7 طرق فعالة لإدارة الوقت لزيادة الإنتاجية
إنَّ قدرتك على التحكُّم بوقتك هي أكثر الطرائق فاعلية لتصبح أكثر إنتاجية، ولسوء الحظ، الوقت هو شيء ثابت ولا يمكنك إدارته بالطريقة التي تريدها.
لدينا جميعاً أربع وعشرون ساعة يومياً، ولا يمكننا تغيير أو استعارة بضع ساعات من الغد واستخدامها اليوم؛ وهذا يعني أنَّه بدلاً من محاولاتنا إدارة الوقت نفسه، نحتاج إلى إدارة الشيء الوحيد الذي يمكننا إدارته وهو نشاطاتنا؛ لذلك، فإنَّ السؤال الذي يجب طرحه هو: ما الذي ستفعله في الأربع وعشرين ساعة التي لديك يومياً؟
يمنحك البدء من هذه النقطة ميزةً هائلةً؛ لأنَّك ستجعل من نفسك المسيطر على الأمر، فأنت مَن تتحكَّم فيما تفعله في الوقت المتاح لديك، وهناك عديد من الطرائق التي يمكنك من خلالها إدارة نشاطك الذي يركِّز على الأمور الهامَّة، وفيما يأتي سبع طرائق ستساعدك على إدارة وقتك:
1. طريقة "آيفي لي" (Ivy Lee):
ربما تكون هذه هي الطريقة الأكثر فاعلية لإدارة الوقت والإنتاجية التي يمكنك استخدامها؛ إذ ظهرت هذه الطريقة وطُوِّرَت من قِبل خبير الإعلانات الأمريكي "آيفي لي" (Ivy Lee)؛ إذ طلب من كل مدير كتابة المهام الست الأكثر أهمية التي يجب عليهم فعلها في اليوم التالي، مع ترتيب الأولويات على قطعة من الورق وتركها جاهزة على مكاتبهم لليوم التالي، ثم بدؤوا بالعمل على المهمَّة الأولى عندما وصلوا في صباح اليوم التالي، وشطبوها بمجرد الانتهاء منها والشروع في المهمَّة التالية.
يجب عليك أن تحمل معك المهام التي لم تكملها إلى اليوم التالي في حال لم تتمكَّن من إكمال جميع المهام الست، وستتكرَّر هذه العملية مع مجموعة المهام الست الأخرى، فما تفعله طريقة "آيفي لي" (Ivy Lee) هي أن تجعلك تصبُّ تركيزك على ما هو هام؛ الأمر الذي سيجعلك تمتنع عن وضع مهام منخفضة القيمة في قائمتك التي تحتوي على ست مهام فقط.
ومع توفُّر الوسائل الرقمية جميعها اليوم، ستكون الطريقة سهلة للاستمرار في التركيز على الأشياء الهامَّة من خلال استخدام مفكِّرة، على سبيل المثال، أو تطبيق خاص بكتابة الملاحظات أو برنامج مدير مهام مخصَّص لكتابة قائمتك المكوَّنة من ست مهام.
2. تخصيص الوقت:
تُعَدُّ طريقة تخصيص الوقت إحدى الطرائق المتَّبعة لإدارة الوقت؛ إذ تُخصِّص وقتاً في المفكِّرة الزمنية الخاصة بك للقيام بعمل مُركَّز، وهي طريقة أُخرى فعَّالة للغاية لإدارة النشاطات التي تقوم بها يومياً.
يقول الكاتب "كارل كولين" (Carl Pullein): "اسمحوا لي أن أُقدِّم لكم مثالاً عن نظامي الخاص، فأنا أكتب مقالاً في مدونة، ونصَّاً للمدونة الصوتية، وأقوم بالتخطيط والتسجيل لمقطعين إلى ثلاثة مقاطع فيديو لنشرهم على منصِّة "يوتيوب" (YouTube) كل أسبوع، ولا يمكنني التأكُّد من أنَّ لديَّ وقتاً لهذه المهام إلَّا إذا خصَّصتُ بعضاً من الوقت في جدولي الزمني.
لذلك، هناك فترة زمنية في جدولي لصباح يوم الاثنين، مدَّتها ساعتان مخصَّصة لكتابة مقالي في المدونة، ولدي أيضاً ساعتان في صباح يوم الثلاثاء لكتابة نص المدونة الصوتية الخاص بي، وفترة أُخرى مدَّتها ثلاث ساعات في صباح يوم الجمعة لتسجيل مقاطع الفيديو الخاصة بي على "يوتيوب" (YouTube).
