دَور ميسّر الحدث: إدارة حدث ما للوصول إلى نتيجة ناجحة
طُلِب منك تيسير اجتماعٍ ما. ماذا يعني ذلك بالضبط؟ هل ستتأكَّد فقط من تقديمِ الجميع؟ هل دورك الرئيس هو ببساطة أن تقف إلى جانب الرسم البياني وتدوِّن جميع الأفكار؟ ما نوع الاستعداد الذي تحتاج إلى القيام به؟ كيف تُدير الحدث؟ وكيف يمكنك بالضبط جمع كلِّ شيءٍ معاً؟
في العديد من أنواع المواقف الجماعية، وخاصةً في المناقشات المعقدة أو تلك التي يكون للناس فيها آراءٌ واهتماماتٌ مختلفة؛ يمكن أن يصنع التيسير الجيِّد الفارق بين النجاح والفشل.
قد تحتاج كمُيسِّرٍ إلى مجموعةٍ واسعةٍ من المهارات والأدوات، من حلِّ المشكلات واتّخاذ القرارات، إلى إدارة الفريق ومجال الاتِّصالات.
من هو المُيسر؟
التيسير: "جعل الأمور سهلة"، أو "تسهيل العملية" وتنسيقها. وما يفعله المُيسر هو تخطيط وتوجيه وإدارة الحدث الجماعي لضمان أن تتحقَّق أهدافه بفعاليَّة، مع وجود تفكيرٍ واضحٍ ومشاركةٍ جيِّدة واقتناعٍ كاملٍ من كلِّ مِن يشارك في الحدث.
ولكي تكونَ مُيسراً فعَّالاً، يجب أن تكون موضوعياً؛ وهذا لا يعني أن تأتي من خارج المنظَّمة أو الفريق، بل يعني هذا ببساطةٍ أن تتَّخذ موقفاً مُحايداً من أجل أغراض منهج الجماعة. أي أن تتخلَّى عن المحتوى المُفصَّل ووجهات نظرك الشخصية، وتركِّز بشكلٍ بحتٍ على منهج الجماعة.
حيث أنَّ "منهج الجماعة" هو الطريقة المستخدمة لإدارة المناقشات، والحصول على الأفضل من جميع الأعضاء، واختتام الحدث بنهايةٍ ناجحة؛ وإنَّ الطريقة التي تصمِّم بها هذا تعتمد على الكثير من العوامل. سوف نستكشف هذا بمزيدٍ من التفصيل في وقتٍ لاحقٍ في المقالة.
إنَّ سرَّ التيسير الكبير هو أنَّ التدفق يحدث من خلال العملية الجماعية، ومعه سوف تتدفَّق أفكار الجماعة وحلولها وقراراتها أيضاً.
إنَّ مسؤوليتك الرئيسة كمُيسّرٍ هي إنشاء منهج الجماعة، وبيئةٍ يمكن أن تزدهر فيها؛ وبالتالي مساعدة هذه الجماعة في الوصول إلى القرار، أو الحل، أو الاستنتاج الناجح.
ماذا يفعل المُيسر؟
لتسهيل حدثٍ بشكلٍ جيِّد، يجب أن تفهم أولاً النتيجة المرغوبة للمجموعة، وخلفيَّة وسياق الاجتماع أو الحدث. بعدها، تكون حزمة مسؤوليَّاتك هي:
- تصميم وتخطيط منهج الجماعة، واختيار الأدوات التي تساعد في تقدًّم الجماعة على أفضل وجهٍ نحو هذه النتيجة.
- توجيه منهج الجماعة والتحكُّم به لضمان:
- أنَّ هناك مشاركةً فعَّالة.
- أن يحقِّق المشاركون تفاهُماً متبادلاً.
- أن تُعدَّ مساهماتهم مُدرجةً في الأفكار أو الحلول أو القرارات التي تظهر.
- أن يتحمَّل المشاركون مسؤوليَّةً مشتركةً عن النتيجة.
- التأكُّد من تسجيل وتنفيذ النتائج والإجراءات والأسئلة بشكلٍ صحيح، والتعامل معها بشكلٍ مناسب بعد ذلك.
سننظرُ بمزيدٍ من التفصيل إلى أهمِّ هذه المجالات أدناه:
1. صمِّم وخطِّط منهج الجماعة:
مع وضع هدف الجماعة في الاعتبار، يصبح التحضير للاجتماع أو الحدث هو كلُّ ما يَهمُّ. مَهمَّتك هي اختيار وتصميم منهج الجماعة الصحيح، ووضع أجندةٍ فعَّالةٍ لهذه المناسبة.
