5 نصائح لإعداد الموظفين المعيَّنين حديثاً

قد تكون عملية الإعداد مجموعةً منفصلة من الأحداث التي تتبَع جزئياً لمجالات مختلفة من إدارة الموارد البشرية والشركة، وهذا يُشعر الموظف الجديد بالإحباط، ويثبط عزيمته. لقد حاولت الاستثمارات الأخيرة التأثير في حقيقة أنَّ 50% من القوى العاملة الأميركية ستغير وظائفها إذا ظهرت فرصة أكثر إقناعاً.

تركز هذه الاستثمارات على التجربة الأولى للمرشح في أثناء تحوُّله لموظف، ومع استخدامه التكنولوجيا، إلا أنَّه لم يستخدم "نهج التفكير التصميمي التكراري" (Iterative design-thinking approach) لإنشاء تجربة متوقعة على مستوى العميل.

يتضمن تطبيق التفكير التصميمي على عملية الإعداد أخذ الوقت الكافي لتحديد الموظفين الجدد ومراقبتهم، وفهم احتياجاتهم وطرائق تحسين التجارب الأكثر أهمية بالنسبة إليهم، ووضع نماذج أولية واختبار وتنقيح التغييرات في عملية الإعداد الشاملة من خلال مبادرات تجريبية صغرى.

معاملة الموظفين مثل معاملة العملاء:

تجربة العميل مطلوبة؛ إذ يتوقع الموظفون أن يُعامَلوا مثل العملاء، وتدرك المنظمات هذا التغيير، وتستثمر في التكنولوجيا والفِرق لدعم تجربة المرشح في أثناء عملية التوظيف، ولكن في أغلب الأحيان يتوقف هذا التركيز بعد قبول المرشح للعرض مع ترك عملية الإعداد دون تغيير. ويُعَدُّ توفير تجربة إعداد استثنائية تُمكَّن بواسطة التكنولوجيا الرقمية أمراً بالغ الأهمية لمشاركة الموظفين الجدد والاحتفاظ بهم.

شاهد: طرق تعامل المدير الناجح مع الموظفين

وفيما يأتي نصائح لجعل تجربة الإعداد مؤثرة جداً، وتساعد الموظفين الجدد على تحقيق النجاح دون إرباك قسم الموارد البشرية، وهي:

1. ضع أسساً لإدماج الموظفين والتوقعات:

تعني التجربة على مستوى العملاء التي يطلبها الموظفون الجدد أنَّهم يريدون التواصل مع الأشخاص، والحصول على فهم واضح لما هو مطلوب منهم من أجل الاندماج في المؤسسة بسرعة؛ إذ يريد الموظفون الجدد المشاركة والوصول إلى المعلومات والتواصل قبل كل شيء.

ويُعَدُّ توفير الوصول المبكر لأعضاء الفريق وإنشاء برنامج الأصدقاء وحسن إدارته - إذ يرافق الموظفين الجدد موظفٌ على دراية بالدور الذي يُشغَل والقسم - طريقتين جيدتين لمنح الموظفين الجدد منصات لطرح الأسئلة والتعرف إلى تجارب زملائهم الموظفين؛ وهذا يسمح لهم بفهم المنظمة بسرعة، وتحديد الأهداف، وأن يكونوا منتجين.

على سبيل المثال، من خلال تقديم إجابات سريعة عن الاختلافات الثقافية في المؤسسة، وخلفية قسمهم المحدد، وعملية إدارة الأداء؛ يتمكَّن الموظف الجديد بمساعدة صديقه من فهم ما يحتاج إلى إنجازه، ومن ثمَّ التركيز على الإنتاجية وتحديد أهداف ذات مغزى.

يُعَدُّ تعريف الإدماج والتوقعات مفيداً لكل من الموظف الجديد والمؤسسة، ومع التركيز على الإنتاجية، يمكن للمؤسسات تقليل الوقت المطلوب للبدء بوظيفة جديدة وتزويد الموظف بمستوى جديد من المعلومات قبل اليوم الأول الذي يعزز هذه التجربة.

2. تجاوَز المعاملات الورقية:

في الوقت الحالي، يقدِّم معظم مزوِّدي تكنولوجيا الموارد البشرية الرئيسين مهام إعداد المعاملات إلكترونياً، و63% من المؤسسات لديها موظفين جدد يكملون الأوراق المطلوبة، ويوقعون على سياسات الشركة عبر الإنترنت؛ إذ يمكن أن يكون هذا التفاعل الإداري غير كافٍ للتعيينات الجديدة، وقد يؤدي سوء إدارة المعاملات التي تؤدي إلى عقبات مثل قيود منصة الإنترنت والحاجة إلى الطباعة، إلى قدر كبير من الضغط على الموظف الجديد قبل اليوم الأول؛ وهذا يضع تصوره عن المنظمة في خطر.

يجب أن يكون إكمال هذه المهام سلساً ومباشراً للموظف الجديد؛ وذلك لأنَّ هذه التجربة الأولى ستحدد صفة جميع التفاعلات الأخرى؛ إذ يسمح تخصيص التجربة للموظف الجديد بإكمال الاكتشاف والتدريب الخاص بالوظيفة على الفور، ويجعله يشعر كأنَّه يقوم بعمل يساهم مساهمة مباشرة في إنتاجيته؛ وهذا يسمح له بأن يكون مؤثراً من اليوم الأول.

