كيف أفتتح وكالة ترجمة؟
يطرح هذا السؤال المترجمون الذين يرغبون في تفويض مهامهم إلى زملائهم، فضلاً عن الأشخاص الذين يرغبون ببساطة في إنشاء شركاتهم الخاصة، وفي كلتا الحالتين، سنتحدث هنا عن 10 نقاط يجب أن تفكِّر فيها كي تدير شركة ترجمة ناجحة.
هنا عن 10 نقاط يجب أن تفكِّر فيها كي تدير شركة ترجمة ناجحة:
1. الدافع:
اسأل نفسك أولاً إن كنت تحتاج حقاً إلى إنشاء شركة؛ حيث إنَّ الدافع خلف تأسيس الناس الشركات، هو عادة كسب المال أو ممارسة نشاط يستمتعون به، وسنلقي نظرة على هذين الدافعين.
يعتقد العديد من الناس أنَّ الوكالة هي مجرد وسيط بين المترجمين والعملاء، تتقاضى 50% أو حتى 75% من الأرباح، وينظرون إلى وكالات الترجمة على أنَّها مصدر عوائد طائلة، ويعتقدون أنَّ هوامش ربحها عالية جداً؛ لهذا يرغب الكثيرون في دخول مجال العمل ذاك.
في الواقع تتراوح أرباح الوكالة بين 5% و25% حسب تخصصها، ومعدل دوران العمالة فيها، والدولة حيث تعمل، على سبيل المثال، إذا افترضنا أنَّ نسبة أرباح الشركة 20%؛ يتوجب عليك حينها تعيين فريق من خمسة مترجمين لتجني ما يجنيه مترجم واحد، ولهذا لن تزداد أرباحك زيادة كبيرة في بداية انتقالك من العمل كمترجم إلى العمل كمدير.
إضافة إلى ذلك، سيتعين عليك عاجلاً أم آجلاً، التوقف عن ترجمة موضوعات تخصصية، وهذه مشكلة بالنسبة إلى كثير من الناس، كما يجب عليك تغيير مهنتك تماماً؛ إذ لا يمكنك الجمع بين دور المترجم والمدير؛ لهذا، إن كنت تحب الترجمة ولا تستمتع بحل مشكلات الآخرين وتحمُّل المسؤولية وتصحيح أخطاء الآخرين، فعلى الأغلب لن تحب دور المدير، وإذا لم تكن مستعداً لحل مشكلات موظفيك، فإنشاء شركة ليس مناسباً لك.
2. الخطوات الأولى:
من السهل أن تبدأ، أنت بحاجة إلى:
- جهاز كمبيوتر.
- عنوان بريد إلكتروني.
- موقع إلكتروني.
- كيان قانوني مُسجَّل.
بعد أن قارنت الإيجابيات والسلبيات، وقررت تأسيس وكالتك للترجمة، الخطوة التالية سهلة جداً؛ أنت بحاجة فحسب إلى جهاز كمبيوتر، وعنوان بريد إلكتروني، وموقع إلكتروني، وكيان قانوني مُسجَّل، حتى أنَّه يمكنك الاستغناء عن بعض عناصر هذه القائمة، ولكن إن كنت جاداً بشأن إنشاء وكالة ناجحة، فيفضل أن تلتزم بها جميعها؛ وذلك لأنَّ المظاهر مهمة لجذب العملاء المحتملين.
يمكن إنجاز كل ما سبق بسرعة، وبعد الانتهاء منه تكون وكالتك جاهزة، ويجب أن تتخذ القرار وحسب، وإن كنت تظن أنَّه لا يمكنك فتح وكالة ترجمة، فغالباً هذا غير صحيح، ومع ذلك، ستبدأ الصعوبات بالصعود على السطح لاحقاً.
