7 نصائح لتصميم برنامج تجهيز موظفين ناجح

لا يستيقظ مديرك التنفيذي - في الغالب - وهو يفكر في برنامج تجهيز الموظفين لشركتك، ولكن يجب عليه ذلك؛ فللأسف، برامج تجهيز الموظفين ليس لها أهمية كبيرة في العديد من الشركات ولم تُنشأ بعناية أكبر لدعم ثقافة الشركة، ففي الكثير من الأحيان لا يكون الرابط بين الإعداد والاستراتيجية واضحاً، ولا تُناقَش التفاصيل حول ما يجعل هذه المنظمة فريدة من نوعها بالتفصيل، وتُعَدُّ برامج تجهيز الموظفين شراً لا بُدَّ منه.

وسبب وجوب اهتمام مديرك التنفيذي بإنشاء برنامج تجهيز على مستوى عالمي هو أنَّه؛ لإحياء الاستراتيجية تحتاج إلى إشراك قلوب وعقول موظفيك جميعهم بسرعة وباستمرار، فأنت بحاجة إليهم ليفهموا عملك ومكانتهم الفردية فيه ويشعروا بأنَّهم جزء من ثقافة الشركة، وأن يكون لديهم الدافع لبذل الجهد لدفع مؤسستك إلى النجاح، فعلى الرغم من أهمية برنامج التجهيز القوي، تخبرنا الإحصاءات الحالية أنَّه من الصعب العثور على برامج تجهيز جيدة:

• %33 من الموظفين الجدد يبحثون عن وظيفة جديدة خلال الأشهر الستة الأولى، والأكثرية منهم بين جيل الألفية.
• تقدَّر تكاليف معدل دوران القوى العاملة بين 100% و300% من راتب الموظف الذي يُستَبدَل.
• يستغرق الموظف الجديد عادةً ثمانية أشهر للوصول إلى الإنتاجية الكاملة.

لنفترض أنَّ معدل دوران القوى العاملة يبلغ 20% وأنَّك تعيد التوظيف لتعويض القوة العاملة المفقودة، فماذا سيعني لشركتك إذا كان برنامج التجهيز الخاص بك دون المستوى؛ أي ترك الموظفين الجدد - 20% من موظفيك - غير قادرين على المساهمة في تحقيق أهدافك الاستراتيجية؟ فهل يمكنك الانتظار لمدة عام حتى يتكيفوا مع ثقافة شركتك؟ وهذا بافتراض أنَّك محظوظ بما يكفي للاحتفاظ بالمواهب الجديدة في المقام الأول.

وفيما يأتي نصائح حول كيفية إشراك مواهبك الجديدة المتألقة وحشدها والاحتفاظ بها، والأهم من ذلك أنَّك ستلفت انتباه الرئيس التنفيذي؛ وذلك لأنَّه ستكون لديه قوة عاملة أكثر إنتاجية وثباتاً وتفاعلاً، وقادراً على قيادة أجندة التغيير الخاصة بها.

إليك 7 نصائح لتصميم برنامج إعداد موظفين ناجح:

1. شارِك ثقافة شركتك معهم:

الثقافة أهم من الاستراتيجية؛ إذ يكافح العديد من الموظفين الموهوبين الجدد من أجل الاندماج في الثقافات الجديدة ولا يشعرون أبداً بأنَّهم جزء من الفريق، والأسوأ من ذلك هو أنَّ الموظفين الجدد الذين يصلون إلى مناصب إدارة وقيادية، غالباً ما يجلبون معهم ثقافات الشركات القديمة. فخُذ الوقت الكافي لإشراك الموظفين الجدد في هدفك وثقافة شركتك وكن واضحاً بشأن مكانك في تلك الخطة، فلا يوجد شيء أسوأ من الوعد بشيء وتجربة شيء مختلف تماماً.

2. صمِّم برنامجاً يناسب القوى العاملة:

غالباً ما تبني المؤسسات برامجها التأهيلية للتركيز فقط في المحتوى ولا تقضي وقتاً كافياً في التركيز في كيفية نقل هذه المعرفة بنجاح؛ إذ أصبح لدينا خمسة أجيال في القوى العاملة وزيادة في المرونة في مكان العمل وموظفون يستعملون هواتفهم المحمولة طوال الوقت؛ وكل هذه الأسباب تدفعنا إلى التفكير بجدية أكبر في طريقة التعامل مع موظفينا حتى نتمكن من تطوير برامج لها تأثير ناجح يتوافق مع الاهتمامات والعادات التقنية وسلوكات مكان العمل لموظف اليوم.

