ملخص كتاب الجانب الإنساني للمنظمات - الجزء 1

تتمثل أهداف كتاب الجانب الإنساني للمنظمات في تهيئتك لدراسة السلوك المُنظماتي والتعرُّف على العناصر المكونة لبيئة العمل، والتي هي المكان الذي يُخلق فيه السلوك المُنظماتي، حيث يجب عليك أن تدرك جيداً كيف يُمكن لبيئة العمل المادية والعقلية أن تؤثر عليك، فيما يلي سنقوم بتلخيص أبرز الأفكار التي وردت في هذا الكتاب.

أوَّلاً: السلوك الإنساني والمُنظمات

تنشأ المنظمة في الواقع عند وجود اهتمام مشترك بين شخصين أو أكثر. غالباً ما تضمُ المنظمات أكثر من شخصين، وذلك من أجل تحقيق أهداف مُعينة، ومن الممكن الوصول إلى عدد لا محدود من النتائج عند اجتماع عدد كبير من الناس مع بعضهم البعض. تُعدُ المنظمات تركيبة مذهلة تضمُّ الموارد البشرية، والمالية، والمادية، والمعلوماتية، وهي قادرة على إنجاز أعمال رائعة من ناحية الإنتاج، والخدمات، والتعاون، والتنظيم، والدقة، والتعقيد.

ثانياً: ماهو السلوك المنظماتي؟

تنشأُ المنظمة في الواقع عند وجود اهتمام مشترك بين شخصين أو أكثر. غالباً ما تضمُّ المنظمات أكثر من شخصين، وذلك من أجل تحقيق أهداف معينة. ومن الممكن الوصول إلى عددٍ لا محدود من النتائج عند اجتماع عدد كبير من الناس مع بعضهم البعض.

ثالثاً: ماهو العمل

يُمكن لمعظم الناس أن يُفرقوا بين الوقت المُخصص للعمل والوقت المُخصص للَّو فقط، ومع ذلك فهم غالباً ما يُواجهون صعوبةً في توضيح الفرق بين العمل واللهو:

اقرأ أيضاً: أهمية العمل في حياة الفرد والمجتمع وطرق النجاح فيه

1- الهدف:

للعمل هدفٌ محدد، وهو ما يتمُّ إنجازه عند إتمام أداء العمل، حيثُ يتمُ تحويل موردٍ ما سواء كان ماديّاً أو معلوماتيّاً أو بشريَّاً، بينما ليس من الضروري أن يكون للَّهو هدفٌ محدد.

2- الموقف: 

المعيار الثاني الذي يجب دراسته عند التفريق بين العمل واللهو هو موقف من يؤدي المهمة منها. قد تُعتبر المهمة عملاً إن كان من يقوم بها مؤمناً بذلك، أمَّا إن كان من يقوم بالمهمة يعتقد أنَّها مجرد لهو فهي ستكون مجرد لهوٍ من وجهة نظره.

3- المردود:

أمَّا المعيار الأخير الذي سنأخذه بعين الاعتبار هو طبيعة المردود الناتج عن المهمة، هل هو داخلي أم خارجي؟ المردود الخارجي يُعطي مقابل العمل حيث يُقدمه شخص ما كصاحب العمل إلى من يقوم بالعمل. ويُعتبر المال هو المُقابل المادي الأكثر شيوعاً. بينما نحصل على المردود الداخلي من ممارسة اللهو، ويتضمن المردود الداخلي إشباع الفضول، والشعور بالمتعة، أو الإحساس بأنَّنا أنجزنا شيئاً ما أو حققنا أهدافاً إنسانيَّةً، وشخصيَّةً أو متعلقة بأعمال الخير والإحسان.

رابعاً: التواصل الرئيسي

1- نموذج التواصل الأساسي:

هناك أربعة مكونات أساسيَّة مطلوبة لتحقيق التواصل الفعال. هذه المكونات تبقى هي نفسها سواء كنَّا نتحدث عن محطة إذاعيَّة أو آلة فاكس أو بريد إلكتروني أو عن تواصلك ضمن المنظمة التي تعمل ضمنها.

وهذه المكونات هي:

• المرسل.
• الرسالة.
• المستقبل (المُستمع).
• التغذية الراجعة.

2- طرق نقل الرسائل بشكلٍ أساسي هي:

• التواصل المباشر شخص لشخص.
• التواصل المباشر بين شخصين ومجموعة.
• الهاتف.
• الطريقة المكتوبة.
• عبر طرف ثالث.

3- طريقة التواصل ومتى تستخدم؟

• التواصل المباشر شخص لشخص:

متى كان ذلك ممكناً، وذلك للأحاديث التي تتمتع بالخصوصية والحساسية عندما يكون وجود تغذية راجعة ضروريَّاً خاصةً لإيضاح معلومات معقدة أو مُربِكة.