3. مهارتك:
بعد إطلاق موقعك الإلكتروني الجديد، ستكون مستعداً لتلقِّي طلباتك الأولى، وستحتاج لهذا الغرض إلى مجموعة واسعة من المهارات والمعرفة، التي من دونها ستفشل وكالتك حتى قبل أن تبدأ العمل، كما تحتاج إلى العثور على فريق جيد، وتوفير مواد تدريبية على تقنيات الترجمة الحديثة لهم، وجذب أول عملائك والبدء بكسب ولائهم، وتكوين العلاقات التجارية اللازمة في مجال الترجمة والتوطين.
4. الهدف:
إنَّ 95% من وكالات الترجمة هي شركات صغيرة بالكاد تنتج ما يكفي لتستمر في العمل، فهم لا يعرفون كيفية استخدام التقنيات الحديثة في مجال الترجمة والتوطين، ولا يعرفون كيفية معالجة الملفات غير التقليدية، ولا يعرفون شيئاً عن مراقبة الجودة ومعايير الصناعة، ولا يملكون فريقاً دائماً من المترجمين المعتمدين، بل يبدؤون البحث عنهم بعد تلقِّي طلب من عميل.
يعمل هؤلاء في الغالب على وثائق مُوحَّدة، مثل جوازات السفر والشهادات، ويجنون من التوثيق أكثر من الترجمة، وميزتهم التنافسية الوحيدة هي أسعارهم المنخفضة، غير أنَّهم لا يقدمون أيَّ شيء آخر مميز لعملائهم؛ لذا اسأل نفسك ابتداءً ما إذا كنت تريد كسب لقمة عيشك كوكالة أخرى متواضعة، أم تريد إنشاء شركة حقيقية يمكنك أن تفتخر بها، وإذا كان جوابك هو الأخير، فحضِّر نفسك لتعمل بجد وتتعلم.
شاهد بالفيديو: 8 أمور عليك معرفتها عن الأهداف.
5. المنافسة والمعرفة:
هناك العديد من الشركات والمترجمين في سوق الترجمة، ولن يُرحب بك هؤلاء برحابة صدر؛ بل يجب عليك اللعب وفقاً للقواعد المُتَّبعة في السوق، بينما تحاول التفوق على منافسيك:
- اختر استراتيجيتك.
- تقديم سعر منخفض وتحقيق أرباح كبيرة.
- تقديم خدمة مميزة لا يملكها منافسوك بسعر أعلى.
عموماً، تُستخدَم استراتيجيتان في مجال الترجمة:
- تخفيض الأسعار وتحقيق الأرباح الكبيرة.
- تقديم خدمة مميزة لا يملكها المنافسون بسعر أعلى.
يتطلب الأسلوب الأول تلبية حجم طلبات كبير، بما أنَّ الأرباح قليلة جداً من وحدة الترجمة الواحدة، حيث تُطبِّق الشركات الكبيرة هذه الممارسة بنجاح، ولكن من المنطقي أكثر تطبيق الأسلوب الثاني، إن كنت حديث الدخول في المجال، ممَّا يتطلب عثورك أنت وموظفوك على طريقة للتميُّز بين وكالات الترجمة الأخرى، وتلك عملية تجريب وتعلُّم من الأخطاء.
حين تحاول شركة ترجمة غير خبيرة، الدخول إلى سوق تسيطر عليه وكالات كبيرة، وتحصل على أول طلب كبير من عميل مهم كان يتعامل في السابق مع الوكالات الأكثر خبرة، ستُخضِع الوكالات الكبرى ترجمة الوكالة الجديدة للاختبار، وتُقيِّمها وفقاً لمعايير لم تكن الوكالة الجديدة على دراية بها حتى، وقد يعود العميل ليفاجئهم بنقده؛ إذ إنَّ عملاءهم السابقين غالباً أقل تطلباً، ولم يشتكوا جودة خدماتهم أبداً.