لقد قمتُ بتثبيت جميع هذه الفترات الزمنية والأحداث المتكرِّرة في جدولي بحيث يرى بهذه الطريقة أي شخص يحاول تحديد موعد معي في هذه الأوقات أنَّني مشغول، فما تفعله منهجية تخصيص الوقت هو إظهار مقدار الوقت المُتاح لك بالضبط للقيام بالعمل الهام؛ إذ إنَّ الطريقة الوحيدة التي ستتمكَّن من خلالها من أداء هذا العمل هي وجود الوقت للقيام بذلك؛ وهذا ما يجعل هذه العملية تسير سيراً جيداً.
ولتتمكَّن من التأكُّد من أنَّ طريقة تخصيص الوقت هي طريقة فعَّالة، يجب أن تعامل كل مهمَّة قد حجزتها في جدولك الزمني على أنَّها موعد مؤكَّد، لكن ستصبح عملية تخصيص الوقت بلا معنى بالتأكيد إذا لم تقم بذلك ولم تلتزم بالوقت الذي خصَّصته".
3. طريقة "بومودورو" (Pomodoro):
تقوم من خلال هذه الطريقة بضبط مؤقِّت لمدة 25 دقيقة، وتعمل بتركيز دون إزعاج خلال تلك الـ 25 دقيقة، وتأخذ بعد ذلك - وبمجرد أن يرنَّ المنبِّه - استراحة لمدة خمس دقائق لتعود بعدها إلى ضبط المنبِّه لمدة 25 دقيقة أُخرى من العمل المركَّز.
وتُعَدُّ تقنية "بومودورو" (Pomodoro) طريقةً ممتازةً للأشخاص الذين يسهل تشتيت انتباههم ويجدون صعوبة كبرى بالتركيز على شيء واحد لوقت معين، والأمر الذي سيمنحك الدافع للاستمرار حتى نهاية الخمس وعشرين دقيقة هو معرفتك أنَّه بإمكانك القيام بشيء آخر لمدة خمس دقائق.
ستساعدك مجموعة من التطبيقات الموجودة على الأجهزة المحمولة وسطح المكتب في حاسوبك الخاص على ضبط المؤقِّتات والاستمرار في التركيز على كل ما تريد التركيز عليه.
4. طريقة 2 + 8 لترتيب الأولويات:
على غرار طريقة "آيفي لي" (Ivy Lee)، فإنَّ "طريقة 2 + 8 لتحديد الأولويات" تجعلك تختار مهمَّتين أساسيتين يجب عليك القيام بهما وثماني مهام أُخرى ترغب في إكمالها في اليوم التالي؛ لذلك، ينبغي لك تنفيذ وإنهاء المهمَّتين بأي طريقة، وستفعل كل ما بوسعك لاستكمال المهام الثماني المتبقية، لكنَّها لن تكون نهاية العالم ما لم تتمكَّن من ذلك.
الغرض من طريقة "2 + 8 لتحديد الأولويات" هو توجيه انتباهك على ما هو هام؛ ما يدفعك إلى تحديد النشاطات والمهام التي يجب إضافتها إلى قائمتك في اليوم الذي يسبق نهارك التالي، فعندما تبدأ يومك بهذه الطريقة، ستعرف بالضبط ما ينبغي لك فعله دون أن تضيِّع وقتك في محاولة تحديد ما يجب القيام به.
كل ما تحتاج إليه هو تخصيص عشر دقائق من وقتك قبل انتهاء اليوم للنظر في قائمة الأمور التي يجب القيام بها واختيار أولوياتك لليوم التالي بناءً على مكان وجودك والمواعيد التي لديك.
شاهد بالفديو: دليل الإنتاجية: الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت
5. مصفوفة أيزنهاور" (Eisenhower Matrix):
ارتبطت "مصفوفة أيزنهاور" بالرئيس الأمريكي السابق "دوايت دي أيزنهاور" (Dwight D. Eisenhower)، وإنَّ هذه الطريقة في إدارة الوقت لا تتعلَّق بإدارة الوقت بقدر ما تتعلَّق بتحديد أولويات عملك، وتتكوَّن المصفوفة من أربعة مربعات:
- المربع الأول: هام وعاجل.
- المربع الثاني: هام وليس عاجلاً.
- المربع الثالث: ليس هاماً وعاجلاً.
- المربع الرابع: ليس هاماً وليس عاجلاً.
تكمن الفكرة الأساسية بمحاولة الابتعاد قدر الإمكان عن المربعين الثالث والرابع، وتركيز جهدك بقضاء أكبر وقت ممكن في المربع الثاني، فهذا الجزء هو الذي سيساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل، وتقليل عدد المهام الموجودة في المربع الأول.
