كيف تفوض المهام بصورة أفضل وتصبح قائداً عظيماً؟

لعلَّك سمعت بهذه النصيحة من قبل: عليك تفويض المهام إذا أردت أن تكون قائداً أكثر فاعلية؛ حيث يُعدُّ تفويض المهام إلى الأشخاص المناسبين أمراً في غاية الأهمية بالنسبة إلى روَّاد الأعمال وأرباب العمل في إدارة شركاتهم وعملهم لأسباب عدة؛ فهو يوفِّر الوقت الذي يمكنك أن تقضيه في إنجاز مزيد من المهام الهامة، ويساعد على إعداد الموظفين لنيل ترقية وتولِّي مسؤوليات أكبر.

إذا كنت ترغب في مساعدة الأعضاء الهامين ضمن فريقك على الوصول إلى أهدافهم، وتحقيق التقدُّم في حياتهم المهنية، وتقديم قيمة مضافة لشركتك؛ فمن الضروري أن تتقن فن تفويض المهام من خلال الخطوات الخمس الآتية:

1. فهم ما يمنعك من تفويض المهام:

يتردد المديرون الذين يديرون العمل في الشركة إدارةً تفصيلية غالباً في تفويض المهام خوفاً من ألا ينجزها الموظفون "بإتقان"، أو ظنَّاً منهم بأنَّ شرح آلية العمل سيستغرق وقتاً أطول من مجرد القيام به بأنفسهم؛ حيث قد يستغرق تفويض المهام بفاعلية وقتاً أطول ويتطلب اهتماماً أكبر مسبقاً، ولكن لا توجد طريقة أخرى لتعلُّم مهارات جديدة سوى التكرار والممارسة؛ وما إن يتعلَّم الموظف كيفية إنجاز مهمَّة معينة بكفاءة؛ سيثمر ذلك في توفير مزيد من الوقت والمجال لك، إلى جانب تعزيز إنتاجية شركتك.

كما أنَّ أحد الأسباب الشائعة الأخرى التي تدفع المديرين إلى رفض تفويض المهام هو شعورهم بأنَّ اختيار ما ينبغي تفويضه هو أمر مربك ومرهق للغاية، وفي هذه الحالة، من الصعب ولكن من الضروري إجبار نفسك على قضاء بعض من "وقتك الثمين" الآن في سبيل توفير وقت أطول بما يكفي فيما بعد.

2. تحديد المهام التي عليك تفويضها وتلك التي عليك إنجازها بنفسك:

قد يبدو تحديد المهام التي عليك تفويضها أحياناً كمَهمَّة شاقة بحد ذاتها؛ ولكن تعامَل مع الأمر وكأنَّك تعمل على إدارة وقتك؛ حيث تتخلى عن الأمور التي تثقل كاهلك لتركِّز على مهام أهم؛ ولكن عليك أن تفرِّق بين نوعين مختلفين من المهام قبل أي شيء:

• المهام التي لا تمتلك مهارةً كافيةً لإنجازها: أي تلك التي يمكنك القيام بها، ولكنَّك ستستغرق وقتاً أطول من شخص يتمتع بخبرة ومهارة أكبر في هذا المجال.
• المهام التي يمكن أن ينجزها أي شخص: إذا كان في إمكان أي شخص إنجاز هذه المهام، فلا ضرورة لأن تمنحها اهتمامك الخاص.

يمكنك مثلاً إنشاء موقع إلكتروني أو نشر محتوى جديد على موقعك الحالي من خلال تعلُّم العمل على نظام "ووردبريس" (WordPress) أو أي نظام آخر لإدارة المحتوى؛ كما أنَّه ليس من الصعب للغاية تنسيق صفحة ما وتدقيقها ونشرها على الإنترنت في أيامنا هذه، ولكن قارِن بين الوقت الذي ستستغرقه لإنجاز هذه المهمة والوقت الذي سيستغرقه أحد أفراد فريق تقانة المعلومات الذين يُعدُّون هذا النوع من العمل بمثابة امتداد لحياتهم؛ وحتى لو استغرق إنجاز المهمة الوقت ذاته، عليك أن تحدد أي منكما وقته أثمين أكثر.

خلاصة القول إنَّ شركتك ستتكلف أكثر حينما تأخذ على عاتقك مهمة إنجاز أمر ما بدلاً من تفويض المسؤولية لموظف يتمتع بخبرة ومهارة أكبر؛ حيث يطبِّق القادة المحنَّكون هذا النوع من التفويض الناجح بصورة دائمة.

