11 مهارة تنظيمية يحتاجها كل قائد ذكي
يؤدي الفشل في التنظيم إلى الفوضى، أو يزيد مستويات التوتر على أقل تقدير؛ ويحدث هذا في أثناء محاولتك فهم ما يحيط بك لجعل حياتك أسهل.
تصبح الحاجة إلى امتلاك قدرات تنظيمية أكثر أهمية عندما تكون قائداً، حيث يلجأ إليك الناس للحصول على الإلهام، والذي يصعب أن تعطيه للآخرين إذا كنت فوضوياً؛ ولكن، من أين تبدأ كي تصبح أكثر تنظيماً؟
سنرشدك من خلال هذا المقال إلى 11 مهارة تنظيمية رئيسة يحتاجها كلُّ قائد؛ وذلك لكي تكون في وضع يتيح لك أن تصبح قائداً أفضل وأكثر فعالية، فإليك هذه المهارات:
1. إدارة الوقت:
يعدُّ سوء إدارة الوقت أساس الكثير من المشكلات داخل الشركات والمنظمات، ويقع على عاتق القائد مسؤولية ضمان سير الأمور بانتظام، ولن يحدث ذلك إلَّا من خلال فهم عميق لماهية التنظيم.
سيؤدي الفشل في هذه النقطة إلى عدم القدرة على الاستمرار في المَهمَّة الموكلة إليك، وقد تقل قدرتك على القيام بكلِّ شيء في وقت واحد فجأة، ولن يستغرق الأمر وقتاً كثيراً حتى ينهار كلُّ شيء؛ ممَّا يجعلك شخصاً لا يُعتمَد عليه.
لذا انتبه إلى ما يأتي: المهام المنجزة، ومواعيدها النهائية، وحجم العمل المطلوب، وأيُّ شيء لا يمكن تأخيره أو تجنُّبه؛ ودوِّن عملك يومياً، ولاحظ كيف تتعامل مع قائمة أعمالك.
2. القدرة على التخطيط:
يجعل التخطيط من التنظيم أمراً سهلاً، ولكنَّنا نفتقر غالباً إلى القدرة على التخطيط للمستقبل؛ ومرة أخرى، يؤدي سوء التخطيط إلى الفوضى وزيادة الضغوطات عليك.
تذكر أنَّ التخطيط يتخذ أشكالاً مختلفة، بما فيها: القدرة على إدارة الوقت، وكيفية متابعة المشروع؛ ومع ذلك، يتعين على القائد الذكي أن يتخذ خطوة أخرى لإحداث الفارق، والاطلاع على خطط الآخرين، ومدى تقاربها من خططه.
يصبح ذلك أكثر أهمية عند تعاملك مع فريق متعدد الاختصاصات، حيث ستواجه مشكلات في التنسيق دون تخطيط ملائم؛ ومع أنَّ ذلك التنسيق قد لا يتحقق دائماً، إلَّا أنَّ غياب التخطيط يؤدي إلى مشكلات وعواقب سيئة للغاية.
3. الجدولة:
رغم تداخل هذه المهارة مع تلك المذكورة سابقاً، إلَّا أنَّها تبقى نقطة تستحق الاهتمام، حيث يعدُّ وجود جدول زمني والالتزام به أداة فعالة لتنظيم حياتك.
تُظهِر الجدولة الفعالة للآخرين كم أنَّك واعٍ لما يفعلونه، وقادر على التحكم بكلِّ شيء، وليس لديك أيُّ مشكلات في تحقيق التوزان بين عدة مشاريع.
تحسن الجدولة تقديرك للوقت المستغرق في الجوانب كافة، وتساعدك على فهم المشروع والتعامل مع المشكلات وفهم الأحداث؛ لذلك تعدُّ طريقة رائعة لتنظيم أعمالك وحياتك عموماً.
4. تنظيم الموارد:
إنَّه لمن الهام جداً تحقيق أقصى استفادة ممكنة من مواردك، ويتطلب منك هذا التنظيم بالتأكيد؛ حيث أنَّ معرفة متى تستخدم هذه الموارد أمر في غاية الأهمية لمنع هدرها أو استخدامها في أوقات خاطئة.
