يتم إرسالها إلى الجهات الحكومية الرسمية أو الشركات وجِهات العمل، وتتَّبع هذه الرسائل بروتوكولاً معيناً في طريقة كتابتها، وتنتمي إليها الرسائل الداخلية بين أقسام الشركات أو المؤسسات، والرسائل الخارجية التي يرسلها أفراد أو جهات أخرى، وتتناول في موضوعاتها شؤون العمل والتوظيف، والصفقات، والعقود، وغيرها.

2. المقالات:

وهي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية، يشتمل في تقديمه على موضوع محدد، يبدأ بمقدمة عن الموضوع المراد الحديث عنه، والنقاط التي ستُقدَّم، يليها العرض الذي يشتمل على مجموع العناوين الرئيسة والفرعية المراد تقديمها، ثم الخاتمة التي تكون تأكيداً لما سبق أو نتيجة استُخلِصَت مما طُرِح. ويمكن تعزيز المقالات بالشواهد والاقتباسات المناسبة، كما يمكن الاستعانة بالمراجع في تأكيد المعلومات وتوثيقها.

3. التقرير:

يُعَدُّ التقرير نمطاً من أنماط الكتابة الوظيفية الذي يعتمد على تقديم معلومات استُخلِصَت من الدراسات والإحصاءات، تُستعمل فيه اللغة الدقيقة الواضحة، وتكون البيانات فيه صحيحة وسليمة، مثل التقارير التي توضِّح عدد متلقِّي لقاح كوفيد في دولة ما، والفئة العمرية الأكثر تأثراً به، وعدد الأفراد الذين تأثروا به سلباً، وغيرها من الإحصاءات.

4. التلخيص:

يُعَدُّ التخليص نوعاً من أنواع الكتابة الوظيفية، وهو اختصار عدد الكلمات لبحث ما اختصاراً لا يؤثر في الأفكار الرئيسة للمحتوى الذي يتضمنه؛ فهو تقليص للحجم والوقت والجهد اللازمين للاطلاع على البحث الموسع، وأخذ صورة مصغرة عنه وأقل دقة بالترتيب ذاته، ويشترط الأمانة العلمية في عدم تحريف المعلومات، أو اختصارها اختصاراً يُحدِث تغييراً جذرياً يضرُّ بها.

5. السيرة الذاتية:

تُعَدُّ السيرة الذاتية نوعاً من الكتابة الوظيفية المرتبط بتصنيف المهارات التي يتمتع بها شخص ما للتقدُّم إلى وظيفة، وتشتمل السيرة الذاتية على تبويبات عدة، تغطي المعلومات الهامة بالنسبة إلى الشركة عن الموظفين فيها من بيانات شخصية، ودراسات أكاديمية، وخبرات عملية، ودورات تدريبية، ومهارات ناعمة، وطرائق الاتصال به، والهوايات.

ما هي خطوات الكتابة الوظيفية؟

بعد أن تعرفنا إلى الكتابة الوظيفية وخصائص الكتابة الوظيفية ومهامها، لا بد لنا أن نتعلم وبطريقة عملية خطوات الكتابة الوظيفية، هذه الخطوات التي يثمر اتباعها عن مقال وظيفي جيد يؤدي الأغراض المطلوبة منه.

1. تحديد الهدف من الموضوع:

إنَّ أول خطوة من خطوات الكتابة الوظيفية هي تحديد الهدف من كتابة الموضوع، فإذا ما أردنا كتابة مقال عن التدخين مثلاً يجب علينا أن نحدد الغاية من كتابة هذا المقال الوظيفي، هل هي تعريف الناس بطريقة تحضير التبغ أو هل هي توعيتهم بمضار التدخين، أم هي ترويج لمنتج معين، فإنَّ وضع هدف لعملية الكتابة يساعدك على رسم المخطط الذي سوف تتبعه في إعداد المقال أو البحث.

2. تقسيم المادة إلى عناوين فرعية:

من المتعارف عليه أنَّ ثاني خطوة من خطوات الكتابة الوظيفية هي تقسيم الموضوع المراد الحديث عنه إلى عناوين فرعية رئيسة وثانوية، تُستهلُّ بمقدمة شاملة عن الموضوع تمثل ملخصاً عنه وتوضح النقاط التي سيتم تناولها في جسد البحث أو المقال، ويجب أن تختتم المادة أو المقال بخاتمة تحمل خلاصة ما توصل إليه البحث أو رأي شخصي لكاتبه وفق ما هو مطلوب من الكاتب.

3. الخوض في التفاصيل:

بعد أن نقسِّم المادة إلى عناوين رئيسة وفرعية ننتقل إلى الخطوة الثالثة من خطوات الكتابة الوظيفية، وهي مرحلة الخوض في تفاصيل كل عنوان رئيس أو فرعي، وتقديم المعلومات الموثوقة والموثقة التي من شأنها أن تغنيه وتضيف إليه المصداقية.

يجب الحرص على تقديم المعلومات بطريقة سلسة تحترم حقوق الملكية الخاصة بالآخرين، وتتيح للقارئ مهما تدنت درجة ثقافته من فهم المحتوى إذا كانت الكتابة لموقع ويب، أو أن تحترم الكتابة عقلية الجمهور المستهدف ومستواهم المعرفي.

من الضروري أن يلتزم الكاتب بمعلومات تخص العنوان الذي يكتب تحته، وأن يبتعد عن الحشو اللغوي وزيادة عدد الكلمات لأي سبب، كما من الواجب مراعاة عدم تشعب المحتوى وإبقائه ضمن تخصُّص الموضوع المطلوب.