3. خطِّط لسنة واحدة:

إنَّ تعلُّم الفروق الدقيقة الخاصة بالوظيفة لدور جديد، والاعتياد على السلوكات، واستكمال متطلبات التوظيف الهامة، والتكيف مع التقنيات المختلفة يستغرق وقتاً؛ لذا يجب أن تفكر برامج الإعداد في المؤسسات الكبرى في تحديد التوقعات في جميع هذه المجالات للموظفين الجدد على مدار عام تقريباً؛ وذلك لضمان إدماج الموظفين الجدد في الموعد المحدد والاستمرار في زيادة الإنتاجية.

سيشمل البرنامج قائمة مراجعة شاملة للمهمات ليكملها الموظف الجديد على مدار العام، ونشاطات الإعداد المنتظمة، مثل الالتزام والتدريب التكنولوجي خلال الأشهر القليلة الأولى للتوظيف الجديد، ثم المهمات الشهرية مع المُعينين الجدد طوال الفترة المتبقية من العام للإجابة عن الأسئلة ومتابعة التدريب ومناقشة الأهداف القادمة للموضوعات المذكورة آنفاً.

يمدد عدد قليل من الشركات فترة الإعداد بعد الأشهر الستة الأولى، وفي حين أنَّ إدارة برنامج الإعداد المخصص لمدة عام قد يبدو أمراً شاقاً، فإنَّ استخدام النهج التصميمي للتعامل مع تصميم البرنامج واستخدام التكنولوجيا الرقمية لدعم البرنامج، يمكن أن يوفر للموظفين الجدد تجربة شاملة، وجديرة بالاهتمام، ومخصَّصة تسمح للموظفين بأن يصبحوا أكثر إنتاجاً بسرعة.

شاهد أيضاً: 5 نصائح بسيطة لتحقيق التطور المهني

4. استخدم النهج التصميمي لتحديد ما هو هام:

لتوفير التجربة التي تتعلق بالعملاء التي يبحث عنها الموظفون الجدد، فإنَّ الخطوة الأولى هي تحديد هويتهم؛ فالخبرة السابقة، والموقع، والمستوى هي مجرد أمثلة قليلة لكيفية اختلاف الموظفين الذين عُيِّنوا حديثاً عن بعضهم بعضاً. وبعد تعريف الموظفين الجدد وفهمهم فهماً صحيحاً، من الهام تحديد اللحظات التي تهمهم، ليس من قِبل الموارد البشرية؛ بل من خلال عملية الإعداد.

على سبيل المثال، من المرجح أن يكون الخريج الجديد هو الأكثر اهتماماً بتحديد الأهداف وفهم دوره بوضوح، في حين أنَّ الخبير الذي لديه 15 عاماً من الخبرة وأسرة، سيركز على التسجيل للحصول على المزايا وتعلُّم التكنولوجيا الجديدة المطلوبة لأداء وظيفته؛ إذ يسمح تعيين احتياجات كل شخصية توظيف جديدة بتحديد أولويات الموارد لتصميم تجربة الإعداد وعملية دعمها والتكنولوجيا الرقمية التي تسمح لهم جميعاً بالتكامل.

فإذا كانت المنظمة تخطط لتوظيف عدد كبير من الأشخاص الذين سينتقلون إلى المنطقة، فستكون خدمات النقل أولوية عالية وستُخصَّص الميزانية وفقاً لذلك.

5. استخدم التكنولوجيا في عملية الإعداد:

لحسن الحظ، بالنسبة إلى أقسام الموارد البشرية، يمكن لمنصة رقمية جيدة التنفيذ أن تخلق تجربة داخلية تترك انطباعاً مؤثراً دون الحاجة إلى فريق كبير لإدارتها، فعند دمجها دمجاً صحيحاً في نظام إدارة المواهب الأوسع، تُشارَك المعلومات بسهولة، وتُدار مهام الدوائر الإدارية وفقاً لإكمال الموظف الجديد للمهام الصعبة.

تحتاج هذه التجربة إلى أتمتة، وهذا يوفر عملية متماسكة للمنضم الجديد للتحرك، ولكن من الضروري أيضاً أن يكون لديك تواصل مع الأشخاص؛ إذ يمكن للمنصات الرقمية إدارة برامج الأصدقاء، والسماح بالمحادثات عبر الإنترنت مع الموارد البشرية، وتقديم أدلة للموظفين لتسهيل التواصل.

يتيح استخدام التكنولوجيا لإدارة التواصل أيضاً لمديري البرامج الإشراف على كيفية قيام الموظفين الحاليين بتأدية دورهم في إعداد أعضاء الفريق الجدد، وتُعَدُّ هذه العلاقة ذات الاتجاهين بالغة الأهمية للاحتفاظ بالموظفين، لدرجة أنَّ 46% من الموظفين يقولون إنَّ صداقات العمل تؤدي دوراً في سعادتهم الإجمالية، وترتفع هذه النسبة إلى 57% بالنسبة إلى جيل الألفية.

إقرأ أيضاً: 6 أسباب تبين بأن جيل الألفية هم أفضل الموظفين

لقد تغيرت توقعات التوظيف الجديدة، وتطورت التكنولوجيا الرقمية لدعم هذه التوقعات؛ وبمتوسط تكلفة لكل توظيف يبلغ 4000 دولاراً، تُعَدُّ عملية الإعداد أمراً بالغ الأهمية بحيث لا يمكن التغاضي عنه.

عندما تُطوَّر عملية الإعداد مع التركيز على "الموظف الجديد أولاً"، وتُدعَم بالتكنولوجيا المناسبة، يمكن أن تترك برامج الإعداد انطباعاً أولياً إيجابياً دائماً يؤثر في كل من المؤسسة وعملائها.

المصدر