إعادة هيكلة الاجتماعات الافتراضية والتعاون لتطبيق العمل الهجين

ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن المُدوِّنة "لورين لي" (Lorraine Lee)، والتي تُحدِّثنا فيه عن إعادة اختراع الاجتماعات الافتراضية والتعاون من أجل العمل الهجين.

هل سيكون نموذج العمل الهجين مثمراً كما هو الحال في نماذج الأعمال الشخصية؟

على الرُّغم من الطلب المتزايد على العمل الهجين، وتحوُّل شركات مثل "تويتر" (Twitter) و"أكسنتشر" (Accenture) إلى العمل بهذا النموذج، فإنَّ العديد من الشركات جديدة على هذا المفهوم، وليس لديها دليل مُحدَّد لكيفية القيام بذلك بشكل جيد. سيكون العامل الرئيس الذي سيساعد المؤسسات الناجحة على اتباع نموذج العمل الهجين، هو سياسات الاجتماعات والتعاون الافتراضية

في هذه الطريقة الجديدة في العمل، من المحتمل أن يكون هناك دائماً شخص غير موجود معك في المكتب؛ لذا، إن كان يتوجب على عملنا اليومي والجداول الزمنية أن يتكيَّفا مع الأوقات، فيجب إعادة هيكلة الاجتماعات، والتي تمثل عنصراً حاسماً في أيِّ مكان عمل أيضاً، وفيما يلي عناصر الاجتماعات والتعاون الافتراضية التي تحتاج إليها مؤسستك لأخذها في الحسبان:

1. إنشاء جدول أعمال:

ضع جدول أعمال واضح تشاركه في بداية الاجتماع، وحدِّد بوضوح الهدف أو النتيجة التي تريد تحقيقها في نهاية المطاف، والتي من شأنها أن تشير إلى أنَّ الاجتماع كان ناجحاً؛ حيث إنَّ جدول الأعمال سوف يحافظ على التركيز في اجتماعاتك.

اسأل الحاضرين عمَّا إذا كان هناك أشياء يرغبون في إضافتها إلى الجدول:

يؤدي سؤال الموظفين عن آرائهم إلى مشاركة جميع الأطراف في اجتماعاتك منذ البداية، ويضمن شعوراً بأنَّ الجميع صوتهم مسموع، ويسمح أيضاً للشركة المضيفة بإدارة وقت الاجتماع بالشكل المناسب، فهل تواجه مشكلة في وضع جدول اجتماع ذي هدف واضح؟ من المحتمل أنَّه اجتماع يمكنك إزالته من التقويم، واستبداله بفيديو غير متزامن.

2. استخدام الاتصال غير المتزامن (ASYNC):

الاتصال غير المتزامن هو الذي ترسله عندما لا تتوقع رداً فورياً (على سبيل المثال: البريد الإلكتروني)، فيجب استخدام الاتصال غير المتزامن بدلاً من الاجتماعات التي لا تتضمن تواصلاً ثنائي الاتجاه، ومن الأمثلة عن مقاطع الفيديو غير المتزامنة: تحديثات الحالة، والإعلانات، والمراجعات التفصيلية للمنتج.

الفيديو غير المتزامن على وجه الخصوص، هو بديل فعَّال لإرسال بريد إلكتروني أو رسالة على منصة "سلاك" (Slack)؛ لأنَّه يسمح لك بنقل رسالتك ونبرة صوتك؛ إذ إنَّه في كثير من الأحيان، تُفقَد قيمة التواصل الحيوي ما لم يتم الاستماع لنبرة الصوت، والتي قد تكون أكثر صعوبة في التعرُّف إليها عندما تكون في النص المكتوب.