3. إعداد آلية لتفويض المهام:

فكِّر في إنشاء نظام عمل يدعم تفويض جميع أنواع المهام كي تجعل التفويض جزءاً لا يتجزأ من سير عملك؛ حيث يمكنك أن تبدأ بالتدرب على إدارة الوقت من خلال النظر في الطريقة التي تقضي بها وقتك؛ لذا أنشِئ قائمةً بجميع المهام المحددة التي عليك تفويضها، ثم حدد موظفاً واحداً أو أكثر من الموظفين المناسبين لإنجاز هذه المهام.

يُعدُّ إنشاء قالب بسيط تُدرِج فيه مذكرات للمهام التي عليك تفويضها طريقةً أخرى لاتباع منهج أكثر فعالية للتفويض؛ إذ يمكنك أن تملأ الحقول المخصصة بما يلي:

• تعريف واضح للمهمة: غالباً ما يخفق المديرون في تزويد الموظفين بالتعليمات حينما يفوِّضون المهام إليهم؛ إذ لا يكفي أن تطلب من أحدهم إنجاز أمر ما فحسب ليتمكن من تحقيق مقاييس الأداء التي تريدها؛ بل يجب عليك أن توضِّح طلبك؛ فمثلاً، يمكنك صياغته بالشكل الآتي: "اكتب ملخصاً لا يتجاوز 500 كلمة عن سلسلة منتجاتنا الجديدة، واسعَ إلى استهداف جمهور يشمل المستثمرين وشركاء العمل".
• الموعد النهائي: يحافظ تحديد موعد نهائي لتسليم المهمة التي فوضتها على سير المهمة سيراً صحيحاً.
• سياق المهمة إن أمكن: يساعد شرح الطريقة التي تتوافق فيها المهمة مع الصورة الكبرى للعمل للموظفين على تحمُّل المسؤولية تحمُّلاً أكثر فاعلية.
• ملاحظات أو إرشادات موجزة من شأنها أن تسهِّل على الموظف إنجاز المهمة بنجاح، ولا سيما إذا كانت المرة الأولى التي يقوم فيها بعمل كهذا.

4. الاطلاع على مجريات الأمور:

عليك أن تتابع سير المهام التي فوَّضتها؛ وإذا كان المشروع ضخماً للغاية، اطلب من الموظفين تقديم تقارير موجزة منتظمة لتحرص على أنَّك تترأس تقدُّم سير العمل أو الصورة الكبيرة للأمور.

ينبغي عليك أن تخفف من السيطرة على جميع الأمور كي تكون مفوِّضاً ناجحاً؛ لذا تجنَّب إدارة الطريقة التي ينجز من خلالها الموظفون المهام إدارةً تفصيلية؛ بل تأكَّد فقط أنَّك على دراية بآخر مستجدات سير العمل، وأنَّك متاح للإجابة عن جميع الأسئلة التي تَرِدك.

شاهد بالفديو: 7 خطوات لتفويض المهام وفق نصائح مديري غوغل

5. إتاحة الوصول الكامل إلى المصادر اللازمة لإنجاز المهمة:

احرص على أن تتيح للأشخاص الذين تفوِّض المهام إليهم إمكانية الوصول إلى المصادر التي من الممكن أن يحتاجوا إليها لإنجازها على أتم وجه وكما ترغب، وغالباً ما يُعزى التفويض غير الفعال أو غيابه إلى قلة ثقة المدير بموظفيه والتي تصبح بدورها بمثابة نبوءة ذاتية التحقق، وذلك حينما يقنع نفسه بأنَّه حاول تفويض المهام، إلا أنَّ الموظفين أخفقوا في إنجازها؛ فإذاً من الأفضل أن يقوم بكل شيء بنفسه.

اعمل على تمكين الموظفين بدلاً من ذاك ليشعروا بأنَّ لإسهاماتهم قيمة وأنَّك تثق بهم لتوَلِّي مسؤوليات جديدة؛ حيث يتجلى جزء من هذا التمكين في إتاحة إمكانية وصولهم إلى الأشخاص والمعدات والمعلومات والمواد اللازمة لإنجاز العمل بإتقان؛ لتتعزز بذلك ثقتهم بأنفسهم ويحققوا مزيداً من النجاح.

المصدر