18 استراتيجيةً لتحقيق أقصى استفادة من وقت الفراغ في العمل:
14. إفراغ صندوق البريد الوارد:
وجدت إحدى الدراسات أنَّ الموظفين يقضون نحو 5 ساعات يومياً في تفقد البريد الإلكتروني، منها 3 ساعات في تفقد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، وساعتان في تفقد رسائل البريد الإلكتروني الشخصية.
ليس من السهل الرد على جميع الرسائل لتفرغ صندوق البريد الوارد، ولكن يمنحك صندوق البريد الوارد المنظم شعوراً بالارتياح، ما يساعدك على تحديد أهم المهام.
نصيحة عملية:
راجع جميع رسائل البريد الإلكتروني واحذف ما تريد حذفه وصنف ما تريد تصنيفه، إضافة إلى ذلك، ألغِ الاشتراك في أي نشرة إخبارية ليست مفيدة أو غير ذات صلة.
15. تنظيم مكان العمل:
خيار التنظيم الأخير هو مكان العمل، فيشير أحد الاستطلاعات إلى أنَّ بيئة العمل المنظمة والإيجابية تزيد مستويات التزام الموظف وطموحه؛ لذا إذا كان لديك الوقت، فكر في تنظيم مكتبك وترتيبه.
نصيحة عملية:
اتبع هذه الخطوات:
- عند التخلص من كل عنصر، فكر في سبب اقتنائك له في المقام الأول، وما إذا كان عليك اقتناء أشياء مماثلة في المستقبل.
- الترتيب حسب الفئة لا المكان: بدلاً من ترتيب درجك، رتب جميع أقلامك (لأنَّ بعضها قد يكون في درجك وبعضها الآخر في علبة الأقلام)، فيساعدك هذا على التنظيم الدقيق ومعرفة كل ما تمتلكه.
- هل يسعدك بقاء هذا العنصر؟ إذا كان الجوانب نعم، فاحتفظ به وإلا تخلَّص منه.
16. التخطيط لقضاء إجازة:
تعد الإجازات عاملاً هاماً للتجديد والإلهام، تُظهر الدراسات أنَّ الإجازات تزيد من إبداع الإنسان، لكن قد يتطلب التخطيط لها الوقت والجهد، ومن حسن حظك أنَّ لديك ما يكفي من الوقت.
إنَّ عملية التخطيط، بدءاً من البحث عن الوجهات وحتى رسم مسارات الرحلات هو تمرين شائق يذكرك بالتجارب التي تنتظر من يستكشفها، إضافةً إلى ذلك، يعزز التطلع إلى إجازة والتخطيط لها من معنوياتك، ويزيل الرتابة من نمط حياتك اليومي.
نصيحة عملية:
حدد الميزانية ومواعيد مبدئية، ثم تصوَّر رحلتك وأطلق العنان لخيالك.
17. ممارسة التأمل:
للتأمل فوائد كثيرة مثبتة علمياً، منها تخفيف التوتر وتعزيز العافية، ونظراً لأنَّك تجلس إلى مكتبك بلا عمل؛ فلمَ لا تستثمر هذا الوقت في التأمل؟
في عالم تحكمه الإشعارات والمواعيد النهائية والمحفزات المستمرة، يوفر لك التأمل الهدوء والسكينة، ويتيح لك سبر أغوار ذاتك؛ بهذه الطريقة، يمكنك تحويل وظيفتك إلى مكان للتأمل.
نصيحة عملية:
ابدأ بجلسات قصيرة يمكن التحكم فيها، تكفيك خمس دقائق في البداية، وفكر في استخدام تطبيق يساعدك على ممارسة التأمل، وعندما تشعر براحة أكبر، زد المدة تدريجياً واستكشف تقنيات التأمل المختلفة لتحديد أنسبها إليك، فنظراً لأنَّك على الأرجح ستتأمل وأنت جالس إلى طاولة مكتبك؛ فيمكنك إغلاق عينيك أو إبقائهما مفتوحتين.
18. الاستماع إلى مدونة صوتية:
إذا لم تتمكن من استثمار وقتك في العمل للنمو في وظيفتك، ففكر في الاستثمار في نموك الشخصي بطرائق أخرى، فإضافة إلى اكتساب المعرفة، تمكِّنك المدونات الصوتية من صقل مهارات الاستماع لديك، وتقدم لك وجهات نظر متنوعة قد تفيدك في عملك.
نصيحة عملية:
اختر مدونة صوتية تتناول الموضوعات التي تثير اهتمامك والتزم متابعتها.
شاهد بالفيديو: 15 طريقة للاستفادة من وقت الفراغ
ما هو سبب التوقف عن العمل؟
يحدث التوقف عن العمل لعدة أسباب، بدءاً من التقلبات الموسمية إلى سوء الإدارة، وعموماً، من الشائع جداً أن يكون الموظفون غير منتجين في العمل، إذ تُظهر إحدى الدراسات أنَّ 57% من الموظفين يهدرون ما لا يقل عن ساعة يومياً في مكان العمل، ويهدر 26% منهم ساعتين على الأقل، ولكن عندما لا يكون لديك عمل، فهذا ليس ذنبك.
