طرق التحدُّث مع زملاء العمل وإجراء مناقشات هادفة (الجزء الأول)

إنَّ خوض مناقشة يشبه المشاركة في مباراة غير رسمية، فتطرح سؤالاً مفتوحاً عن موضوع مثير للاهتمام، بحيث يجيب الشخص الآخر بإجابة تتكون من أكثر من كلمة، وقد يستمر النقاش لفترة، ثمَّ ينتهي على أمل الشعور بطريقة إيجابية.

لكن لسوء الحظ مررنا جميعاً بمواقف لم يكن فيها إجراء الأحاديث بهذه السهولة فربَّما واجهنا صمتاً محرجاً، وأعطينا إجابات مكونة من كلمة واحدة، أو تركتنا الإجابات نشعر بالارتباك.

في أي يوم عادي نواجه مجموعة متنوعة من المواقف التي تتطلب مستوى معيناً من المناقشات الصغيرة مع زملاء العمل أو إدارة الشركة أو البائعين أو العملاء، ولكن هل توجد طريقة لجعل تلك النقاشات أسهل؟

إليك فيما يأتي بعض الطرائق لمساعدتك في ذلك:

1. الاستفادة من أول يوم عمل في الأسبوع:

أول يوم عمل في الأسبوع هو يوم رائع للتحدث إلى زملاء العمل والتعرف إليهم بصورة أفضل قليلاً، وذلك للأسباب الآتية:

• في صباح أول يوم عمل في الأسبوع عادةً ما يكون الناس نشيطين ومستريحين من عطلة نهاية الأسبوع.
• في صباح أول يوم عمل في الأسبوع عادةً ما يكون لدى الأشخاص موضوعات ممتعة أو قصص لمشاركتها؛ ممَّا يمكن أن يمنح بداية رائعة للأسبوع.

في أول يوم من الأسبوع اسأل زملاءك في العمل:

• كيف كانت عطلة نهاية الأسبوع؟
• هل فعلوا أيَّ شيء ممتع في نهاية هذا الأسبوع؟

ثم تقدَّم خطوة إلى الأمام بطرح أسئلة متابعة محددة؛ على سبيل المثال مع زميل يحب الرياضة يمكنك طرح أحد هذه الأسئلة والمتابعة باستخدام الأسئلة المذكورة أعلاه:

• هل رأيت تلك المباراة الرائعة في نهاية هذا الأسبوع؟ ومع من شاهدت المباراة؟
• المتابعة: كيف تفضل مشاهدة المباريات؟
• ما هو رأيك في تلك المباراة يوم السبت؟
• المتابعة: هل نشأت وأنت تمارس الرياضة؟
• متى أصبحت من محبي هذا الفريق؟
• المتابعة: كيف أصبحت مهتماً بهذا الفريق؟ وهل أنت من محبي جميع الفرق؟
• أين شاهدت مباراة هذا الفريق؟
• المتابعة: أين رأيت أول مباراة مباشرة؟ وهل ذهبت إلى أحداث رياضية مباشرة أخرى؟
• لماذا تحب هذا الفريق؟
• المتابعة: هل كان والداك أيضاً يحبان هذا الفريق؟ وهل كان هناك تنافس في الحي؟

إذا كان زميلك في العمل من عشاق الطعام، فيمكنك طرح الأسئلة بهذه الطريقة:

• هل جربت أيَّة مطاعم رائعة في نهاية هذا الأسبوع؟
• ما هي أفضل وجبة أكلتها في نهاية هذا الأسبوع؟
• المتابعة: هل طبختها بنفسك أم تناولتها في مطعم؟
• هل الوقت المفضل لديك للطهو أم لتناول الطعام بالخارج؟
• المتابعة: هل يوجد وقت معين تجتمع فيه العائلة لتناول الطعام معاً؟ وهل لدى عائلتك أي تقاليد تتعلق بالطعام؟
• أين كانت أفضل وجبة تناولتها؟
• المتابعة: مع من كنت؟ ولماذا اخترت تلك الوجبة؟ وهل ستجربها مرةً أخرى؟
• لماذا اخترت مطعماً معيناً، هل بسبب الطعام أم الجو العام أم أنَّه المكان الذي يريد أصدقاؤك الذهاب إليه؟
• هل تحب أن تختار الطعام بنفسك؟

