ما هو مفتاح تفاعل الموظفين؟ 6 نصائح لتعزيز التواصل مع الموظفين
رعت مجلة "هارفارد بيزنس ريفيو" (Harvard Business Review) استطلاعاً شمل نحو 1000 موظف في الولايات المتحدة الأمريكية، طُلب منهم تقييم التصرفات المزعجة التي يمارسها القادة في مؤسساتهم؛ إذ كشفت النتائج عن نقصٍ مُذهلٍ في الذكاء العاطفي بين كبار القادة والإدارة، وأظهرت أهمية مهارات التواصل الأساسية حينما يتعلق الأمر بإثارة تفاعل الموظفين.
وقد رُتِّبت أبرز التصرفات التي أزعجت الموظفين على النحو الآتي:
- عدم تقدير إنجازات الموظف.
- عدم إعطاء توجيهات واضحة.
- عدم وجود الوقت لمقابلة الموظفين.
- رفض التحدث إلى المرؤوسين.
- سرقة أفكار الآخرين.
- عدم تقديم النقد البنَّاء.
- عدم معرفة أسماء الموظفين.
- رفض التحدث إلى الناس شخصياً أو في الهاتف.
- عدم السؤال عن حياة الموظفين خارج العمل.
وافق أكثر من نصف (63%) الموظفين الذين شملهم الاستطلاع على أنَّ عدم تقدير إنجازاتهم كان أكثر المخاوف التي شغلت تفكيرهم. وهذا مُقلقٌ بالنظر إلى أنَّ ما يقارب 90% من المؤسسات تملك برامج تقدير معمول بها.
والمقلق بشكلٍ مماثل، هي القائمة الطويلة من حالات فشل التواصل اللاحقة، التي من ضمنها حالات سهلة أيضاً، مثل إعطاء توجيهاتٍ واضحة ومعرفة أسماء الموظفين. إنَّها بكل سهولة بيئةٌ غير مقبولة وغير مُستدامة للنمو، إن كانت الشركات جادة بأمر تفاعل الموظفين.
شاهد: 5 مواضيع لا تقلق من الحديث عنها مع مديرك
نصائح للتواصل:
فيما يأتي بعض النصائح الأساسية للتواصل، التي على جميع المديرين اتباعها؛ إذ يمكن أن تسهم إسهاماً كبيراً في التخفيف من جميع الشكاوى المذكورة آنفاً:
- تدرَّب على الأحاديث المُقتضبة: تُعَدُّ الأحاديث المُقتضبة أمراً يحدث يومياً، وعادةً ما تكون طريقةً لتواصلنا مع بعضنا بعضاً وبدء المحادثات؛ وهذا يجعل التدرب عليها مهارةً أساسية لبناء علاقاتٍ شخصية. ومع ذلك، لسنا جميعاً جيدين جداً أو نستمتع بالأحاديث المُقتضبة حتى. وهنا يأتي دور تقنية "فورد" (Ford) للمساعدة، التي تجمع حروفها أوائل حروف الكلمات الإنجليزية الآتية: العائلة (Family)، والمهنة (Occupation)، والعطلات (Recreation)، والأحلام (Dreams). فكِّر في بعض الأسئلة لكل عنصر من هذه العناصر الأربعة، وسرعان ما ستتقن الأحاديث المُقتضبة.
- اطرح الأسئلة وكرِّر ذلك: إن كنت لا تريد أن تبدو مُستعدَّاً جداً للمحادثات العفوية، فإليك استراتيجيةً سهلة أخرى للتواصل مع الآخرين، وهي تذكُّر طرح الأسئلة وتكرار آخر بضع كلمات ممَّا قيل؛ إذ إنَّ تكرار الكلمات القليلة الأخيرة لشخصٍ ما يُظهر أنَّك مهتم، ويحافظ على تركيز الاهتمام في المحادثة، ويمكن له أن يساعدك على توضيح الكلام. اطرح الأسئلة وتفاعل مع الأجوبة؛ إذ إنَّ ما يفوق فاعلية الاهتمام الفعلي، هو فاعلية محاولة إظهار الاهتمام.
