على الرغم من محاولة معظم الناس على اختلاف مناصبهم الإدارية تجنب الصراع قدر الإمكان في بيئة العمل إلا أنه لا بد أن يمر كل مدير بمحادثة أو مناقشة صعبة مرة واحدة على الأقل في مسيرته المهنية، فسواء كنت تواجه موظفاً لتبليغه بأخبار سيئة بالنسبة له، أو تصحيح سلوك غير مقبول أو تتعامل مع حوادث غير متوقعة في العمل، فأنت مضطر لخوض نقاشات صعبة.
وإدارة هذه النقاشات هو تحدي يتطلب الحكمة والمرونة، وعلى الرغم من أنها مهمة معقدة، غير سهلة، إلا أنه لا غنى عنها في الوقت نفسه، فهي تشكل جزءاً أساسياً من عملية الإدارة وتعزيز العلاقات المهنية في بيئة العمل التي يحرص المديرون على حمايتها من السلوكيات السامة المسببة للنتائج السلبية، وبوصفك مدير أو صاحب قرار أو مسؤول عن عمل ما، كيف تدير النقاشات الصعبة في العمل؟
ما الهدف من النقاشات في بيئة العمل؟
المناقشة في بيئة العمل هي عملية تبادل الآراء والأفكار والمعلومات بين أفراد الفريق أو الزملاء في سياق عملي، يتم خلال هذه العملية تناول مواضيع متنوعة تتعلق بالمشاريع، والأهداف، والتحديات، وحل المشاكل، وغيرها من القضايا المهنية المتعلقة بالعمل والشخصية في بعض الأحيان.
أمثلة عن النقاشات الصعبة في بيئة العمل
في بيئة العمل، يتعرض كل فرد لمجموعة متنوعة من النقاشات الصعبة التي تتطلب مهارات إدارية وتواصل فعّالة للتعامل معها، هذه النقاشات قد تنشأ من مواقف مختلفة تتعلق بالعمل والعلاقات الشخصية داخل الفريق. من بين هذه الأمثلة:
1. نقاشات حول الأداء السيء
تتضمن مناقشة أداء موظف قد لا يكون مرضياً أو يتراجع عن الأهداف المحددة للمنظمة.
2. نقاشات حول التحسينات والتغييرات
قد تدور هذه النقاشات حول تطبيق تغييرات في العمليات أو السياسات، والتي قد تواجه مقاومة من بعض الأفراد.
3. نقاشات حول التعامل مع الصراعات الداخلية
تشمل هذه النقاشات التعامل مع الصراعات بين أعضاء الفريق أو الأقسام المختلفة داخل المنظمة.
4. نقاشات حول الترقيات والتقييمات
يمكن أن تكون هذه النقاشات حول منح الترقيات، وتقييم الأداء، وتوزيع المكافآت، وقد تكون مصدرًا للتوتر بين الموظفين.
5. نقاشات حول الاستقالات والفصل في العمل
قد تتطلب هذه النقاشات مناقشة قرارات بخصوص فصل موظفين أو استقالاتهم.
6. نقاشات حول توزيع الموارد
تتضمن هذه النقاشات توزيع الميزانية، والموارد البشرية، والموارد المادية، والتي قد تكون موضوع نزاعات بين الأقسام أو الفرق الداخلية في المنظمة.
7. نقاشات حول ردود الفعل السلبية والسلوكيات غير المقبولة للموظفين
مثل التأخر عن موعد العمل، إهمال المهام، الإساءة للزملاء.
8. نقاشات حول عدم اعتراف الموظف بالخطأ
مثل مناقشة موظف ينكر مسؤوليته عن خطأ في إنجاز مهمة معينة.
9. نقاشات وضع الحدود مع زميل العمل
مثل مناقشة مع زميل عمل يتدخل بشكل غير مقبول في مهامك أو مسؤولياتك.
