5 حِيَل إنتاجية تساعدك في إنهاء عملك بسرعة البرق ومغادرة مكان العمل

عندما تغرق بين الاجتماعات المملة، والمواعيد النهائية الصارمة، والتعامل مع مشتتات العمل، والتوفيق بين الاجتماعات المزدحمة، ومحاولة تحقيق أهدافك الشهرية، من الطبيعي أن تشعر بأنَّ حياتك تدور في دوامة لا نهاية لها.

من المعروف أنَّ جيل الألفية مدمن على العمل، ويستغنون غالباً عن إجازاتهم كمحاولة بائسة منهم لكسب المزيد وللوصول إلى أعلى قائمة أفضل 500 شركة في أمريكا وفقاً لقائمة فورتشن 500 (Fortune 500) . ومع ذلك، وُجِدَ أنَّ أخلاقيات العمل المربكة للأعصاب تضر بالإنتاجية ومستويات التحفيز، وتجعل الموظفين يشعرون بالإرهاق.

حان الوقت لأن تنقذ نفسك من براثن القلق؛ فبدلاً من أن تغرق في بحر من اليأس، التزِم بإنجاز جميع مهامك في العمل وغادِر مبكراً، واقضِ بعض الوقت مع عائلتك، ورغم صعوبة الأمر، إلا أنَّ هناك سبلاً يمكِنك من خلالها العمل في أثناء النهار دون أن تشعر بالتعب والإرهاق الشديدين؛ لذا سنورد فيما يلي 5 حِيَل للإنتاجية يمكِن أن تساعدك على إنهاء المهام بسرعة والعودة مبكراً إلى المنزل:

1. إنشاء قائمة بالمهام شديدة الأهمية فقط:

من الرائع أن تشطب المهام من قائمة المهام الخاصة بك، ومن المؤكد أنَّ تدوين المهام الهامة يُعدُّ طريقةً ذكية لبدء يومك أو أسبوعك، ولكن هل تحتاج إلى أن تكتب مهامك على قطعة من الورق فقط من أجل شطبها؟

قال "مات جيرفان" (Matt Girvan)، المدير والمؤسس المشارك لتطبيق ماي غانغ هو (My Gung Ho) المختص بتحسين الأداء والإنتاجية: "إذا كان لديك مهمة تستغرق أقل من 5 دقائق، فيجب ألا تصل هذه المهمة إلى قائمة المهام الخاصة بك؛ بل أنهِها على الفور"، وأوضحَ "جيرفان" أيضاً في مقابلة مع شركة مايك (Mic) الأمريكية المختصة بالإنترنت والإعلام أنَّ "معظم الأشخاص يكتبون مجموعةً من المهام الصغيرة لإنجازها لاحقاً، أو يحددون رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى استجابة سريعة كأولوية منخفضة يمكِن التعامل معها في المستقبل، معتقدين أنَّ هذا نظام جيد لتحديد الأولويات".

أفضل طريقة هي عدم إدراج هذه المهام الصغيرة إلى قائمة مهامك؛ فإضافة مهام صغيرة إلى قائمة المهام لمجرد أن تشعر بالرضا ليس فعلاً حكيماً على الإطلاق.

2. تجميع المهام المتشابهة معاً:

لسوء الحظ، لن تحصل على ترقية أو مكافأة لكونك تعمل على مهام متعددة في الوقت نفسه؛ ففي الواقع، يؤدي العمل على العديد من المهام دفعة واحدة إلى تدمير جودة العمل في كل منها، ويؤثر في أدائك العام.

إذا كنتَ تمارس تعدُّد المهام، فتوقَّف في الحال؛ فقد تعتقد أنَّك تسدي معروفاً لنفسك، ولكنَّك في الواقع تضع نفسك في مأزق أكبر بكثير.

كحلٍّ بديل، يمكِنك تجميع المهام المتشابهة معاً وتفويضها لأفراد فريقك لتنتهي جميعها في الوقت المحدد، وتكون وفَّرتَ بذلك وقتك وجهدك، كما يمكِنك تجميع المهام المتشابهة لتقوم بها بنفسك في وقت معيَّن، على سبيل المثال: يمكِنك إجراء المكالمات الهاتفية الهامة جميعها في الصباح حتى لا تضطر إلى إجرائها في أثناء اجتماعاتك، أو في أثناء القيام ببعض الأعمال الورقية الهامة.

سيساعدك تجميع الأنشطة المتشابهة معاً في أن تتمتع بحالة ذهنية تؤهلك لإنهاء العمل بسرعة وكفاءة أكبر.

3. أخْذُ استراحات قصيرة لتنقذ يومك:

هذا الأمر صحيح رغم غرابته، ورغم أنَّك تريد إكمال مهامك جميعها دون إضاعة أي وقت، إلا أنَّ الدراسات تُظهِر أنَّ أخذ فترات راحة منتظمة تعزز الإنتاجية؛ فمن الأفضل العمل على دفعات قصيرة وتقديم إنتاجية عالية، وإذا قسَّمتَ عملك إلى أجزاء قصيرة، فلن تشعر بالملل، بدلاً من التعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني دون أي فاصل بينها، واسترِح من كل شيء، وأرِح عقلك، وخذ أنفاساً عميقة وسترى كيف ستشعر بالنشاط.

شاهد بالفديو: 4 تغييرات بسيطة تعزّز الإنتاجية في أماكن العمل

4. الاستفادة من غير أوقات الذروة:

ربما يكون هناك وقت معيَّن من اليوم يكون فيه الموظفون جميعهم مُتجمِّعين حول مبرد الماء؛ فبدلاً من الانتظار، يمكِنك التحدث مع الناس وسؤالهم عن آخر مستجدات مشاريع العمل؛ لذا حاوِل دوماً التغريد خارج السرب.

استفِد من الأوقات التي لا يكون فيها الآخرون مشغولين جداً، واذهب للتحدث إليهم، وحدِّد اجتماعاً غير رسمي مع العميل، وأنهِ بعض المهام الضرورية، كما جرِّب أن تعمل حين لا يعمل الآخرون، واذهب لتناول الغداء قبل ذهابهم أو بعد ذلك، واستخدِم آلة التصوير قبل أن يبدأ الآخرون في العمل.

5. استخدام أفضل الأدوات لإدارة الوقت لمساعدتك:

أصبح بإمكان جيل الألفية الآن الوصول إلى أفضل تطبيقات إدارة الوقت والإنتاجية، بفضل التكنولوجيا الحديثة.

كل شخص لديه احتياجات فريدة؛ لذا يمكِن أن تساعدك تطبيقات معيَّنة في تتبُّع المهام الجارية وتنبيهك عندما تكون المهام مُعلَّقةً وتحتاج إلى إكمال.

علاوة على ذلك، لديك الآن القدرة على تحديد وصول الأشخاص الذين يشاهدون مهامك إليها، كما يمكِنك إبقاء المهام عامة أو خاصة؛ حيث تساعد هذه الميزة في مشاركة المهمة مع الجميع دون القلق بشأن تسرُّب تفاصيل المشروع.

لا تَعُدَّ أيٌّ من هذه الحيل الفردية للإنتاجية كبيرةً؛ ولكنَّك إذا جمعتَ حتى بين اثنتين أو ثلاث من هذه الاستراتيجيات، فقد يكون لها تأثيرٌ كبيرٌ في إنتاجيتك.

المصدر