8 نصائح تساعد الموظفين المستقلين (الفريلانسرز) في إدارة أوقاتهم
تُعَدّ إدارة الوقت من أهم الأمور في حياة الموظفين المستقلين (الفريلانسرز)، إذ لا يوجد من يرشدهم أثناء العمل إلى الأمور التي يجب عليهم أن يفعلوها والأمور التي يجب عليهم ألَّا يفعلوها، بمعنى آخر، كل موظفٍ مستقل هو مدير نفسه.
في إمكان الموظف المستقل ممارسة عمله من المنزل حيث يقطن مع أفراد عائلته أو البحث عن مكتبٍ يتقاسم العمل فيه عدد من الموظفين الآخرين، لكنَّ العمل في مثل هذه الأجواء يؤدي إلى تشتّت الانتباه وحينئذٍ يسْهُل الانشغال بأي شيء، كوسائل التواصل الاجتماعي، والهروب من الواقع إلى العالم الافتراضي. لكن على عكس العديد من العوامل التي تؤثر في جودة عمل الموظفين المستقلين يُعَدُّ الوقت عاملاً يمكن التحكم به، وفي إمكان الوقت أن يكون إمَّا أوفى أصدقاء الموظف المستقل وإمَّا ألدَّ أعدائه.
تُعَدّ مهمة إدارة الوقت بالنسبة إلى الموظفين المستقلين مهمةً محفوفةً بالمصاعب لأنَّها لا تسير في طريقٍ واضح المعالم مثلما يحدث مع الموظفين التقليديين الذين يعلمون متى يبدأ عملهم ومتى ينتهي وكم سيستغرق. إذ يَصْعُب على الموظفين المستقلِّين في أغلب الأحيان أن يعرفوا بدقة كم من الوقت يحتاجون لتنفيذ مهمةٍ ما، وبالتالي لن تكون الحدود الزمنية لعملهم واضحة، وإذا أضفنا إلى ما سبق عدد المشاريع التي يتولون تنفيذها في الوقت نفسه قد تبدو العملية كلها مُرْبِكةً للغاية.
من السهل جدَّاً أن ينجَرَّ الموظف المستقل إلى تضييع القوت في حين تحتاج إدارة الوقت بشكلٍ فعال إلى التحلي بانضباطٍ حقيقي، لكنَّ هذا الانضباط يؤدي إلى تحقيق النجاح في النهاية. إنَّ التخطيط واستثمار الوقت أفضل استثمار يؤديان إلى تحقيق مكاسب أكبر ويفسحان مجالاً أكبر أمام الموظف المستقل للاعتناء بحياته الشخصية.
شاهد بالفيديو: 18 نصيحة سريعة لاستثمار الوقت بفاعلية
كيف تحافظ إذاً على الانضباط والتركيز؟ وكيف تحقق أقصى استفادة من الوقت إذا كنت تعمل موظفاً مستقلَّاً؟ سنكتشف في هذه المقالة مجموعةً من الاستراتيجيات المختلفة توصل إليها موظفون مستقلُّون تمكَّنوا من خلالها من إدارة أوقاتهم وتحقيق أفضل النتائج:
1- وضع قائمة مهام منطقية:
تُعَدّ قوائم المهام طريقةً رائعةً للحفاظ على التركيز في أثناء اليوم وتحقيق أفضل استفادة من الوقت، لكن لا بدّ كما يوصي الموظفون المستقلُّون الناجحون من أن تكون هذه القوائم منطقية، إذا لا يُعْقَل أن تضع عشر مهام في القائمة وأن تعلم أنَّك لا تستطيع إنجاز أكثر من ثلاث أو أربع مهام.
يُعَدّ تطبيق (Todoist) أداةً رائعةً للتعامل مع قوائم المهام فهو يذكِّرك صباحاً بالمهام التي جاء موعد تنفيذها اليوم وتستطيع من خلاله الاطلاع أيضاً على المهام التي تنتظر التنفيذ خلال الأسبوع وترتيب مواعيدها بشكلٍ مناسب.
