10 سبل لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت

يُنجِز المحترفون مهامهم اليومية بسرعة وفاعلية عندما يتقنون فن إدارة الوقت؛ ولو وجدت أمر إدارة الوقت مَهمة صعبة، فمن المفيد معرفة تقنيات مختلفة لاستخدامها في تطوير تلك المهارات، وإليك 10 سبل تستطيع من خلالها إدارة وقتك بفاعلية أكبر.

لماذا تُعدُّ مهارات إدارة الوقت هامة؟

إنَّها مجموعة واسعة من المهارات التي تساعدك على إدارة الوقت الذي تقضيه في أثناء عملك؛ وتضمن لك قضاءه بفاعلية واستغلاله بأفضل الوسائل الممكنة وتشمل ما يأتي:

1. ترتيب الأولويات:

وهو ترتيب مهامك المختلفة وفق مستوى أهميَّتها، ومنح أولوية الإنجاز للمهام الهامة منها؛ حيث يتطلَّب الأمر فهماً عميقاً للمدة التي تستغرقها في إنجاز كل مَهمة؛ ولكنَّها تُكسِبك مستوى عالٍ من الكفاءة لتنجز تلك المهام على أتم وجه.

2. التخطيط:

تُعدُّ قدرتك على تحليل المهام ووضع جدول زمني لها الخطوة الأولى الضرورية لإنجازها، كما تتطلب إدارة الوقت وجود مهارات تخطيط فعَّالة لضمان تطوير وتطبيق الفهم العميق لمسؤولياتك عند جدولة مهامك.

3. التعامل مع التوتر:

يمكن أن تساعدك القدرة على تحديد مستويات التوتر والإجهاد التي تتعرَّض لها، وإجراء تعديلات تناسبك في مكان العمل في التخفيف من حدة تلك المستويات، كما أنَّ مكافأة نفسك وتفويض مهامك وأخذ فترات راحة عند الحاجة تسمح ببقائك في قمة التركيز والحماس في أثناء إنجاز المهام المُدرَجة في جدولك، كما أنَّ فَهْم مستويات إجهادك يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من فترات راحتك ورفض المهام التي قد تُجهِدك.

4. تحديد الأهداف:

إنَّ وضع أهداف محددة لنفسك عند عملك، مثل إنجاز مهمة أو جزء من العمل أمرٌ أساسي في إدارة الوقت، كما يجعلك إدراج سلسلة من الأهداف الواقعية تشعر بأنَّ كل هدف تحققه يحفِّزك ويشجعك أكثر، ويُسهم في تعزيز كفاءتك طوال الوقت.

شاهد بالفيديو: 10 مبادئ أساسية لتحديد أهدافك ورسم طريقك للنجاح

5. التواصل:

تمثِّل هذه المهارة قدرتك على التعبير عن أهدافك وخططك واحتياجاتك تعبيراً شفهياً وكتابياً، فضلاً عن أنَّها تُعزِّز مهاراتك في إنشاء الجداول وإعداد الخطط الفعالة، وتساعدك على إنجاز المهام عن طريق التفويض والعمل الجماعي.

طرق تحسين مهارات إدارة الوقت:

يمكن أن تجرب بعض هذه التقنيات:

1. بدء مهامك  بوقت مبكِّر:

ابدأ العمل على المهمة قبل موعدها إذا سنحت لك الفرصة بذلك؛ حيث سيساعدك ذلك على تجاوز مراحل التحضير الأولية لهذه المهمة، ومن ثم البدء بوضع استراتيجيتك مبكراً؛ وهذا بدوره يساعدك على التخلص من التسويف.

2. عدم الموافقة على فعل كل ما يطلبه الآخرون منك:

قد يسارع بعض الناس إلى قبول كل طلبات الآخرين من مهام ومسؤوليات لإعطاء انطباع إيجابي وإظهار تفانيهم في العمل، وبما أنَّ تحمُّل هذه المسؤوليات كلها يشكِّل عبئاً يُثقِل كاهلك ويصبح من الصعب وضع جدول تنظيمي لاستيعاب كل تلك المهام، فإنَّ وضع حد لقبول مهام الآخرين قد يجنِّبك هذا الكم الهائل من الجهد والتعب والمسؤوليات.