• التواصل المباشر بين شخص ومجموعة:

عندما يُراد إيصال نفس الرسالة المهمة إلى عدد من الأشخاص الذين قد يطرحون أسئلة حول هذه الرسالة وعندما توجد حاجة لجمع مُداخلات من عدة مصادر.

• الهاتف:

عند وجود أمر مُستعجل جداً لدرجة عدم وجود وقت لإجراء لقاء مباشر مع الشخص المعني. وعندما تكون الرسالة موجزة والجواب عليها مطلوباً. وعندما يُمكن نقل الرسالة بالشكل المُناسب مع غياب التواصل غير اللفظي.

• التواصل المكتوب:

عندما تكون الراسلة مختصرة، سهلة الفهم، ويجب إيصالها إلى العديد من الأشخاص كالإعلانات مثلاً، وعندما تكون هناك حاجة للتوثيق، وعندما تكون هناك حاجة لإرسال رسالة تذكير إلى عدة أشخاص.

• التواصل عبر طرف ثالث:

هذا إذا استُخدم. نادراً ما يُستخدم.

خامساً: ماهي الكلمات

عادةً ما نتوقع مواجهة بعض الصعوبة عندما نتحدث مع أشخاص تختلف لغتهم عن لغتنا، ومن المرجح حدوث سوء الفهم في هذه الحالة. على كلٍّ إنَّنا لا نملك في الواقع لغة مشتركة تماماً مع أي شخصٍ كان سواء كنَّا من البلد نفسه أم لم نكن كذلك. ينشأ الجزء الأكبر من مشكلتنا المُتعلقة بالتواصل بسبب خصائص الرموز التي نستخدمها في معظم تواصلنا اليومي، هذه الرموز الملفوظة تُدعى الكلمات ويُمكن استخدامها في المُحادثات المحكيَّة أو في الرسائل المكتوبة.

علينا أن نتذكر ستة عوامل هامة فيما يتعلَّق بمعاني الكلمات:

• تحمل الكلمات معاني عديدة.
• تُطوِّر الكلمات معاني جديدة.
• يُؤثِّر الكلام المُبطَّن على تفسير الكلمات.
• تظهر كلمات جديدة باستمرار.
• اختلاف نبرة الصوت قد يُغيِّر من معاني الكلمات.

سادساً: أنماط التواصل

1- التواصل الرسمي:

هو التواصل الذي يمرُّ عبر هيكليَّة المنظومة المنظماتيَّة.

2- التواصل غير الرسمي:

هو الإشاعات، أو الكلام، أو الأخبار التي لا يُمكن تأكيد صحتها من قِبَل أيَّة سلطة معروفة، والتي قد تتعلَّق أو لا تتعلق بعمل المنظمة.

سابعاً: الوظائف من التصميم إلى التقييم

يهدف هذا الفصل من الكتاب إلى توعية الجميع بدءاً من مُصمم الوظيفة إلى الموظفين، إلى الطريقة التي تُعرِّف بها المنظمات العمل على هيئة وظائف. فهم عملية تصميم الوظائف ونتائجها، منذ تحليل الوظيفة وصولاً إلى إجراء التقييم، يجب أن يكون معرفة أساسيَّة متوفرة لدى الجميع، وذلك أنَّ الدور الأساسي في المنظمة تُعرِّفهُ الوظيفة.

ماهي الوظيفة؟

الوظيفة هي الهوية بالنسبة للكثير من الناس، أمَّا بالنسبة للمدراء فالوظيفة هي مجموعة من المهام.

أهم خمس مواصفات ينشدها العُمال الأمريكيون في الوظيفة هي:

• الضمان الصحي والأرباح.
• العمل الممتع.
• الوظيفة الثابتة.
• وجود الفرصة لتعلُّم مهارات جديدة.
• الإجازات السنويَّة.

ثامناً: إدارة المستقبل المهني

كثيراً ما لعبت الشركات في الماضي دوراً فعالاً في تطوير الموظفين، وذلك لدعم الشركة من جهة، وللارتقاء بمستقبل الموظفين المهني من جهةٍ أخرى، أصبحت هذه الظاهرة أقل شيوعاً في الوقت الحاضر وقد تختفي كُليَّاً في المستقبل. سيتحمَّلُ العمال مستقبلاً مسؤولية مستقبلهم المهني، وسيمضي البعض منهم جُلَّ حياتهم العمليَّة يعملون كمتعهدين مستقلين وكمستشارين سيكون عليك أن تحدد العمل المطلوب الرائج، وأن تحافظ على مهارتك بمستوى جيد، وأن تعرف ما تحتاجه الشركات، وتعرف كيف تجد عملاً.

على الرغم من أنَّ العامل الخبير سيكون واحداً من أهم العناصر في المستقبل، فإنَّ جميع العمال سيحتاجون إلى امتلاك مهارات أساسيَّة معينة. المهارات الأساسيَّة المشمولة هنا هي:

• المهارات التقنيَّة والمهارات المُتعلقة بالأعمال.
• مهارات التعامل مع الآخرين.
• مهارات القراءة والكتابة والحاسب.
• مهارات الإصغاء.
• مهارات حل المشاكل.
• مهارات التعلُّم.
• مهارات إدارة الذات.