إحدى الطرق التي يمكن اتّباعها لترتيب الأولويات أيضاً مصفوفة آيزنهاور (Eisenhower matrix) والتي يُشار إليها أيضاً باسم مصفوفة الهام والعاجل. هذه المصفوفة هي أساساً قائمة مهام مُقسَّمة إلى المربعات الأربعة التالية:
- المهام التي يجب عليك أن تبدأ بها أولاً.
- والمهام التي يجب عليك أن تؤديها في موعدٍ محددٍ لاحقاً.
- والمهام التي يجب عليك أن تفوِّضها.
- والمهام التي يجب عليك ألَّا تقوم بها.
2- مراقبة الوقت:
مصدر الإحباط الذي يشعر به العديد من الموظفين المستقلِّين هو الوقت الذي لا يعرفون كيف انقضى وما الذي أنجزوه فعلاً خلاله ذلك الوقت في نهاية اليوم، لكن ثمَّة لحسن الحظ العديد من أدوات مراقبة الوقت كتطبيقَي (Timely) و(Toggl).
من الأمور التي تتعلّمها عند استعمال هذه التطبيقات مراقبة جميع العمليات التي تقوم بها تقريباً وبالتالي ستعرف كم تستغرق وسطيَّاً المهام التي تؤديها وهذا سيُساعدك في تقدير الوقت الذي تحتاج إليه لإنجاز عملك بشكلٍ دقيق. تتيح لك هذه التطبيقات أيضاً الاطلاع على سجلات الوقت الذي قضيته في تنفيذ المهام للتحقق من تطابق التوقعات التقديرية مع الوقت الذي احتجت إليه فعلاً لإنجاز المهمة.
يُنصَح أيضاً ببدء حساب الوقت من اللحظة التي تجلس فيها من أجل العمل فالوقت الذي تقضيه في العمل لا يقتصر على الوقت الذي تمارس فيه العمل مباشرةً بل يبدأ من اللحظة التي تبدأ فيها بتخصيص الوقت، والمعلومات، والانتباه للمهمة التي تقوم بها. هذا يعني أنَّه يجب عليك حينما تراقب الوقت الذي تقضيه في العمل أن تراقب كل شيءٍ تفعله في ذلك الوقت. حتى إن كنت لا تتقاضى أجرتك مقابل عدد الساعات من المفيد أن يكون لديك بيانات قابلة للقياس تبيِّن لك مقدار الوقت الذي قضيته في إنجاز مهامك فهذا يساعدك في وضع التقديرات الخاصة بالمشاريع المستقبلية وتحديد الوقت المناسب لطلب زيادة في الأجر.
حينما تقدِّر الوقت اللازم لإتمام مهمة ما تأكَّد من أن تكون سخيَّاً فمعظم المهام تحتاج في أغلب الأحيان إلى وقتٍ أكبر من الذي كان متوقَّعاً في الأساس. ومن الطرق التي يُعَدُّ اتباعها مفيداً في هذا السياق تقدير حجم الوقت اللازم لإتمام مهمة ما ثم ضرب المدة إمَّا بواحد ونصف وإمَّا بإثنين، فزيادة الوقت المخصص للمهمة تحسباً للحوادث الطارئة سيحميك من تفويت المواعيد النهائية وقضاء فترات المساء وعطل نهاية الأسبوع في العمل من أجل تعويض التقصير.
3- التخلّص من مصادر تشتيت الانتباه:
يُعزى الجزء الأكبر من افتقار الموظفين المستقلِّين إلى الإنتاجية إلى الأوقات التي يقضونها على وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني. لا حاجة إلى تفقُّد البريد الإلكتروني كل دقيقة، يكفي ربما أن تتحقق من وجود رسائل أرسلها لك العملاء ثلاث مراتٍ في اليوم: صباحاً حينما تبدأ العمل، وبعد استراحة الغداء مباشرةً، وعند نهاية اليوم، أمَّا خارج هذه الأوقات تستطيع الاهتمام بالرسائل الإلكترونية التي تحتاج إلى ردٍّ سريع وأن تضيف الرد على الرسائل الأخرى إلى قائمة المهام التي ستؤدِّيها في وقتٍ لاحق.