هناك نوعان من ردود الفعل المحتملة بعد هذه التجربة، إمَّا أن يعدُّوا متطلبات العميل إهانة ويرفضوا العمل معه مجدداً، وإمَّا أن يتعلموا كيفية إرضائه وتلبية متطلباته، وبغضِّ النظر عمَّا إذا كان من الممكن الاستمرار في العمل مع مثل هذا العميل، يجب التعلم من التجربة لتجنب الوقوع في مثل هذه المشكلات في المستقبل، لكن لسوء الحظ، تميل الوكالات الناشئة إلى اتباع رد الفعل الأول في الحياة العملية، فالتطور والتحسُّن عملية مؤلمة لا يفضل معظم الناس المرور بها.
6. تقنيات الترجمة:
تستخدم شركات الترجمة منذ عقود برامج خاصة تُحسِّن كفاءة العمل، أحدث تقنيات الترجمة، حيث يؤدي العمل من دون هذه التقنيات إلى تدنِّي الإنتاجية مقارنة باستخدامها.
نقدم لكم أحدث تقنيات الترجمة:
- أدوات الترجمة بمساعدة الحاسوب (CAT) باستخدام تقنيات ذاكرة الترجمة.
- أنظمة إدارة المصطلحات.
- أنظمة ضبط ومراقبة الجودة.
- محركات الترجمة الآلية المدربة خصيصاً لهذا الغرض.
- أنظمة إدارة المشاريع والأعمال مثل نظام "بروتيموس" (Protemos).
- محررات النصوص وبرامج التخطيط والمحولات.
- لغات البرمجة والبرامج النصية وأوامر الماكرو (macros) المكتوبة ذاتياً لأتمتة العمليات.
يجب على الشركات - حتى الخبيرة منها - تعلُّم استخدام التقنيات الجديدة باستمرار، وبالنسبة إلى المبتدئين، فإنَّ هذا يستغرق شهوراً وربما سنوات، لكنَّ العمل من دون هذه البرامج يعني إنتاجية أقل بكثير مقارنة باستخدامها.
من المستحيل تعلُّم استخدام كل تلك البرامج دفعة واحدة، وما من داعٍ لذلك أصلاً، وفي حين أنَّ القدرة على التكيف بسرعة مع المتطلبات الفنية لكل عميل جديد أمر مهم، لكن حتى لو لم يكن لعملائك متطلبات خاصة من حيث البرامج، لا يزال من الضروري أن تتعلم كيفية استخدام هذه البرامج لزيادة سرعتك وأرباحك.
7. المترجمون الموثوقون:
لضمان الجودة العالية للترجمة، وعدم الاضطرار إلى تبرير الأخطاء إلى عملائك، يجب أن توظف فريقاً من اللغويين المحترفين والموثوقين؛ إذ يتوقع العملاء ترجمة عالية الجودة من الوكالات، وتلبية ذلك ليس سهلةً، كما تتطلب وقتاً ومالاً.
8. جودة الترجمة والخدمة:
لكل عميل تصور خاص عن الجودة قد لا يتوافق بالضرورة مع تصورك أنت.
لا يكفي توظيف المحترفين؛ إذ إنَّ لكل عميل تصوراً خاصاً عن الجودة قد لا يتوافق بالضرورة مع تصورك أنت؛ لذا عليك التنسيق مع العميل بحذر، حيث يجب أن تعرف ما الذي لم يكن العميل راضياً عنه، وتُقدِّم حلاً للمشكلة، وتأخذ رغباته بالحسبان في الطلبات اللاحقة.
وبالطبع، يجب أن تردَّ بسرعة على الاستفسارات، وتلتزم المواعيد النهائية، وتُعلِم العميل بالوقت المناسب في حال حدوث أيِّ مشكلات، وتكون مهذباً مهما كنت تتعرض للضغوطات، وإذا لم تلتزم هذه القواعد البسيطة، سيحصل سوء تفاهم بينك وبين العميل حتى لو قدَّمت ترجمة ممتازة.
9. مدراء المشاريع:
يمثِّل مدراء المشاريع وكالتك، وإذا كنت تريد الاحتفاظ بالعملاء، فيجب أن يترك المدراء انطباعاً رائعاً لديهم.
