فما هو مفهوم الظل الوظيفي وكيفية استخدامه وفوائده؟ هذا ما سنتعرف إليه معاً في هذا المقال.
مفهوم الظل الوظيفي:
يُعبَّر عن مفهوم الظل الوظيفي بأنَّه واحد من برامج التدريب خلال العمل، ويتميَّز بكونه يسمح للطلاب والمقبلين على سوق العمل، بأن يتعرفوا على مهارات ومهام الموظفين السابقين ذوي الخبرة عن طريق مراقبتهم في مكاتبهم في فترة زمنية محددة، مثلاً لمدة أسبوع أو أسبوعين وفقَ نوع العمل ودرجة صعوبته.
ما زال مصطلح الظل الوظيفي حديث العهد في عالم الإدارة والأعمال، إذ ظهر لأول مرة في بدايات القرن الماضي، ثمَّ لم يلبث أن انتشر بين مختلف الدول العربية، ومن بينها دولة الإمارات، قطر، الشارقة، الكويت وعدة دول عربية وعالمية أخرى.
الهدف من هذا البرنامج التدريبي، هو أن تُنمَّى القدرات والمهارات الخاصة بالموظفين وكل المقبلين على العمل، فيلجأ المتدربون ضمن برنامج الظل الوظيفي إلى متابعة الخبير وتعلُّم طرائق عمله ومشاركته في زيارات عملية ميدانية ليتعلم مهاماً ذات قيمة عملية، وتصبح لديه رؤية أوضح لطرائق العمل.
سبب استخدام الظل الوظيفي:
يعود سبب استخدام الظل الوظيفي من قِبَل الشركات، إلى أنَّها لاحظت أنَّ معظم السير الذاتية للموظفين تحتوي على مهارات محددة قد تناسب طبيعة العمل عموماً، غير أنَّ العمل المطلوب منهم في الشركة، يتطلَّب منهم مهارات إضافية يجب على جميع الموظفين امتلاكها، وقد نشأ مفهوم الظل الوظيفي بسبب الحاجة إلى أسلوب عمل جديد يتمكَّن من خلاله الموظفون من التعرُّف إلى جميع متطلبات العمل بدقة أكثر، إضافة إلى ذلك، فهو يمكِّن الموظفين الجدد من فهم واستيعاب المنظمات فهماً أفضل.
كيفية استخدام الظل الوظيفي:
لكي تؤسِّس شركتك برنامج ظلٍّ وظيفياً، يجب أن تدرك ما هي الاتفاقيات والمفاهيم والأسس الصحيحة، وذلك من أجل الحصول على تنفيذ أكثر نجاحاً ودقة لمفهوم الظل الوظيفي في مكان العمل، وذلك من خلال التركيز على جوانب محددة، لهذا إليك كيفية استخدام الظل الوظيفي.
أولا: التركيز على أصحاب المصلحة الرئيسين
في البداية يجب التركيز على أصحاب المصلحة الرئيسين، وذلك من أجل نجاح تطبيق مفهوم الظل الوظيفي، وهؤلاء الأشخاص هم:
1. المضيف:
هو الموظف الذي يراقب زميله في العمل، إمَّا بأن يكون قد بدأ في فرصة الظل الوظيفي أو يدخل في أحد البرامج التي تطلب منه القيام بذلك.
2. الظل:
هو عندما يوافق مضيف الظل الوظيفي على أن يلتزم به، وذلك بأن يُظهِروا جوانب متعددة من وظيفتهم ونشاطاتهم المتعددة، ويُقدِّموا جميع فرص التعليم للموظف المتدرب.
3. المديرون التنفيذيون:
يحتاج المديرون المباشرون، إلى أن يتَّفقوا على السماح لكلٍّ من الظل والمتدرب بأن يغتنموا الفرصة، ويتطلَّب من هذا المدير أن يكون داعماً وذا قدرة على تحمل المسؤولية ليضمنوا نجاح عملية التعلم نجاحاً جيِّداً.
