17 نصيحة وحيلة تقنية لجعل العمل من المنزل أكثر إنتاجية ومتعة - (1)
فرضَت جائحة كورونا (COVID-19) انتشار ثقافة العمل مِن المنزل لأول مرة، بعد أن جعلَت التكنولوجيا هذا الأمر قابلاً للتحقيق؛ ولكن بخلاف التكنولوجيا التي تستخدمها أصلاً في وظيفتك عادةً، فكيف يمكِنك استخدامها لتسهيل العمل عن بُعد؟
إليك بعض النصائح، والحِيَل، والتسهيلات التقنية المقدَّمة للكوتشينغ المهني والكوتشيز المهنيين وغيرهم من الخبراء، التي ستجعل العمل من المنزل في أثناء جائحة كورونا (COVID-19) تجربةً أسهل وأكثر متعةً.
1. جرِّب تطبيقاً جديداً لإجراء الاجتماعات:
تَستخدم عديدٌ من أماكن العمل تطبيق سلاك (Slack) من أجل التواصل عن طريق الرسائل النصية؛ لكن للبرنامج خيارات متاحة أكثر مِن ذلك بكثير، حيث يوصي شاين شيرمان (Shayne Sherman) - المدير التنفيذي لموقع تيك لوريس (TechLoris) لمساعدة المستخدِمين على حل مشكلات حواسيبهم - باستخدام تطبيق سلاك (Slack) لعقد الاجتماعات عبر الإنترنت أيضاً، فيقول: "تتيح لك مكالمات الفيديو باستخدام تطبيق سلاك (Slack) الانتقال بسهولة مِن الدردشة إلى مكالمة الفيديو، في حين تظلُّ الدردشة مفتوحة حتى يظلَّ بإمكانك تدوين الملاحظات". إضافةً إلى ذلك، تتيح خاصية مشاركة الشاشة مع الشخص الذي تجري محادثة معه عَبْر هذا التطبيق تدوين ملاحظات على الشاشة، مما يَحُول دون سوء الفهم.
2. أعِد إنشاء بيئة مكتبية حية ومباشرَة:
يمكِن أيضاً استخدام تطبيق سلاك (Slack)، بعيداً عن الاجتماعات، لإعادة إنشاء بعض مظاهر العمل على أرض الواقع. يقول ريتشارد ديلمان (Richard Dillman)، أحد أكبر مطوِّري التطبيقات الذين يعملون عن بعد بدوام كامل: "كلما أُتيحت لك الفرصة، اطرح أسئلتك في قناة دردشة جماعية، فإنَّ طرح أسئلتك في الدردشات الخاصة هي بمثابة الهمس في أذن شخص ما، بينما فعلُ الشيء نفسه في غرفة الدردشة الخاصة بالفريق يماثل السؤال علناً، كما إنَّ القدرة على سماع المحادثات وربما المساهمة فيها هي أبرز شيء نفتقد إليه في العمل مِن المنزل".
شاهد بالفيديو: 10 نصائح للعمل من المنزل
3. شارك رسائل الفيديو:
تتيح لك إضافة المتصفح لووم (Loom) مشاركة شاشتك وتسجيل رسائل الفيديو، حيث يمكِنك القيام بالأمرين معاً في الوقت نفسه باستخدام ميزة أيقونة الكاميرا التي تعرِض لك التحدث إلى جانب تسجيل الشاشة.
تقول كيارا مارتيلا (Kiara Martilla)، مؤسِّسة وكالة العلاقات العامة ووسائل التواصل الاجتماعي "كيارا جينيفر وشركاه" (Kiara Jennifer & Co): "سواء كنتَ بحاجة إلى تقديم شيء ما، أو طلبِ المساعدة في أمر معيَّن، أو مجرَّد عرضِ شيء صادفتَه، فإنَّه يمكِنك استخدام إضافة لووم (Loom) لإرساله إلى فريقك ويمكِنهم مشاهدته عندما يُتاح لهم الوقت". قد يقلل هذا مِن عدد اجتماعات الفيديو التي تجريها مع فريقك، كما أنَّه يشمل أيضاً أيَّ شخص لا يستطيع الولوج دائماً إلى الإنترنت مثل: الأشخاص الذين يتعين عليهم مغادرة العمل لرعاية أطفالهم.
يمكِنك أيضاً استخدام تلك الإضافة - كما تقترح إيفانجيليا ليكلير (Evangelia leclaire)، الكوتش المهنية ومؤسِّسة موقع "ريدي سيت روك" (Ready Set Rock) - "لإرسال تحديثات عن التقدم الذي تحرزه في المهام، ورسائل تعزيز الروح المعنوية للمديرين والعملاء والفِرَق".