4. توضيح المطلوب:

من الضروري الالتزام بالخطوة الثالثة من خطوات الكتابة الوظيفية، والتي هي توضيح المطلوب من المادة أو وضع الاستنتاج الذي توصل إليه البحث على شكل خلاصة أو خاتمة، وتكون عبارة عن زبدة القول التي نرغب بأن يحتفظ بها القارئ في ذهنه.

5. ذكر المصادر:

إنَّ ذكر المصادر هو نوع من المهنية في العمل؛ لذا لا بد من توثيق المصادر التي اعتمد عليها الكاتب في الكتابة الوظيفية بأحد طرائق التوثيق المتبعة في المنهج أو الموقع، بوصفها خطوة أخيرة من خطوات الكتابة الوظيفية.

ما هي مجالات الكتابة الوظيفية؟

يمكن استثمار الكتابة الوظيفية في العديد من المجالات التي تحتاج إلى نمط كتابي موضوعي، ونذكر من هذه المجالات حلقات البحث التي يقوم الطلاب بإعدادها وتقديمها إلى أساتذتهم، والتقارير الشهرية أو السنوية التي تخص المبيعات أو المشتريات، وغيرها من الإحصاءات التي يقوم الموظفون بتقديمها إلى مديريهم.

ويمكن استعمالها في التواصل مع الشركات والجهات الموظِّفة، وأيضاً في مراسلة الجهات الرسمية، والأعمال التي تخص المواقع الإلكترونية، ودور النشر، وصفحات التواصل الاجتماعي.

ما هو الفارق بين الكتابة الإبداعية والوظيفية؟

• تعتمد الكتابة الوظيفية على تقديم موضوع محدد، أما الكتابة الإبداعية فقد تتناول موضوعات عدة في المحتوى ذاته.
• تحتاج الكتابة الوظيفية إلى مهارة صياغة المعلومات والتدرب عليها، أما الإبداعية فتحتاج إلى الموهبة والإبداع.
• تتوخى الكتابة الوظيفية الدقة والموضوعية في التقديم، أما الإبداعية فتستعمل المبالغة والخيال.
• تعتمد الكتابة الوظيفية الإيجاز والمباشرة والابتعاد عن التكرار، أما الإبداعية فتعتمد التلميح أحياناً والإسهاب، وقد تتناول المعنى ذاته بأكثر من جملة.
• تُستَعمَل الكتابة الوظيفية في كتابة التقارير والمقالات والرسائل الرسمية، أما الإبداعية فتُستعمَل في كتابة الشعر والنثر والروايات.
• تستعمل الكتابة الوظيفية المفردات الواضحة المتداولة بأسلوب سهل، أما الإبداعية فتعتمد على إبراز المقدرات اللغوية، والصياغة، واستعمال المحسنات اللفظية، والمعنوية من ألوان البيان والبديع كالسجع، والطباق، والجناس، وغيرها.

هل تعَدُّ كتابة التقارير من الكتابة الوظيفية؟

نعم، إنَّ كتابة التقارير هي واحدة من أنواع الكتابة الوظيفية، التي تنتهج اللغة الواضحة الدقيقة التي لا تحمل أي مجال للشك واللبس، وتعتمد على معلومات إحصائية سليمة وصحيحة، أو دراسات سابقة تُجمَع جمعاً معيناً، لاستخلاص البيانات النهائية منها، ثم يصاغ التقرير من أجل توضيحها وترتيبها ترتيباً يبرز النتائج النهائية دون الحاجة إلى التطرق إلى الأسباب التي أدت إلى الوصول إلى هذه النتائج.

ونذكر مثالاً عن التقارير: التقارير التي تعدُّها الأمم المتحدة مثلاً عن البطالة، التي تعتمد على المعلومات التي تقدِّمها كل دولة عن معدل البطالة فيها، وتُجمَع في التقرير المعلومات وتُستخلص النتائج منها، مثل تحديد الدول الأكثر انتشاراً للبطالة فيها، وتحديد الفئات العمرية الأكثر معاناة من البطالة، وغير ذلك من النتائج التي تُستخلَص من البيانات المجزأة.

أمثلة عن الكتابة الوظيفية:

هذه الرسالة الرسمية أنموذج عن الكتابة الوظيفية:

السيد رئيس قسم التوظيف في شركة العمران للمقاولات

تحية طيبة، وبعد:

قرأت إعلانكم المنشور في صحيفة الوطن في العدد رقم 214، الصادر بتاريخ 25/10/2021، عن الشاغر الوظيفي رقم /3/ بصفة مهندسين مدنيين في مشروعكم الجديد لبناء سكن شبابي، وإنَّني أجد في نفسي المؤهلات المطلوبة لهذه الوظيفة، وأمتلك خبرة سابقة في المجال نفسه، ولقد أرفقتُ سيرتي الذاتية. أرجو قبول طلبي بالانضمام إلى شركتكم الموقرة.

مع فائق التقدير والاحترام

المهندس: اسم الشخص

دمشق/29/10/2021

--------

مثال آخر:

تقرير المشتريات لمدرسة الرواد الخاصة عن شهر 10 لعام 2021:

10 وعاء ورق أبيض حجم A4.

6 وعاء ورق أبيض حجم A5.

9 دزينات أقلام حبر جاف أزرق.

3 دزينات أقلام حبر جاف أحمر.

5 دزينات أقلام رصاص.

في الختام:

وبهذا نجد أنَّ الكتابة الوظيفية هي نوع من أنواع الكتابة المتخصصة بتقديم المعلومات بوضوح وسهولة، وأنَّ هذا النوع بعيد عن ألوان التفنن اللغوي والأدبي، وتُستعمَل في كتابة التقارير، والمقالات، والملخصات، والرسائل، وغيرها من الأنواع التي تخدم أعمال الطلبة والموظفين في تقديم المحتوى العلمي لموضوع ما تقديماً مفهوماً وموجزاً ومباشراً.

المصدر