7 طرق لجعل برنامج إحالة الموظفين ناجحاً
من الشائع جداً بالنسبة إلى الشركات والمؤسسات -بغضِّ النظر عن حجمها أو مجال عملها- استخدام مزيج من أدوات وطرائق التوظيف المختلفة للعثور على موظفين مثاليين، واعتماداً على الشواغر المُحدَّدة أو المستوى الوظيفي، تختار بعض الشركات استخدام أدوات مثل: السِيَر الذاتية، أو نشر إعلانات الوظائف التقليدية، أو الاستعانة بمصادر مساعدة، أو حتى بوابات الوظائف ذات العلامات التجارية مع نظام تتبُّع مُقدِّم الطلب.
لكن في معظم الأحيان، تستكمل الشركات هذه التقنيات بوضع برنامج إحالة داخلي. في الواقع، تُعَدُّ برامج إحالة الموظفين أداةً هامة للاستعانة بمصادر لاكتشاف المواهب بناءً على خبرة المتقدِّمين ومعدلات الاحتفاظ بهم، ووفقاً لاستطلاع متعلق بممارسات التوظيف في الشرق الأوسط (Middle East) وشمال إفريقيا (North Africa)، كانت إحالة الموظفين من بين أكثر طرائق التوظيف انتشاراً، لا سيَّما في المناصب الإدارية، حيث ذكر 38% من أرباب العمل أنَّهم يستخدمون هذه الطريقة.
لهذا السبب يمكِن لبرنامج الإحالة المُطبَّق جيداً أن يصنع العجائب لإعداد المواهب لديك والحصول على مرشَّحِين، كما ينبغي أن يكون تعزيز نظام للحصول على إحالات من الموظفين أولويةً قصوى لكل شركة لأسباب عدَّة منها: تؤدي إحالات التوظيف إلى الحد من تكلفة ووقت التوظيف بصورة كبيرة، كما تعرض ثقافةً أكثر ملاءمة عموماً، وتعكس العلامة التجارية لرب العمل، من بين فوائد أخرى.
كما أنَّ وضع برنامج إحالة ليس أمراً مُعقَّداً؛ حيث ستحتاج أولاً إلى وضع هدف أو رؤية للبرنامج، على سبيل المثال، فهل تُحاول أن يكون لديك المزيد من المرشحين لتوظيف أفضل المواهب؟ وهل تحاول زيادة تنوُّع القوى العاملة لديك؟ وهل تُحاول خفض تكاليف التوظيف؟ بعد تحديد أهداف البرنامج، ضع نظام إحالة بسيط للغاية وسهل الاستخدام، وتواصَل مع موظفيك وأخبِرهم عمَّا يتحدث البرنامج وما الهدف منه، ثمَّ طبِّقه.
في الواقع، يُعَدُّ ابتكار برنامج إحالة للموظفين أسهل خطوة لتحقيقها؛ حيث يعتمد نجاح برنامجك على طريقة الترويج له، وكيف سيتلقاه موظفوك الحاليين، وبمجرد إعداد برنامج مناسب، ستعلم مباشرة أنَّ الوقت قد حان لبدء الترويج له داخل فريقك لمنحه الزخم.
نُقدِّم لك فيما يلي بعض الطرائق التي يمكِنك من خلالها ضمان بقاء برنامج إحالة الموظفين لديك في مُقدِّمة اهتماماتهم كلَّما ظهرَت وظيفة شاغرة جديدة:
1. تعريف مديري التوظيف بإيجابيات إحالات التوظيف:
سواءً أكان موظفاً جديداً أم من الموظفين الحاليين، فمن الهام أن تُعرِّف كل فرد في شركتك بالفوائد التي يوفرها برنامج إحالة الموظفين لهم وللشركة عموماً، وركِّز على مختلف الأدوات التي يمكِنهم استخدامها لتحقيق هذه الفوائد، كما تُحقِّق البيانات أفضل النتائج لأنَّها تُعطي رؤيةً موضوعية لعائدات البرنامج.
شارِك الإحصاءات والأرقام مع أعضاء الفريق التنفيذي ومديري التوظيف والمديرين، واذكر لهم أمثلةً عن شركات ازدهرَت فعلاً بسبب برنامج إحالة الموظفين الجيد، وأظهِر كيف يمكِن للبرنامج أن يؤثر في وقت وتكلفة التوظيف ومعدلات الاحتفاظ وتبدُّل الموظفين إذا اخترتَ نموذجاً يعمل لصالح شركات منافِسة ومماثِلة، وفيما يلي بعض الأرقام لمساعدتك في البدء:
- 88% من أرباب العمل يُصنِّفون إحالات الموظفين على أنَّها المصدر الرئيس لجذب الموظفين المُميَّزين.