يعني التنظيم هنا أن تكون على دراية كاملة بالموارد المتاحة التي تحتاجها لمشروعك، وقدرتك على ربط الموارد الصحيحة بالمتطلبات اللازمة لضمان ملاءمتها؛ ويعني الفشل فيه إهدار الموارد، وانعكاس ذلك سلباً عليك.
لكي تتقن التنظيم، يجب عليك أولاً تحديد الموارد اللازمة قبل البدء بمشروع جديد؛ إذ يمنعك ذلك من طلب المساعدة عندما تكون في أمسِّ الحاجة إليها.
5. التفويض:
يعدُّ التفويض فنَّاً لا يتقنه الجميع، ويدرك القائد الفعال أهميته لإدارة المشروع بسلاسة.
لا يمكنك التعامل مع كلِّ جوانب المشروع بمفردك؛ وتأتي من هنا أهمية تفويض المهام واختيار الشخص الأفضل لتنفيذ مَهمَّة معينة، بحيث يخفف عنك الشعور بالضغط الذي سيواجهك عند الإشراف على جوانب المشروع كافة لوحدك.
يعرف القائد المنظم أعضاء فريقه جيداً، ويعي نقاط القوة والضعف لديهم؛ ويعني هذا الوعي المسبق عدم الشعور بالتوتر عند ظهور مشكلة، وطلب المساعدة من الآخرين على عجل؛ إذ سيعمل فريقك بفضل التنظيم بفعالية أكبر، وينهون المهام الموكلة إليهم، ويخففون بعض العبء عن كاهلك.
6. إدارة الأولويات:
ستجعل قدرتك على تحديد أولويات الأمور حياتك أسهل، ويمكِّنك وضع قائمة مهام وإدراك المواعيد النهائية الملحة من التخطيط بشكل أفضل، ويعرِّضك إلى ضغوطات أقل، فتمتلك ثقة أكبر بتحديد المهام الأكثر أهمية مع تقدم تجربتك.
يميل الأفراد غير المنظمين إلى التعامل بطريقة عشوائية، وعدم توظيف طاقاتهم بشكلٍ جيد، وتضييع الأمور الهامة؛ في حين يبقيك تحديد الأولويات على المسار الصحيح، ومع الترتيب الذي تحتاجه لإكمال أعمالك.
لذلك، يجب أن تكون على دراية بالمهام المطروحة والخطوات الخاصة بكلٍّ منها، وأن تتحقق مسبقاً من المواعيد النهائية وكلِّ التفاصيل لتنظيم عملك بشكل أفضل.
شاهد بالفيديو: 13 تقنية فعّالة لتحديد الأولويات
7. مهارات التعاون:
يجعل التعاون الصحيح الحياة أسهل، وتتطلب أيُّ مشكلة تنظيماً مناسباً، ويعرف القائد المنظم الأشخاص المناسبين لتنفيذ المهام المطلوبة؛ بينما يقودنا عدم التنظيم إلى البحث عن مساعدة ملحة في الوقت الذي يجب أن تسير فيه الأمور بسلاسة.
الفكرة ليست في تفويض المهام فحسب، وإنَّما تكمن في اختيار الشخص المناسب لتنفيذ المشروع بشكل أفضل، وقد يشمل ذلك قادة أخرين من مختلف الأقسام؛ حيث يشكل العمل بانسجام تام العامل الأساسي للنجاح.
لاستخدام هذه المهارة بفعالية، عليك التعرف على الشخص المناسب لاحتياجاتك للتعاون معه؛ حيث يتيح لك هذا التعامل مع أيِّ مشكلة تواجهها بطريقة جيدة وفعالة.
8. تحديد الأهداف والغايات:
سيجد الشخص المنظم أنَّه من السهل تحديد الأهداف والغايات وتحقيقها؛ فالقائد الذكي قادر على مساعدة الآخرين ليتأكدوا من قدرتهم على تحديد الأهداف، والعمل من أجلها، وتحقيقها في نهاية المطاف؛ ويحدث كلُّ ذلك من خلال التنظيم.