ثانيا: وضع عملية واضحة
في الخطوة التالية عليك وضع عملية واضحة يجب القيام بها لنجاح مفهوم الظل الوظيفي، وهذه العملية تُختَصر بما يأتي:
1. النقاش الدائم بين المدير والظل:
هذه هي الخطوة الأساسية التي تُناقَش فيها بوضوح بين المدير والموظف، أهمية الظل الوظيفي وإمكاناته المتعددة.
2. الموصل أو خط الاتصال بين المدير والموظف:
هنا يُرسَل طلب الظل الوظيفي، ويجب أن يحتوي على تفاصيل عالية الدقة متضمنة الأسباب والوقت الكافي للتدريب والهدف من هذه العملية، وغالباً ما توكَّل هذه المهمة لموظف الـ HR (الموارد البشرية)، فربَّما تكون لديهم بعض الأفكار الهامة ويرغبون بالمشاركة في أي نوع من أنواع العقود والاتفاقيات.
3. تدقيق الطلب ومراجعته:
ذلك يتم بين جميع أصحاب المصلحة المعنيين بالأمر، وفيها يُراجَع الطلب لقبوله أو رفضه أو تعديله.
4. الموافقة على الجدول الزمني:
في الخطوة التالية يُتَّفق بين الجميع على الجداول الزمنية اللازمة للقيام بمهمة الظل الوظيفي، وتتراوح المدة بين الأسبوعين إلى الشهر وفي حدها الأقصى قد تصل إلى ثلاثة أو ستة أشهر، وفي بعض الأحيان يُتَّفق على الالتزام بذلك لمدة ساعة واحدة باليوم أو كدوام كامل أو مرة واحدة أسبوعياً، وكل ذلك يتوقف على مدى تعقيد وصعوبة الوظيفة المطلوبة.
5. رسم خطة عمل:
تقوم معظم الجهات المعنية بالأمر، بوضع خطة عمل تشمل جميع النقاط التي يشملها برنامج الظل الوظيفي.
6. البدء بتطبيق أسلوب الظل الوظيفي:
إذ يبدأ الظل الوظيفي بالعمل كما هو متَّفق عليه، ومن الهام أن تكون لديك استراتيجية محددة لتطبيقها.
7. الآراء والتوصيات النهائية:
ذلك بناء على الأهداف الموضوعة منذ البداية، ويُفكَّر عندها ويُتَّخَذ القرار إذا ما كانت هذه العملية ناجحة أم لا، من خلال تسجيل وملاحظة ردود الفعل خلال الفترة المحددة.
فوائد الظل الوظيفي:
تعود فوائد تطبيق هذا المفهوم الجديد على كلٍّ من الظل والمدير، أي على الموظف وصاحب العمل، ويمكن تجميع فوائد الظل الوظيفي بالنقاط الآتية:
1. التعرُّف إلى مهام أعضاء الفريق:
فعند تطبيق مفهوم الظل الوظيفي، يحصل أعضاء فريقك الجدد على رؤية قيِّمة وقوية عن كيفية عمل الفريق والمنظمة كاملة. تحقيق الاستفادة للموظفين بتعلُّمهم مهارات جديدة، وكذلك الشركة أو المؤسسة التي تصبح أكثر مرونة من قبل.
شاهد بالفيديو: 11 طريقة كي تكون عضو فريق عظيماً في العمل
2. تبادل المعارف والخبرات:
إذ يتمتَّع الموظفون المظللون بفرصة مميزة، ليضعوا مهارات التوجيه الخاصة بهم قيد التنفيذ والتفكير تفكيراً جيِّداً بعملهم.
3. توضيح مفهوم التنقُّل الداخلي:
إذ يمكن للموظفين أن يتعرفوا تعرُّفاً أكثر دقة إلى المسارات الوظيفية الممكنة داخل الشركة التي يودُّون العمل بها.