- 70% من الموظفين المحالين يُظهرون معدلات احتفاظ أعلى مقارنةً بالموظفين الذين عُيِّنوا اعتماداً على مصادر أخرى.
بعد تعريف كبار الموظفين لديك بهذه الأمور والاتفاق مع أطراف معيَّنة لإحالة الأشخاص المقربين منهم إلى الوظائف الشاغرة في الشركة، فاجعل الأمر دائماً للتركيز على البرنامج وفوائده في أثناء إعداد الموظفين وتدريبهم؛ لأنَّ هذا سيحفزهم على الاشتراك فيه من أول يوم.
2. جعل برنامج الإحالة بسيطاً:
إذا كنتَ تريد أن يحصل برنامج إحالة الموظفين لديك على متابعين، فيجب عليك التركيز على تجربة مستخدميه؛ فكلَّما كان استخدامه بسيطاً، زاد مستخدموه، وعند تصميم واجهة البرنامج، يجب أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:
- هل من السهل تقديم الإحالة؟
- هل من السهل تتبُّع فيما إذا كان الموظف قد حصل على إشادة؟
- هل من السهل تتبُّع الحوافز المكتسَبة؟
إذا أجبتَ بـ "نعم" عن كل الأسئلة السابقة، فأنت على الطريق الصحيح لنشر برنامج إحالة موظف شيِّق. ومع ذلك، إذا كان البرنامج يجعل موظفيك يقومون بأمور إضافية لوضع إحالة، فيمكِنك التأكد من أنَّه لن يجذب العديد من المشاركين؛ لذلك، قدِّم الكثير من الاهتمام لجعل عملية وضع الإحالة أكثر سلاسةً وبساطةً لتمنح برنامجك إمكانية وصول مجانية.
3. عدم نسيان المكافآت:
كأي سلوك تطوعي، من الضروري تحفيز عملية الإحالة للترويج لبرنامجك، فانشر محفزاتك واستمر في إظهار ما هو مفيد في هذا الأمر للموظفين؛ حيث يمكِن أن يؤدي القيام بأمر بسيط مثل التركيز على الموظفين الذين يشاركون في البرنامج - بغضِّ النظر عن نتيجة إحالاتهم - إلى نتائج إيجابية لشعبية البرنامج.
ونظراً لأنَّ أسلوباً واحداً لا يناسب الجميع، يمكِنك دائماً إدراج مزيج من المكافآت النقدية وغير النقدية لتُحافظ على اهتمام موظفيك، وبطبيعة الحال، إنَّ أفضل طريقة لجذب المشاركين هي جعل الأمر يبدو وكأنَّهم بحاجة إلى البرنامج، وليس العكس.
شاهد بالفديو: 8 طرق لمكافأة موظفيك دون أي تكلفة
4. التشارك مع قسم التسويق الخاص بك:
عندما يكون هناك افتتاح لإحدى الشركات، فلا يجب تسوية أمور الشركة بعد الإعلان عنها، وكي تُحافظ على تفكير موظفيك بفاعلية في ذلك، زوِّدهم بتحديثات منتظمة بشأن التقدم، ولكن دون إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي قد تزعجهم.
يجب عليك أيضاً التشارك مع فريق التسويق الخاص بك لتشجيع الموظفين على المشاركة الاجتماعية لتوسيع مدى وصول إعلانات الوظائف التي تنشرها، ونظراً لأنَّ العلاقات الشخصية لموظفيك ترتبط بصورة كبيرة بمواقع التواصل الاجتماعي، يمكِنك استخدام بعض التطبيقات لأتمتة هذه العملية ومشاركة إعلانات الوظائف عبر حسابات "فيسبوك" (Facebook)، أو "تويتر" (Twitter)، وسيؤدي ذلك إلى إبقاء عملية الإحالة في مقدِّمة اهتماماتهم بحيث تكون ملائمةً للموظفين جميعهم، ممَّا يسهل عليهم المشاركة فيها.
