تعريف تقنيات التيسير
يستخدم المدربون، والمُيسرون، والمشرفون تقنيات التيسير لتعزيز المشاركة وفهم طبيعة تفاعلات الأفراد مع بعضهم لتحقيق الأهداف المرجوة من الاجتماع أو ورشة العمل، وتُطبَّق أساليب التيسير على محتوى الاجتماع أو ورشة العمل وكذلك على أهدافها، وتجرى عدد من الاجتماعات وورشات العمل اليوم من خلال الإنترنت، مما يزيد أهمية دور المُيسر لتنفيذ الجلسة وإدارتها جيداً.
دور الميسر
يجب أن يمتلك المُيسر مهارات تواصل، وتنظيم، وقيادة بارزة ليحقق النتائج المرجوة من الاجتماع، ويظهِر المُيسر الفعال السلوكات التالية:
- يدرك قيمة وقت المجموعة ويستثمره في تحقيق النتيجة المطلوبة.
- يبقى محايداً خلال النشاطات الجماعية ولا يحاول التأثير في نتيجة الجلسة.
- يشجع جميع الأعضاء على المشاركة من خلال تطبيق النشاطات التفاعلية.
- يفوِّض المهام، مثل تدوين الملاحظات أو متابعة الوقت للمشاركين.
- يمتلك مهارات شخصية استثنائية وقدرة على التحكم في سياسة المجموعة.
- يكون حازماً لكنَّه ليس متسلطاً.
- ينتبه عندما يحيد الاجتماع عن مساره ويفعل ما يلزم لإعادته إلى الأهداف المتَّفق عليها مسبقاً.
- يبقى يقظاً طوال الاجتماع ويمكنه تلخيص ما قاله المتحدث.
- يكون قادراً على اتخاذ قرارات مدروسة.
- يضمن تقدم الاجتماع أو ورشة العمل تجاه الهدف المطلوب.
فوائد تقنيات التيسير
تشجع تقنيات التيسير على اتخاذ القرارات ديمقراطياً داخل المنظمة، كما تدعم الموارد البشرية، وفيما يأتي بعض فوائد تقنيات التيسير:
- ترفع معنويات أعضاء الفريق؛ لأنَّ الجميع يشعرون أنَّهم جزء من عملية اتخاذ القرار.
- تشجع على تنفيذ القرارات الجماعية بدل الفردية.
- توضح هيكلية الفريق وتقوِّي علاقات العمل.
- تشجع الانطوائيين على المشاركة من خلال النشاطات الجماعية التي تعزز الألفة.
- تتيح معالجة النزاعات داخل الفريق في مرحلة التخطيط، مما يسهِّل التنفيذ.
- توفر هذه التقنيات الوقت والموارد للمنظمة من خلال جلسات منهجية مُدارة جيداً.
- تثبِّط الصراعات على السلطة داخل الفريق.
- يثق الفريق بمخرجات الاجتماع إذا كان الميسِّر غير متحيز.
- تلهم الأفكار والحلول الإبداعية والمبتكرة.
- يطور الفريق مهارات حل المشكلات.
يخلط بعض الناس بين تقنيات التيسير والعرض، ولكن لكلٍّ من هاتين المهارتين أهدافاً مختلفة تماماً، وتُستخدَم كل من التقنيتين في الدورات التدريبية، لكنَّ العرض يشبه المحاضرة فيشارك الخبير معرفته، بينما التيسير هو نقاش تفاعلي وتشاركي أو نشاط جماعي.
16 أداة وتقنية للتيسير
إليك 16 تقنية للتيسر تستخدمها لتحسين الإنتاجية وسير العمل خلال الاجتماعات والفعاليات:
1. العصف الذهني
يوفر العصف الذهني جواً إبداعياً جماعياً ينتج غالباً أفكاراً جديدة وغير تقليدية.
2. تحديد جداول أعمال الاجتماعات وورشات العمل
يتلقى أعضاء الفريق عموماً جداول الأعمال قبل بدء الاجتماع، ولكن راجِع الجدول الزمني والأهداف مرة أخرى في بداية الاجتماع حتى يفهم الجميع محاور النقاش، وهذه الخطوة هامة خصيصاً في بداية الاجتماعات غير المخطط لها أو العفوية.
3. تلطيف الأجواء
تُستخدَم تمرينات تلطيف الأجواء في بداية الاجتماع لتخفيف التوتر.