شاهد بالفيديو: 7 خطوات سهلة لخوض نقاش واعٍ
كيف تدير النقاشات الصعبة في العمل؟
1. لا تهرب من المواجهة ولا تؤجل مناقشة صعبة
عادةً ما يتجنب الناس المواجهة لأسباب مختلفة، قد تكون خوفاً من الصراعات، أو الرغبة في تجنب إحداث إزعاج للآخرين، أو ببساطة تفادي المشاكل، ومع ذلك، قد يؤدي تجنب المواجهة إلى تفاقم الأوضاع وتأجيل حل المشكلة، مما قد يؤدي في النهاية إلى تفاقم الأمور والتسبب بالمزيد من الأضرار، لذا من الضروري عند مواجهتك لموقف صعب أو اضطرارك لإجراء مناقشة غير مريحة، إن عدم تأجيلها ومواجهة الوضع مباشرة والتعامل معه بشكل فوري والعمل على إيجاد حل مناسب.
2. التحضير مسبقاً، خطط دون أن تكتب خطاب أو تؤلف سيناريوهات
خطط للنقاط المهمة التي يجب مناقشتها خلال المحادثة لكن دون أن تكتب خطابات او تؤلف سيناريوهات التي تكون في الحقيقة مجرد إضاعة للوقت، كل ما عليك فعله هو تحديد الغرض والهدف من المناقشة وجمع المعلومات الهامة ذات الصلة، إذ يجب أن تكون مناقشتك مرنة وأن تكون على استعداد لتلقي كافة الردود من الأشخاص الآخرين، واحرص على أن تكون لغتك بسيطة وواضحة للشخص الآخر، ومحايدة ودون تكلف.
3. كن شخصاً موضوعياً
أن تكون شخصاً موضوعياً يعني أن تستطيع فصل المشاعر الشخصية عن حقائق الوضع والنظر إليه بشكل موضوعي، عندما تواجه حالة صعبة أو مشكلة، ينبغي عليك جمع الحقائق ودعمها بالأدلة والبيانات المناسبة، يمكنك استخدام هذه الحقائق في تحليل الوضع واتخاذ القرارات الصائبة بدون تحيز أو تأثيرات شخصية.
كما انه من الضروري أن تكون قادر على التفكير البناء والعملي، وذلك عبر النظر بعمق في الأمور واتخاذ القرارات الصعبة بناءً على المعرفة والمنطق دون محاباة أو مواجهة جارحة.
4. لا تتجاهل وجهة نظر الشخص الآخر
أسلوب عدم تجاهل وجهة نظر الشخص الآخر في النقاشات الصعبة في بيئة العمل يعتبر جزءاً أساسياً من فن الاتصال الفعّال وإدارة الصراعات بنجاح، كن مستعداً للاستماع بانفتاح وحاول فهم أسباب ومنطلقات وجهات النظر التي يعبرون عنها، وقبل الرد تأكد من أنك قد فهمت بشكل صحيح ما قيل وبعد ذلك عبر عن وجهة نظرك بوضوح واحترام مستخدماً الحجج والأدلة لتعزيز وجهة نظرك دون اللجوء إلى الهجوم أو التشدد.
بالاصافة الى ذلك عليك أن تحاول وضع نفسك في موقع الشخص الآخر وتفهم العوامل التي قد تؤثر على وجهة نظرهم، وقدم تقديراً لآرائهم حتى لو لم تتفق معها.
5. كن حازماً لكن متعاطف في نفس الوقت
في إدارة المناقشات الصعبة في بيئة العمل، يمكن أن يكون كل من الحزم والتعاطف عنصرين حاسمين لتحقيق التوازن المثالي، ويعني أن تكون حازماً ومتعاطفاً في نفس الوقت أنك تجمع بين القوة واللين في التعبير عن نفسك و تفاعلاتك مع الآخرين.
وينصح بأن تعبر عن وجهة نظرك بوضوح وثبات، وتضع حدوداً واضحة للمناقشة، فإن كنت تدعم موقفًا معينًا أو ترى ضرورة اتخاذ إجراء معين، بالتالي فإن التحدث بوضوح وقوة يعطي إشارة بأنك تعتقد جديا في ذلك، ومع ذلك، يجب أن يكون الحزم مصحوباً بالتعاطف، حيث تظهر فهماً لوجهات نظر الآخرين وتعترف بمشاعرهم ومواقفهم.
