طريقة تلخيص الأفكار الرئيسية وإعادة الصياغة

تخيّل أنّك تعدّ عرضاً تقديميّاً لرئيسك التّنفيذيّ، لقد طلبت من كلّ شخصٍ في فريقك المساهمة وكان لدى كلٍّ منهم الكثير من الأفكار! والآن لديك أكثر من عشرة تقارير، كلّ منها يمتلك نمطاً مختلفاً، ويقول مديرك التّنفيذي أنّه يستطيع تخصيص 10 دقائق فقط لقراءة التقرير النّهائي. ماذا ستفعل؟ يكمن الحلّ في إعادة صياغة وتلخيص التقارير، بحيث يحصل رئيسك على المعلومات الرئيسيّة الّتي يحتاجها فقط، في شكلٍ يُمكنه فيه معالجة المعلومات بسرعة.

في هذه المقالة، نوضّح كيفيّة التّلخيص وإعادة الصّياغة، وكيفيّة تطبيق هذه التّقنيات على النّص والكلمات المنطوقة. كما نستكشف أيضاً الاختلاف بين المهارات، ونشير إلى الأخطاء الواجب تجنّبها.

ما هي إعادة الصّياغة؟

عندما تعيد صياغة الكلمات، تستخدم كلماتك الخاصّة للتّعبير عن شيءٍ كتبه أو قاله شخصٌ آخر.

يمكن أن تؤدّي صياغتها في كلماتك الخاصّة إلى توضيح الرّسالة أو جعلها أكثر صلةً بجمهورك أو منحها تأثيراً أكبر.

يمكنك استخدام المواد المُعاد صياغتها لدعم حجّتك أو وجهة نظرك الخاصّة. أما إذا كنت تحضّر تقريراً أو عرضاً تقديميّاً أو خطاباً فيمكنك استخدام إعادة الصّياغة للحفاظ على نمطٍ ثابتٍ، وتجنّب الاقتباسات الطّويلة من النّص الأصليّ أو المحادثة.

يجب أن تحتفظ المواد المُعاد صياغتها بمعناها الأصليّ وطولها (التّقريبيّ)، ولكن يمكنك استخدامها لاختيار نقطةٍ واحدةٍ من ضمن نقاشٍ أطول.

ما هو التّلخيص؟

في المقابل فإنّ الملخّص هو نظرةٌ عامّةٌ مختصرةٌ عن جدال أو مناقشة كاملة. يمكنك تلخيص ورقة بحث كاملة أو محادثة في فقرة واحدة مثلاً، أو في سلسلةٍ من النقاط المحدّدة باستخدام كلماتك وأسلوبك الخاصّ.

يلخّص النّاس غالباً عندما تكون المادة الأصليّة طويلة، أو للتّأكيد على الحقائق أو النقاط الرئيسيّة. تتجاهل الملخّصات التّفاصيل أو الأمثلة التي قد تصرف انتباه القارئ عن أهمّ المعلومات، وتبسّط الحجج المعقّدة والقواعد والمفردات.

إذا تمّ استخدامها بشكلٍ صحيح فإنّ التّلخيص وإعادة الصّياغة يمكن أن يوفّرا الوقت ويزيدا الفهم، ويمنحا المصداقيّة لعملك. تكون كلتا الأداتين مفيدة عندما تكون الصّياغة الدّقيقة للوثيقة الأصليّة أقلّ أهميّة من معناها العام.

أولاً: كيفية إعادة صياغة النص والكلام

1. إعادة صياغة النص:

لإعادة صياغة النّص، اتّبع الخطوات الأربع التّالية:

1. 1. القراءة وتدوين الملاحظات:

اقرأ النّص الذي تريد إعادة صياغته بعناية. قم بتمييز أو تسطير أو تدوين المصطلحات والعبارات الهامّة التي تحتاج إلى تذكّرها.

1. 2. البحث عن مصطلحات مختلفة:

ابحث عن كلمات أو عبارات مماثلة (مرادفات) لاستخدامها بدلاً من الكلمات التي اخترتها. يمكن أن يكون القاموس أو المعجم أو البحث عبر الإنترنت مفيداً هنا، ولكن احرص على الحفاظ على معنى النّص الأصليّ، خاصةً إذا كنت تتعامل مع مصطلحات تقنيّة أو علميّة.

1. 3. صغ النّص بكلماتك الخاصّة:

أعد كتابة النّص الأصلي سطراً بسطر. قم بتبسيط القواعد والمفردات، وضبط ترتيب الكلمات والجمل، واستبدال التّراكيب "المبنيّة للمجهول" بعبارات "معلومة الفاعل" (على سبيل المثال، يمكنك تغيير: "تمّ التّواصل مع المورد الجديد من قبل نصرت"، إلى: "اتّصل نصرت بالمورد الجديد".)

أزل الجمل المعقّدة وقم بتقسيم الجمل الطّويلة إلى جمل أقصر. كلّ هذا سيجعل نسختك الجديدة سهلة الفهم.

