كيف تستفيد من الأتمتة في ريادة الأعمال؟
يتجه رواد الأعمال في جميع أنحاء العالم إلى استخدام الأتمتة كأداة قوية لتحسين كفاءتهم وإنتاجيتهم؛ فغالباً ما تُعَدُّ الأتمتة الحل الأمثل لزيادة الإنتاجية، ومن المؤكد أنَّ الأتمتة لها الكثير من المزايا، لكنَّها ليست بالضرورة مضمونة الفاعلية. في الواقع، عند استخدامها بشكل غير صحيح، يمكِن أن تؤدي إلى نتائج عكسية؛ لذلك لاستخدام الأتمتة بشكل فعَّال، تحتاج إلى فهم نقاط القوة والضعف فيها وبناء استراتيجية واضحة لتطبيقها.
فوائد الأتمتة:
يمكِنك حالياً أتمتة مجموعة متنوعة من مهام وأنشطة العمل، فإذا كنتَ تنتج سلعة مادية، فغالباً يمكِنك أتمتة الإنتاج بالآلات المناسبة، أما إذا كنتَ تعمل في التكنولوجيا الرقمية، فيمكِنك أتمتة مبيعاتك وطلبات التوظيف وخدمة العملاء وحتى الحملات التسويقية.
وتشمل مزايا الأتمتة ما يلي:
1. توفير الوقت:
من البديهي أنَّ الأتمتة تُوفِّر الوقت، فإذا كنتَ تقضي 15 دقيقة يومياً في مهمة يمكِن إكمالها تلقائياً بواسطة خوارزمية، فإنَّ استخدام الأتمتة يمكِن أن يوفر لك ساعة و15 دقيقة كل أسبوع، وهذا يعني توفير أكثر من 60 ساعة في السنة.
2. تقليل الخطأ:
قد نرتكب جميعاً بعض الأخطاء في العمل، ولكن لا ترتكب الروبوتات أخطاءنا نفسها؛ فإذا قمتَ بإرسال سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني إلى عملاء جدد بشكل يدوي، فقد تنسى إحدى الخطوات أو تحذف اسم العميل من قائمة الجهات المُستلِمة، لكن لن ترتكب رسائل البريد الإلكتروني المؤتمتة مثل هذا الخطأ.
3. قابلية التوسع:
تجعل الأتمتة سير عملك قابلاً للتطوير، وبدلاً من تعيين أشخاص جدد وتدريبهم واحداً تلو الآخر، يمكِنك استخدام الخوارزميات والأدوات نفسها بغضِّ النظر عن درجة تطور شركتك.
4. الأمان:
تؤدي الأتمتة في بعض الأماكن إلى زيادة الأمان؛ إذ يمكِن أتمتة المهام الخطرة أو المحفوفة بالمخاطر لمنع العاملين من القيام بها.
سلبيات الأتمتة:
تنطوي الأتمتة على مجموعة من السلبيات والتي تتمثل في:
1. التكلفة المالية الكبيرة للأتمتة:
لا تُعَدُّ تكلفة الأتمتة زهيدةً، فقد تتمكن من شراء أداة يمكِن أن توفر لك ساعات من الجهد، ولكن إذا كانت تكلف مبالغ كبيرة، فقد لا تستحق هذه التكلفة، ويجب أن تأخذ هذا الأمر بعين الاعتبار إذا كنتَ ستتعامل مع العديد من الأدوات القائمة على الاشتراكات.
2. التكلفة الزمنية الكبيرة للأتمتة:
صُمِّمَت الأتمتة لتوفير الوقت، ولكنَّها بالطبع تتطلب وقتاً لإعدادها، فإذا كنتَ تقوم بأتمتة مهمة لا تستخدمها كثيراً، فسيؤدي ذلك إلى إضاعة الوقت.
3. الاعتماد على القواعد:
تعتمد معظم أدوات الأتمتة على خوارزمية للعمل، وهي مجموعة معقدة من القواعد التي تُحدِّد آلية عمل الأداة المراد أتمتتها، وهو ما يجعل الأتمتة تُقلل من الأخطاء، ولكنَّها تُشكل أيضا ثغرةً أمنية، فإذا كان أي من القواعد خاطئاً، ستكون الناتج خاطئاً أيضاً، ويمكِن أن يكون مدمراً على نطاق واسع.
4. إلغاء الطابع الشخصي:
ليست المهام والمواقف كلها قابلةً للتحسين من خلال الأتمتة، على سبيل المثال: غالباً ما تتم إدارة خدمة العملاء بشكل أفضل من خلال العلاقات البشرية، بينما يمكِن أن تؤدي الخوارزميات الآلية وروبوتات الدردشة إلى إلغاء الطابع الشخصي والعزلة.
5. قلة المرونة:
في بعض الأحيان قد تكون الأتمتة محدودة؛ إذ لا يمكِن أتمتة كل شيء؛ لذلك يجب أن تتكيف بقية مهام العمل لديك لتلائم استراتيجية الأتمتة الجديدة الخاصة بك.
كيفية استخدام الأتمتة بشكل صحيح:
لاستخدام الأتمتة بشكل فعَّال اتَّبِع النصائح التالية:
1. لا تؤتمت كل شيء:
إنَّه لمن المغري محاولة أتمتة كل شيء في نشاطك التجاري، ولكن قد تأتي هذه الاستراتيجية بنتائج عكسية؛ لذا اسعَ للحصول على مزيج من المهام الآلية واليدوية، واستخدِم الأتمتة فقط، حيث يمكِنك استثمار مزاياها بشكل فعَّال.
2. اختر الأنظمة المناسبة:
ليست أدوات الأتمتة جميعها متشابهةً؛ لذا ابحث وتأكَّد من أنَّك تستخدم أنظمةً يمكِن الاعتماد عليها ومعروفة واقتصادية من حيث التكلفة، وإذا كنتَ تبني نظام الأتمتة الخاص بك من البداية، فتأكد من اختباره قبل نقله إلى بيئة العمل.
3. احسب المدخرات:
لا تفترض أنَّ أتمتة شيء ما ستؤدي بالضرورة إلى توفير المال والوقت؛ لذا احسب عدد الساعات ومقدار الأموال التي ستوفرها والمبلغ الذي ستدفعه، فقد لا يستحق الأمر العناء دائماً.
4. وسِّع النطاق بالتدريج:
اختبِر خوارزمية الأتمتة الموجودة لديك في بيئة صغيرة قبل أن تستخدمها على نطاق أوسع، ثمَّ وَسِّع النطاق تدريجياً لتوفير التكاليف واكتشاف الأخطاء والعيوب قبل فوات الأوان.
5. احتفِظ بنسخٍ احتياطية:
أخيراً، احفَظ نسخاً احتياطيَّة آليَّاً ويدويَّاً، فإذا فشلَت أنظمة التشغيل الآلي لديك، فيجب أن يكون لديك وسيلة واضحة لحل المشكلة،
فإنَّ الأتمتة أداة قوية يمكِن أن تساعدك في توفير الوقت وتوسيع نطاق عملك بطريقة أكثر فاعلية، لكن لا يمكِنك الاستفادة بشكل كامل من هذه الفوائد إلا إذا تعرَّفتَ إلى سلبيات الأتمتة وعملتَ على تلافيها بالكامل.