إنَّه لمن المستحيل الوصول إلى الهدف ما لم تدرك المسار الصحيح، حيث يجب فهم الإجراءات المطلوبة، وإلَّا فلن تحقق أيَّ شيء؛ إذ يساعدك التنظيم في تحديد كافة الخطوات والمشكلات المتعلقة بها؛ وعليه، يجب تحديد الهدف والغاية في أقرب فرصة ممكنة واستخدام المهارات التي ذُكِرت أعلاه.
9. الحفاظ على الكفاءة:
إنَّ التنظيم والكفاءة وجهان لعملة واحدة، ولا يمكنك امتلاك أحدهما دون الآخر؛ حيث تقودك الكفاءة إلى الحاجة إلى التخطيط في أثناء العمل على شيء سلس؛ وكلَّما قلَّت المشكلات التي تواجهها، كان الجميع بحال أفضل.
تتيح لك الكفاءة معرفة تقدمك في المشروع في أيِّ لحظة أردت، وذلك بسبب تنظيمك الأمور ومواجهة المشكلات قبل حدوثها؛ لكن تذكر أنَّ الكفاءة والقدرة على تحديد المشكلات متلازمتان، وإذا فشلت في التنظيم، فلن تنفعك الكفاءة وحدها.
لتعلم هذه المهارة، يجب تخصيص وقت لكلِّ مشروع وتقسيمه إلى أجزاء، ومعرفة تقدم الخطوات ومَن المسؤول عنها؛ لذا حدد المشكلات وطريقة حلها لتضمن القيام بكلِّ شيء بدقة.
تتطور الكفاءة مع مرور الوقت؛ لذا استمر في العمل عليها، وحسِّن مهاراتك في حل المشكلات كي تصبح قائداً ناجحاً.
10. التواصل الواضح:
يجب أن يكون القائد الجيد قادراً على التواصل بوضوح في جميع الأوقات، وستجد ذلك سهلاً مع مهاراتك التنظيمية.
ستكون بفضل هذه المهارات على اطلاع دائم بما يحدث، ويمكنك توضيح أيِّ مشكلة؛ فأنت قادر على إيصال احتياجاتك؛ وذلك لكونك منظماً ومطلعاً على الوضع العام؛ وبالتالي ستجد أنَّه من السهل البدء بأيِّ طريقة تريدها، نظراً إلى قدرتك على عرض الأمور بوضوح وإيجاز.
للحصول على تواصل جيد، عليك أن تثق بقدراتك كقائد؛ وفي حال استخدامك أيَّاً من المهارات المذكورة أعلاه، ستلاحظ ثقة أكبر بنفسك، وينعكس ذلك إيجاباً على فريقك.
11. الرعاية الذاتية:
لن يتحقق أيُّ شيء ممَّا سبق ما لم تكن منظماً في حياتك الشخصية أيضاً؛ إذ إنَّ القدرة على الاعتناء بالنفس هي الرابط الذي يجمع كلَّ شيء معاً، حيث تحتاج إلى النوم والأكل الجيد والاعتناء بصحتك العامة؛ ويعدُّ التنظيم في كلِّ جانب من جوانب حياتك أمراً ضرورياً لضمان التوازن الصحي.
سيحمل الشعور بالتوعك والتعب والتوتر أو أيَّ أمر سلبي آخر، تأثيراً قوياً على قدراتك كقائد؛ لذا انتبه إلى ما يتوقعه الناس منك في كلِّ جانب من جوانب حياتك، واعتمد الاستراتيجيات نفسها، بحيث يمكنك بذلك توقع حدوث تآزر معين بين مختلف المجالات لتعمل بانسيابية أكبر.
الخلاصة:
تعدُّ هذه المهارات الإحدى عشرة ضرورية لكلِّ قائد ذكي يرغب بأن يكون أكثر تنظيماً في عمله؛ ولن تشعر بثقة أكبر بنفسك من خلال إتقان هذه المهارات فحسب، وإنَّما ستكون مصدراً للإلهام، ومرشداً ناجحاً للآخرين أيضاً.