7 أسباب تجعل تدوين الملحوظات أداة لتعزيز الإنتاجية
إذا كنت لا تتذكَّر ما تناولتَه على طعام الغداء قبل أسبوعين، فكيف يمكنك أن تتذكر أهم النقاط التي نُوقِشت في اجتماع فريق العمل أو خلال العرض التقديمي أو الندوة التي حضرتها؟ يمنحك تدوين الملحوظات الفرصةَ لتسليط الضوء على النقاط والتفاصيل الأساسية التي قد تنساها، ولا تعرف أبداً متى ستكون مفيدة.
قال تيم فيريس (Tim Ferriss) ساخراً ذات مرة بأنَّه مُدمِنٌ على عملية تدوين الملحوظات إلى درجة أنَّه يدوِّن ملحوظاتٍ مرتبطةً بعملية التدوين نفسها؛ إذ لا يساعدك تدوين الملحوظات على الاحتفاظ بمزيد من المعلومات فحسب (وهي عملية يمكن تسميتها بعملية "النسخ الاحتياطي الذاتي")، وإنَّما يُعدُّ حلاً لتعزيز إنتاجيتك (كما أثبت ذلك تيم)، سواءٌ في العمل أم في المنزل، ونُقدِّم لك فيما يلي أسباب تدوين الملحوظات:
1. يخفف التوتر:
عندما يكون عقلك مزدحماً بالأعمال التي لم تُنجز بعد؛ فإنَّ تسجيل ذلك يساعدك على تقليل "ازدحام الأفكار"، ما يُقلِّل التوتر؛ فهي طريقة رائعة للتخلص من الإرهاق حتى تتمكن من التركيز على المهمة التي بين يديك.
2. يساعد على إبقاء جدول العمل دون تغيير:
إنَّ تدوين الملحوظات طوال يوم العمل أفضل طريقة لمواصلة التركيز على قائمة المهام الخاصة بك؛ إذ تتلقى العديد من الطلبات من العديد من الجهات مثل رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل النصية، ويُصبح من الصعب عليك عدم التورط في هذه الحالة المزدحمة وغير المُنتجة التي يخلِّفها هذا الوضع.
وقبل أن تدرك ما يحدث، ينتهي يومك دون أن تنهي سوى جزء بسيط من قائمة مهامك لأنَّك كنت مشغولاً جداً بالتركيز على المهام التي شعرت بأنَّها مُلحة، في حين أنَّها لم تكن كذلك بالفعل؛ لذا فإنَّ تدوين الملحوظات مع ورود طلبات جديدة يساعدك على دمجها في جدول أعمالك المستقبلي دون عرقلة خططك اليومية.
3. تحويل ملحوظاتك إلى قائمة مهام بسهولة:
هذا الأمر صحيح بشكل خاص خلال الاجتماعات والدروس؛ لنفترض أنَّ لديك جلسة استقصاء ذهني مع زملائك في العمل أو أسئلة حول محاضرة تتابعها؛ سجِّل كل المعلومات التي تحتاج إلى العودة إليها لاحقاً؛ إذ يمكن تحويل الملحوظات التي دوَّنتها خلال جلسة الاستقصاء الذهني إلى قائمة مهام لضمان تحقيق ما تحتاج إليه بعد انتهاء الاجتماع، بينما تمنحك الملحوظات التي تدونها في أثناء المحاضرات قائمة تحقُّقٍ تَرجع إليها عند سد الثغرات المرتبطة بعملية التعلم.
4. إنشاء مراجع عالية الجودة:
إذا كنت تريد أن تصبح الأفضل في مجالك؛ فإنَّ تدوين الملحوظات هو طريقك لتحقيق ذلك؛ وخلال بناء حياتك المهنية وتعقُّب ما تتعلمه، ستتمتع بسهولة الوصول إلى المراجع التي ستعيد تحديث ما لديك من معلومات.
5. مشاركة ملحوظاتك مع زملاء العمل والأصدقاء:
لا تساعدك الملحوظات الجيدة على بناء قاعدة قوية من المعرفة فحسب؛ وإنَّما يمكن أن تساعدك على إحداث فرق في حياة من تهتم لأمرهم؛ فإذا احتاج زميل عمل جديد إلى إنجاز مشروع يعمل معك من أجل إنجازه، فيمكنه الرجوع إلى ملحوظاتك للاستفادة منها دون الشعور بالإرهاق، وإذا غاب أحد الأصدقاء عن أحد الصفوف الدراسية بسبب ظرفٍ طارئ، فيمكن أن تساعده ملحوظاتك على العودة إلى المسار الصحيح؛ فهذه الحالة تفيد الجميع.
6. تحسين جودة كل ما تقوم به:
سواءٌ كنت تُعِدُّ تقرير العمل أم تعدِّل اجتماع التعارف التالي؛ فإنَّ تدوين الملحوظات يساعدك على تحسين كل مشروع وكل هواية وكل حدث تشارك فيه، وهي طريقة موجهة نحو التفاصيل لمعالجة تجربة التعلم الخاصة بك، ما يؤدي في النهاية إلى وصولك إلى مرحلة الخبير في العمل أو إرضاء علاقاتك الاجتماعية.
7. يجعلك تدوين الملحوظات بحالة جيدة:
يُظهر تدوين الملحوظات اهتمامَك وأنَّك حاضر تماماً في أثناء عملية التعلم، فهو إجراء دقيق يكشف الكثير عن شخصية الشخص مثل الصبر والعزم والاهتمام بالتفاصيل، كما يوضح أيضاً أنَّك شخص فعَّال ولا يسمح بإهمال ما هو هام.