إذاً، هناك جانبان رئيسان للتصميم والتخطيط؛ وهما: اختيار منهج الجماعة المناسب، وتصميم أجندةٍ واقعيَّة.
1. 1. اختيار وتصميم منهج الجماعة:
يوجد العديد من الطرائق لتصميم منهجِ الجماعة بقدر ما توجد أحداثٌ لإدارتها،: إنَّه فن. كما أنَّ تصميم منهج الجماعة هو أيضاً موضوعٌ ضخمٌ بحدِّ ذاته، وشيءٌ يتعلَّمه المُيسِّرون المحترفون من خلال التجربة والتدريب.
هنا نأخذ في الاعتبار بعض الخيارات الأساسيَّة والمبادئ. فيما يلي بعض العوامل والخيارات التي يجب مراعاتها:
هل تريد مناقشةً مفتوحة؟ أم عمليَّةً منظَّمة؟
قد تكون المناقشة المفتوحة المُيَسَّرَةُ جيداً، أبسط خيارٍ لمنهج مجموعتك. لكن اسأل نفسك عمّا إذا كنت ستتمكَّن من تحقيق المشاركة التي تحتاج، وإدارة المناقشة مع عدد المشاركين ضمن هذا الشكل؟ هل يمكنك تغطية مجموعةٍ متنوِّعةٍ من المواضيع اللازمة؟ هل يمكنك توليد ما يكفي من الأفكار والحلول؟ وهل يمكنك إشراك الجميع والحصول على اشتراكهم في المناقشة؟
ما هي العملية المنظَّمة التي يجب أن تختارها؟
إذا كنت بحاجةٍ إلى استيعاب مشاركة مجموعةٍ كبيرة، فكِّر في فصل مجموعةٍ فرعيةٍ عن المجموعة الأساسية للحصول على مناقشاتٍ مُنفصلة. هل تشعر بالقلق إزاء الحصول على مشاركةٍ كافية؟ إذاً امنح الأشخاص وقتاً في أجندتك للتفكير وتدوين الأشياء التي يريدون المساهمة بها. إذا كنت تريد أن تتدفَّق الأفكار، فكِّر في تضمين جلسة العصف الذهني.
عوامل أخرى لأخذها في الاعتبار:
لن تتمكَّن من تغيير بعض القيود، ولكن قد تكون قادراً على تغيير الآخرين لتحسين منهجك وأجندتك. كجزءٍ من هذا، خذ في عين الاعتبار:
- عدد المشاركين.
- طبيعة الموضوعات قيد المناقشة.
- نوع الناس المشاركين الذين تحتاج إليهم.
- خلفيَّة ومواقف المشاركين.
- ما مدى معرفتهم بالموضوع، وببعضهم بعضاً.
- الوقت المُتاح لديك.
تذكَّر، مهما كان منهج الجماعة الذي تحدِّده، فالمسألة مسألة إبقاء تركيزك على النتائج. اعثر على أفضل طريقةٍ لتحقيق أهداف الحدث العام.
1. 2. تصميم أجندةٍ واقعيَّة:
يسير تصميم الأجندة جنباً إلى جنبٍ مع تصميم منهج الجماعة، إذ يبدأ الحدث بالتبلور بينما تنتقل من تصميم المنهج وتصميم الأجندة.
من بين العوامل التي يجب مراعاتها عند تخطيط الأجندة:
- في أيِّ ترتيبٍ ينبغي عرض المواضيع؟
- كيف سيتعرَّف المشاركون على بعضهم بعضاً؟
- كيف سيحصلون على فهمٍ مشتركٍ للأهداف؟
- إذا قُسِّم الحدث إلى جلساتٍ مُنفصلة، فكم من الوقت يجب تخصيصه لكلِّ بند؟
- هل سيشارك الجميع في كلِّ جلسة؟ أم سيكون بعضهم في مجموعات أصغر؟
- كيف ومتى ستُنشَر تغذية المجموعات المُنفصلة الراجعة إلى المجموعة الأوسع؟
- متى سوف تُلخَّص؟
- كيف ستتدفق نتائج الجلسة الواحدة إلى الجلسة التالية؟
- كيف يمكنك إنجاز الخاتمة للحدث العام؟
بنهاية مرحلة التصميم والتخطيط، يجب أن يكون لديك أجندةٌ قوية، والتي تركِّز على النتائج، وتوفِّر تدفقاً جيداً وهيكلاً للحدث.