ترتبط مهام المربع الثاني بالعناية بصحتك، والتنبُّؤ بالمشكلات المستقبلية والتخطيط، على حين أنَّ مهام المربع الأول هي التي تحدث الآن وتحتاج إلى انتباهك، فلا يمكنك تجنُّب المهام من جميع المربعات الأربعة؛ فعلى سبيل المثال، تندرج عديد من الأشياء التي توجد في المربع الرابع ضمن فئة الأمور المتعلِّقة بالراحة والاسترخاء؛ لذلك سيؤدي انصرافك لفعل الكثير من هذا النوع من المهام إلى عدم قيامك بأي شيء هام.
6. مبدأ باريتو" (Pareto Principle):
لا يُعَدُّ هذا المبدأ طريقة لإدارة الوقت بقدر ما هو ملاحظة قد تساعدك على العمل على الأشياء التي تحقِّق لك أهم النتائج الإيجابية؛ إذ ينصُّ "مبدأ باريتو" على أنَّ 20% من المهام التي تنجزها تحقِّق نحو 80% من النتائج، ويُطلَق على هذا المبدأ اسم آخر هو "قانون القلة الحيوية" أو (Law of the vital few)؛ ويعني تطبيقه على إدارة الوقت والإنتاجية أن يتم أولاً تحديد المهام التي ستمنحك 80% من النتائج التي تريدها، فإذا كنت كاتباً، فإنَّ الشروع في كتابة المقال على الفور سيسهم في انتهائك منه في مدة أقصر ممَّا لو قضيت وقتك في البحث عن الوسائل والتطبيقات الخاصة بالكتابة.
ينطبق الأمر كذلك على مجال الأعمال التجارية؛ إذ سيكون لوجودك أمام عميلك أو آخر محتمل، تأثير أكبر في أداء مبيعاتك من التخطيط لوضع استراتيجية مبيعات أو إنشاء قوائم بالعملاء المحتملين.
ومع أنَّ للمهام التي تساهم بنسبة 20% من نتائجك مكانتها، فإنَّه لا ينبغي لك السماح لها بأن تشغل معظم وقتك، وقد نذكر كمثال عن ذلك وجود مندوبي المبيعات في اجتماعات الموظفين ومهمات المعلِّمين المتعلِّقة بكتابة تقارير الحضور ومهام الإدارة الأساسية التي يقوم بها أصحاب الأعمال.
7. طريقة "لا مزيد من الوقت" (NET - No Extra Time):
قد تبدو جملة "لا مزيد من الوقت" ساذجة قليلاً، لكن "توني روبينز" (Tony Robbins)، أحد أفضل كوتشز الأعمال في العالم، يؤيدها؛ إذ إنَّ هذه الطريقة جيدة، خاصةً أنَّ كثيراً من وقتنا يضيع يومياً في أثناء اصطفافنا وراء الطوابير أو بانتظار حدوث شيء ما.
يشجِّعك هذا الأمر على الاستفادة من الوقت المُستقطَع للقيام بالأعمال التي ينبغي لك فعلها، ففي حال كنت تنتظر بدء الاجتماع، يمكنك الرد على رسائل بريدك الإلكتروني أو تصفُّح صندوق الوارد الخاص بك، كما ويمكنك الرد على بعض رسائل تطبيقات "سلاك" (Slack) أو "مايكروسوفت تيمس" (Microsoft Teams) أو البحث عن الأفكار التي تحتاج إلى تقصٍّ.
لقد منحتنا هواتفنا المحمولة القدرة على القيام بالكثير من العمل الذي كان علينا سابقاً الحضور في مكان ثابت كي نفعله. يقول الكاتب "كارل بولين": "أستخدم طريقة "نت" (NET) عندما أنتظر بدء مكالمة على تطبيق "زووم" (Zoom)؛ إذ إنَّ حاسوبي المحمول في متناول يدي؛ لذا سأعمل في أثناء انتظاري لبدء الاجتماع على الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الخاصة أو الأمور الأساسية التي تتطلَّب مني بصفتي مشرفاً القيام بها، إنَّه لمن المدهش كمية العمل الذي يمكنك إنجازه في خمس دقائق إضافية".
في الختام:
إنَّ هذه الأساليب جميعها يسيرة وسهلة الاستخدام، ولا تحتاج إلى أي برامج أو أدوات فاخرة لتُطبِّقها، وكونه قد تمَّ تجربتهم واختبارهم للعمل من قبل، فسيعمل كل من التقويم أو تطبيق الملاحظات - على سبيل المثال - بشكل جيد، وإذا كنت تبحث عن طريقة سهلة لزيادة إنتاجيتك ومهاراتك في إدارة الوقت، فإنَّ أيَّة طريقة من هذه الطرائق السبع لإدارة الوقت ستمنحك نتائج هائلة.