4. صمِّم مقاطع فيديو للتدريب والعروض التقديمية:
يمكِنك أيضاً استخدام إضافة لووم (Loom) في إنشاء سجلٍّ لمقاطع الفيديو الإرشادية والتدريبية والأسئلة الشائعة، وفقاً لـ ليكلير (Leclaire)، كذلك يمكِن أن يكون هذا مفيداً خاصةً عندما لا يُتاح لك أبداً الحصول على هذه التدريبات على أرض الواقع.
سهَّلت لووم (Loom) الوصول واسخدام تقنيتها بصورةٍ أكثر استجابةً لجائحة كورونا (COVID-19) مِن خلال زيادة ميزات النسخة المجانية وتخفيض الأسعار وحتى إلغاء الرسوم على قطاع التعليم.
5. شارِك الملفات بسهولة:
إذا كانت شركتك تَستخدم برامج مثل غوغل درايف (Google Drive)، وسلاك (Slack)؛ فيمكِنك ربطهما لاستيراد أيَّة ملفات تلقائياً عند مشاركتها، وما عليك سوى مشاركة رابط غوغل درايف (Google Drive) على سلاك (Slack) وسيسألك البوت في منصة سلاك (Slack) آلياً عما إذا كنتَ تريد الربط، وفي حال قيامك بذلك؛ ستعلِمك منصة سلاك (Slack) إذا كان أيُّ شخص في القناة التي تشاركها لا يملك إذناً للوصول إلى المستند، كما بإمكانك تلقِّي إشعارات من منصة سلاك (Slack) بالتعليقات والتعديلات التي تُجرى على المستند.
6. اجعل التقويم خاصتك أكثر وضوحاً:
ستتمكن بتثبيت تطبيق "غوغل كاليندر" (Google Calendar App) المقدَّم مِن منصة سلاك (Slack) مِن ربط جدولك الزمني بالمنصة كي يسمح لزملائك في العمل بمعرفة ما إن كنتَ في اجتماع عندما يحاولون إرسال رسائل إليك، وتتجلى الفائدة في ذلك عندما لا يكون هناك إشارة واضحة للعيان تدل على أنَّك غير متاح، كما يمكِنك أيضاً تشغيل إشعارات التقويم لتلقِّي رسائل عَبْر سلاك (Slack) عندما يكون حدثٌ في التقويم على وشك البدء.
7. ابقَ على اطلاع بمهامك:
يُعدُّ تطبيق أسانا (Asana) أداةً أخرى يمكِنك دمجها مع خدمات غوغل سوت (Google Suite) لزيادة الإنتاجية. تقول مارتيلا (Martilla): "يوجد إصدار مجاني يمكِنك دمجُه مع تقويم غوغل كاليندر (Google Calendar) للبقاء على اطلاع بجميع عناصر المهام والأولويات جنباً إلى جنب مع المواعيد المقرَّرة"، مما يتيح لك إلقاء نظرة سريعة على تقويمك لمعرفة متى ينبغي لك إنهاء المهام والمشروعات، ولهذا السبب لن تنجرَّ وراء فتح الإشعارات المنبثقة لمنصات التواصل الاجتماعي أو تطبيقات الأفلام وهناك مِا يذكِّرك أنَّ وراءك عملاً يجب أن تُتمَّه.
8. عزِّز تركيزك وإنتاجيتك:
هنالك برامج تحجب تلقِّي الإشعارات والتنبيهات الزائدة مِن أشرطة الأدوات أو أيقونات التطبيقات وما إلى ذلك، مِثل: زين وير (Zenware)، ويعرض لك فقط الإشعارات الهامة، على حد تعبير كاثرين فيرسيلو (Kathryn Vercillo)، مؤلِّفة كتاب "الإدمان على الإنترنت" (Internet Addiction)، وقد ينفع الأشخاص الذين عليهم بذل جهد في مَهمة تتطلب الكتابة استخدام تطبيق رايت رووم (WriteRoom) المدفوع الذي يحجب شاشتك بالكامل؛ بحيث يكون كلُّ ما تراه هو النص الذي تكتبه، أو برنامج أوم رايتر (OmmWriter) المدفوع لنظام التشغيل ماك (Mac)، أو ويندوز (Windows)، الذي يوقِف إشعارات البريد الإلكتروني والدردشة ويتيح لك اختيار خلفية مريحة.
الخلاصة:
في ظل انتشار ثقافة العمل عن طريق الإنترنت؛ أصبح لا بُدَّ مِن وجود أدوات تقنية لا تكون الرقيب على إتمام العمل على أتم وجه فحسب؛ بل وسائل مساعدة تمكِّن الموظفين مِن تسهيل إنجاز المهام وتهيئة بيئة عمل تحاكي مكان العمل على أرض الواقع وأفضل مِن ذلك حتى.
ما زال في جعبتنا مزيدٌ عن هذا الموضوع، حيث سنطرح في الجزء الثاني من مقالنا هذا تتمةً للنصائح والتسهيلات التقنية المتَّبعة في عالم الأعمال المستقبلي.