1. 3. اعتباراتٌ أخرى للتصميم والتخطيط:
بالإضافة إلى المنهج والأجندة، يجب عليك أيضاً مراعاة ما يلي:
- المعلومات والمواد: ما الذي يحتاج المشاركون إلى معرفته قبل، أو في الحدث؟ كيف سيُقدَّم هذا ومتى؟
- ترتيبات الغُرف: ما هي الغرفة التي من شأنها أن تشجِّع المشاركة؟ هل هناك حاجةٌ إلى غُرفٍ مُنفصلةٍ للمجموعات المُنفصلة عن المجموعة الأكبر؟
- اللوازم: ما هي اللوازم والدعائم التي تحتاجها؟ الأقلام، والرسوم البيانية، والملاحظات الصغيرة المطبوعة؛ ليست سوى البداية، احرص على أنَّ لديك كل ما تحتاجه للأجندة والمنهج الذي خطَّطت له. وتأكَّد من أنَّ لديك خطَّةً احتياطيةً لأشياء مثل أجهزة عرض البيانات، في حال عدم عملها.
2. وجِّه الحدث وسيطر على الأمور:
مع وجود الأجندة ومنهج الجماعة، حان الوقت للتفكير في كيفية القيام بالتوجيه ومراقبة الإجراءات. لا يزال هناك بعض الاستعدادات للقيام بها، بعدها هناك عملٌ كاملٌ بحدِّ ذاته للتوجيه والسيطرة على هذا الحدث.
المرحلة الأخيرة من الإعداد هي التفكير في كيفيَّة توجيهك والتحكُّم باللقاء. وهنا تقوم بإعداد القواعد الأساسيَّة للحدث، وصقل مهارات التيسير، وكذلك النظر في بعض سيناريوهات ماذا لو، مثل: ماذا لو كان هناك خلافٌ كبير؟ ماذا لو لم ينبثق الحل؟ وهلُّمَّ جرَّاً.
في الاجتماع نفسه، بصفتك المُيسّر ستقوم بإدارة المشهد والتأكُّد من أنَّ المشاركين على درايةٍ بشأن النتيجة المرجوة والأجندة والقواعد الأساسيَّة والتوقُّعات لهذا الحدث. من خلال القيام بذلك، يمكنك مساعدة الجميع في التركيز على المَهمَّة التي في متناول اليد؛ إذ أنَّ دورك في بداية الاجتماع وخلاله هو استخدامه لضمان استمرار الاجتماع في التقدُّم نحو نتيجةٍ ناجحة.
شاهد بالفيديو: 8 طرق هامة لتعلّم فن مخاطبة الجمهور
2. 1. توجيه الاجتماع:
لتوجيه الاجتماع والتحكُّم به، ستحتاج إلى:
- تحديد القواعد الأساسيَّة: ما هي القواعد التي يجب على المشاركين اِتّباعها في الاجتماع؟ كيف سيتفاعل الناس؟ كيف ستضمن احترام الناس لكلٍّ من أفكار الآخرين؟ كيف ستتعامل مع الأسئلة؟ سوف تُعِدُّ بعض القواعد مُقدَّماً، وتقترح وتسعى إلى الاتِّفاق عليها في بداية الحدث.
- إدارة المشهد: هنا، ستعمل من خلال الأهداف والأجندة. احرص على فهم الجميع لدوره، وما تسعى المجموعة للتوصُّل إليه.
- جعل الأمور تتدفَّق: سوف تحتاج إلى التأكُّد من أنَّ الجميع يقدِّمون أنفسهم، أو ربَّما تستخدم عمليات كسر الجليد المناسبة لوضع الاجتماع ضمن بدايةٍ إيجابيَّة.
- الحفاظ على الزخم والطاقة: قد تحتاج إلى التدخُّل لجعل الإجراءات ومستويات الطاقة في تقدُّم. تأكَّد من بقاء الناس مركِّزين ومُهتمِّين. إذا كانت مستويات الطاقة قد بدأت تتراجع، فربَّما حان الوقت لأخذ قسطٍ من الراحة.
- الاستماع والانخراط: حتَّى بصفتك مُيَسِّرَاً يأخذ دوراً محايداً، تحتاج إلى أن تبقى في حالة تأهُّب، وتستمع بفعاليَّة، وتظلَّ مهتماً وتشارك. هذا مثالٌ جيِّدٌ للمشاركين الآخرين، ويعني أيضاً أنَّك مستعدٌّ دائماً للتدخُّل بطرائق مُيَسِّرَة. هل الجميع منخرط؟ إذا لم يكن كذلك، كيف يمكنك إشراكهم؟ كيف يمكنك أن تحصل على مشاركةٍ أفضل؟
- مراقبة نقاط التحقُّق والتلخيص: ابقَ مسيطراً على الأجندة، وأخبر الناس ما حقَّقوه، وما هو التالي؛ ولخِّص في كثيرٍ من الأحيان، وتدخَّل فقط إذا كان ذلك مطلوباً بشكلٍ مطلق.