يمكن أن تسأل أسئلة أخرى بسيطة مثل متابعة موضوعات تحدَّثتم عنها سابقاً، مثل:

• كيف كان أداء فريق طفلك؟
• هل ذهبت إلى هذا المطعم الجديد الذي كنت تتحدث عنه الأسبوع الماضي؟
• كيف كانت زيارتك لصديقك؟
• كيف كان موعدك؟
• هل لديك أي مشاريع ممتعة عملت عليها في المنزل؟
• هل رأيت الفيلم الذي تحدَّثنا عنه؟

شاهد بالفيديو: 6 مفاتيح أساسية للتواصل بشكل فعّال مع الآخرين

2. الاستفادة من آخر يوم عمل في الأسبوع:

يُعدُّ آخر يوم عمل في الأسبوع فرصة رئيسة أخرى للحديث والنقاش؛ ففي حين تجهز نفسك لعطلة نهاية الأسبوع جهِّز لنجاح نقاشات أول يوم في الأسبوع من خلال الإصغاء إلى بعض الأمور المتعلقة بعطلة نهاية الأسبوع القادم.

• ما الذي ستفعله هذا الأسبوع ويجعلك تشعر بالسعادة؟
• ما هو أفضل جزء من العمل هذا الأسبوع؟
• كيف ستقضي هذه الليلة؟
• ما هو أطرف مقطع على موقع تيك توك (Tik Tok) شاهدته هذا الأسبوع؟
• هل شعرت بالرضى تجاه أمر أنجزته من قائمة مهامك اليوم؟
• هل توجد خطط ممتعة لعطلة نهاية الأسبوع؟

تذكر، يمكنك أن تسأل عن خطط الترفيه لعطلة نهاية الأسبوع القادمة والنجاحات والمكاسب المحققة من الأسبوع السابق.

3. بدء كل محادثة بملاحظة إيجابية:

في بعض الأحيان نقول عن غير قصد كلاماً سلبياً، مثل "أشعر بالتوتر الشديد بشأن هذا المشروع"، أو "كانت حركة المرور مزعجةً هذا الصباح".

في حين أنَّ النية يمكن أن تكون تجنب ذلك الصمت المحرج، لكن يمكن أن يكون أمراً محبطاً بحيث يبدأ الشخص الآخر في التفكير في مدى توتره أو طريقة قدومه إلى العمل، ويمكن أن تكون هذه العبارات مصدراً للإزعاج وتؤثر في جودة المناقشة.

بدلاً من ذلك ابدأ كلامك بملاحظة إيجابية، وفكر في شيء أكثر تفاؤلاً أو طريفاً لتقوله.

4. الاستفادة من الاهتمامات المشتركة:

بمجرد العثور على الاهتمامات المشتركة بينك وبين الأشخاص استفد من هذا التشابه؛ شارك أمراً عن نفسك يمنح شريكك في المناقشة مزيداً من المعلومات عنك، فإذا رأيت أنَّه أعسر فيمكنك أن تقول شيئاً مثل:

"أنا أعسر أيضاً، وأنا متحمس جداً لأنَّني وجدت أداة رائعة خلال عطلة نهاية الأسبوع جعلت من السهل جداً فتح معجون الطماطم، فمن الصعب جداً العثور على أمور مخصصة للأشخاص الذين يستخدمون يدهم اليسرى".

أنت تقدِّم فرصتين لتوسيع المناقشة من خلال تعزيز القواسم المشتركة (استخدام اليد اليسرى) ثمَّ التحدث عن أمر محدد (معجون الطماطم)، وقد ينتهي بك الأمر بالحديث عن أدوات رائعة أخرى للأشخاص الذين يستخدمون يدهم اليسرى أو نوع الطعام الذي صنعته واستمتعت به، وفي كلتا الحالتين أنت تبني علاقة.

