طريقة التخطيط ربع السنوي
من السهل جداً أن تنسى نفسك في معمعة الحياة اليومية، فدائماً ما يكون هناك مشكلات تحتاج إلى حل، أو مهام روتينية عليك القيام بها، الأمر الذي يُصعِّب عليك التركيز على الصورة الشاملة للأمور.
ملاحظة: هذا المقال مأخوذ عن مدير تطوير البرمجيات توماس بينغ (Thomas Peng)، والذي يُحدِّثنا فيه عن يوم التخطيط ربع السنوي.
هنا تظهر أهمية "يوم التخطيط ربع السنوي" عند إدارة المشاريع التجارية، فالهدف منه تخصيص الوقت والمجال للتفكير والتعلُّم وتحديد الأولويات للأشهر الثلاثة إلى الستة المقبلة؛ ناهيك عن كونه طريقة جيدة لتحديد الأولويات والتفكير الاستراتيجي وإعادة النشاط؛ لذا نستعرض في مقالنا هذا كيفية التحضير ليوم التخطيط ربع السنوي الخاص بمشروعك.
الأمور التي عليك فعلُها في يوم التخطيط ربع السنوي:
يشرح مفهوم يوم التخطيط ربع السنوي نفسه إلى حد ما، فهذا اليوم يقام مرة كل أربعة أشهر، وتقضيه بأكمله في التخطيط؛ لذا استثمره لطرح بعض الأسئلة المهمة على نفسك:
- ما الأمور المهمة بالنسبة إلي؟
- ما الأشياء التي عليَّ إنجازها؟
- أين أرى نفسي بعد ستة أشهر من الآن؟
- ماذا عليَّ أن افعل؟
- ما الأمور التي من الأفضل لي أن أفعلها؟
- ما الذي يمكنني تفويضه لغيري؟
- ماذا أريد أن أفعل؟
لا تفعل أيَّ شيء آخر غير التفكير في هذه الأسئلة، واحرص على قيامك بذلك في خلوتك التامة بعيداً عن الشاشات، صحيح أنَّك ستستفيد من الحاسوب؛ لكن سوف يكون لديك متسع من الوقت لاستخدامه لاحقاً؛ لذا خصِّص هذا اليوم للتخطيط دون تشتيت نفسك، وسوف يساعدك استخدام الملاحظات اللاصقة وأقلام التحديد، أو استخدام زجاج نافذتك كلوح للكتابة، يكفي أن تخصِّص وقتاً كافياً لتسرح وحيداً بأفكارك.
وضع بضع خطوات للتخطيط قُدماً:
ربما لن يكون باستطاعتك التغيب عن العمل دون أيِّ تخطيط، فاحرص على أن يكون هذا اليوم مثمراً؛ إليك بعض الاستراتيجيات التي يجب عليك اتِّباعها قبل يوم التخطيط ربع السنوي كي يسير كل شيء بسلاسة.
- حجز اليوم بأكمله: أخبر فريقك أنَّك لن تكون متصلاً بالإنترنت، واحرص على عدم وجود أية اجتماعات على جدول مواعيدك، أو على الأقل ألغِ الاجتماعات غير المتعلقة بيوم التخطيط ربع السنوي.
- وضع برنامج: لا تريد التحديق في ورقة فارغة طوال اليوم؛ لذا احرص على معرفة الأسئلة التي ستفكر فيها ومتى، وضَعْ أهدافاً واضحة، وكن واضحاً بشأن ما تريد تحقيقه في نهاية اليوم.
- تخصيص فترات استراحة ضمن البرنامج: إنَّ التفكير في الأسئلة الجوهرية أمر مُتعب؛ لذا ضع فترات استراحة يمكنك التنزه خلالها أو الذهاب لشرب بعض المرطبات، فقط أبعِد نفسك عن الشاشات لكي يتمكَّن ذهنك من مواصلة التفكير.
- توثيق ما توصَّلت إليه: بهذه الطريقة، يمكنك مراجعة أفكارك في غضون ستة أشهر ومراجعة مقدار ما استأنفته فعلاً؛ ويعني هذا أنَّك سوف تكرِّس وقتاً للتحضير لقضاء يوم كامل في التفكير، ولنكن صريحين، يستحق هذا الأمر العناء.
