ترميز التقويم بالألوان: ما هي إيجابيات وسلبيات هذا الأسلوب لتنظيم الجدول الزمني؟

تُعدُّ تقنية الترميز بالألوان أسلوباً سهلاً للحفاظ على تقويم منظَّم، ويقوم على تصنيف المناسبات إلى فئات مع تمييز كل فئة بلون معيَّن، وتمنح هذه الطريقة تقويمك مظهراً أكثر جاذبية مع الحفاظ أيضاً على التنظيم، وإذا كنت محتاراً فيما إذا كانت هذه التقنية تلائمك، فسوف نتحدث في هذا المقال عن جميع سلبيات وإيجابيات أسلوب ترميز التقويم الزمني بالألوان حتى يتسنى لك تقرير مدى ملاءمة هذا الأسلوب لك.

ما هي إيجابيات وسلبيات هذا الأسلوب لتنظيم الجدول الزمني؟

أولاً: الإيجابيات

سنبدأ أولاً بالحديث عن إيجابيات هذه التقنية، وهي:

1. السهولة:

نحن نميل أحياناً عندما نفكِّر في التنظيم إلى المبالغة في تقدير الأمر، والاعتقاد بأنَّه يتطلب شخصاً مثالياً يبذل جهداً مضنياً في جدولة مهامه وتنظيمها، والتحضير لكل شيء، ولست مضطراً لهذه الجهود المبالغ بها لتصبح شخصاً منظَّماً، ولهذا السبب يُعدُّ أسلوب الترميز بالألوان شائعاً جداً، والطريقة المفضَّلة جداً لدى الكثيرين نظراً لسهولته الفائقة.

لا تتطلب هذه التقنية كثيراً من الجهد أو الوقت لتطبيقها، ومع ذلك يمكن أن تؤدي إلى تنظيم جدولك الزمني بكفاءة، وكل ما تحتاجه هو تقسيم المناسبات الخاصة بك إلى فئات ومنح كل فئة لوناً معيَّناً، فمثلاً تميِّز مواعيد زيارة الطبيب باللون الأصفر، وتميِّز اجتماعات العمل باللون الأخضر.

من السهل أيضاً تطبيق نفس التقنية على التقويمات الإلكترونية، ففي تطبيق "غوغل كَلندر" (Google Calendar) يكفي أن تضغط على النقاط الثلاث الموجودة في الجهة اليمنى من أعلى التطبيق وسيظهر لك خيار الألوان، ويمكنك في تطبيق "آوت لوك" (Outlook) أن تضغط على خيار "تصنيف إلى فئات"، ومن ثمَّ خيار "جميع الفئات"، ومن ثمَّ "تصنيف باستخدام الألوان"، وستكون قادراً على تطبيق هذه التقنية، وأما بالنسبة إلى تطبيق "كَلندر" (Calendar) اضغط على زر "i" في الجهة اليمنى من التطبيق وسيظهر لك خيار الألوان، وأياً يكن التطبيق الذي تستخدمه، فإنَّ الأمر بسيط، ويكفي أن تجري بحثاً عبر الإنترنت حتى تتعرف إلى طريقة ترميز تقويمك باستخدام الألوان.

2. سهولة العثور على المناسبات والمواعيد:

تكون أحياناً على عجلة من أمرك، وتحتاج لتفقد تقويمك لتعرف القادم من مناسبات في وقت قريب، أو ربما لا تستطيع تذكُّر الموعد النهائي الخاص بمشروع ما، ولا تعرف أين تبحث عنه في جدولك الزمني، لذا يمكن حل هاتين المشكلتين بسهولة من خلال ترميز تقويمك بالألوان؛ إذ يصبح من السهل التحقق من تقويمك ومعرفة ما ينتظرك خلال الأسبوع أو الشهر المُقبل من مناسبات من خلال الترميز بالألوان، وستكون قادراً ولو دون معرفة جميع التفاصيل المتعلقة بالمهام على التعرُّف إلى نوع المناسبة المُقبلة من خلال رؤية اللون الموجود على التقويم.

يمكنك من خلال الألوان أن تلقي نظرة سريعة على كامل التقويم للبحث عن مناسبة أو مهمة معيَّنة، فمثلاً إذا كان لديك موعد نهائي ولا تستطيع تذكُّره بدقة، فيكفي أن تبحث في المناسبات المرمزة باللون المخصص لها، والحقيقة أنَّه لا توجد طريقة تُسهِل عليك البحث في تقويمك أكثر من هذه الطريقة.

3. المساعدة على ترتيب أولوياتك:

إذا كنت تواجه صعوبةً في ترتيب أولوياتك، أو كنت تعاني من صعوبةٍ في تذكُّر هذه الأولويات وفق الترتيب الصحيح، فيساعدك الترميز اللوني للتقويم على ذلك، لذا حاول عند اختيار الألوان الخاصة بكل فئة من الفئات في جدولك الزمني أن تربط بين اللون وأهمية المناسبة أو المهمة، وعلى سبيل المثال قد تَعدُّ أنَّ اللون الأحمر يعبِّر عن مدى إلحاح المناسبة أو المهمة؛ أي ما يجعلك تفهم أنَّها من ضمن المهام الأكثر أولويةً، ويمكنك بهذه الطريقة عند تفقُّد التقويم الخاص بك أن تتعرف بسهولة على ما يجب القيام به فوراً، ومن غير المرجَّح أن تغفل عن المهام المُلحة أبداً.