لا تخف من الحديث عن نفس الاهتمامات في المرة القادمة التي ترى فيها الشخص يعززها؛ إذ إنَّ ذلك يوسع التواصل ويُظهِر للشخص بأنَّ محادثته لم تُنس.

5. تجنُّب الأحاديث المملة مع هذه السيناريوهات:

بدلاً من ترك هذه اللحظات للمصادفة من المفيد أن يكون لديك بعض البدايات المناسبة للمناقشات لتبدو طبيعيةً، ولا تنسَ تجنب أسئلة المناقشات الصغيرة المملة، فالمؤلفة فانيسا فان إدواردز (Vanessa Van Edwards) في كتابها الأكثر مبيعاً "اجذب انتباههم" (Captivate)، تتحدى القراء لاستخدام بدائل المناقشة الأعلى تقييماً مثل هذه:

6. البحث عن حديث مشترك:

في حين أنَّ "تجاذب الأضداد" قد تكون عبارة شائعة، وجد الباحثون أنَّ الأمر ليس كذلك بالضرورة، فيُظهِر تأثير التشابه والجاذبية أنَّنا أكثر انجذاباً إلى الأشخاص الذين لديهم القيم والاهتمامات والخصائص الجسدية نفسها؛ إذ إنَّنا نبحث عن أرضية مشتركة ونحاول الاستفادة منها في المناقشة.

على سبيل المثال إذا كنت في غرفة الاستراحة مع زميل وكان كل منكما يملأ فنجان قهوته، فعلِّق على الأمر أنَّ كلاكما يحب القهوة، ثمَّ تابع واسأل عمَّا إذا كان لديه نوع معين يحبه.

إذا أوقفت سيارتك بجوار سيارة شخص ما معك في المكتب فاسأله عن نوع سيارته ومواصفاتها.

نصيحة: احتفظ بملاحظات ذهنية (أو ملاحظات على هاتفك) عن اهتمامات زملائك وهواياتهم وموضوعاتهم المفضلة.

7. موضوعات للمناقشة في المكتب:

تتمثل إحدى الطرائق الجيدة للتغلب على مخاوف المناقشات الصغيرة في معرفة ما يجب مناقشته في المكتب وما يجب تجنبه؛ لذا عموماً التزم بالموضوعات المحايدة التي لا تثير الجدل في العمل، وتشمل:

أفضل الموضوعات:

• العائلة.
• الرياضات.
• الثقافات الشعبية.
• السفر.
• العائلة.
• الطعام.
• أخبار المشاهير.
• الترفيه والموسيقى
• الأحداث الراهنة.

من الأفضل ترك الموضوعات المثيرة للجدل مثل السياسة والدين وحتى بعض الأحداث؛ فأي موضوع يمكن أن يكون حساساً سيكون أكثر ملاءمةً للمناقشات مع الأصدقاء المقربين خارج المكتب.

أسوأ الموضوعات:

• الأمور المالية.
• السياسة والدين.
• الموت.
• المظهر.
• النميمة.
• النكت المسيئة.

شاهد بالفيديو: 6 نصائح حول التواصل المهني بطريقة صحيحة

في الختام:

لقد واجهنا جميعاً مواقف لم تكن سهلةً؛ فربَّما واجهنا صمتاً محرجاً، وإجابات مكونة من كلمة واحدة، أو تركتنا الإجابات نشعر بالإحباط، ففي أي يوم عادي نواجه مجموعة متنوعة من المواقف التي تتطلب مستوى معيناً من المناقشات الصغيرة مع زملاء العمل أو إدارة الشركة أو البائعين أو العملاء.

لقد تحدَّثنا في هذا الجزء من المقال عن 7 طرائق للتحدُّث مع زملاء العمل وإجراء مناقشات هادفة، وسنتابع في الجزء الثاني والأخير من المقال الحديث عن بعض الأفكار الأخرى، فتابعوا معنا.