إضافة إلى اختبار وتدريب المترجمين، تُعدُّ إدارة المشاريع من الوظائف المهمة في وكالات الترجمة، وعادة سيكون هذا هو الطلب الحقيقي للعميل، وليس الترجمة بحد ذاتها؛ إذ إنَّه في النهاية قادر وبسهولة على أن يطلب الترجمة من مترجم مستقل مقابل سعر أرخص بكثير، وبمعنى آخر، إنَّ وكالات الترجمة تبيع الخدمة قبل أن تبيع الترجمة، ويمثِّلها مديرو المشاريع فيها؛ لذا إن كنت تريد الاحتفاظ بالعملاء، فيجب أن يترك مديرو مشاريع الترجمة انطباعاً رائعاً.
10. المبيعات:
هذه هي النقطة الأهم عادة؛ وذلك لأنَّه من دون المبيعات لا وجود للنشاط التجاري، وفي حين أنَّ الوكالات تعتقد خطأً أنَّ هذا العمل محصور بموظفي المبيعات الذين توظفهم الوكالة خصيصاً لإجراء المبيعات، سواء كانوا من المديرين أم المتخصصين في المبيعات أم البائعين؛ غير أنَّ جميع الموظفين الذين على اتصال مع العملاء بأيِّ شكل من الأشكال، هم في الواقع يشاركون في المبيعات ولهم تأثير في رضا العملاء.
المبيعات والموظفين:
يشارك جميع الموظفين الذين على اتصال مع العملاء بأيِّ شكل من الأشكال في المبيعات ولهم تأثير في رضا العملاء.
بعد أن يحصل البائع على طلب العميل، يأتي دور مدير المشروع؛ حيث تعتمد علاقتك بالعميل على الأمد البعيد، على فاعلية مديرك، ويحدد نجاح مديرك درجة احتراف المترجمين الذين وظفهم مدير الموارد البشرية.
يمكن أن يؤثِّر أيُّ تفصيل إيجابياً أو سلبياً في علاقة العمل مع عميلك، فعلى سبيل المثال، عند زيارة العميل لمكتبك، سيلاحظ إن كان هناك طابعة مكسورة في مكتب المدير، أو غبار متراكم على شاشة الحاسوب، وستترك تلك الأمور لديه انطباعاً سلبياً؛ لذلك يؤثر جميع موظفيك في المبيعات بدرجة أو بأخرى؛ ولهذا السبب، لا يمكنك التركيز على البائعين فحسب عند التفكير في المبيعات.
هناك وكالات ترجمة ناجحة لا تحتوي على موظفين مخصصين للمبيعات، ومبيعاتها ممتازة على الرغم من ذلك، لأنَّ عملاءها سعيدون دائماً بالنتيجة، فيوصون بها معارفهم، ومع مرور الوقت، يحتفظ مديرو العملاء الذين يغادرون إلى شركات أخرى بخدماتهم؛ وذلك لأنَّهم يعلمون أنَّهم أصحاب وكالة موثوقة.
بالنسبة إلى دور البائع في وكالة الترجمة، فهو لا يتعلق وحسب بالمبيعات السريعة والمكالمات الباردة - الارتجالية من دون سابق معرفة - بل يتشعب ليشمل تكوين جهات الاتصال، وبناء علاقات تجارية طويلة الأمد، ويمكن تشكيل هذه الروابط إلى حد ما عبر المشاركة في المؤتمرات المهنية.
في الختام:
من السهل إطلاق وكالة ترجمة، لكن من الصعب جداً تأسيس وكالة مستقرة وفعَّالة؛ إذ إنَّ عليك تعيين الموظفين وتدريبهم، واستخدام البرامج الحديثة، وتكوين علاقات مع العملاء، وبناء المصداقية لنفسك بينهم، كما يجب عليك بصفتك رئيساً لشركة ناجحة، أن تكون مستعداً للعمل سنوات لتحقيق ذلك.