الفرق الفاعلة يتحدث أعضاؤها إلى بعضهم البعض
سواء كنت اجتماعياً أم انطوائياً، فإنَّ الحفاظ على التواصل الفعال ضمن الفريق أمرٌ لا بد منه؛ فمن الهام أن تتمتع بقدرة على التواصل الجيد، ليس فقط من أجل التدريب وتقديم إرشادات واضحة؛ وإنَّما أيضاً لبناء الثقة ودمج الموظفين، فقد وجدت شركة "غالوب" (Gallup) أنَّ الموظفين المتفاعلين تفاعلاً أكبر يتواصلون مع مديريهم بشكل يومي.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المؤسس المشارك لمنصة تمكين الأشخاص "إيمبريس" (Impraise) "ستيفن ماير" (Steffen Maier) ويخبرنا فيه عن أهمية التفاعل بين أعضاء فريق العمل.
عندما بدأت مسيرتي المهنية عملت لفترة وجيزة في فريق مبيعات؛ حيث كان الجميع مُطالَباً بتحقيق هدف كبير كل شهر، ولم يكن هناك الكثير من التوجيهات الإدارية، ولكن حاولَ كل شخص منا تحقيق هدفه بمفرده، وقضينا كل وقتنا في التحدث إلى العملاء، وبالكاد كنا نتحدث ونتواصل مع بعضنا بعضاً. لقد عملنا بجد ولكن كان ذلك دون جدوى؛ فقد اكتشفتُ بعد فوات الأوان كم كنَّا فريقاً ضعيفاً، وأنَّه كان من الممكن أن نجعل الأمر أسهل بكثير لو تواصلنا بشكل أفضل.
يعرف جميع المديرين الجيدين أنَّ التواصل أمر حيوي لأداء فريقهم، ولكن هل تعرف العناصر الأساسية للتواصل التي تؤثر في الأداء؟
طاقة الفريق:
تميِّز طاقة الفريق طبيعة الحوارات بين أعضائه، بما في ذلك وتيرة التواصل والنطاق والحالة المزاجية؛ لذا فكر في كيفية تواصل الفريق واسأل نفسك الأسئلة التالية:
1. وتيرة التواصل:
- كم مرة يتواصل فيها فريقك فيما يخص الخطط والأهداف والأفكار؟
- هل تجري اجتماعات يومية يخبر فيها الجميع بعضهم بعضاً عن خططهم اليومية؟
- كم مرة تُجري فيها محادثات فردية مع موظفيك؟
- هل يتواصل الأقران مع بعضهم ويشاركون المعرفة مشاركةً منتظمة؟
- أيهما أكثر شيوعاً: تبادل الأفكار من نظير إلى نظير أم التغذية الراجعة للموظفين من قبل المديرين؟
- كيف يتواصل الأشخاص خلال الاجتماعات؟ هل يُعبِّر شخص عن رأيه أم أنَّ هناك أشخاصاً معينين يميلون إلى الهيمنة على المناقشات؟
- هل تعرف ما هي أهداف موظفيك ونقاط قوَّتهم؟
- هل يتحدث الموظفون عن أمور خارج نطاق العمل؟
- مَن الذي يحدد الحالة المزاجية لمناقشات الفريق؛ المدير أم كل مَن يشارك؟
- ما هي الحالة المزاجية عندما يناقش أعضاء الفريق العمل أو يتحادثون في أثناء استراحة القهوة؟
- هل يضحك الناس ويطلقون النكات؟
- هل يبدون مرتاحين؟
شاهد بالفيديو: 7 نصائح لإدارة الفرق عن بعد
2. نطاق التواصل:
- أيهما أكثر شيوعاً: تبادل الأفكار من نظير إلى نظير أم التغذية الراجعة للموظفين من قبل المديرين؟
- كيف يتواصل الأشخاص خلال الاجتماعات؟ هل يُعبِّر شخص عن رأيه أم أنَّ هناك أشخاصاً معينين يميلون إلى الهيمنة على المناقشات؟
- هل تعرف ما هي أهداف موظفيك ونقاط قوَّتهم؟
- هل يتحدث الموظفون عن أمور خارج نطاق العمل؟
3. الحالة المزاجية:
تحتاج في الأساس إلى أن ترى تدفقاً مستمراً للمحادثات النشطة والتفاعل ضمن فريقك، ففي بعض الأحيان تُتبادل أكثر المعلومات قيمة وأهمية خلال استراحة قهوة عفوية.