1. 4. تحقّق من عملك:

تحقّق من عملك بمقارنته بالأصل. يجب أن تكون إعادة صياغة النّص واضحة وبسيطة، وأن تكون مكتوبةً بكلماتك الخاصّة. قد يكون النصّ أقصر، لكنّه يجب أن يتضمّن كلّ التّفاصيل الضّروريّة.

مثال على إعادة صياغة النّص:

النّص الأصلي:

"على الرّغم من الحقيقة التي لا شكّ فيها وهي أنّ رؤية كلّ شخصٍ لمقوّمات النّجاح مختلفة، يجب أن يقضي المرء وقتاً في إنشاء رؤيته الشّخصيّة ووضع اللّمسات الأخيرة عليها. وإلّا كيف يمكنك أن تفهم ما قد تكون وجهتك النّهائية، أو ما إذا كانت قراراتك تساعدك أم تعوقك في التّحرّك في اتّجاه الأهداف التي حدّدتها لنفسك؟

يمكن أن يكون هناك نوعان من الاستبيان -المهمّة والتطلّعات- لا يقدران بثمن بالنّسبة إلى منهجك، حيث تساعدك في التّركيز على هدفك الأساسيّ، وتحديد الإمكانات التي قد ترغب في استغلالها واستكشافها بسرعة".

إعادة الصّياغة:

"لدينا جميعاً أفكار مختلفة حول النّجاح. المهمّ أن تقضي وقتاً في تحديد نسختك من النّجاح. بهذه الطّريقة ستفهم ما يجب أن تعمل عليه. ستعرف أيضاً ما إذا كانت قراراتك تساعدك على المضي قدماً نحو أهدافك.

يعدّ تحديد المهمّة والتّطلّعات جزءاً من نهجك الشّخصي في تحديد الأهداف، والتي تعدّ مفيدةً للحفاظ على التركيز الحقيقيّ على أهدافك الأكثر أهميّة، ولمساعدتك على تحديد الفرص التي يجب عليك السّعي إليها بسرعة".

2. كيفيّة إعادة صياغة الكلام:

في محادثةٍ –في اجتماع أو جلسة تدريب مثلاً- فإنّ إعادة الصّياغة هي طريقةٌ جيّدةٌ للتّأكّد من أنّك قد فهمت بشكلٍ صحيحٍ ما قاله الشّخص الآخر.

يتطلّب ذلك مهارتين إضافيّتين: الاستماع النّشط وطرح الأسئلة الصّحيحة، وتشمل الأسئلة المفيدة:

• إذا سمعتك بشكلٍ صحيح ، فأنت تقول ذلك ...؟
• إذن أنت تقصد أن ...؟ هل هذا صحيح؟
• هل فهمتك عندما قلت ذلك ...؟

يمكنك استخدام أسئلة كهذه لتكرار كلمات المتّحدث مرّة أخرى. على سبيل المثال إذا قال الشّخص "ليس لدينا الأموال الكافية لهذه المشاريع" ، فيمكنك الرّدّ: "إذا فهمتك بشكلٍ صحيحٍ فأنت تقول إنّ منظّمتنا لا تستطيع تحمّل تكاليف مشاريع فريقي، أليس كذلك؟".

قد يبدو هذا كأنّك تكرّر الكلام ذاته، لكنّه يمنح المتحدّث الفرصة لتسليط الضّوء على أيّ سوء فهم، أو لتوضيح موقفه.

في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى إعادة صياغة خطابٍ أو عرضٍ تقديميّ. ربّما تريد إرسال تقرير إلى فريقك، أو الكتابة عنه في مدوّنة الشّركة مثلاً.

في هذه الحالات من الجيّد أن تدوّن ملاحظات موجزة وأنت تستمع، وأن تعمل على إعادة صياغتها في وقتٍ لاحق. (راجع كيفيّة تلخيص النّص أو الكلام في الفقرات اللّاحقة).

ثانياً: كيفيّة تلخيص النّص أو الخطاب

اتّبع الخطوات التّالية من 1-5 لتلخيص النّص. أمّا لتلخيص المواد المنطوقة (الكلامية) -خطاب أو اجتماع أو عرض تقديميّ مثلاً- ابدأ في الخطوة 3:

1. الحصول على فكرة عامّة عن النص الأصلي:

أولاً اقرأ النّص الّذي تريد تلخيصه قراءة سريعة للحصول على فكرةٍ عامّةٍ عن محتواه. انتبه بشكلٍ خاصّ إلى العنوان والمقدّمة والخاتمة والعناوين العريضة والفرعيّة.

2. تحقّق من فهمك:

عمّق فهمك للنّص من خلال قراءته مرّةً أخرى بعنايةٍ أكبر. تحقّق من صحّة انطباعك الأوليّ حول المحتوى.

