التواصل التجاري في بيئة عالمية
غالباً ما يحدث التواصل التجاري ضمن بيئة عالمية عملية دائمة التطور، حيث يوجد اليوم العديد من الخيارات -بخلاف خطابات الأعمال التقليدية والمذكرات التقليدية- لكلٍّ من: مشاركة المعلومات، والبقاء على تواصل مع الأقران، وإدارة الشركات، وخدمة العملاء.
لكن مع الأسف، لم تتحقق الوعود بتوفير أماكن العمل الرقمية من خلال وسائل التواصل الحديثة، ويعتقد بعض الناس أنَّ الشركات تصبح تقليدية أكثر فأكثر.
خيارات التواصل التجاري في بيئة عالمية:
تتطلب الأعمال التجارية والمؤسساتية إرسال المعلومات ومشاركتها باستمرار داخل المؤسسات، وفي الأعمال التجارية، ومع العملاء والزبائن؛ ممَّا يعني ضرورة البقاء على تواصل واطلاع مستمر؛ لذلك يعدُّ التواصل الإلكتروني اليوم أمراً ضرورياً للغاية.
فيما يأتي بعض خيارات التواصل التي تساعدك على إرسال المعلومات واستقبالها بسرعة أكبر:
1. الهواتف الأرضية والفاكسات:
لا تزال أنظمة الهاتف التقليدية التي تستخدم الكابلات والأسلاك تلعب دوراً رئيساً في الاتصالات اليومية؛ ومع ذلك، عادة ما تُشغَّل أنظمة الهاتف هذه بواسطة الرسائل الصوتية، والمجيب الآلي، والمعلومات عند الطلب؛ ورغم أنَّ وظيفة موظف الاستقبال لا تزال قائمة، إلَّا أنَّ هذه الأنظمة قد قلصت الحاجة إلى البشر في توجيه المكالمات وتلقي الرسائل والإجابة عن الأسئلة الروتينية.
أمَّا عن أجهزة الفاكس، فإنَّها تسمح للشركات بإرسال صور المستندات عبر الخطوط الهاتفية التقليدية؛ إذ يمكن إرسال مسودات العقود والمستندات القانونية والرسائل وغيرها من خلالها.
تعدُّ عمليات إرسال الفاكس مفيدة بشكل خاص للمخططات أو الرسومات البيانية والخطط والصور؛ ولكن قد يلزم -لأغراض قانونية- نَسخ نُسَخ الفاكس من العقود والمستندات القانونية الأخرى مع نسخ أصلية موقعة.
2. الهواتف الخلوية الذكية، والفضائية:
إنَّه لمن الهام أيضاً توافر الهواتف الذكية التي تدعم الوصول إلى الإنترنت والعديد من التطبيقات المفيدة الأخرى، وكذلك الهواتف الفضائية التي تتيح إمكانية إجراء المكالمات في المناطق النائية التي لا يمكن استخدام الهواتف المحمولة أو الأرضية فيها.
3. تطبيقات التواصل المتاحة عبر الإنترنت:
قد تكون تطبيقات التواصل المتاحة عبر الإنترنت جذابة، لاسيما لأصحاب الأعمال الصغيرة والمشاريع المنزلية؛ وذلك نظراً إلى تكلفتها المنخفضة.
توفر هذه الأنظمة المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو عبر الإنترنت، مثل سكايب (Skype)؛ ولكن لا تُستخدَم عادة في بيئات الشركات الكبيرة.
4. تطبيقات الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت:
تتيح برامج الاجتماعات والمؤتمرات عبر الإنترنت -مثل جو تو ميتينج (GoToMeeting)- إجراء اجتماعات باستخدام مزيج من خصائص التواصل الهاتفي والفيديو والويب؛ وقد يجري باستخدام هذه البرامج توفير الصوت للمؤتمرات عبر الهاتف، وإرسال الصور عبر الإنترنت، وإرسال العروض التقديمية الأخرى.
5. المواقع الشبكية للمؤسسات:
تعتمد معظم الشركات الكبيرة الآن اعتماداً كبيراً على مواقعها على شبكة الإنترنت لتوفير المعلومات ومبيعات المنتجات لعملائها، وتوفر بعض مواقع الويب محادثات تفاعلية مع مندوبي المبيعات وموظفي خدمة العملاء، ممَّا يوفر تواصلاً فورياً عبر هذه المواقع؛ كما تترجم الشركات الآن جميع محتويات الويب خاصتها إلى لغات متعددة مراعاة للعولمة.
6. مراكز خدمة العملاء:
عادة ما تقدم مراكز خدمة العملاء الدعم للعملاء لمدة أربع وعشرين ساعة يومياً طوال أيام الأسبوع، وقد يكون من المألوف أن يكون مركز الاتصال في بلد بعيد عن قاعدة الشركات.
في الواقع، يعدُّ دعم العملاء أحد مجالات الأعمال التي جرى تداولها للحد من تكلفة هذه الخدمات.
شاهد بالفيديو: 8 قواعد لخدمة عملاء جيدة.
7. البوابات والحوسبة السحابية:
تنشئ الشركات الآن بوابات إنترنت، بحيث يمكن لموظفي المبيعات الخارجيين وهيئة العاملين والموزعين الوصول إلى بيانات الشركة واستخدام الأدوات والبرامج عبر الإنترنت.
على سبيل المثال: قد يستخدم مندوب مبيعات خارجي نظاماً لإدارة جهات الاتصال على الويب من جهاز كمبيوتر محمول، ويخزِّن البيانات على خادم (سيرفر) الشركة.
8. رسائل البريد الإلكتروني والأعمال التقليدية:
لقد استحوذ البريد الإلكتروني بسرعة على الجزء الأعظم من المراسلات التي كانت تقدمها الرسائل والمذكرات التقليدية من ذي قبل، وتعتمد المؤسسات الآن على البريد الإلكتروني للتواصل الداخلي والخارجي مع المبيعات والموظفين الخارجيين الآخرين، ومع الزبائن والعملاء؛ لكن ورغم هذا، فإنَّ للرسائل والمذكرات التقليدية دور في بيئة الشركة، وهي ذات أهمية خاصة عند الإبلاغ عن المسائل القانونية.
مستقبل الاتصالات العالمية:
لقد أصبح من الصعب مع التطور السريع للتكنولوجيا الجديدة التنبؤ بالوقت الذي سيحدث فيه التواصل التجاري في بيئة عالمية خلال السنوات القليلة المقبلة؛ ولكن من المحتمل أن تصبح الاتصالات أسرع وأكثر كفاءة بالتزامن مع استخدام أجهزة أصغر وأقل تكلفة.