يوصي الخبراء باستعمال تطبيقات تساعد الموظفين المستقلين على تركيز الاهتمام كتطبيق (HeyFocus) للتأكُّد من أنَّك تكرِّس وقتك لإنجاز المهام التي أرسلها لك العميل وأنَّك لا تضيع ذلك الوقت في تصفُّح وسائل التواصل الاجتماعي.
لكن الخبراء يوصون باستعمال هذه التطبيقات لتشخيص طريقة تعاطيك مع المهام ومدى التزامك بالوقت المحدد لها والابتعاد عن استعمالها كنظامٍ لتسجيل ساعات الدوام، لأنَّ ذلك سيُقوِّض الغرض الأساسي الذي صُمِّمَتْ من أجله هذه التطبيقات. ويضيف هؤلاء أنَّ أفضل طريقةٍ لتجنُّب مصادر تشتيت الانتباه البحث عن عملٍ ممتعٍ مع عملاء يثيرون الحماسة والالتزام بمواعيد نهائية واقعية.
4- الاحتفاظ بدفتر لتدوين الأحداث اليومية:
العديد من الموظفين المستقلين يؤدون عدة مشاريع في الوقت نفسه وقد لا تروق للبعض فكرة استعمال التطبيقات وربَّما يَجِدونها غير مُجدية. إذا كنت واحداً من هؤلاء يمكنك الاستعاضة عن التطبيقات الهاتفية بدفاتر المذكرات التي تستطيع أن تدوِّن فيها كل ما يحدث معك بما في ذلك خططك وقوائم مهامك. يمكنك الحصول على أنواع متنوعة من هذه الدفاتر من موقع (Atoma) حيث يقدم لك كل نوع تقنية مختلفةً لتدوين الملاحظات.
5- تقسيم الوقت:
قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهامٍ صغيرة، وراجع سريعاً خلال فترةٍ قصيرة الأفكار التي ستستعملها في تلك المهام وحدد بعد ذلك ما نجح منها وما لم ينجح وحدد أفكاراً جديدة بناءً على النتائج التي تتوصل إليها.
بهذه الطريقة لن تُضطر إلى قضاء وقتٍ طويلٍ جدَّاً في تنفيذ فكرة قد تكون غير ناجحة وتستطيع في المستقبل أن تستخدم ذلك في الوقت الذي تحتاج إليه لتنفيذ أنواع مشابهة من المشاريع.
من المناهج التي يفضِّل بعض الموظفين المستقلين اتباعها لتتنظيم الوقت تقسيم العمل، بعد تحديد مراحله العامة، إلى مهام صغيرة يحتاج تنفيذ كلٍّ منها إلى 25 دقيقة حيث يُعرَف هذا النهج المتَّبع لإدارة الوقت باسم تقنية الطماطم أو تقنية "بومودورو".
يقول الخبراء أيضاً إنَّ تقسيم المشاريع إلى أجزاءٍ يمتد كلٌّ منها ساعةً أو ساعتين يفسح لك المجال لإنهاء عملك بكل أريحية.
6- تعلُّم الرفض:
اعرف حجم العمل الذي تستطيع القيام به خلال فترة زمنية محددة، فقد يكون من المغري قبول كل المشاريع التي تُعرَض عليك لا سيما في بداية مشوارك المهني في عالم العمل المستقل، لكنَّك في النهاية لا تستطيع الموافقة على كل عرض يُقدَّم لك.
إذ ثمَّة في أغلب الأحيان جانب ذو طابع إداري في المشاريع التي تُعرَض عليك مهما كان حجم تلك المشاريع، وبعض العملاء يحتاجون إلى اهتمامٍ وجهدٍ أكبر من اللذين يحتاج إليهما الآخرون.