شاهد بالفديو: ما هي أهداف التنظيم في العمل؟

4. تحسين الذاكرة باستخدام الألوان:

يمكن أن يأتي التقويم ملوناً بشكل مُسبق، ويعتمد الأمر على نوعه وتصميمه، ويمكن للتصميم الجذاب أن يلفت انتباهك بلا شك، ومع ذلك غالباً ما يتم تلوين الهيكل الأساسي للتقويم بلون محايد، مثل الأسود، أو الرمادي، وحتى بالنسبة إلى التقويمات الرقمية، فغالباً ما تكون باللون الأبيض، أو الأسود؛ لذلك يمكن لترميز المهام والمناسبات بألوان فاتحة أن يساعد على جذب انتباهك إليها، فلا تقتصر الفائدة في جذب انتباهك عند النظر إلى التقويم؛ بل يفيد ذلك أيضاً في تعزيز الذاكرة، وهذا ما يقلل من احتمالية نسيانك للمهام.

وجدت دراسة أُجريت في عام 2013 أنَّه يمكن للألوان الفاتحة التي تُضاف إلى خلفية ملونة بلون محايد أن تساعد على تحسين ذاكرتك؛ وهذا يعني قدرة دماغك على الاحتفاظ بالمعلومات بسهولة أكبر عندما تلوِّن معلومة ما بلون فاتح بدلاً من اللون الأسود أو غيره من الألوان المحايدة؛ لذلك يمكن لترميز تقويمك بالألوان أن يساعدك على تذكُّر جدولك الزمني، ولن تضطر بهذه الطريقة إلى تفقد التقويم بشكل متكرر، وذلك كونك تتذكر سلفاً المناسبات والمواعيد الهامة بمجرد ترميزها بلون فاتح، ومع ذلك يبقى من الجيد أن تتحقق من التقويم الخاص بك مرة ثانية.

5. سهولة مشاركة التقويم:

يصعب أحياناً مشاركة التقويم مع زملاء العمل نظراً لصعوبة التمييز بين التقاويم المختلفة؛ بل تصبح هذه المهمة أسهل إذا قمت بتمييز كل تقويم بلون مختلف، ويسمح على سبيل المثال تطبيق "غوغل كلندر" لكل مستخدم في المجموعة بتخصيص لون التقويم الخاص به، ويمكن لكل مستخدم بهذه الطريقة تمييز صاحب التقويم من خلال اللون المخصص له، وسوف تتخلص من الإرباك عند مشاركة التقاويم مع زملاء العمل، وستكون قادراً على الوصول إلى التقويم المطلوب بسهولة، وبهذه الطريقة تكون قد سهَّلت إحدى إجراءات العمل.

ثانياً: السلبيات

لا توجد تقنية مثالية بالمطلق، فلا بدَّ من وجود بعض السلبيات، ويعتمد الأمر على ما يفضِّله كل شخص، وفيما يأتي بعض السلبيات التي يجب أخذها بالحسبان قبل اعتماد الترميز بالألوان:

1. الحاجة إلى بعض الوقت لاختيار الألوان وإعداد التقويم وفقها:

قد تضطر عند تطبيق أي تقنية جديدة في حياتك إلى تخصيص بعض الوقت لإتقانها، وينطبق نفس الأمر على تقنية الترميز بالألوان، وتستغرق عملية إعداد التقويم المرمَّز بالألوان بعض الوقت، كما يجب أن تختار اللون الذي سوف تخصصه لكل فئة من المهام أو المناسبات، الأمر الذي قد يستغرق بعض الوقت إذا كنت شخصاً انتقائياً جداً، وغني عن البيان أنَّ الأمر سيستغرق وقتاً إضافياً إذا كنت ستستخدم عدة ألوان تبعاً لتعدد الفئات في تقويمك.

ستحتاج بعد ذلك إلى تخصيص الوقت لترميز كل موعد أو مناسبة أو مهمة على التقويم، وإذا كنت تستخدم تقويماً ورقياً، فسوف تضطر إلى إعادة تدوين كل عناصر الفئة باللون المخصص لها، وأما إذا كنت تستخدم تقويماً رقمياً، فيجب أن تضغط على خيار الإعدادات، وتغيير لون كل مهمة من المهام.

2. الحاجة إلى بعض الوقت حتى تعتاد على هذه التقنية:

ضع في حسبانك أيضاً أنَّ تطبيق تقنية جديدة يتطلب بعض الوقت للاعتياد عليها، وقد تنسى بحكم العادة تدوين أو ترميز إحدى عناصر الفئة باللون المحدد لها، ومن ثمَّ ستضطر لإعادة تدوين المهمة باللون المحدد، أو إعادة ترميزها في حالة استخدام تقويم رقمي.

أضف إلى ذلك أنَّك قد تحتاج بعض الوقت للاعتياد على المعنى الذي يرمز له كل لون من حيث مدى إلحاح المهمة، أو اسم الفئة المقابلة له، وحتى تسهِّل عليك الأمر اكتب عبارة، أو أية وسيلة إيضاح أخرى بجانب كل لون.

قد تتذمر بعض الشيء عندما تضطر لإعادة ضبط التقويم أو تدوين إحدى المهام، وسوف يستغرق الأمر وقتاً أطول للتصحيح إذا لم تكن معتاداً على هذه التقنية بعد.

في الختام:

يعود الأمر لك لتقرير ما إذا كانت هذه التقنية في تنظيم جدولك الزمني مناسبةً لاحتياجاتك أم لا، وليست الإيجابيات والسلبيات التي ذكرناها على سبيل الحصر، وإنَّما هي أمثلة، بمعنى أنَّك قد تجد إيجابيات وسلبيات أخرى، ويبقى الأمر متروكاً لك في تحديد طريقة تنظيم وقتك وحياتك.