تاسعاً: إيجاد الوظيفة

بالطبع قبل أن نتمكن من تطبيق أي من هذه المهارات على أي شخص يجب أن تكون لديك وظيفة، أو على الأقل عمل، أو مهمة أو مشروع يعمل على إنجازه. القاعدة الأولى فيما يتعلق بالبحث عن عمل هي البدء في عملية البحث مُبكراً، وإيجاد المجالات التي تحتاج إلى عمَّال، وإيجاد أماكن تواجد الوظائف.

حالما تُقرر مستقبلك المهني اسعَ للحصول على بعض الخبرة في المجال الذي اخترته، ويُفضَّل أن تكون هذه الخبرة مع الشركة التي ترغب بالعمل معها بعد التخرج. يحتفظ بعض أهم أصحاب الأعمال الحاليين بثلث الوظائف الجديدة للمتدربين في شركاتهم، وهذه النسبة قد تزداد إلى النصف، ولا تقدم شركات أخرى عروض العمل إلَّا للمتدربين لديها. ليس من المُبكر حتى بالنسبة لطالب في سنته الدراسية الأولى أن يبدأ في الحصول على موطئ قدم له في عالم العمل.

عاشراً: تصميم الوظيفة

عملية تعريف العمل الذي يجب القيام به، وتقسيم العمل إلى وظائف، ووصف الوظائف، ووصف الشخص القادر على أداء الوظائف.

النقطة الحادية عشر: تحليل الوظيفة

وضع قائمة بالمهام التي يجب إنجازها لإتمام الوظيفة.

النقطة الثانية عشر: أساليب إجراء مقابلات الوظائف

1- المقابلات المنظمة (الموجهة):

هي تلك المقابلة التي تتَّبع عادةً نموذجاً مُعداً بشكلٍ مُسبق. كثيراً ما يُطرح على من يخضع للمقابلة مجموعة من الأسئلة ذات النمط التفصيلي.

2- المقابلات غير المُنظمة (غير الموجهة):

وهي المقابلة التي تسعى لتجنُّب التأثير على كلام من تُجرى معه المقابلة. غالباً ما يتم طرح سؤال إجمالي عام، ويُشجع من تُجري معه المقابلة على الإجابة بشيئٍ من العمق عليه.

3- المُقابلات التي تقوم بها مجموعة:

وهي تقنيَّة أخرى من تقنيات المقابلات وهي مُلائمة لمجموعة أوضاع مختلفة. من أشكال هذه المقابلات لدينا مجموعة من المدراء أو أعضاء هيئة أو مجلس يقومون بمراقبة وتحدي المُتقدِّم للمقابلة وإعطاء انطباعاتهم عنه.

4- المُقابلات التي تُخضِع المُتقدم للضغط أو المُقابلات التي تعتمد على الموقف:

وهي المقابلات التي يُوضعُ فيها المتقدِّم في مواقف فيها الكثير من التوتر أو مواقف تعسفيَّة جائِرة، وذلك بهدف معرفة طبيعة استجابته في حال تعرض للضغط.

نُقدم إليك فيما يلي مجموعةً من الإرشادات حول إجراء مقابلات أكثر فعالية:

• خطط بشكل مسبق. اعرف لماذا أنت موجود هنا وما الذي تسعى للوصول إليه.
• تزوَّد ببعض المعلومات حول الشخص الذي ستقوم بإجراء المقابلة لهُ قبل رؤيته.
• انتبه لأهوائك الخاصة. مهمتك هنا أن تحصل على المعلومات أو أن تقدم المساعدة لا أن تُغذي غرورك.
• حاول أن تُريح أعصاب المُتقدم وأن تشعره بالثقة ليتمكن من التواصل معك.
• شجع المُتقدم لإجراء المقابلة على الحديث، ولا ترتكب خطأ الحديث معظم الوقت.
• تدرَّب على مفاهيم الإصغاء الجيد وصياغة الأسئلة.
• تجنب طرح الأسئلة التي من المُرجح أن تؤدي إلى إجابة مُحرَّفة.
• لا تُصارِع الزمن حاول أن تؤمن ما يكفي من الوقت لإجراء المقابلة.
• تحكَّم بسير المقابلة، قد يُساعد إجراء بعض الدردشة مع الخاضع للمقابلة على إراحته وإزالة التوتر.
• لا تجادل، عادةً ما يقف الجدال حائلاً بينك وبين بلوغ غاياتك.
• ابحث فيما وراء كلام الموظف.
• حافظ على انتباهك حتى آخر لحظة في المقابلة.

هنا نكون قد أنهينا تلخيص هذا الجزء من الكتاب، وسنتابع ما تبقى منه في مقالةٍ قادمة.