كيف تنشئ برنامج عمل رسمي ومرن لشركتك؟
توجد خيارات عمل مرنة غير رسمية بالفعل في معظم الشركات؛ حيث يغادر الموظفون العمل مبكراً لحضور أنشطة أطفالهم أو لأنَّ لديهم موعداً مع الطبيب، ويعمل آخرون من المنزل في أثناء انتظار ضيوفهم، كما ويبدو أنَّ أي شخص لديه هاتف ذكي أو جهاز لوحي يَتفقَّد البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ليلاً وفي عطلات نهاية الأسبوع.
تُمكِّن مرونة العمل غير الرسمي الموظفين من تحقيق توازن أفضل بين عملهم وحياتهم الشخصية، ولكن هل يمكِن لبرنامج عمل مرن رسمي أن يجني فوائد للشركة، بالإضافة إلى إفادة الموظفين؟ الجواب؛ نعم، وإليك السبب وكيفية تطبيقه في شركتك.
تُظهِر الدراسات أنَّ 20 إلى 80% من أرباب العمل في أي مكان عمل يُقدِّمون نوعاً من برامج العمل الرسمية المرنة لموظفيهم؛ حيث تشمل الخيارات الأكثر شيوعاً جداول عمل مرنة، وترتيبات للعمل من المنزل، وساعات عمل بدوام جزئي، وخيارات العمل المستقل أو الاستشارة، أو خيارات عدَّة منها، على عكس البرامج غير الرسمية، حيث تساعد برامج العمل المرنة الرسمية أرباب العمل على تتبُّع تأثير مثل هذه الترتيبات، وتحسين الفوائد وتقليل المخاطر.
على سبيل المثال: يعمل 47% من القوى العاملة في شركة التأمين "إيتنا" (Aetna Insurance) عن بُعد، وتفيد الشركة بأنَّ برنامجها الرسمي قد قلَّل من الحيز المخصَّص للمكاتب تقليلاً كبيراً، وتمكَّنَت من ادخار 78 مليون دولار، وبالنسبة إلى جميع الشركات، يبلغ متوسط المدخرات السنوية عن كل موظف يعمل عن بُعد بدوام كامل 11000 دولار.
وجدَ استطلاع أجرَته جمعية إدارة الموارد البشرية (Society of Human Resource Management) أنَّ 89% من المتخصصين في الموارد البشرية قالوا: إنَّ ترتيبات العمل المرنة ستكون أكثر انتشاراً في السنوات الخمس المقبلة، وستجد الشركات التي ليس لديها برامج رسمية صعوبةً في التنافس على استقطاب أفضل المواهب؛ لأنَّ الرضا الوظيفي مرتبط بشكلٍ إيجابي بتوفير خيارات عمل مرنة للموظفين، أما 60% من الموظفين الذين يتمتعون بإمكانية وصول عالية إلى المرونة راضون للغاية عن وظائفهم، مقارنةً بـ 44% من أولئك الذين يتمتعون بإمكانية وصول معتدلة و 22% فقط من أولئك الذين يتمتعون بإمكانية وصول منخفضة.
تقييم دوافع الشركة ووضعها:
عند إرساء أُسُس برنامج عمل مرن، عليك أن تَفهم أسباب تقديم مثل هذا العمل؛ فهل تأمل في جذب أفضل المرشحين للوظائف الشاغرة؟ أو تقليل تكاليف العمليات ومكان العمل؟ أو تحسين معنويات الموظفين وتقليل معدل دوران الموظفين؟ سيساعد تحديد الأهداف النهائية لبرنامج العمل المرن في إنشاء هيكل للخطة.
سننتقل الآن إلى الحديث عن طريقة وضع برنامج عمل مرن للشركة من خلال الخطوات الآتية:
1. تحديد طبيعة المرونة التي ستُقدِّمها ولمَن ستُقدَّم:
قد يُفضِّل جميع الموظفين العمل من المنزل، وقد لا يُفضِّل الآخرون الجداول الزمنية المرنة، لذلك من الهام إجراء استطلاع للموظفين، وفهم ما يريدونه في برنامج العمل المرن حتى تتمكن من إنشاء عروض تَجذب العاملين لديك والموظفين الماهرين الذين تسعى لتوظيفهم؛ بعد ذلك، حدِّد طبيعة المرونة المناسبة للإدارات أو الأدوار الوظيفية، على سبيل المثال: لا يمكِن أن يعمل المديرون عادةً من المنزل، ولكنَّهم قد يكونون قادرين على اعتماد ساعات العمل المرنة أو العمل بدوام جزئي.
2. متابعة دعم الإدارة:
في حين أنَّ معظم الموظفين متحمسون لخيارات العمل المرنة، فقد لا يكون المديرون والمديرون التنفيذيون متحمسين لذلك، حيث يُعدُّ دعمهم للبرنامج أمراً حاسماً لنجاحه، لذا يجب التحدث كثيراً عن الفوائد التي تعود على فِرَقهم والشركة ككل، والرجوع إلى الأهداف المحددة في الخطوة الأولى؛ فهل سيساعد برنامج العمل المرن الجديد في الاحتفاظ بأفضل العاملين لديهم، أو زيادة الإنتاجية، أو تقليل التكاليف، أو تعيين مرشحين أفضل؟ اشرح لهم النتائج التي شهدَتها الشركات الأخرى، وكيف سيُقيَّم البرنامج بانتظام لضمان التحسين والنجاح المستمر.
3. تدريب المديرين بشكلٍ جيد:
يحتاج المديرون إلى تعلُّم مهارات جديدة لإدارة القوى العاملة المرنة بشكل أفضل؛ فالأمور التي تساعدك في إدارة الموظفين الذين يعملون داخل الشركة بمواعيد محددة لن تنجح بالضرورة في إدارة موظفين يعملون عن بُعد بمواعيد عمل مرنة؛ لذا ساعِد المديرين على تغيير الأساليب السلبية القائمة على إظهار ردات الفعل واعتماد إدارة قائمة على المبادرة، والتي تنجح من خلالها في إدارة الموظفين التقليديين والمرنين، وضَعْ إرشادات وتوقعات حتى تَشعر جميع الأطراف المعنية بالارتباط والمشاركة، بغضِّ النظر عن وقت ومكان العمل.
مع زيادة توقعات العمل المرن خلال السنوات الخمس المقبلة، أصبح إنشاء برنامج رسمي الآن أمراً بالغ الأهمية لنجاح الشركة على الأمد الطويل، كما أنَّ وضع أساس متين وتنمية البرنامج بعناية وبشكلٍ متعمد، مع التقييم المنتظم، والتحسين المستمر، وتحديد الأهداف، سوف يُحسِّن فرصك في النجاح.