3. تسجيل الملاحظات:

دوّن الملاحظات حول ما تقرأه أو تستمع إليه. حدّد النّقاط الرّئيسيّة بشكل تعدادٍ نقطيّ وقدّم كلّ نقطةٍ بكلمةٍ أو فكرةٍ أساسيّة. اكتب فكرة واحدة فقط لكلّ نقطة.

إذا كنت تلخّص المواد المنطوقة (الكلام)، فقد لا يكون لديك متّسعٌ من الوقت في كلّ نقطةٍ قبل أن ينتقل المتحدّث للنّقطة التّالية. حاول الحصول على جدول أعمال للاجتماع، أو نسخة من العرض التّقديميّ، أو نسخة من الخطاب مقدّماً حتّى تعرف ما سيأتي.

تأكّد من أنّ ملاحظاتك مختصرة ومنظّمة بشكلٍ جيّد، وتشمل فقط النّقاط المهمّة.

4. اكتب ملخصك:

غالباً ما يكون التّعداد النّقطي أو القوائم المرقّمة تنسيقاً مقبولاً للملخّصات - على سبيل المثال على شرائح العرض التّقديميّ أو في محاضر الاجتماع، أو في أقسام النّقاط الأساسيّة.

مع ذلك لا تستخدم الملاحظات النّقطيّة التي اتّخذتها في الخطوة 3. من المحتمل أنّها تحتاج إلى التّحرير أو "القولبة" إذا كنت تريد أن يفهمها الآخرون.

تتطلّب بعض الملخّصات مثل ملخّصات أوراق البحث والبيانات الصّحفيّة ونسخة التّسويق فقرات نثريّة مستمرّة. إذا كان الأمر كذلك فاكتب الملخّص الخاصّ بك كفقرة نصيّة وقم بتحويل كلّ نقطةٍ إلى جملةٍ كاملة.

ليكن هدفك هو الاعتماد على استخدام الملاحظات الخاصّة بك فقط، والرّجوع إلى المستندات أو التّسجيلات الأصليّة فقط إذا كنت بحاجةٍ إلى ذلك. هذا يساعد على ضمان أنّك تستخدم كلماتك الخاصّة.

إذا كنت تلخّص خطاباً ما، قم بذلك في أقرب وقتٍ ممكن بعد الحدث، في حين أنّه ما زال عالقاً في عقلك.

5. تحقّق من عملك:

يجب أن يشكّل ملخّصك مخططاً موجزاً ​عن الملف الأصليّ لكنّه يجب أن يكون غنيّاً بالمعلومات في نفس الوقت. تحقّق من أنّك قد عبّرت عن جميع النّقاط الأكثر أهميّة في كلماتك الخاصّة، وأنّك استبعدت أيّة تفاصيل غير ضروريّة.

مثال على تلخيص النص:

النص الأصلي:

"إذاً كيف يمكنك تحديد نقاط القوّة والضّعف لديك، وتحليل الفرص والتّهديدات التي تندرج منها؟ تحليل SWOT هو تقنيّة مفيدة تساعدك على القيام بذلك.

ما يجعل تحليل SWOT قويّاً بشكلٍ خاصّ هو أنّه مع قليلٍ من التّفكير، يمكن أن يساعدك على الكشف عن الفرص التي لم تكن لتكتشفها بطريقةٍ أخرى. ومن خلال فهم نقاط الضّعف لديك، يمكنك إدارة التّهديدات التي قد تضرّ قدرتك على المضي قدماً في مهامك وإزالتها.

إذا نظرت إلى نفسك باستخدام إطار عمل SWOT، فيمكنك البدء في فصل نفسك عن نظرائك، ومواصلة تطوير المواهب والقدرات المتخصّصة التي تحتاجها من أجل التّقدّم في حياتك المهنيّة ولمساعدتك في تحقيق أهدافك الشّخصيّة".

النص المُلَخّص:

"تحليل SWOT هو تقنيّة تساعدك على تحديد نقاط القوّة والضّعف والفرص والتّهديدات. يساعدك فهم هذه العوامل وإدارتها على تطوير القدرات التي تحتاجها لتحقيق أهدافك والتّقدّم في حياتك المهنيّة".

ثالثاً: الإذن والاقتباسات

إذا كنت تنوي نشر مستند التلخيص (أو إعادة الصيغة) أو تعميمه، فمن المهمّ أن تطلب إذناً من صاحب حقوق الطباعة والنّشر للمواد التي قمت بإعادة صياغتها أو تلخيصها. الفشل في القيام بذلك يمكن أن يجعلك عرضةً لمزاعم الانتحال أو حتى اتّخاذ إجراءات قانونيّة ضدّك.

من الممارسات الجيّدة أن تستشهد بمصادرك بحاشيةٍ أو بمرجعٍ في النّص يدلّ على قائمةٍ بالمصادر في نهاية المستند. هناك العديد من أنماط الاقتباس المعتمدة - اختر واحداً وقم بتطبيقه بشكلٍ مناسب، أو طبّق الإرشادات المتّبعة في مؤسّستك.

المصدر: موقع "مايند تولز".