3. مكافأة نفسك بأخذ فترة راحة:

قد يُجدِّد قضاء بعض الوقت بعيداً عن العمل نشاطك ويزيل عنك الضغوطات لتعود إلى مهامك وأنت مفعم بطاقة جديدة، كما أنَّ معرفتك للأوقات المناسبة التي ينبغي أن تأخذ فيها استراحة من عبء العمل يساعدك على تطوير عادات فاعلة في معالجة التوتر والضغط.

4. ترتيب مهامك وفق الأولويات:

يمكن لترتيب مهامك وفق الأولويات أن يساعدك على تكريس جهودك على الأشياء التي تحتاج وقتاً أكثر، كما أنَّ ممارستك لهذا الأمر تُظهِر لك سبلاً وطرائق لترتيب جداولك وتحديد المهام التي ينبغي تفويضها.

5. جدولة المهام وتحديد المواعيد النهائية لتسليمها:

خذ الوقت الكافي لتنظيم جدول مفصَّل لكل مهمة من مهامك وأضف مواعيد تسليمها النهائية، فبفعلك هذا تستطيع معرفة المهام التي تحتاج إلى جهد أكبر وفهم الوتيرة التي تستطيع بها إكمال عملك.

حدِّث كذلك جدولك باستمرار واجعله عادة، ويمكن أن تضع جدولاً شاملاً تستخدمه لتطوير مهارات التخطيط وتحديد أولوياتك.

6. تنظيم مساحة العمل الخاصة بك:

يمكن لمساحة العمل المنظمة أن توفر وقتك؛ وذلك لأنَّها توفر عليك عناء البحث عما تحتاجه لإكمال مهمتك، فضلاً عن أنَّها تُطوِّر مهارات التنظيم مما يساعدك على تعزيز قدرات التخطيط، كما أنَّها تخفِّف من قلقك بشأن العثور على وثائق أو مواد معينة وهذا يخفف عبء الضغط اليومي.

7. تعلُّم أنماط إنتاجيتك:

تختلف أنماط الإنتاجية بين شخص وآخر؛ فبعض الناس أكثر إنتاجية في ساعات اليوم الأولى بينما لا يصل بعضهم الآخر إلى ذروة الإنتاجية إلا بعد الغداء، ويساعد تحديد تلك الأوقات على استغلال اليوم استغلالاً فعالاً من خلال جدولة المهام البسيطة في الأوقات التي تكون فيها مستويات إنتاجيتك منخفضة، وتضمن بذلك تكريس ذروة إنتاجيتك للمهام الصعبة والتي لها أولوية مسبقة.

8. استخدام التكنولوجيا لتساعدك على إتمام مهامك وتسهيل مسؤولياتك:

يزداد كل عام عدد البرامج التي تهتم بتتبُّع الوقت والإدارة اليومية في مكان العمل؛ حيث يُظهِر برنامج تتبُّع الوقتِ الوقتَ المستهلك لإكمال المهام الفردية؛ أما برامج الإدارة فتدمج نتائج تتبُّع الوقت في الجدول اليومي، وتُنشِئ جداول أكثر واقعية ودقة، مما يساعد على منع نفسك من التشتت وتأجيل عملك لفترة أطول.

9. التركيز على المهام واحدةً تلو الأخرى:

قد يبدو تعدد المهام بمثابة استراتيجية فعَّالة لإنجاز مهام متعددة بسرعة أكبر، ومع ذلك فإنَّ أولئك الذين يركزون على إتمام مهمَّتَين كل منهما على حدة، عادةً ما ينجزونهما إنجازاً أسرع وبجودة أكبر من أولئك الذين ينجزون أكثر من مَهمة في الوقت عينه؛ وذلك لأنَّ قضاء الوقت في التركيز على إنجاز المهام واحدة تلو الأخرى يساعدك على الحد من التعرُّض لعوامل التشتيت.

10. تعزيز عاداتك الجيدة:

كافئ نفسك كلما أنهيت مهمة ما أو لاحظت أنَّك قد أحرزت تقدُّماً في إنتاجيتك بعد تطوير مهاراتك في إدارة الوقت باستخدام الطرائق المذكورة آنفاً، فذلك كفيل بتقليل التوتر وتحفيزك على الاستمرارية في تطوير مهاراتك في إدارة الوقت.

المصدر