3. قدِّم برنامج التجهيز على مراحل:

لدينا عادة فظيعة تتمثل في جعل الموظفين الجدد يعملون بوتيرة سريعة، ومع ذلك فنحن نعلم أنَّ جعلَ الناس يتكيفون بشكل أسرع لا يعني إعطاءَهم المزيد من المعلومات للعمل عليها في فترة زمنية أقصر، فلا تتورَّط في استعجال الموظفين الجدد من خلال العمل الثقيل في أيام قليلة فقط؛ إذ إنَّ العمل ليس سباقاً. وإذا علمنا أنَّ الأشهر الستة الأولى إلى عام واحد هي الإطار الزمني الحرج للاحتفاظ بالموظفين، فلماذا نركز فقط في التدريب في أول 30-60 يوماً؟

4. اشرح آلية العمل على مستوى الشركة:

ينضمُّ العديد من الموظفين الجدد إلى وظيفة ما ولا يتلقون سوى المعلومات المتعلقة بقسمهم المحدد؛ وهذا يجعلهم لا يملكون أدنى فكرة عما يجري في بقية الأقسام، فلقد أصبح من الهام أكثر للموظفين التعاون والتواصل لمساعدة الشركة على الابتكار والتكيُّف بشكل أسرع؛ لذا قبل مطالبتهم بفهم وظيفتهم، اشرح لهم آلية العمل في أقسام الشركة كافة.

5. اشرح لهم كيفية الانسجام مع استراتيجيتك:

إذا كنتَ تُوظِّف شخصاً ما، فهذا يعني أنَّه جزء هام من خطتك الاستراتيجية - أو على الأقل يجب أن يكون كذلك - وإلَّا فما هو الهدف؟ فسواءً كانوا جزءاً من طاقم التنظيف أم مديراً تنفيذياً هاماً، فكل موظف منهم يؤدي دوراً في تنفيذ استراتيجيتك. ومع ذلك، في معظم الحالات يكون التواصل غامضاً في أحسن الأحوال أو غير موجود في أسوأ الأحوال، فكيف تتوقَّع أن يُنفِّذ موظفوك استراتيجيتك إذا كانوا لا يعرفون حتى ماهية هذه الاستراتيجية أو كيف يتواصلون معها؟ فالموظفون الجدد أكثر قدرة على الانسجام مع استراتيجيتك مما يتصوره مديروك التنفيذيون.

وتوضح برامج تجهيز الموظفين الجيدة هذا الأمر وتركِّز في كيفية إشراك الموظفين الجدد في استراتيجية آلية العمل الشاملة من البداية. فاعمل على تبسيط الأمور المعقدة واستعمل أسلوب سرد القصص لإشراك الموظفين الجدد فيما تريد مؤسستك تحقيقه.

6. زوِّد المديرين بالأدوات المناسبة:

إحدى المقولات المبتذلة: "لا يترك الموظفون العمل بسبب الشركات؛ بل بسبب المديرين". ولكن في الواقع، يترك الموظفون العمل بسبب الشركات؛ فهذا هو السبب الأول الذي يجعل الناس يستقيلون وينتقلون إلى شركات أفضل، والمفارقة هي أنَّ المديرين هم أيضاً المجموعة الأقل تقديراً واستثماراً ضمن القوى العاملة اليوم.

سيخبرك المديرون معظمهم أنَّه ليس لديهم الوقت للمشاركة في رعاية الموظفين الجدد تحت إشرافهم؛ لأنَّهم يركزون تركيزاً كبيراً في تنفيذ المهام، ولكن في هذه الحالة ربما جعلناهم يركزون في المهام الخطأ؟ فالمهمة الأولى للمديرين هي تطوير وبناء فِرَق عالية الأداء؛ إذ نحتاج إلى أن نُسهِّل عليهم التركيز في هذا الأمر كونه أولويتهم الأهم، وإذا كانوا يعانون في تنفيذ هذه الغاية، فنحن نحتاج إلى تدريب مديرينا حتى تكون لديهم المهارات والأدوات المناسبة ليكونوا أفضل قادة فريق ممكنين.

شاهد بالفديو: 6 طرق مبتكرة لرفع معنويات الموظفين

7. وضِّح لهم خطة التنمية الخاصة بهم:

يتزايد عدد الموظفين الذين يغادرون المؤسسات لأنَّهم لا يرون فرص التطوير مُتاحة لهم؛ فيبحث غالبية الخريجين عن الخبرة الوظيفية أكثر من أي شيء آخر، ولكن بدلاً من مسار تطوير واضح تبدو المسارات الوظيفية غامضة لا سيما مع وجود الكثير من الشكاوى حول رغبة جيل الألفية في الحصول على الترقيات قبل أن يثبتوا أنفسهم في الشركات، وربما إذا كنَّا أكثر صراحة بشأن مسيرتهم المهنية والوقت الذي تستغرقه وكيف سيصلون إلى هدفهم، فلن تكون لدينا شكاوى من هذا النوع.

المصدر