5. تحديث برنامج الإحالة دوماً:
بمجرد إطلاق برنامج إحالة الموظفين، ستلاحظ انخفاضاً في المشاركة فيه مع مرور الوقت، فمن الطبيعي أن يهتم الأشخاص أكثر عندما يكون البرنامج جديداً؛ لذلك كي تحافظ على اهتمام الموظفين ببرنامج الإحالة لفترة طويلة بعد إطلاقه، استمر في تغيير الحوافز كل ربع سنة، وإرسال نشرات إعلامية دورياً لإبقاء الموظفين على اطلاع بأحدث المكافآت والوظائف الشاغرة، كما يمكِنك أيضاً تقديم ساعة مُخصَّصة للتواصل للموظفين الجدد والموظفين الذين أحالوهم كبادرة مجانية، ولن يؤدي ذلك إلى تعزيز علامتك التجارية فحسب؛ بل سيساهم في جعل برنامجك في مقدِّمة اهتمامات الجميع.
6. استخدام عملية واضحة:
لا تتجاهل موظفيك عند إحالة أفضل معارفهم لوظيفة شاغرة؛ حيث لا شيء سيُبعد المشاركين عن البرنامج أسرع من فكرة أنَّ مشاركتهم غير هامة، لهذا السبب، اجعلهم يشاركون في عملية التوظيف من خلال اطلاعهم بفاعلية في أيَّة مرحلة من مراحل التوظيف وصلَت إحالتهم، ووفِّر لهم طريقةً للمتابعة قبل أن يطلبوها، لأنَّ القيام بذلك سيجعلهم يشعرون بالتقدير.
حتى إذا لم يُحال الموظف، قدِّم هذه الأخبار بأمانة دون انتقادهم لاختيار تلك الإحالة، وأظهِر الامتنان لمساعدتهم لك في هذه العملية، حيث سيخلق هذا الوضوح حالةً من الثقة وستستمر الإحالات.
7. ربط برنامج الإحالة مع التكنولوجيا:
إذا كنتَ تستخدم نظام تتبُّع المتقدمين (Applicant Tracking System) - وهو قاعدة بيانات لطلبات الوظائف ومُقدِّمي الطلبات للحصول على وظائف، وهو يتتبَّع عملية التوظيف ويديرها بسهولة - فستصبح إدارة برنامجك أمراً بسيطاً جداً، فباستخدام هذا النظام، يمكِنك تنظيم الإحالات جميعها، كما سيساعدك في تحديد الإحالات المُكرَّرة في حال أحال اثنان من الموظفين المرشح ذاته، أو إذا كان المرشح موجوداً بالفعل ضمن مجموعة المرشحين المحتملين.
سيوفر عليك أيضاً نظام تتبُّع المتقدمين التبديل باستمرار بين التطبيقات المختلفة لعرض وتخزين ومشاركة ملفات الإحالة جميعها، كما سيسمح لك بتقييم أداء البرنامج بسهولة وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وعندما تعمل بجد على إنجاح برنامج الإحالة الخاص بك مع الموظفين، لا تنسَ الأشخاص الذين يعملون في قسم الموارد البشرية؛ فحالما تبدأ الإحالات في التدفق، سيُقدِّرون الإغاثة التكنولوجية التي يُحقِّقها نظام تتبُّع المتقدمين.
تتطلب تكنولوجيا التوظيف، مثل منصة "تالنتيرا" (Talentera)، الحد الأدنى من الجهد الذي يبذله الموظف لإبقاء البرنامج متماسكاً، فهو يجعل من السهل تتبُّع الموظف الذي تقدَّم بإحالة إلى البرنامج؛ وبالتالي يجعل من السهل منحه مكافأة عند التعاقد مع الموظف الذي أحاله، وبفضل ميزات هذه المنصة الفعَّالة، يمكِنك العثور بسرعة على الإحالات المناسبة وإعطاء الأولوية للموظفين المتميزين الذين لديهم تاريخ في التوصية بأفضل المرشحين.
الخلاصة:
إذا قدَّمتَ أسباباً مقنعة لموظفيك لإجراء الإحالات، فسيفعلون ذلك بالتأكيد، وإذا تمكَّنتَ من الحفاظ على سعادة موظفيك، فستزيد من فرصهم في المشاركة في البرنامج وفي إجراء إحالات متكررة مع أفضل التوصيات، لذلك ناقِش أهمية الإحالات معهم بصورة متكررة.
استخدِم أسلوب التقدير والحوافز الإبداعية ليبقى الموظفون مشاركين في البرنامج، وتذكَّر لا يجب أن تكون الحوافز المالية الكبيرة والتذمر المستمر ملجأك الوحيد. من خلال التركيز على موظفيك ورضاهم وعرض قيمة الموظف لديك، يمكِنك ضمان ازدهار برنامج إحالة الموظفين.