قد يكون من الصعب أن ترفض المشاريع التي تُعرَض عليك فهذه المشاريع التي ترفضها هي أموالٌ في نهاية المطاف، لكن إذا كنت تعلم أنَّك لا تملك ما يكفي من الوقت وتحاول أن تحشر مزيداً من المشاريع في الوقت المتاح لك لأنَّ المال يغريك سيتُصاب بالإرباك وستندم على قرارك في النهاية. إذا رأيت أنَّك ترفض العديد من المشاريع التي تُعرَض عليك قد يكون هذا مؤشراً يدل أنَّ الوقت ربَّما حان لزيادة الأجر الذي تتقاضاه.
شاهد بالفيديو: 6 طرق لتُضيف المزيد من الوقت ليومك
7- تقاضي المال مقابل عدد الأسابيع:
الموظفون المستقلون يكون لديهم عادةً هدف محدد يسعون إلى تحقيقه في نهاية الأسبوع لذلك سواءً عملوا ثلاث ساعاتٍ في أحد أيام الأسبوع و14 ساعةً في يومٍ آخر لن يهتمَّ العميل إن كنت تضيع الوقت أم لا، لذلك سيكون من الأسهل بالنسبة إلى الموظفين المستقلين ترتيب مواعيد عملهم على أساس إنجاز كمية معينة من العمل خلال ثلاثة أسابيع عوضاً عن العمل على أساس وجود كمية غير محددة من العمل لا يُعرَف متى يمكن الانتهاء منها.
من الفوائد الإضافية التي يمنحك إيَّاها تقاضي المال مقابل عدد الأسابيع أنَّك ستحصل على أجرك حتى لو أخفق العميل في تقديم المواد التي تحتاج إليها للبدء بالعمل، أو التغذية الراجعة، أو النتائج التي يجب عليه أن يزودك بها لأنَّ العقد بينكما يذكر بشكلٍ محدد أنَّ الأجر أسبوعي.
8- إدارة الوقت بأسلوبٍ يتناسب مع طبيعة العمل:
يوصي الخبراء بأن يحدد الموظف المستقل نوع الاختصاص الذي يود أن يمارسه حتى يتمكَّن من تنظيم وقته بناءاً على نوع اختصاصه. إذ يميل أخصائيو تحسين نتائج الظهور في محركات البحث (SEO) على سبيل المثال إلى العمل مع عددٍ كبيرٍ من العملاء في الوقت نفسه ويُسخِّرون أيامهم كلَّها للعمل، وحينما ينتظرون من عميلٍ الرد على نتائج عملهم أو تزويدهم بموادٍ معينة، فإنّهم ينتقلون إلى العمل مع عميلٍ آخر حتى لا يتوقفوا عن العمل ريثما يأتيهم الرد أو تأتيهم المواد.
بالنسبة إلى هؤلاء فترات التوقف هذه ثمنها مالٌ ومن المنطقي أن يتجنَّبوا إهداره، لكن بالنسبة إلى أنواعٍ أخرى من الموظفين المستقلين قد تكون هذه الفكرة سيئةً حقَّاً. فمصمِّمو تجربة المستخدم (UX Designers) والباحثون يتقاضون أجورهم مقابل تركيز الاهتمام على أدق التفاصيل وهذا ما لا يستطيعون القيام به إذا تنقَّلوا من مشروعٍ إلى آخر عدة مراتٍ في اليوم لأنَّ ذلك سيجعلهم يفقدون التركيز وينسون الكثير من الأفكار المهمة.
كيف تحدد الطريقة الأنسب لإدارة الوقت؟
مسألة إدارة الوقت في النهاية مسألة شخصية جدَّاً فبعض المناهج التي ذكرناها في الأعلى قد لا تناسبك أبداً، لذلك من المهم ألَّا تتمسَّك بتطبيقٍ معيَّن أو تقنيةٍ معيَّنة. حاول أن تجرِّب طرقاً مختلفة وحدد الفترة التي تبلغ فيها أعلى مستويات الإنتاجة في أثناء النهار وستعثر على أنسب طريقة لإدارة وقتك.