أول يوم تخطيط ربع سنوي قمتُ به:
بصفتي مدير هندسة بيانات، تأخذ الاجتماعات الكثيرة في عملي جل وقتي، سواء كانت اجتماعات وجهاً إلى وجه مع الموظفين أم مع أصحاب المصلحة أم اجتماعات التخطيط، مما لا يترك لي الكثير من الوقت للتفكير المعمَّق؛ لذا أجد أنَّ يوم التخطيط ربع السنوي وسيلة تخلصني من تقمُّص شخصية "المدير المشغول"، وفقاً لإحدى المقالات في مجلة هارفارد بزنس ريفيو (Harvard Business Review).
ويمكنني - بكل ثقة - القول إنَّني نجحت في إعداد أول يوم تخطيط ربع سنوي في شركتي، فقد وجدت وقتاً لبث النشاط فيَّ من جديد وصياغة خطة للأشهر العديدة القادمة؛ لذا دعنا نتحدث قليلاً عن النجاحات والإخفاقات كي تتمكَّن من التعلُّم من تجربتي.
ما الأمور التي سارت على ما يرام؟
بعض الأشياء نجحت فعلاً معي، كنت في المجمل غير متصل بالإنترنت طوال اليوم، وأجريت كل شيء على الورق وخاصة على الملاحظات اللاصقة، وهذا بحد ذاته إنجاز، أخذت بضع فترات استراحة للتنزه والتمرينات الرياضية، مما ساعدني على إعادة شحن طاقتي والعودة إلى التفكير بذهن نشيط؛ ولكن في مجمله، كان الأمر مجرد أفكار على مجموعة من الأوراق.
لقد ركَّزت على إطار عمل بايسبس (BICEPS) الذي هو اختصار في اللغة الإنجليزية جمعت حروفه أوائل الكلمات التالية:
- الانتماء (Belonging).
- التحسين/ التقدُّم (Improvement/Progress).
- الخيار (Choice).
- المساواة/ الإنصاف (Equality/Fairness).
- القدرة على التوقع (Predictability).
- الأهمية (Significance).
أدركت أنَّني أريد إجراء تحسينات في مجالات المساواة/ الإنصاف والتحسين/ التقدُّم؛ ولذلك سوف أعمل على ذلك في المستقبل، وأدركت أيضاً أنَّني أشعر بالانتماء إلى مؤسستي ورغبتي في توسيع أعمالها والمجازفة والقيام بأشياء عظيمة؛ حثي سيعيد هذا صياغة عملي بشتى السبل؛ ولذلك أنا سعيد لاستغراقي الوقت.
لقد كتبت مؤخراً تقييماً ذاتياً لإدارتي الهندسية وقدراتي القيادية؛ لذا استخدمت هذا الوقت أيضاً للتفكير في ذلك، وأخيراً، حددت موعداً لعقد اجتماع مع كوتش أعمالي، وهذا ما أنصحكم بفعله، إن كان لديكم كوتش؛ وذلك لأنَّها فرصة لا تعوَّض لمناقشة الأهداف طويلة الأمد.
ما الأمور التي كان من المفترض أن تؤول إلى الأفضل؟
لم يكن ذاك التخطيط مثالياً؛ لكنَّني سوف أُغيِّر بعض الأشياء في المرة القادمة، فعلى سبيل المثال: كان يجب أن أضع الأجندة قبل أسبوع من موعدها المحدد، لكنَّني أهملتها ولم أشرع بها إلا قبل يومين من يوم التخطيط ربع السنوي، مما جعلني أبدأ يوم التخطيط دون أن أكون متأهباً.
يجب عليَّ أيضاً أن أكون أكثر واقعية بشأن قدراتي الكتابية؛ لذا وضعت خططاً كبيرة لكتابة المخرَجات، لكنَّني لم أنجز الكثير، وتستغرق عملية الكتابة الخاصة بي وقتاً طويلاً، صحيح أنَّني أحرزت تقدماً، ولكنَّني بالتأكيد لم أكمل عملي تماماً، يجب أن أخطط ذلك في المرة القادمة؛ وذلك لأنَّ التوقعات البعيدة عن الواقع لن تفيدني شيئاً.
في النهاية، سوف تحقِّق النجاح:
كان هذا المقال إجابة عن كل الأسئلة التي قد تخطر في بالك عن يوم التخطيط ربع السنوي، عسى أن تكون فيما قدمناه لك الفائدة، وكما ترون، لقد فكَّرت وتعلَّمت الكثير، وأَعتزم القيام بذلك كل ثلاثة أشهر من الآن فصاعداً، واستخدامه لتحديث خطة النمو الشخصية الخاصة بي.