كيف تصبح موظف استقبال ناجح

إن مهنة موظف الاستقبال ليست مهنة سهلة كما يظن البعض، حيث يترتب على هذا الموظف الكثير من المسؤوليات ابتداءً من الترحيب بعملاء الشركة وضيوفها إلى الرد على الهاتف والرسائل الالكترونية وتلقِّي الفاكسات وتنظيم مواعيد العمل ويجب أن يحافظ على بشاشته طوال الوقت لأنه بمثابة الواجهة للمنشأة، فإذا كنت تحلم بأن تصبح موظف استقبال سنعرفك على الطرق التي ستجعل منك موظف استقبال ناجح.

أولاً: الابتسامة الدائمة

بما أنَّك موظف استقبال من غير اللائق أن تستقبل الزوار بتجهُّم فمن واجبك الترحيب بهم بحرارة مع رسم ابتسامة على وجهك دائماً، سيعطي هذا انطباع إيجابي عن الشركة وسيشعر الزبون بأنه مرحَّب به وهذا ما يدفعه للتعامل مع الشركة، أما من الناحية الشخصية تساعد الابتسامة على تخفيف الإجهاد وتشعرك بالراحة والسعادة.

اقرأ أيضاً: 9 فوائد صحية للضحك ستجعلك دائم الابتسامة

ثانياً: التعامل مع الوقت بذكاء

أكثر ما يزعج الناس هو وقت الانتظار لذا احرص على تلبية احتياجاتهم بسرعة دون تأجيل أو مماطلة، وفي حال وقعت مشكلة في العمل أجبرت العميل على الانتظار تعامل مع الموقف بذكاء وأخبره بلطف عن سبب التأخير واشرح له بأنك تحاول حل المشكلة، إذا كان العميل عبر الهاتف احذر من جعله ينتظر وأخبره بأنك ستتصل به بعد حل المشكلة.

ثالثاً: تقديم المعلومات الصحيحة

في اليوم الواحد يتواصل موظف الاستقبال مع العشرات من العملاء والزوار وقد تُطرَح عليه الكثير من الأسئلة ولكي تتمكن من تقديم إجابة صحيحة يجب أن تطَّلع على كافة المعلومات المتعلقة بالشركة ومنتجاتها وكل ما يخصها، واحرص على تقديم إجابات مختصرة وصحيحة دون الدخول في نقاشات مطولة مع الناس.

رابعاً: القيام بعدة مهام معاً

من المعروف أن تركيز الإنسان يضعف عندما يقوم بعدة مهمات معاً لكن موظف الاستقبال يجب أن يتدرَّب على هذا الأمور لأن طبيعة عمله تتطلب منه أن يرحب بالزوار، وأن يجب على مراسلات الشركة والاتصالات، وتنظيم المواعيد، بالتدريب ستتمكن من إنجاز كل المهمات معاً بسلاسة وإتقان وستصبح موظف ناجح.

خامساً: تعلُّم مهارة التواصل

يُعَدُّ التمتع بمهارة التواصل الجيد أمراً ضرورياً حتى  تكون موظف استقبال ناجح ولكي تتقن هذه المهارة يجب أن تستمع جيداً للآخرين وخاصة العملاء، وانصت لكل كلمة يقولونها، وأشعرهم بأنك مهتم لحديثهم، وحافظ على التواصل البصري مع محدثك، واحرص أيضاً على تقديم آرائك بأسلوب سلس بعيداً عن التعقيد أو صيغة الأمر.

اقرأ أيضاً: 8 نصائح لتعزيز مهارات التواصل مع الآخرين

سادساً: إظهار اللباقة والاحترام

من المهم أن تكون لبقاً عند التحدث مع الناس حتى تصبح موظف استقبال ناجح مثلاً استخدم عبارات الترحيب والشكر، تحدث بصوت مسموع وبنبرة هادئة، استبدل ضمير أنت بكلمة أكثر احتراماً مثل حضرتك، وتجنَّب كثرة الضحك والتحديق المستمر بالشخص، ولاتستخدم العبارات السوقية أو الغمز أثناء الحديث.

اقرأ أيضاً: 8 نصائح تساعدك على تعلّم اللباقة

سابعاً: العناية بالمظهر الخارجي

بما أنك واجهة الشركة يجب أن تعتني بمظهرك الخارجي بشكل كبير أي يجب أن تلتزم بأسلوب ارتداء الملابس الخاص بمكان عملك، واحرص على أن تكون ألوان ملابسك متناسقة ومناسبة لشكل جسمك، ولا تنسَ أن تهتم بنظافتك الشخصية ونظافة أسنانك، واختر تسريحة شعر عصرية وضع عطراً فواحاً.

مهنة موظف الاستقبال مهنة صعبة تحتاج للكثير من الجهد والتدريب، فإذا أردت أن تصبح عزيزي موظف استقبال ناجح احرص على الالتزام بالطرق السابقة فهي ستساعدك على تحقيق هذا.