من الممكن أن تكون اجتماعاتنا فعّالة أكثــــر اذا التزمنا بالتالي:

 


الاستعداد اللازم للاجتماع: سيعود عليك هذا الاستعداد باجتماع شديد الفعالية ، و ستدرك نتائج هذا الاستعداد بمجرد بدء الاجتماع .

جدول أعمال الاجتماع : جدول الأعمال هو خريطة طريقك , أو قل أنه خطة اجتماعك . ستتمكن من معرفة أهداف الاجتماع ومعرفة ما سيتم مناقشته . و من الضروري توزيع نسخا من هذا الجدول على الأعضاء قبل الاجتماع مما يؤدي الى استعدادهم بشكل أفضل و بالتالي ستزيد فعالية الاجتماع

الالتزام بوقت الاجتماع:ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد ( أو قبله إن أمكن )

اعقد اجتماعات أقل في العدد وأعلى في الكفاءة

اختيار دقيق لمن تدعوهم للحضور: احرص على اختيار كل من تدعوهم لحضور الاجتماع , ولا توجه الدعوة إلا لمن تحتاج إليهم بالفعل لإنجاز المهمة .

حافظ على بؤرة التركيز : قاتل بكل ضراوة كل ما يخرج الاجتماع عن موضوعه تأكد من إعداد نظام يجتذب انتباه أعضاء الاجتماع إلى عناصر الاجتماع ويوجزها لهم ويوزع عليهم التكليفات لإنجازها . تأكد دائما من أن اجتماعاتك لها أهداف واضحة واعمل على تكليف الأفراد المناسبين بما يناسبهم من عناصر المهمة .

الحصول على تقييم : فبالتقييم لن تتعرف فقط على الأشياء الصحيحة التي قمت بها ولكنك ستعرف أيضا تلك الأخطاء التي وقعت فيها . وهكذا ستتوصل إلى بعض الأفكار التي تجعل اجتماعاتك أكثر فعالية في المستقبل .