4. التفاعل:
يعكس التفاعل المستوى الذي يشارك فيه كل عضو من أعضاء الفريق في محادثة ما، فالتواصل لا يقتصر فقط على الكلمات التي نقولها؛ وإنَّما يتضمن أيضاً الطريقة التي نقولها بها والإشارات الجسدية التي نستخدمها، ولا يعني مجرد الحضور في اجتماعات تُعقَد وجهاً لوجه أنَّك مندمج فيها بفاعلية؛ لذلك اتبع هذه النصائح لمساعدتك على التفاعل الكامل في مناقشات مكان العمل وإرسال الإشارات المناسبة للآخرين:
- اطرح الأسئلة بنشاط وشجِّع الناس على التحدث.
- تأكَّد من إصغائك أنت وأعضاء فريقك بعناية عندما يتحدث شخص ما، وامنح الجميع فرصة للتواصل.
- اطلب توضيحاً أو أمثلة لإظهار اهتمامك، وكن متعاطفاً.
- شجِّع الناس على اللجوء إليك وسؤالك.
- قدِّم معلومات مفصلة وواضحة وأمثلة عن ذلك.
5. لغة الجسد:
تذكَّر أنَّ التواصل وجهاً لوجه هو الطريقة الأكثر فاعلية لتوضيح وجهة نظرك؛ إذ تنتشر الحماسة وتغلب على الأشخاص في أثناء الحديث وجهاً لوجه، وينطبق الشيء نفسه على الإثارة أو الفرح أو أي أنواع أخرى من الطاقة الإيجابية، فمن الممكن أن تمنحنا القدرة على قراءة التواصل غير اللفظي للأشخاص - مثل لغة الجسد وتعبيرات الوجه - فهماً أعمق للرسالة التي ينقلونها؛ لذلك اجعل إشاراتك غير اللفظية أكثر فاعلية من خلال ما يأتي:
- التواصل الدائم من خلال العيون.
- توجيه جسمك إلى المتكلم "ليس فقط رأسك؛ وإنَّما أيضاً كتفاك وركبتاك وأصابع قدميك".
- استخدام يديك للتواصل، فقد وجدت دراسة أنَّ أشهرَ متحدثي منصة "تيد توك" (TEDTalk) يستخدمون ضعف عدد إيماءات اليد التي يستخدمها بقية الناس.
في استخدام مكالمات عبر برامج مثل "سكايب" (Skype) أو "غوغل هانغ أوت" (Google Hangout)، تقتصر الإشارات الملموسة على نغمات الصوت وربما على تعبيرات الوجه أيضاً إذا كان الاتصال بالإنترنت جيداً؛ لذلك يُعَدُّ اكتشاف مستوى التفاعل في مكالمة جماعية عبر برنامج "سكايب" والتأثير فيه أكثر صعوبة مقارنةً بالاجتماع الشخصي.
إذا تحدثتَ إلى زميل على منصة "سلاك" (Slack) أو "هيب شات" (Hipchat)، فلن تتمكن من قراءة لغة جسده؛ لذلك فكِّر ملياً قبل مراسلة شخص ما على منصة (Slack) إذا كنت تريد بدء مناقشة هامة. وبالطبع، عندما تدير فريقاً من العاملين عن بُعد، لن تتاح لك دائماً فرصة التحدث وجهاً لوجه.