يترك الفيديو مجالاً أقل لسوء الفهم، ويوفِّر طريقة أخرى لزملائك لرؤيتك والتواصل معك:

اسأل فريقك عمَّا إذا كانوا يعتقدون أنَّ أيَّ اجتماعات مباشرة ومتزامنة متكررة، يمكن استبدالها بفيديو غير متزامن، وحان الوقت الآن لحذف الاجتماعات غير الضرورية التي احتفظتَ بها في التقويم دون سبب واضح، فبدلاً من ذلك، فكِّر تفكيراً نقدياً أكثر حول كيف، ومتى، وأين تحتاج إلى لقاء زملائك في الفريق؟

يمكنك أيضاً تقوية فِرقك وشركائك متعددي الوظائف عندما يتعلق الأمر بعدم التزامن، على سبيل المثال: عندما لا أهتم بشأن ما إذا كان الاجتماع يجب أن يكون مباشراً أو غير متزامن، عادةً ما أسأل الحاضرين عما إذا كان لديهم أيُّ تفضيل، وفي أغلب الأحيان يكون الخيار المُفضَّل هو الاجتماع غير المتزامن.

التعاون في العمل الهجين:

يجب أن تكون الاجتماعات الافتراضية هي الخيار الافتراضي لجميع موظفيك؛ وذلك لجعل الجميع يشعرون بأنَّهم مشاركون على قدم المساواة، حتى لو كان لديك موظفون عدَّة في المكتب يرغبون في الانضمام من غرفة واحدة، فاطلب من هؤلاء الموظفين الحضور في غرف اجتماعات فردية أصغر، كما يجب أن تكون الاجتماعات دائماً افتراضية أولاً.

تتضمن بعض أدوات التعاون والعرض التقديمي الافتراضي المفضلة لديَّ، والتي يمكن أن تساعدك على التواصل افتراضياً:

• تطبيق "كاليندر" (Calendar): هو برنامج تقويم وجدولة عبر الإنترنت.
• تطبيق "بريزي فيديو" (Prezi Video): يجلب مشاركة لا مثيل لها إلى عملك الهجين لإجراء اجتماعات أفضل، وتحقيق تعاون أعمق، وتعزيز الإنتاجية.
• تطبيق "سلايدو" (Slido): وهي منصة أسئلة وأجوبة واستطلاعات رأي نهائية للاجتماعات والأحداث المباشرة والافتراضية.
• تطبيق "أتلاسيان" (Atlassian): يوفر أدوات التعاون وإدارة المشاريع لمساعدة كل فريق على إطلاق العنان لإمكاناته الكاملة.
• تطبيق "سلاك" (Slack) يجمع بين تواصل الفريق وتعاونه حتى تتمكن من إنجاز المزيد من العمل.
• تطبيق "إيرتيبل" (Airtable): وهو منصة ذات تعليمات برمجية قليلة لإنشاء تطبيقات تعاونية.
• تطبيق "هوبين" (Hopin): منصة برمجية لإدارة الأحاديث الافتراضية والأحداث والتجارب.

تجاوز فكرة مشاركة الشاشة:

قد تنجح مشاركة الشاشة في بداية العمل عن بُعد، ومع ذلك، مع تقدُّم التكنولوجيا، واستمرار جذب انتباه الجمهور في اتجاهات لا حصر لها، فقد أصبح استخدامها لا يتجاوز الحد الأدنى من العمل؛ إذ إنَّ استخدامها لن يكون كافياً لجذب انتباههم أو ترك انطباع دائم لديهم.

حان الوقت لتجاوز الوضع الراهن، وسواءً كنتَ تستخدم مجموعة "بوربوينت" (PowerPoint) أم تنشئ عرضاً تقديماً باستخدام تطبيق "بريزي" (Prezi)، فيجب أن تتضمن عروضك التقديمية عناصر أساسية للمشاركة الافتراضية، مثل رسومات مُتحرِّكة وفيديوهات، وعبارات محددة ومختصرة للحث على اتخاذ الإجراءات، فضلاً عن الرسائل الواضحة.

في الختام:

هناك فرصة كبيرة لتطوير نموذج العمل الهجين، وأكثر ممَّا كنتَ تتخيل، وبما أنَّ الاجتماعات لن تختفي؛ لذلك ليس هناك وقت أفضل من الآن للتفكير في الاجتماعات وإعادة هيكلتها في مؤسستك لضمان بقاء فِرقك قادرة على المنافسة، والإنتاجية، والتأثير.

المصدر