6. إقامة بيئة عمل مريحة
تهدف خطوة تهيئة البيئة المريحة إلى إنشاء جو مفتوح ومريح لجميع الموظفين قبل بدء المحادثات الفعلية، ومن يُشار إلى أن بناء الثقة والاحترام المتبادل يتطلب جهداً ووقتاً كافيين، لذا يُنصح بأن يكون لدى المديرين اجتماعات دورية حيث يمكنهم التحقق من حالة الموظفين وإجراء مناقشات صريحة حول أي موضوع قد يطرأ، فهذا التفاعل المتكرر وتبادل الملاحظات يسهل من التعامل مع المشاكل التي قد تنشأ ويقلل من مستوى الإحراج في مواجهتها.
7. اسمح للشخص الآخر بالشعور بالتقدير
من حق أي شخص عليك أن تحترمه، إجراءك للمناقشات في بيئة العمل يظهر للآخرين بأنك تحترمهم وأن آرائهم ومشاعرهم مهمة.
8. ركز على الحلول الممكنة
تركيزك على الحلول الممكنة يعني توجيه النقاش نحو البحث عن حلول عملية ومبتكرة للمشكلة المطروحة بدلاً من التعلق في التحليل السلبي للمواقف. والجدير ذكره أنه بعيداً عن المحادثات المتعلقة بالفصل أو إنهاء الوظيفة، هناك دائماً فرصة للعثور على حلول مشتركة مرضية للطرفين.
9. لا تنسَ أهمية رعاية نفسك خلال المحادثات الصعبة
حتى في أفضل الظروف، قد تظل المشاعر عالية المستوى والأوضاع متوترة، لذلك، يجب عليك أن تكون حساس لتأثير مشاعرك على سير المناقشة، كما ان الحفاظ على هدوء وتصرف مهني ضروري لضمان تواصل فعّال، ولذا في حالة ارتفاع درجة التوتر، يمكن أن يكون من الحكمة التنفس بعمق أو أخذ استراحة قصيرة لاستعادة الهدوء والتركيز.
10. اصنع معروفاً للآخر
عندما تجد نفسك في وضع يتطلب منك الطلب من الآخرين شيئا ما أو وضعهم في موقف صعب، يجب عليك أن تفكر في كيفية إعطاءه شيء ما بالمقابل أو تقديم أي مساعدة ممكنة.
على سبيل المثال: إذا كنت تحتاج إلى فصل أحد العاملين لسبب من الأسباب، يمكنك أن تقترح توجيههم نحو فرصة مهنية أخرى أو تقديم الدعم في البحث عن وظيفة جديدة، وعندما تجد نفسك غير قادر على تحمل مسؤولية معينة، يمكنك اقتراح بديل يمكن تنفيذه بسهولة.
في النتيجة، بالتعاون والتعاطف، يمكن أن يكون هذا النهج فعّالًا في تجنب الصراعات وتعزيز الاحترام المتبادل وبناء علاقات تعاونية أقوى.
11. تقييم المحادثة
تقييم المحادثة يعني إجراء تقييم لأداء المحادثة بعد انتهائها، وذلك لفهم ما سار جيداً وما يمكن تحسينه في المستقبل، يتضمن هذا تحليل النقاط القوية والضعيفة في الاتصال والتفاعل، مما يساعد على تحسين الأداء وتجنب الأخطاء في المحادثات القادمة.
في الختام
إدارة النقاشات الصعبة في بيئة العمل فنًّ يحتاج إلى التدريب والتطوير المستمر، من خلال الاستماع الفعّال وتحفيز المشاركة وتوجيه النقاش نحو الحلول، يمكنك تحويل التحديات إلى فرص للنمو والتعاون، فالنقاشات الصعبة تُعتبر جزءاً لا يتجزأ من العمل، وبتبني استراتيجيات فعّالة للتعامل معها، يمكن أن تحقق الأهداف بنجاح وتزدهر في بيئة عمل إيجابية.
أضف تعليقاً