4. بناء الشخصيات القيادية:
وذلك لأنَّ الناس يفهمون ما ينتظرهم فور حصولهم على ترقية، ويكتسبون معارف قيِّمة ويكتسبون مهارات وقدرة على الاتصال المهني داخل المؤسسة.
5. رفع مستوى الإنتاجية:
إذ عند تطبيق مفهوم الظل الوظيفي يحصل أعضاء فريقك الجدد على رؤية قيِّمة وقوية لطرائق العمل ويتعاونون معاً على إيجاد وسائل مرنة وأكثر كفاءة.
6. طريقة منخفضة التكاليف:
لأنَّك وعند تطبيق مفهوم الظل الوظيفي في شركتك، سيوفِّر عليك الأمر تكاليف الدورات الخارجية، وذلك لأنَّ العملية بكاملها ستتم داخل المؤسسة وبإشراف موظفين سبق وأُجرَت الدورات التدريبية لهم.
أشكال الظل الوظيفي:
تشتمل عملية الظل الوظيفي عدة أنواع، وبوصفها جزءاً أساسياً من العملية، فأنت بحاجة إلى تحديد الشكل والقالب المعيَّن الذي ستتبعه، وتوجد ثلاثة أشكال أساسية من أشكال الظل الوظيفي وهي:
1. الملاحظة وسرعة البديهة:
كما هو واضح من العنوان، فهنا على الظل أن يلاحظ الأمور عن قرب ويكون سريع البديهة، وهذا الشكل يكون مفيداً جداً في حالة العمل على فهم ماهية هذه الوظيفة، وخلال هذه الخطوة يجب على الظل أن يطرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة ليتمكن من فهم ما يجري حوله فهماً أكثر وضوحاً.
2. ترتيب الخطوات:
إذ تتضمن مهمَّة الظل الوظيفي متابعة أمور متعددة؛ لذا يجب عليه عرضها وفقاً لجدول زمني واضح يُتَّفق عليه مسبقاً، وهذا سيتضمن مختلف النشاطات اللازمة من أجل القيام بأمر ما والمهام المتعددة الواجب إجراؤها أو المطلوب تعلمها، ولهذا يجب أن يُتَّفق مع الموظف على ساعات تدريب مرنة وسلسة تتناسب مع المهام المطلوب تعلمها.
3. أداء المهام التجريبية:
يحدث هذا الشكل من الظل الوظيفي عندما يؤدي الموظف مهمة معيَّنة موكلة له بنشاط، إذ من الممكن أن يوكِّل الموظف المضيف بعض المهام الرئيسة من أجل التحفيز على التعلم، من خلال العمل وتقديم الملاحظات وفقاً لعمل الظل، ويعتقد أنَّ هذا الشكل من أشكال الظل الوظيفي هو الأكثر انتشاراً حتى الآن.
المهن الأكثر طلباً للظل الوظيفي:
بالرغم من أنَّ مفهوم الظل الوظيفي يجب تطبيقه على نطاق واسع في مختلف أنواع الوظائف بوصفه نوعاً من التطوير والتأهيل المناسب لها، إلَّا أنَّه يعدُّ فعالاً في مهن محددة أكثر من غيرها، ومن المهن الأكثر طلباً للظل الوظيفي:
- موظفو المطاعم (نادلون أو طهاة أو سقاة).
- الأقسام الطبية (الأطباء أو الممرضون أو الصيادلة أو مسؤولو قسم الأشعة).
- رجال الأمن.
- النجارة والحدادة وغيرها من المهن الحرة.
- الوظائف الإعلامية.
في الختام:
بعد أن تعرفنا إلى مفهوم الظل الوظيفي وكيفية استخدامه وفوائده، لا بدَّ أن تعرف أنَّه من الهام جداً لموظف الظل حضور الندوات والاجتماعات جميعها والفعاليات المختلفة، وذلك للتعلم السريع وتسجيل الملاحظات والأسئلة المبهمة للإجابة عنها لاحقاً.
أضف تعليقاً