التقليل من الإلهاءات: 10 طرق لتتحكّم بيومك

19 أكتوبر 2018

قد يدور حديث جانبي مع زميلٍ لك في العمل ويطرح عليك السؤال التالي: كيف قضيت عطلة نهاية الأسبوع؟ الأمر الذي قد تراه مُرحباً به، لأنّه يمثل استراحة من أعباء العمل الكثيرة في يومٍ مزدحم بالأعمال. لكنّ الحديث يطول والوقت يطير، وبعد مرور (15) دقيقة ستدرك أنّك قد تأخّرت عن اجتماعك مع المدير، الشيء الذي سيرهقك من جديد.

قد تبدو أماكن العمل أحياناً كما لو أنّها صُمّمت للقضاء على التركيز، فحتّى عندما تكون غارقاً في المهام، من المحتمل أن تتفقد بريدك الالكتروني بشكل منتظم، أو أن تقرأ تعليقات زبائنك على تويتر أو تتصفّح الانترنت على الرّغم من أنّ مديرك يرفض هذا الأمر.

تقول الدكتورة "غلوريا مارك" بروفيسورة المعلوماتية في جامعة كاليفورنيا: أنّ إلهاءاتٍ كهذه مرهقة ومُكلفة في الوقت نفسه. فقد اكتشفت "غلوريا" أنّ الشخص الذي يتعرّض للإلهاء، يستغرق وسطياً (23) دقيقة ليستعيد تركيزه الكامل على المهمّة التي بين يديه.

كما أنّ مجموعة "إرهاقات العمل" للأبحاث، والتي هي مجموعة من الباحثين الأكاديميين، والمخصصة للحد من كمية المعلومات التي يتعامل معها الموظفون، وجدوا أنّ موظّفي الولايات المتحدة الأمريكية يهدرون ما يقارب (25%) من وقتهم في التعامل مع سيل لا ينقطع من البيانات، ممّا يجعلهم يتسببون بخسائر لشركاتهم تقدّر بـِ (997) بليون دولار سنوياً.

لذا سنُحدّد الإلهاءات العشرة الأكثر شيوعاً والتي نواجهها أثناء العمل، وسندرس الاستراتيجيات اللازمة لإدارتها أو القضاء عليها نهائياً.

1- التكنولوجيا الشخصية:

وتتمثّل بهواتفنا الذكية أو الساعات الذكية التي تخلط بين التواصل الشخصي والتواصل المهني، حيث أنّه بإمكاننا حالياً تلقي الرسائل الخاصة بالعمل وتلقي المكالمات الهاتفية أيضاً من الجهاز نفسه كما هو الحال في تعليقات الفيسبوك وصور الانستقرام ومجموعة كبيرة من وسائل التواصل الشخصية الأخرى.

إنّ سياسة السيطرة على استخدام هذه التكنولوجيا في أماكن العمل غير نافعة، ويعود السبب في ذلك إلى إدماننا عليها، كما أنّه من الصّعب تطبيق قواعد على الموظفين حول ما يجب عليهم مشاهدته من خلال أجهزتهم الشخصية. وإنّ قيام الأفراد بإدارة هذه التحديات وفهمها بأنفسهم عادةً ما يكون أكثر فائدة. فعلى سبيل المثال: يمكنك أنت وموظفوك وضع هواتفكم الشخصية جانباً لفترة زمنية محددة خلال اليوم، مما يساعدكم على التركيز أكثر على أجزاء معينة من العمل.

2- البريد الالكتروني:

إنّ الكثير من الرسائل الواردة بالبريد الالكتروني غير هامّة على الإطلاق، لكننا ومع ذلك غالباً ما نشعر بالحاجة إلى الاطلاع عليها حال وصولها. ولهذا السبب، إليك خمسة طرق لإدارتها، كي لا تسمح لها بإلهائك عن أعمالك الهامّة:

خصص وقتاً في جدول أعمالك للتحقّق من البريد الالكتروني: أوقف تشغيل المنبه الذي يظهر على شاشة حاسوبك الخاص بالبريد الالكتروني، وقم بالتحقق من بريدك والرد على الرسائل في فترات محددة من اليوم، مُخصّصاً ما لا يزيد عن (30) دقيقة لكل فترة منها. وأَعلم زملاءك ومديرك وزبائنك بكيفية ووقت ردك على رسائلهم.
استخدم أوقات انخفاض الإنتاجية: هناك أوقات محددة في اليوم تقدّم خلالها أفضل ما لديك من عمل، قد تكون في النهار أو في المساء. جدوِل مهمة التحقق من البريد الالكتروني في الأوقات التي تكون عندها انتاجيتك في أخفض مستواً لها، واحتفظ بأوقات الذروة للأعمال العالية القيمة.
حوّل قراءة الرسائل إلى مَهمّة: إنّ كنت بحاجة إلى أكثر من عدة دقائق لقراءة رسائل البريد الالكتروني أو الرد عليها، فقم بإضافتها إلى برنامج العمل الخاص بك أو إلى قائمة مهامك.
استخدم سلة المحذوفات: لا تترك الرسائل تبقى إلى الأبد لأنّك بذلك تعرّض نفسك لخطر خسارة الرسائل الهامّة عن طريق زيادة كمية البريد الوارد، مما يجعل إدارتك له أمراً صعباً للغاية. لذا قم بحذف جميع الرسائل التي لا تحتاجها حالما ترد عليها، وقم بأرشفة ما تريده منها أو وضعها في ملفات خاصة.
قم بمزامنتها مع هاتفك الشخصي: حاول إعادة توجيه رسائل بريدك الالكتروني إلى هاتفك الذكي، لتساعد في منع الإلهاءات عن حاسوبك الشخصي. ثمّ استخدم نصيحتنا السابقة مع هاتفك.