4. تفويض الأدوار
كلِّف كل فرد بمهمة، واطلب من شخص ما تسجيل تفاصيل الاجتماع وكلِّف شخصاً آخر بمراقبة الوقت، وغيِّرْ مهام الحاضرين من اجتماع إلى آخر لكي تتاح للجميع فرصة المشاركة.
5. تحديد القواعد الأساسية
تأكَّد من بقاء الاجتماع هادئاً ومنظماً من خلال وضع قواعد، مثل رفع اليد إذا كنت ترغب في مشاركة فكرة.
6. أخذ استراحات
يمكن أن تشتِّت الاجتماعات الطويلة تركيز الحضور نتيجة تعبهم؛ لذا خذ فترات استراحة منتظمة، ويفضل أن تكون كل 90 دقيقة خلال الاجتماعات الطويلة، ليستعيد المشاركون نشاطهم، وقدِّم وجبات خفيفة صحية تحفز العقل إذا كانت الاستراحة للطعام.
7. توفير الأدوات اللازمة
يجب أن يوفر المُيسِّر أدوات للفريق، مثل دفاتر الملاحظات والأقلام حتى يدوِّنوا الملاحظات ويسجِّلوا تفاصيل الاجتماع؛ لذا قدِّم أقلام تحديد وسبورة بيضاء إذا كنت أنت أو المشاركون الآخرون تقدمون عرضاً تقديمياً.
8. استخدام السبورة الورقية
توفر السبورة الورقية عنصراً بصرياً للاجتماع، خصيصاً عند العصف الذهني للأفكار الإبداعية، فضَعْ السبورة الورقية في مقدمة الغرفة وابقَ جانباً في الكتابة أو مناقشة الموضوع ليتمكن الجميع من الرؤية، واكتب بخط واضح وعريض، واستخدِم أقلاماً بألوان مختلفة أو نقاطاً مرقَّمة لتقسيم المحتوى إلى أفكار أصغر.
9. اعتماد التخطيط الفوقي (meta-planning)
اطلب من الجميع اقتراح كلمة مفتاحية عن موضوع الاجتماع لكي يتفاعلوا معك، واجمع أفكارهم وشاركها مع الحاضرين، فهذه طريقة بسيطة للوصول إلى استنتاجات سريعة.
10. إدارة تفاعلات المجموعة
قسِّم الأفراد إلى مجموعات صغيرة إذا كان الاجتماع يتضمن كثيراً من المحادثات، ليشارك المشاركون الهادئون في عملية اتخاذ القرار، وكلِّف الشخصيات المسيطرة بتأدية مهام محددة للحفاظ على تركيزهم وتشجيعهم على توجيه طاقتهم تجاه المهام المفيدة.
11. رفع معنويات الفريق
طبِّق تمرينات بناء الفريق وتعزيز الثقة خلال النقاشات الجدية في الاجتماعات، لكي تحافظ على إنتاجية أعضاء الفريق ومعنوياتهم العالية.
12. مراقبة السياسة الجماعية
اطرح أسئلة هادفة إذا لاحظت تباين المستويات بين أفراد الفريق، وركِّز في موضوع النقاش من خلال اقتراح حلول المشكلات، والملخصات، والتأملات، ونشِّط الجو العام بإيجابية.
13. التيقُّظ
الانتباه ضروري لسير الاجتماع وفق الخطة الموضوعة.
14. إمعان التفكير
اطلب من الجميع التفكير ملياً بالموضوع الرئيس للاجتماع، واكتب بعض الأفكار أو الآراء قبل أن يبدأ النقاش الجماعي.
15. المراجعة الجماعية
اسأل عن وجهة نظر الفريق وتعليقاته حول سير الاجتماع؛ إذ يساعد هذا التمرين الذي يستغرق 10 دقائق المُيسر على فهم ما سار جيداً وما يمكن تغييره في الاجتماعات المستقبلية.
16. تدوين الملاحظات الختامية
وثِّق بوضوح إجراءات ونتائج الاجتماع؛ ليفهم الجميع التفاصيل الختامية، ولخِّص الاجتماع شفهياً وكتابياً.
في الختام
تُعَد تقنيات التيسير أدوات لا غنى عنها في إدارة الاجتماعات وورشات العمل بفعالية، وإنَّ تطبيق هذه التقنيات، يعزز روح الفريق، ويشجع على المشاركة الديمقراطية واتخاذ القرارات الجماعية، مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة، بالتالي يصبح المُيسِّر عنصراً حيوياً في تحقيق الاجتماع المثالي، فيساهم بمهاراته في توجيه الفريق تجاه النجاح والتفوق.
أضف تعليقاً