- لا تنسَ اسماً على الإطلاق: إنَّ جهلك بأسماء موظفيك خطيئة تواصلٍ لا تُغتفر. ومع ذلك، يُعَدُّ بعض الناس أفضل في تذكُّر الوجوه بكل سهولة. وإليك طريقةً سهلةً لزيادة قدرتك على استرجاع المعلومات: حينما تقابل شخصاً ولأول مرة، تأكَّد من تكرار اسمه مرتين على الأقل بعد أن يقوم بالتعريف عن نفسه: "كريس" (Chris)؟ تشرَّفت بمقابلتك يا "كريس". يساعد التكرار دماغك على ربط الوجه بالاسم بشكلٍ أفضل، ومن ثمَّ خلق ذاكرة لا تُمحى عن الشخص. وإن كان لشخصٍ ما اسمٌ طويلٌ، أو يصعب نطقه ولا تستطيع حفظه في ذاكرتك، فابدأ بسؤاله: "كيف تنطق اسمك مرةً ثانية؟"، لتجنُّب أيِّ أخطاءٍ اجتماعية.
- قدِّم التقدير في وقته المناسب: حينما ترى فرصةً لتقدير موظفٍ لإنجازٍ ما، لا تؤجلها؛ بل اغتنم الفرصة وكن مبادراً؛ إذ إنَّ الثناء الممنوح بعد أسابيع أو أشهر من وقوع الحدث، ليس له الوهج أو التأثير نفسه الذي يجلبه التقدير الفوري. وإنَّ تقدير الموظفين في الوقت المناسب، يدل على أنَّك منتبه، وأنَّك تهتم بإنجازات الأفراد، وتُشجِّع ثقافة التقدير بين زملاء العمل.
- صُغ رسائلك صياغةً تناسب شخصية كل موظف: قد يكون بعض الأشخاص لديك انطوائيين، وبعضهم مُنفتحين، وبعضهم يستجيب للأحاديث الصغرى، في حين يُفضِّل بعضهم الآخر أن يُنصَت إليه لفترةٍ طويلة؛ إذ إنَّ كلاً من الأشخاص الذين يسهرون جداً والذين يستيقظون باكراً نشطون ومنفتحون في أوقاتٍ مختلفةٍ من اليوم. اعتاد الموظفون الأصغر سناً على التواصل بطرائق مختلفة، وهم يُفضِّلون ردود فعل يومية أكثر من نظرائهم؛ لذا، فإنَّ مراعاة خيارات الموظفين وتعديل الرسائل لملائمتهم يُعَدُّ جانباً هاماً من المشاركة والتواصل عموماً.
- اجعل رسائلك موجزةً وواضحة: غالباً ما نُكثر من الكلمات في الرسائل الإلكترونية وينتهي الأمر بفقدان الدقة في المحادثات. فيما يأتي تقنيةٌ أخرى يمكنك اتباعها لتساعدك على تسليم موظفيك التعليمات بوضوحٍ وإيجازٍ في كل مرة؛ إنَّها تقنية 'بريف" (BREIF)، التي تجمع حروفها الحروف الأولى في الكلمات الإنجليزية الآتية:
- (B) الخلفية (BACKGROUND): قدِّم سياقاً سريعاً للطلب/ التحديث (مثال: "من أين يأتي هذا؟").
- (R) السبب (REASON): اشرح سبب تحدُّثك (مثال: "لِم على جماهيركم الانتباه؟").
- (I) المعلومات (INFORMATION): قدِّم نبذتين أو ثلاث عن المعلومات التي تريد مشاركتها (مثال: "عمَّ يتمحور الأمر باختصار؟").
- (E) النهاية (END): أنهِ المحادثة بإخبار موظفيك عن ماهية الخطوات اللاحقة (مثال: "ماذا يمكن للجميع أن يتوقع؟").
- (F) المتابعة (FOLLOW-UP): توقَّع أيَّ أسئلةٍ قد تُطرَح وجهِّز إجاباتك (مثال: "كيف يمكنني توضيح هذا لك بشكلٍ أفضل؟").
في الختام:
إنَّ الأمر وما فيه، يتعلق بمعاملة الموظفين كالبشر، مع كلِّ الاحترام والمراعاة والتأدب المُفترض ضمناً. وإنَّه لمن الجنون أنَّ مثل هذا المبدأ السهل والمفهوم بعيدٌ حتى الآن عن أماكن العمل في وقتنا الحالي. ومع ذلك، من المُطمئن أيضاً معرفة أنَّه يمكن تجنُّب ذلك بسهولةٍ بقليلٍ من التفكير والتحضير.