2. 2. السيطرة على الحدث:
للحفاظ على الحدث متدفِّقاً وإيجابياً:
- راقب وأغلق أيَّ محادثاتٍ جانبيَّة: تَحُدُّ هذه المحادثات من قدرة الآخرين على التركيز، وغالباً ما يتبادل الأشخاص الأفكار التي يجب طرحها للمجموعة.
- راقب عن كثبٍ التوقيت: كن مرناً، وحقِّق التوازن بين الحاجة إلى المشاركة مع حاجة الحفاظ على سير الأمور بكفاءة.
- تعلَّم ماذا تفعل عندما لا تصل المناقشة إلى نتيجةٍ طبيعية: هل هناك مزيدٌ من المعلومات اللازمة؟ متى وكيف سيستمرُّ النقاش؟ توقَّف عن المواضيع التي لا يمكن الانتهاء منها، واحرص على تحديد وقتٍ للعمل لمعالجة هذه القضايا.
- اطلع على الأشخاص الذين لا يشاركون بشكلٍ كامل: هل هم غير مرتاحين؟ ما هو مصدر عدم راحتهم؟ ماذا بالإمكان أن تفعل لإشراكهم في المحادثة؟
- انتبه إلى السلوك الجماعي، اللفظي وغير اللفظي: بعضٌ من أكثر السلوكات المُدمِّرة صامتة؛ لذلك تعرَّف على كيفية اكتشافها وإيقافها على نحوٍ فعَّال.
- تدخَّل فوراً إذا كان هناك هجومٌ شخصيٌّ واضح: يبحث المُيسرون الفعَّالون عن التدخُّل الأقل تطفُّلاً أولاً؛ لذلك غالباً ما يكون تذكير الجميع بالقواعد الأساسيَّة مكاناً جيداً للبدء.
مهما كانت المشكلة، لا يمكنك السماح باستمرار السلوك السيِّئ؛ لذلك كن على استعدادٍ لاتِّخاذ الخطوات اللازمة لوقف الهجمات السيئة.
3. سجِّل ونفِّذ:
أخيراً وليس آخراً، من بين مسؤوليَّات المُيسِّر: تسجيل المُخرجات، والجمع فيما بينها، ومشاركتها، والتأكُّد من تنفيذها.
السبيل للتسجيل الناجح للنتائج من حدثٍ معينٍ هو أن يكون واضحاً حول ما سيُسجَّل، وكيف، ومِنْ قِبل مَن. احرص على أن تكون مسؤوليَّات الناس واضحةً بنسبة 100%، سواءً أكانت مسؤوليَّتك أم مسؤوليَّة الآخرين هي المعنية.
عندما تقوم بالتسجيل والتنفيذ، إليكَ بعض الأشياء التي يجب تذكُّرها:
- أنت مسؤولٌ عن التأكُّد من سماع المشاركين ورؤيتهم وفهمهم للمعلومات التي تُقدَّم وتُعرَض، وتأكَّد من أنَّه يمكنك الاحتفاظ بِسِجِلٍّ دقيقٍ لِما يحدث. إذا كنت في شَك، سجِّل أولاً ولخِّص في وقتٍ لاحق.
- حاول استخدام الكلمات التي تختارها المجموعة، وعندما تكون في شكٍّ، اطلب منهم تقديم الكلمات إليك لتسجيلها.
- احرص على تسجيل جميع القرارات والإجراءات. قد ترغب في استخدام كاتبٍ للقيام بذلك، حتَّى تتمكَّن من التركيز على الجماعة والمنهج.
- في أثناء تسجيل القرارات والإجراءات، تحقَّق مع الجماعة من أنَّ المعلومات التي تسجِّلها هي انعكاسٌ عادلٌ ودقيقٌ لما جرى مناقشته.
- تذكير الجماعة بما جرى مناقشته، والحفاظ على تركيزهم وتقدُّمهم إلى الأمام.
- إذا كنت في شك، فاطلب التوضيح قبل بدء المناقشة.
- احرص على الحصول على المسؤوليَّة وتسجيل ذلك عند الضرورة.
- بعد الحدث، تابع للتأكُّد من أنَّ الإجراءات والقضايا المعلَّقة تُعالَج، وأنَّ الإجراءات تُنجَزُ بنجاح.
المصدر: موقع "مايند تولز".