3- مواقع التواصل الاجتماعي:

تتيح لنا هذه المواقع التواصل مع عدد كبير جداً من الأشخاص، كما بإمكانها أن تدمر إنتاجيتنا، فهي تصرف نظرنا عن مهام العمل الأساسية وتحد من تركيزنا.

ولم تعد المؤسسات قادرة على حجب موظفيها من الوصول إلى المواقع التي لا تتعلق بالعمل، لأنّه بإمكان الهواتف الذكية الالتفاف على كل هذه الأمور، حيث أنها تعمل على شبكات خليوية غير مرتبطة بأي شكل من الأشكال بشبكة الانترنت الخاصة بالعمل. لذا فعلى الشركات أن تشجع موظفيها بشكل لطيف على التعامل بمسؤولية نوعاً ما مع شبكات التواصل الاجتماعي، بحيث لا تأثر على إنتاجيتهم وتركيزهم.

توصي دراسة "ماريان هيرللي" و"فيفيان كانيدا" من جامعة فلوريدا بأنّه على المؤسسات أن تشرح لفرق العمل لديها التأثير الخطير للاستخدام المُفرط لوسائل التواصل الاجتماعي.

جرّب أن تتابع وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك على مدار أسبوع واحد، وسجّل الوقت الذي أنفقته عليها خلال ساعات العمل. ومن ثمّ جدول بعض الدقائق يومياً للنشر والرد على الرسائل.

4- المراسلة الفورية:

أو ما يُسمى بمنصّة الـ (IM) والتي تستخدمها الكثير من الشركات لتتيح لفرق عملها التواصل مع بعضها البعض. لكن ومع ذلك فمن الممكن أن تكون الـ (IM) مصدراً للإلهاء، بسبب إشعاراتها ورموزها التعبيرية الغير ضرورية.

يمكنك الخوض في عادة استخدام المراسلات الفورية بغية الاستفسارات السريعة والصغيرة وليس للمحادثة. لذا تجنّب الضغط الناجم عن الرد الفوري، وقم بتخصيص أوقات محددة للرد خلال اليوم، وذلك عندما تكون في حالة "متصل الآن".

5- التصفّح:

إنّ قراءة عناوين آخر الأخبار ومتابعة نتائج المباريات وتسوّق بعض الملابس عن طريق الإنترنت ونحن في العمل، قد يهدر من وقتنا (30) دقيقة على الأقل، كما أنّ أشياء كهذه غالباً ما تمثل خرقاً لقواعد العمل.

قد لا يكون إيقاف تشغيل الوصول إلى الإنترنت هو الخيار الأمثل. خاصة وأنّ المؤسسات أصبحت تعتمد بشكل متزايد على استخدام البرمجيات التي تتطلب الاتصال بالإنترنت لتعمل بشكل كامل. لكن بإمكانك تنصيب برامج حجب مثل "Freedom" والذي يساعدك على تحديد المواقع التي تريد حجب نفسك عنها.

بإمكانك أيضاً القيام بجلسة تصفح شخصية كاستراحة بعد ساعة من العمل المُركّز عالي الجودة إن كان ذلك مسموحاً في شركتك، وقد تساعدك تقنية بومودورو في هذا الأمر.

6- المكالمات الهاتفية:

غالباً ما يتطلّب رنين الهاتف حاجة ملحّة للرّد، حتى ولو كنّا مركّزين بشدّة. ولكي تحدّ أنت وفريق عملك من مصدر الإلهاء هذا، يمكن لكل فريق تخصيص شخص آخر غيرهم للرد على المكالمات، وأن يستخدم المراسلة الفورية ليرى إن كانوا قادرين على الرّد.

إن لم تكن ترغب بإيقاف تشغيل هاتفك الشخصي خوفاً على عائلتك، فحضّر بعض الردود النصية السريعة مثل: "أنا في اجتماع، سأعاود الاتصال بكم في أسرع وقت ممكن". يمكنك كذلك أن تخبر أصدقائك وأفراد أسرتك بأنّه سيكون بمقدورك الرد على اتصالاتهم مساءاً في وقت استراحة الغداء مثلاً.

7- بيئة العمل:

بدلاً من تجاهل الإلهاءات كرائحة الطعام القوية أو ضجيج الزملاء في مكان العمل ابتعد عن المشكلة. استعد تركيزك عن طريق الاختلاء بنفسك في غرفة فارغة. ارتدِ السماعات المضادة للضوضاء. أو قم بتشغيل "White Noise" وهي موسيقى خاصة تمنع أي شيء من تشويش انتباهك.