فيما يأتي الأسباب الرئيسة التي قد تجعلك تجد نفسك في هذا الوضع غير المريح:
1. تسلسل الخطوات:
في كثير من الأحيان، لا يمكن متابعة مهام أو مشاريع معينة حتى يكمل فريق أو زميل آخر الخطوة المطلوبة منه، فإذا كان هناك تأخير في تلك الخطوة، فقد يتسبب ذلك في توقف العمل لأولئك الذين ينتظرون المراحل اللاحقة.
2. التقلبات الموسمية:
تتسم بعض مجالات العمل بفترات ركود موسمية، على سبيل المثال، يغرق المحاسبون في العمل في موسم الضرائب، وينحسر عملهم في بقية العام.
التوزيع غير السليم لأعباء العمل:
قد يحدث هذا بسبب عدم وجود تفويض متوازن للمهام بين أعضاء الفريق، فهذا يؤدي إلى تحميل بعض الموظفين عمل يفوق طاقتهم وتحميل الآخرين مسؤوليات بسيطة، وقد يرجع السبب أيضاً إلى عدم فهم الإدارة قدرات الموظفين وخبراتهم.
3. التحولات الاقتصادية:
قد تؤدي فترات الركود الاقتصادي أو إعادة الهيكلة أو التحولات في استراتيجية الشركة في بعض الأحيان إلى توقف مؤقت في العمليات أو المشاريع، وهذا يؤدي إلى توقف الموظفين عن العمل ريثما يُكلَّفون بمهام جديدة.
4. عدم التخطيط مقدماً:
في بعض الأحيان، تفشل الإدارة في التخطيط لأعباء العمل والتنبؤ بها، فعندما ينتهي أحد المشاريع، إذا لم يكن ثمة مشروع آخر أو إذا لم يكن ثمة توجيهات واضحة للموظفين بشأن ما يجب فعله لاحقاً، فقد يؤدي ذلك إلى فترات من الركود.
الأسئلة الشائعة عما يجب فعله في أوقات الفراغ في العمل:
1. كيف يمكنني الحفاظ على نشاطي في أثناء فترات التوقف عن العمل؟
للحفاظ على نشاطك وتفاعلك في العمل، عليك التخطيط مقدماً، مثل البحث عن فرص التدريب، أو تبادل الأفكار عن مشاريع جديدة، أو مساعدة الزملاء، فقد يكون من الصعب التغلب على الملل والركود، ولكن يؤدي استثمار هذا الوقت بوصفه فرصة للنمو إلى تعزيز الروح المعنوية والتحفيز.
2. هل توجد أي مهارات مهنية يمكنني اكتسابها في فترات الركود؟
نعم، يمكنك صقل مجموعة متنوعة من المهارات المهنية، بدءاً من الكفاءات التقنية المتعلقة بمجال عملك وحتى المهارات الناعمة مثل التواصل وإدارة الوقت، فتعد الدورات التدريبية عبر الإنترنت والبرامج التعليمية وورش العمل والمنتورينغ بين الزملاء وسائل رائعة لبدء هذا التعلم وتعزيز التطوير المهني.
3. ما هي الوسائل الإبداعية للإسهام في الفريق في ظل قلة المهام؟
تشمل الوسائل الإبداعية جلسات العصف الذهني، ومساعدة الزملاء المُثقلين بالأعباء، واقتراح تدابير لتحسين الكفاءة، إضافةً إلى تحديد الفجوات ومعالجتها.
كيف يؤثر استثمار وقت التوقف عن العمل لتحقيق النمو الشخصي في الأهداف المهنية طويلة الأمد؟
يؤثر استثمار فترات التوقف عن العمل لتحقيق النمو الشخصي تأثيراً إيجابياً في الأهداف المهنية طويلة الأمد؛ كونك تكتسب مهارات ووجهات نظر جديدةً وتفهم مجال عملك فهماً أفضل، ما يؤدي إلى تعزيز الرضى الوظيفي، والحصول على فرص جديدة.
4. ما هو دور التواصل الفعال في تحقيق أقصى استفادة من وقت الفراغ في العمل؟
يؤدي التواصل الفعال دوراً محورياً في استثمار أوقات الفراغ؛ لأنَّه يضمن توافق أعضاء الفريق، ويعزز التعاون، وقد يؤدي إلى تحديد مهام أو مشاريع جديدة، فيؤدي التواصل المستمر مع الزملاء والمشرفين إلى الكشف عن الفرص المخفية التي تملأ وقت الجميع.
5. هل تؤدي النشاطات الترفيهية في أوقات الفراغ إلى تحسين الإنتاجية الإجمالية؟
نعم، قد تؤدي إلى تعزيز الإنتاجية الإجمالية؛ كونها تساعد على تنشيط العقل وتقليل التوتر وتعزيز العافية والسلامة، فعندما تمنح نفسك فترات راحة قصيرة للاسترخاء أو الاهتمامات الشخصية، تعود إلى مهام العمل بنشاط وحيوية.
أضف تعليقاً