مفاتيح نجاح الاجتماعات

1- الاستعداد اللازم للاجتماع:

سيعود عليك هذا الاستعداد باجتماع شديد الفعالية، وستدرك نتائج هذا الاستعداد بمجرد بدء الاجتماع.

2- جدول أعمال الاجتماع:

جدول الأعمال هو خريطة طريقك أو قل أنه خطة اجتماعك، حيث ستتمكن من معرفة أهداف الاجتماع ومعرفة ما سيتم مناقشته، ومن الضروري توزيع نسخة من هذا الجدول على الأعضاء قبل الاجتماع مما يؤدي إلى استعدادهم بشكل أفضل وبالتالي ستزيد فعالية الاجتماع.

3- الالتزام بوقت الاجتماع:

ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد أو قبله إن أمكن، واعقد اجتماعات أقل وأعلى كفاءة.

4- اختيار دقيق لمن تدعوهم للحضور:

احرص على اختيار كل من تدعوهم لحضور الاجتماع، ولا توجه الدعوة إلا لمن تحتاج إليهم بالفعل لإنجاز المهمة.

5- حافظ على بؤرة التركيز:

قاتل بكل ضراوة كل ما يخرج الاجتماع عن موضوعه، وتأكد من إعداد نظام يجتذب انتباه أعضاء الاجتماع إلى عناصر الاجتماع ويوجزها لهم ويوزع عليهم التكليفات لإنجازها، وتأكد دائماً من أن اجتماعاتك لها أهداف واضحة واعمل على تكليف الأفراد المناسبين بما يناسبهم من عناصر المهمة.

6- الحصول على تقييم:

التقييم لن يعرفك فقط على الأشياء الصحيحة التي قمت بها ولكنّك ستعرف أيضاً تلك الأخطاء التي وقعت فيها، وهكذا ستصل إلى بعض الأفكار التي تجعل اجتماعاتك أكثر فعالية في المستقبل.