8- الارتباك:

حاول دوماً جعل قائمة مهامك قصيرة إلى حدّ ما، فالقائمة الطويلة قد تسبّب التسويف، حيث أنّك ستتساءل ما هي المهمّة التالية التي عليك القيام بها. لذا الزم اليوم إنجاز عملين شديدي الأهمية من قائمتك، وأَبقِ المهام الباقية حتى يوم غَد.

إن اكتشفت بأنّك تتعامل كثيراً مع المسائل العاجلة غير المُخطط لها، فحاول أن تبحث أكثر عن المشكلة واستخدم تقنيات حل المشكلات لتكتشف السبب الكامن ورائها. فمعالجة أمور كهذه ينبغي أن يساعدك على التقليل من الإلهاءات، أو حتّى القضاء عليها بشكل نهائي.

تذكّر أنّك فردٌ من فريق عمل، لذا اطلب من زملاءك تخفيف أعباء العمل عنك في أوقات انشغالك. وإن كنت مديراً، تعلّم التفويض الفعّال.

تنويه: قد تتولى قيادة شخص يسمح للآخرين بإلهائه بسهولة بالغة. لذا شجّعه على تحديد جذر هذا السلوك والتخلص منه، وعلى تحسين السلوكيات الجيدة لديه.

9- إلهاءات بسبب الآخرين:

قد يكون زملاءك الذين يزورونك في مكتبك مصدراً كبيراً للإلهاء، إلّا إن كنت تعمل كجزء من فريق عمل افتراضي. أو قد تكون المدير الذي يتمنى أن يبقى قريباً من جميع أعضاء فريقه. لذا إن لم تكن تريد خسارة تركيزك عندما تحتاجه لإتمام مهمة ما، فكّر بطريقة تجنُّبك المقاطعات غير المقصودة، كالعمل من المنزل، أو من غرفة الاجتماعات، وإن كان لديك مكتب خاص أغلق الباب وأخبر فريق عملك بأنّك تحتاج بعض الوقت للاختلاء بنفسك من أجل التركيز.

في المكاتب المُختلطة، اجعل مكان العمل أقل قابلية لاستقبال الضيوف، عن طريق إزالة المقاعد الفائضة، أو من خلال الوقوف عندما يأتي زميلك إلى مكتبك.

إن كان هنالك شخص ما يعطّلك باستمرار، أخبره بذلك، فقد لا يلاحظ أنّه يسبب لك هذه المشكلة وهذا التشتت.

تنويه: توفر لك مقالتنا إدارة المقاطعات الكثير من المساعدة في هذا المجال.

10- إلهاءات بسببك أنت:

تحتاج الكثير من الطاقة العقلية والجسدية لتدير أولوياتك وزوّارك، ويجب أن تملك الانضباط الكافي لتتحكم في استخدامك للتكنولوجيا. لذا فاهتمامك بنفسك هو أمر هام للغاية.

كثيرٌ من الناس لا ينامون بما فيه الكفاية بسبب الإلهاءات التي تسببها لهم التكنولوجيا في المنزل، لذا عليك استخدام الطريقة الأمثل للحد من هذا الأمر أيضاً.

قد يجعلك الجفاف تشعر بالتعب وقد يؤثر ذلك على تفكيرك، لذا اشرب كمية وفيرة من المياه. استنشق هواء نقي ومارس القليل من المشي السريع يومياً، فكلا الأمرين سيمدُّك بالطاقة. حاول تجنُّب وجبات الغداء الثقيلة والمأكولات الغنية بالسكّر، لأنّها تقلل من تركيز فيما بعد خلال اليوم.

تنويه: تشير الأبحاث إلى أنّه باستطاعتك تحسين أداءك وإدارتك للوقت بشكل عام، من خلال إدراكك أنّ الإلهاءات لا مفرّ منها وأن تقوم بالاستعدادات اللازمة للتعامل معها.

النقاط الرئيسة:

نتعرّض يومياً للإلهاءات التي تقلل من إنتاجيتنا وتزيد إرهاقنا، لذا فكّر بالأشياء التي تلهيك أكثر الأحيان خلال اليوم، وفكر بالتكنولوجيا التي غالباً ما تكون برأس قائمة الأمور المسببة للإلهاء.

جرّب ممارسة عادات جديدة تساعدك على التحكم أكثر بهذه الإلهاءات، وحاول أيضاً استخدام هاتفك ورسائلك وبريدك الالكتروني بحرص، والحد من الوقت الذي تقضيه على مواقع التواصل الاجتماعي. ووضّح للآخرين متى لا تريد أن تتعرض للإلهاء، أو ابتعد عن البيئة المسببة له، وجِد مكان هادئ تعمل منه. واجعل قائمة مهامك قصيرة وقابلة للتعديل.

إنّ تحقيق هذه الأهداف قد يعني أنّك أنت وأعضاء فريق عملك ستحصلون على المزيد من الإنتاجية.

المصدر: هنا